以管理員身分登入，然後導覽至「帳戶設定 > 全域設定 > 將每份已簽署合約的額外副本傳送至下列電子郵件地址
」
上次更新時間
2023年7月20日
歡迎使用 Adobe Acrobat Sign 快速帳戶設定指南
在本指南中，可以找到設定 Adobe Acrobat Sign 帳戶的第一個建議步驟，並準備好傳送交易。
建議所有使用者 (包括管理員) 先設定其個人使用者 ID。個人資料驗證後，請繼續前往「管理」區段並設定帳戶設定。
使用者
第一次登入 Acrobat Sign 時，請用一分鐘時間來審閱您的個人使用者資訊。 此資訊會用在數個範本中，因此請務必確保資訊正確。
- 將滑鼠游標移至右上角您的名字上來開啟功能表，然後按一下我的個人資料
設定檔頁面會顯示個人化任何交易時 Acrobat Sign 將使用的特定值。 特別值得一提的有：
- 您的全名 - 用於電子郵件通訊和用於您的預設字型設定簽名。
- 您的職稱 - 如果您曾有要填寫的「職稱」欄位，則會自動填入。
- 您的公司名稱 – 如果您曾有要填寫的「公司」欄位，則會自動填入。 這應該是您公司的完整法定名稱。
- 時區 - 為了更清楚說明，在執行報告時，時間/日期戳記會轉型為您的時區。
如果您需要調整任何內容，請按一下「編輯設定檔」按鈕，進行必要的變更，然後「儲存」您的編輯。
視您的個人或業務需求而定，Acrobat Sign 允許使用三種簽名樣式：
- 手寫體式字型：這是預設值也是目前大家偏好的樣式。 會將字體套用至您的姓名，產生手寫簽名的外觀。
如果您選擇這個選項，則不需要明確設定。
自訂的簽名
建立您的獨特簽名，方法是導覽至「個人偏好設定 > 我的簽名。」
按一下「建立」按鈕來開啟這個簽名面板，然後選取建立您簽名的方法：
- 生物測定：使用滑鼠、手寫筆或手指繪製您的簽名！ 在平板電腦上以手指繪製您的簽名，可以獲得最佳的整體結果。
- 「行動」選項可讓您從目前使用的裝置上將簽名投擲到啟用觸控的手機。
- 簽名影像：如果您有實際的簽名影像，可將其上傳至系統，Acrobat Sign 會在您簽署時，套用該影像作為您的簽名。
當您建立適當簽名時，按一下「套用」。
針對確實想要保持聯繫其交易的強大使用者，您可以選擇可將電子郵件觸發至收件匣的里程碑時機，或是可在報告中提供的警告。
若要進入通知頁面，請瀏覽至「個人偏好設定 > 我的通知」
以下是一些快速定義：
- 事件：對交易進行的操作 (傳送、檢視、簽名等)。
- 警告：未在指定時限內發生預期的操作 (八小時內未檢視、三小時內檢視了但未簽名等)。
事件和警告都能配置為以兩種方式進行通知。 您可以透過勾選配置選項，兩種方式都不選、選擇一種或兩種都選。 這些選項包括：
- 電子郵件：選取此選項會在發生事件或警告時傳送電子郵件給您。 視您的交易量而定，此選項可能會造成大量「垃圾郵件」，所以建議設定此選項時同時考慮您的電子郵件數量。
- 事件：此選項會在「首頁」索引標籤上顯示加上標幟的事件 (在「事件/警告」區段中)，也會在您於「事件/警告」頁面建立的報告中列出這些事件。
另請注意，這些事件/警告有兩個索引標籤。
- 「我的事件/警告」是您身為傳送者之交易的選項集。
- 「共用的事件/警告」是將其帳戶與您共用之其他任何使用者 ID 的設定。 若要設定「共用的事件/警告」，請瀏覽至「個人偏好設定 > 共用的事件/警告」。
您可以在頁面底部設定「報告」功能，以傳送已核取事件的摘要給您，且任選依每週、每個工作天或每天一次的頻率傳送報告。
業務和企業服務層級可讓使用者建立個人頁尾，例如電子郵件中的簽名檔。
如果該選項是由您的帳戶管理員啟用，您可以瀏覽至「個人偏好設定 > 我的電子郵件頁尾」加以設定。
- 如果沒看到此選項，可請帳戶管理員在帳戶或群組等級啟用。
