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合約活動記錄和稽核報告

 

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概述

Acrobat Sign 中的每份合約都會經過一系列的事件「里程碑」,以定義交易進度。

這些里程碑可能包括下列事件:

  • 建立文件
  • 修改已傳送的交易
  • 傳送電子郵件給收件者
  • 收件者檢視電子郵件
  • 收件者授權委派
  • 在合約中套用簽名/核准合約
  • 完成/拒絕/取消等狀態

 

里程碑以兩種格式記錄,內容相似但目標略有不同:

活動清單

活動」清單為端對端程序中,交易進行階段的「概覽」摘要,可在 Acrobat Sign 應用程式中檢視。

  • 「活動」清單包含最少量的資訊,僅會顯示事件、註冊事件的使用者/收件者 (透過電子郵件地址識別),以及事件的時間/日期戳記 (根據本機系統設定,調整為檢視者的時區)
  • 每個變更文件的事件 (例如修改、收件者動作) 都會包含一個連結,可在事件發生後立即顯示文件
  • 操作「活動」清單的範圍涵蓋整個交易。因此,您可能會看見稽核報告 (此報告的內容更侷限於文件互動) 所未呈現的資訊
    • 交易仍為「傳送中」時,操作「活動」清單的底部會顯示合約工作流程中剩餘的預期收件者清單
    • 文件完成後發生的保留和電子保存庫事件
  • 「活動」清單是合約的元素,且會被移除合約的明確動作銷毀 (例如:GDPR)。若出於任何原因,導致合約從使用者帳戶中刪除,該項目檢視與其操作記錄內容會遺失,且無法復原

稽核報告」包含與「操作記錄」面板相同的合約里程碑,但包含在 Acrobat Sign 伺服器上授權文件的「交易 ID」。

如有需要,管理員可選擇啟用收集 IP 位址

稽核報告

稽核報告是一種授權文件,目的在於闡明文件從建立到完全解決期間的操作過程。稽核報告可另存為 PDF 檔案,並視需求列印出來,協助執行內部程序。

  • 須留意的一個關鍵差異為,稽核報告將所有事件標準化為 GMT 時區再顯示。稽核人員審查跨多個時區的使用者交易時,此功能可減少混淆情形。
    • 系統會視情況為檢視者產生活動清單,反映檢視者本機系統時區中的所有事件。
    • 可見簽名欄位的時間戳記內嵌在合約中,反映套用簽名時簽署者本機系統的時區。提供時區代碼的用意是在檢視 PDF 時提供情境。
  • 日期戳記格式已設定為 YYYY-MM-DD。
  • 稽核報告獨立儲存於合約物件之外,可從網路應用程式「管理」標籤中檢視。從「管理」頁面刪除物件時,不會刪除稽核報告。

 

稽核報告有兩個階段:

  • 「中期」報告:若交易為「傳送中」,系統會在您提出請求時,從依合約記錄的事件中產生稽核報告。定義上,此報告並不完整,且下一位收件者提交記錄的事件時,可能會有所更改。

報告的頂端會明確標示為中期報告,以確保使用者在儲存/列印時,不會將其誤解為最終文件。

  • 「最終」報告:合約到達終止狀態 (已簽署、取消、拒絕或過期) 後,系統會產生並儲存最終稽核報告。之後發生與交易相關的其他事件 (例如保留),都無法新增至報告。  這會建立完整的事件報告,說明簽署文件過程中所發生的事件,僅此而已。

登入後,選取「管理 > 您想要查看的合約狀態 > 選取合約名稱」,然後在右窗格選取「下載稽核報告」。

使用方式

「活動」清單會顯示在「管理」頁面,方法是按一下右下選項底部的「活動」連結:

活動

 

您可透過「管理」索引標籤存取稽核報告。

選取合約,然後按一下「下載稽核報告

下載稽核報告

設定

可用性:

所有 Acrobat Sign 帳戶都有可用的「活動」記錄與「稽核報告」。

設定範圍:

預設會啟用「活動」記錄」和「稽核報告」,無法停用。

許多設定可能會影響 「稽核報告」中報告的事件 (以及使用的術語)。如果您認為有應包含在「稽核報告」中的事件,請洽詢您的群組或帳戶管理員,以瞭解是否可以新增這些事件。

有四種方法可讓使用者存取「稽核報告」:

  • 將稽核報告附加至「已簽署並歸檔」的電子郵件。
  • 在從「管理」頁面下載的文件中附加稽核報告。
  • 允許透過交易驗證頁面存取稽核報告。
  • 呼叫 getLatestDocument 時,透過 API 附加稽核報告。

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