導覽至 Acrobat Sign「傳送」頁面並開啟合約
上次更新時間
2023年7月20日
Adobe Acrobat Sign 範本資料庫包含三個美國稅務文件，作為如何建立表格的例子。 這些文件完全有效且可供使用，但因為與所有帳戶共用的關係，所以使用者不得加以編輯。 以下文章定義將 Acrobat Sign 範本儲存至個人資料庫的程序，讓您可以按需求編輯欄位，然後將該文件分配至您的本機帳戶。 此程序是依賴表單欄位範本，因此只有團隊、商業和企業服務計劃才能使用此程序。
概覽
只需大約 2-3 分鐘即可建立一個文件庫範本副本，然後您就能得到一個可以完全控制的文件版本。
在開始以下程序之前，您可以從 IRS.gov 網站取得一份想要複製的 IRS 表格 PDF 版本。 政府會定期變更這些表格，請確保您擁有最新版本的表格。
取得表格的 PDF 後，只需兩個簡單步驟即可完成程序:
- 透過傳送合約複製範本
- 更新範本屬性可讓其他人也能使用該文件 (選擇性)
此外，本文底部提供上載新版本基本表格，並將欄位覆疊套用至表格的步驟。
注意
使用 API 的帳戶必須謹記，每個範本擁有不同的 documentID，若您從 Acrobat Sign 資料庫複製您正在使用的範本，您需要在 API 呼叫中更新 documentID 以使用新的副本。
複製範本
若要複製範本，您需要透過製作環境，使用現有的 Acrobat Sign 範本來傳送合約，並在過程中儲存一份副本。
設定合約為兩位收件者。
- 因為合約僅須複製且無須簽署，因此不必驗證收件者
- 合約將被送出，因此適合使用已知的「虛構」電子郵件位址
- 例如: noreply@myDomain.dom
備註
因為我們要複製的範本會識別兩個收件者欄位，因此需要定義兩位收件者。 如果您設定合約為僅有一位收件者，則只會為第一位收件者匯入欄位。
附加您想要複製的 Acrobat Sign 範本。
- 一次僅能處理一個範本
- 在以下例子中我們使用 I-9，但所有範本的處理方式皆相同
勾選「預覽和新增簽名欄位」方塊，接著按「下一步」
- 編寫環境隨即打開並顯示表格
編寫環境打開後:
- 勾選「儲存至文件庫」方塊
- 按一下「傳送」按鈕
覆蓋訊息會隨即出現，要求您為要儲存至個人文件庫的新範本命名。
- 您可以保留相同名稱，或依喜好重新命名
- 設定範本名稱後，按一下「儲存並傳送」按鈕
按一下「儲存並傳送」後，該文件即以文件格式儲存至您的個人文件庫。
- 合約亦會傳送以供簽署，若您定義了「安全」的電子郵件位址，則應該沒有影響
更新範本屬性
您的個人文件庫中現在會有一份表格副本，但如果其他人需要使用，您就需要擴大存取範圍
按一下視窗頂部的「管理」連結以啟動「管理」頁面
管理頁面上會出現兩個新項目:
- 在「傳出進行簽名」區段中已送出的假合約
- 在「元件庫範本」區段中的文件範本
備註
建議您可以在這個時候，取消或刪除您用來複製範本的假合約
按一下文件範本的「編輯範本」連結
- 編寫環境會隨即啟動
打開編寫環境後，展開視窗右上角的「範本屬性」區段。
在此，您可以:
- 重新命名範本
- 變更「範本類型」(建議選取「兩者」)
- 依照需求將存取 (可用者) 範圍變更為您的群組或整個組織
按一下「儲存」以儲存已調整的範本屬性。
- 系統會隨即打開一個「成功」頁面，指出已正確儲存範本。
恭喜！ Acrobat Sign 範本已成功複製到您的個人帳戶中！
使用現有的欄位覆蓋建立文件的不同版本
如果是想要上載新版本表格 (因表格會定期變更) 的客戶，您可以快速建立新的文件範本，並套用您現有範本中的欄位覆疊。
以上包含兩個步驟:
- 上載新表格
- 套用欄位覆疊
若要這麼做，您需要準備您想要套用欄位覆疊的文件版本副本，才能完成。 如果是 IRS 文件，您可以從 IRS.gov 網站取得。
您也必須是要用作新表格之欄位覆疊的範本擁有者。
上傳表格
導覽至 Acrobat Sign 的「首頁」頁面
按一下「建立可重複使用的範本」按鈕
- 「建立元件庫範本」頁面會隨即打開
「建立元件庫範本」頁面打開後:
- 為您的新範本輸入「範本名稱」
- 最好是能識別該範本的唯一名稱。 名稱可於稍後變更
- 上載您要用來當作新文件範本基礎的新檔案
- 按一下「預覽並新增欄位」按鈕
- 編寫環境會隨即啟動
套用欄位覆蓋
編寫環境打開後:
- 按一下螢幕左上角的「欄位範本」下拉式清單
- 選取您要套用的範本
選取範本後，按一下「套用」按鈕
套用欄位覆疊時，文件需要一小段時間來處理。
完成後，表格將會更新，您會看到欄位已套用
如果頁面結構十分相似 (IRS 表格通常如此)，則欄位放置應會非常緊密地對齊。
但是，請依舊花數分鐘查看範本，並確定欄位已依照您的需求對齊。
現在您可以調整欄位及其屬性，以更符合您的期待。
在您感到滿意時，按一下右上角的「儲存」按鈕以儲存文件範本。
儲存文件後，您在「管理」頁面的「範本」區段中會看到新範本
在內部測試您的文件，以確定一切符合預期。
當您確認表格的正確性後:
- 在「管理」頁面編輯新範本
- 設定您要顯示的最終「範本名稱」
- 變更「範本屬性」，將存取權限授予您的群組/組織
備註
可選擇在舊版表格的「範本屬性」中，將存取範圍變更為「限本人」，並妥善保管，當您需要恢復為舊範本時便可派上用場