此頁尾會放置在靠近交易電子郵件底部，任何帳戶等級頁尾的上方：
有兩個預設語言選項要設定：
- 我的語言偏好設定 - 決定傳送電子郵件給您時使用的預設語言，以及螢幕導覽使用的語言。
- 簽署語言 - 針對您 Acrobat Sign 帳戶以外的收件者，決定用於電子郵件和螢幕上指示預設語言。
管理員
歡迎您，管理員！
希望您的個人使用者 ID 配置目前一切順利，您已準備進行更大範圍的全帳戶設定。
以下說明有點冗長，但正確設定帳戶可以確保您的傳送者和簽署者能夠順利採用您的程序，也能減少在部署後伴隨變動而來的問題。
注意：並非您可用的所有選項都有完整說明，因此如有疑問，請連絡支援人員。
產品內訊息與引導功能可讓 Acrobat Sign 透過第三方改進產品體驗，提供重要的應用程式內通知，收集意見回饋和使用情況資料，並提供行為指導或初次使用引導。
您可以在帳戶層級管理介面的「全域設定」標籤中，找到控制項的存取權。
啟用此功能可讓 Adobe 在您登入時直接推送通知至 Acrobat Sign 介面，並允許從應用程式內部存取支援文件 (按一下浮動問號泡泡)。
設定外部封存
管理員可以設定 Adobe Acrobat Sign「外部封存」功能，以便在每次成功完成合約後，自動將「已簽署並歸檔」的電子郵件副本傳送至其他電子郵件地址。無論負責管理的帳戶/群組設定是否認為應附加這些文件，此自動副本一律會包含已簽署的合約 PDF、稽核報告 PDF，以及欄位資料 CSV (若有)。
外部封存可在帳戶和群組層級設定，而群組層級的設定會覆寫帳戶的設定。使用群組定義特定文件工作流程時，善用「使用者加入多個群組」的帳戶可以有效使用群組層級設定。(例如，法務小組可在所有已完成的合約中納入其法律部門，並移除任何可在帳戶層級設定的一般封存地址。)
設定封存只需要在管理員選單的「全域設定」標籤中，於「傳送每份已簽署合約的額外副本」輸入欄位輸入有效的電子郵件地址即可。您可使用任何有效的電子郵件地址，包括接受傳入電子郵件的協力廠商應用程式。
「外部封存」標籤包含尋找「Box」和「Evernote」應用程式傳入電子郵件地址的指示，可用來將合約推送至這些應用程式。
備註
具有「個人」層級帳戶的使用者無法存取「全域設定」選單標籤。對於「個人」服務層級，「傳送每份合約的額外副本」輸入欄位會顯示在「外部封存」頁面上。
將電子郵件新增至外部封存介面
-
-
選取「新增電子郵件地址」按鈕。
具有「個人」帳戶的使用者必須導覽至「外部封存」標籤：
簽名首選項！
這些設定有許多可考量的選項，所以讓我們深入研究！
瀏覽至「帳戶 > 簽名偏好設定」
前兩個設定會控制簽名所在行，以及插入在該行下簽名資料的自動格式設定：
- 使用格式良好的簽名和縮寫簽名
- 啟用此選項會在其下方放置該行和簽名內容
- 停用此選項只會放置簽名，不會出現表示該簽名是電子簽名的標記。
- 動態調整簽名和縮寫簽名下面的行
- 啟用此選項可動態地調整簽名下的行，使它的長度只比實際簽名/縮寫長幾個像素
- 停用此選項會以原始簽名欄位的長度印出整行
於此日期前允許收件者簽署並縮寫簽名：
下一個區段可控制您的收件人套用其簽名的方式。 一般來說，除非您為了特定商業目的來限制選項，我們建議您允許收件人以他們偏好的方式套用其簽名。
有三個選項：
- 輸入名字和名字縮寫 - 輸入名字對多數簽署者來說是最容易的程序，因為不需額外的動作。 收件人輸入姓名後會套用手寫字型。
- 動態選擇簽名字型 - Acrobat Sign 系統中有多個手寫體式字型可供使用。 預設會以固定順序套用字型。 如果啟用此選項，則使用的字體的起點會隨機化
- 使用滑鼠、手寫筆或手指在螢幕上繪製手寫簽名和縮寫簽名 - 如果啟用此選項，收件人將可選擇實際繪製其簽名。
- 正在上傳簽名和縮寫簽名的圖像 - 如果啟用，將允許收件人從其本機系統上傳其簽名的影像。
允許收件人使用已儲存的簽名
此選項區段會指定您的收件人是否可使用現有儲存的簽名 (會儲存生物測定和影像式簽名)。 如果您選擇禁止使用儲存的簽名，視您允許的簽名類型而定，收件人將必須明確輸入、繪製或上傳其簽名。
選項為：
- 全部收件人 - 如果選取，將允許全部收件人使用其儲存的簽名。
- 內部收件人 - 此選項將僅允許也身為您 Acrobat Sign 帳戶中使用者的收件者使用其儲存的簽名。
- 無 - 禁止全部收件人使用儲存的簽名。
此區段中有一個額外的核取框：
- 允許我帳戶中的使用者上傳圖像，並儲存至其設定檔作為簽名和縮寫簽名 - 啟用此選項將允許您的 Acrobat Sign 帳戶中的使用者，在其「個人偏好設定」區段中傳其簽名的影像。
新增您的公司品牌是為您的帳戶中的使用者以及您的簽署者自訂 Acrobat Sign 的絕佳方式。
公司名稱和 URL 主機名稱
在此區段中，您會為您的帳戶設定公司名稱和主機名稱。 這些設定看起來很基本，但將可個人化您的帳戶。
這兩個設定為整個帳戶，並且無法在群組層級調整。
以帳戶管理員身分登入，並導覽至「帳戶 > 帳戶設定 > 帳戶設定」
公司名稱
您輸入此欄位的值會在帳戶中建立新使用者時，自動填入使用者的「公司名稱」欄位。
依預設，Acrobat Sign 允許使用者編輯其個人設定，並且這包括其個別使用者的公司名稱值。
如果要更新帳戶中所有使用者設定檔的「公司名稱」值：
- 勾選「為帳戶中的所有使用者設定公司名稱」方塊
- 按一下「儲存」
所有使用者設定檔會將「公司名稱」欄位的值當作其使用者設定檔的「公司」值。
備註
勾選「為帳戶中的所有使用者設定公司名稱」是針對帳戶中所有使用者的一次性取代動作。
儲存此頁面後，系統會更新所有使用者，並清除勾選記號，以便在必要時再次觸發此動作 (因使用者仍有權變更「公司名稱」值)。
主機名稱
為您的帳戶設定主機名稱會變更您的使用者登入的 URL，以及為您的簽署者主控合約的 URL。
結果是帶有您的主機名稱的自訂 URL。
上傳標誌
帳戶和群組層級的管理員可上傳要顯示的影像，而不使用 Adobe Acrobat Sign 預設的標誌。此影像會顯示在畫面左上角，您帳戶中的使用者登入時便可看到。
備註
如果有無法正確顯示影像的任何問題，請確認您使用的影像高 60 像素、寬不超過 200 像素。
請下載以下範本，以製作正確大小的標誌。
下載
-
以帳戶管理員身分，導覽至「帳戶設定 > 帳戶設定」。
-
選取「上傳標誌」，然後瀏覽至您想要使用的標誌檔案。
-
「儲存」設定。
當標誌檔案上傳完成時，便會顯示成功訊息。
重新整理瀏覽器。
標誌便會立即顯示出來，您的所有使用者皆可看到。
「帳戶」索引標籤的「全局設定」區段中的功能較豐富，且這裡的所有設定都因使用情況而異。
以下簡單描述每個選項，並說明我們的建議，但很有可能您的使用情況不同於「最常見用法」。
瀏覽至「帳戶 > 帳戶設定 > 全域設定」。
- 將帶有表單資料的 CSV 附加到傳送者已簽署的合約電子郵件
如果您使用表單，且想取得每份已簽署文件的欄位資料的 CSV，請勾選此方塊。 不過，每筆交易都要個別 CSV 檔案可能有點難以處理。
如果您需要收集資料或將資料推播回 CRM，那麼花時間建置 API 解決方案可能更適合您。
- 有限文件可見性
此功能可讓您只顯示交易中指定的檔案給不同的簽署者。 要充分利用有限的文件可見度，您必須深入了解相對於您傳送的文件以及附加文件的方式的簽名流程。
如果您想要傳送大型多檔案交易給多位簽署者，而且您想要對一或多位簽署者隱藏該文件的某些部分，那麼此設定就是為您而設的！ 如果您還無法決定，請觀賞此處的快速影片。
- 在已傳送的電子郵件中附加已簽署文件 PDF 複本
交易完成後，每個相關人士依預設都會取得一份複本。 此設定可讓您變更為僅傳送副本給內部、僅傳送給外部、兩者皆傳送或兩者皆不傳送。
您設定此設定的方式可能取決於文件的性質。如果收集的是敏感資訊，則建議不要將已簽名複本以電子郵件傳送出去。 這麼做是為了安全起見的最好選擇，但您的客戶有可能會向您索取文件複本。 若是這種情況，建議簽署者向 Acrobat Sign 註冊免費帳戶，並從 Acrobat Sign 直接提取複本。
- 將稽核報告附加到完成的文件
如果需將稽核報告附加至我們以電子郵件傳送給您的已簽署文件複本，請至少為傳送者啟用此選項。
- 簽署後將多個文件合併為一個文件
當您為一筆交易上傳多個檔案時，Acrobat Sign 會先將這些檔案串聯成一個 PDF，然後再傳送進行簽署。
此設定決定您的「已簽署和已歸檔」電子郵件是包含該一個大型 PDF，還是將文件重新拆分為數個檔案。
- 將每份已簽署合約的額外副本傳送至這些電子郵件地址
這還是「外部封存」，但此設定可在群組層級設定 (針對商業和企業層級客戶)，並允許您遞送完整的銷售合約給帳戶處理，或完整的 NDA 給法律團隊 (舉例來說)。
- 上傳簽名的文件
如果允許簽署者列印文件、簽名然後以傳真回傳，則應啟用此設定。 如果未來某天有人列印文件然後郵寄給您，且未啟用此設定，您將無法在 Acrobat Sign 中關閉交易。
- 我的帳戶中的使用者委託
此處的委託意指允許不同的簽署者 (電子郵件地址) 代替您簽署文件。 委派不會移除原始當事人的存取權，只是授權另一位使用者簽署。
一般來說，我們主張讓簽署程序盡可能簡單，這意味著允許委派。不過，有些使用情況強烈要求只有指定方才能簽名。
備註
請記住，此設定指的是您 Acrobat Sign 帳戶中的使用者 (而非貴公司的每個人)。 您的簽署者有可能在您的帳戶中不具備 Acrobat Sign 使用者 ID，且此設定不涵蓋這些對象。
- 我的帳戶外部的使用者委派
類似上述設定，但此功能適用於不屬於您 Acrobat Sign 帳戶的使用者。 - 簽署權限
此設定決定您 Acrobat Sign 帳戶中的使用者簽署文件的預設存取權。
一般來說，我們建議預設允許每個人簽署。如果您打算將 Acrobat Sign 用於任何人力資源相關用途，您絕對需要讓每個人都能簽署。
如果您選擇預設拒絕每個人的簽署權限，您需要明確啟用確實需要簽署的簽署者。
秘訣！：身為管理員，您並未自動獲得簽署者身分。所以如果您需要簽署文件，而您預設拒絕簽名，下一個應執行的步驟就是前往「使用者和組」，按一下您的電子郵件地址然後啟用您的簽名權限。 - 設定此帳戶中使用者建立協議時使用的預設時區
這會設定交易上時間/日期戳記的時區。
- 群組管理員相關設定
商務和企業服務層級客戶可以擁有群組，如果您有群組，您可能會想要為這些群組指派管理員。
這些設定將允許群組管理員新增使用者或變更其群組層級設定，以自訂其群組中的使用者如何設定協議。
備註
Acrobat Sign 是以上下層關係的模式運作，而群組屬於帳戶的下層物件。 這表示新群組會繼承帳戶屬性。 也表示在群組等級進行的變更會覆寫帳戶等級設定。
傳送設定是會在「傳送」索引標籤上公開給傳送專員的功能。 本節專門講解該頁面上的所有可用配置。
與全局設定類似，這些設定都因使用情況而異。
這裡的說明也有點冗長，所以需要花點時間；請瀏覽至「帳戶 > 帳戶設定 > 傳送設定」。
- 登入後顯示傳送頁面
此設定會在使用者登入 Acrobat Sign 後將其導向「傳送」索引標籤 (而非「首頁」索引標籤)。
如果您在首次登入時遇到惱人的延遲，可能是因為在「首頁」索引標籤上執行的指令碼讓那些酷炫的報告轉盤顯示準確資料。如果您的使用者偏好直接進入傳送程序而非檢閱其「首頁」標籤資料，這正是適合您的功能！
- 收件人角色
您的工作流程是否需要一或多人的核准，或是您有收件人需要填入表單內容而不需要套用簽名？啟用收件人角色讓您能建置具有專門角色定義的複雜工作流程。
備註
您可將表單設計為需要核准者填寫欄位資訊，但還不要簽署文件。
- 附加檔
此設定會啟用各種允許使用者附加文件的管道。 如果您對文件的版本控制有強烈需求，那麼您可能會想要停用除了儲存表單目前版本的程式庫以外的所有選項。 - 語言
此設定可讓使用者在「傳送」頁面，設定外部簽署者的簽署語言。
- 訊息範本
可為大容量專員節省許多時間。 訊息範本可讓您設定新的預設訊息，並進一步定義一大批的其他自訂訊息範本。 如果您發現一天內多次傳送相同文件和相同訊息，請花些時間進行設定。
- 給收件者的私人訊息
此功能可讓傳送的檔案包含給各收件者的私人訊息。
- 允許的簽名類型
預設只啟用電子簽名。 不過，在這個世界上仍有許多人希望把文件列印出來，再回傳文件。 如果您可能有部分客戶有這種感受，請啟用「傳真簽名」選項。
- 傳送者簽名設定
這些設定是專為傳送者即文件副署者的情況所設計。 如果您允許寄件人副署，建議根據您的工作流程設定預設值，以減少寄件人在每次交易中需要調整的項目。 - 提醒
如果您的程序需要您設定提醒，此設定讓您能設定預設提醒迭代和訊息，進一步縮短寄件人的週期時間。
- 已簽署文件密碼保護
啟用此功能後，使用者必須輸入密碼才能開啟已簽署的 PDF 或線上檢視。
這會增加一點操作步驟，但安全性很好。
- 簽署者身分識別選項
Adobe Acrobat Sign 為簽署者提供多種雙因素驗證方法。根據您的使用情況，可能會想允許一或多個選項，也可能允許或不允許傳送者挑選方法。
- 文件到期
如果您的使用案例包含「機會之窗」，例如只在接下來 XX 天內提供的特殊價格，那麼您可以定義該時間窗口，並強制文件在規定時間內未簽署時到期。
如果您確實啟用此選項，建議您考慮啟用 允許在文件傳送後修改到期設定 選項。您不一定得延長截止日期，但這也是不錯的選擇。
- 預覽、定位簽名或新增表單字段
如果您突然發現需要增加欄位至文件，可能會想依預設啟用拖放欄位工具。 但是，如果您使用版本控制的文件，您可能會想要移除讓使用者調整欄位的選項。
- 簽名順序
大部分文件 (至少我們所見) 都是序列簽名，這也是預設值。 但是，如果您發現最常見的工作流程利用平行簽名程序，其中每個人都在同一時間被要求簽署，您可以在這裡進行設定。
如果您在兩個世界都有涉足，您也可以選擇讓寄件人挑選最適合其交易的工作流程。
上傳電子郵件頁首和頁尾影像
商業和企業服務計劃可上傳電子郵件頁首和頁尾影像，進一步為您的帳戶打造個人或品牌風格。這些影像會出現在傳送給收件者的電子郵件中。
安裝於帳戶層級的電子郵件影像，會由該帳戶中的所有群組繼承。安裝群組層級的電子郵件影像將會覆寫帳戶層級的影像。
備註
電子郵件頁首和頁尾影像僅適用於商業和企業層級帳戶。
如果發生任何影像無法正確顯示的問題，請確認您使用的影像寬度和高度分別為 600 像素和 200 像素。此外，請確認該影像以 JPG、GIF 或 PNG 格式儲存。
請下載以下範本，以製作正確大小的標誌。
下載
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以管理員身分登入，並導覽至：「帳戶設定 > 電子郵件設定」
-
選取「瀏覽」以搜尋並選擇影像。
如果您需要移除影像，請選擇「清除 」按鈕。
-
「儲存」已上傳的影像。
已上傳的頁首影像會出現在 Acrobat Sign 傳送給收件者的電子郵件範本最頂端。頁尾影像則位於最底部。
Acrobat Sign 安全設定會比照您曾管理過的任何應用程式的一般密碼安全設定，再加上一些古怪的文件設定。
若要設定安全性，請導覽至「帳戶 > 帳戶設定 > 安全設定」。
- 單一登入設定
您的使用者是否來自 Adobe 或 Google 使用者群? 若是，則應啟用適當設定，並停用不希望使用的設定。
- 記住我設定
此功能可在指定期間內記住使用者的登入詳細資訊。 請從下拉式清單中選擇期間長度。
- 登入密碼原則 - 適用於向舊版 Acrobat Sign 身分識別系統進行驗證的使用者
此設定設定密碼重設頻率的參數，以及 Acrobat Sign 記住多少個歷史密碼以防止安裝重複密碼。
- 登入密碼強度 - 適用於向舊版 Acrobat Sign 身分識別系統進行驗證的使用者
密碼的強度要求是確保您帳戶安全的關鍵，我們建議將此值設定為您的使用者能容忍的最高值。 - PDF 加密類型
PDF 加密等級的關鍵是確實了解您的簽署者可能安裝哪個 Reader 版本。 更進階的加密需要更新版本的 Reader。
一般而言，如果您的目標簽署者略具技術知識，那麼您可以相當安全地將此值設定為 128 位元 AES。Acrobat 7 在 2005 年初發行，且大部分人都已升級。
- API
此設定可讓您允許未經認證的合作夥伴應用程式存取此帳戶中的資料。 此外，也允許不是帳戶管理員的使用者，開發使用 Acrobat Sign API 的應用程式。
- 允許的 IP 範圍
如果您擔心外人嘗試存取您的使用者，限制 IP 範圍是優良的防禦措施。 只要確保沒有人必須在家工作或在您擁有的網路之外使用行動裝置。
- 帳戶共用
帳戶共用是管理向您報告的專員的極佳功能，但最好也控制他們共用帳戶的對象。 許多管理員決定只在建立新使用者時建立帳戶共用，並停用全帳戶設定。
- 簽署者身分驗證
使用者應該先登入才能簽署文件嗎? 依您的使用情況而定，這可以做為良好的安全檢查措施。
- 合約簽署密碼
此功能可讓您在保護文件簽署或檢視時，套用密碼政策。
- 文件密碼強度
為 合約簽署密碼 指定密碼強度。
您打算使用 API 嗎? 如果您有開發人員想要將 Acrobat Sign 整合至現有 CRM 系統 (或任何啟用 API 的產品)，則可考慮此選項。
Acrobat Sign 支援 REST API：
導覽至「帳戶 > Acrobat Sign API」。
使用 Adobe Document Cloud API 存取使用者資料需要有 OAuth Token。
如果您擁有的舊版應用程式不支援 OAuth ，則可以建立整合金鑰。
如果沒看到建立整合金鑰的連結，請連絡支援人員。
此外，此頁面也會提供
此外，啟用 API 後，左側還會出現一個「API 申請日誌」的新連結。 此記錄會顯示來自 API 呼叫的傳入 XML，這在任何程式碼問題的疑難排解上相當重要。
REST API 可透過「API 應用程式」選項取得。
在該頁面上，按一下「建立新的應用程式」連結、提供應用程式名稱，然後按一下「建立應用程式」按鈕。
您的新應用程式 ID 和密碼會立即產生及顯示。
備註
如果您已購買 Acrobat Sign 的中小企業計劃，請使用 Admin Console 管理使用者及相關授權。 您也可以指派多名管理員，協助管理團隊或 Acrobat Sign 的功能行為
終於到了新增使用者的時候了！
使用者管理功能是透過 Adobe Admin Console 進行管理，有多種方法可以為您的組織新增使用者並賦予他們使用 Acrobat Sign 的權限。
Admin Console 記載於較大型的 Adobe 使用者管理文件中。以下是根據您打算如何設定組織而提供的一些最相關頁面
