Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist das neue Datenschutzgesetz der Europäischen Union zur Harmonisierung der Datenschutzanforderungen.  Obwohl es viele neue oder verbesserte Anforderungen gibt, bleiben die zugrunde liegenden Prinzipien dieselben.  Die neuen Regeln umfassen eine breite Definition von personenbezogenen Daten und eine große Tragweite, die sich auf jegliche Unternehmen auswirkt, die persönliche Information von Personen in der EU sammeln.  Laut Teilen der Verordnung haben Einzelpersonen das Recht, nachzuvollziehen, welche persönlichen Daten gesammelt wurden, und diese Daten auf Anfrage ggf. löschen zu lassen.

Im Rahmen dieses Artikels bezieht sich der Begriff „Benutzer“ auf ein Mitglied eines Unternehmens, das Verträge zum Signieren versendet.  Der Begriff „Unterzeichner“ verweist auf eine Einzelperson, die die Vereinbarung erhält und entweder signiert oder ablehnt.  Ein Datenschutzadministrator ist ein Adobe Sign-Kontoadministrator mit besonderen Steuerungen zum Entfernen von persönlichen Informationen vom Dienst auf Aufforderung eines Absenders oder Unterzeichners.

Die Benutzereindeutigkeit basiert auf der E-Mail-Adresse, die zum Identifizieren der Einzelperson verwendet wird. Eine Person mit mehreren E-Mail-Adressen kann über mehrere diskrete Benutzer-IDs im System verfügen. Alle DSGVO-Kontrollen in Adobe Sign suchen und verwalten persönliche Informationen mithilfe der E-Mail-Adresse.  Es gibt keine Verbindung zwischen den eindeutigen E-Mail-Adressen und ein Administrator findet nur Daten für die bereitgestellte E-Mail-Adresse.

Funktionen mit DSGVO-Unterstützung

Adobe Sign bietet Funktionen, die dem Kunden bei der Einhaltung der DSGVO helfen. Weitere Informationen dazu, wie Adobe Ihre Datensphäre schützt, finden Sie unter www.adobe.com/privacy.

Unter der DSGVO haben Einzelpersonen erweiterte Rechte, um den Zugriff auf und die Korrektur und Löschung von ihren persönlichen Informationen zu fordern.

• Zugriff: Auf die meisten persönlichen Informationen zu einem Benutzer oder einem Unterzeichner kann die entsprechende Einzelperson direkt über die Adobe Sign-Benutzeroberfläche zugreifen.  Ein geringer Anteil der Informationen zu Aktivitäten steht derzeit nicht direkt zur Verfügung.  Ein Kontoinhaber in Form einer Einzelperson muss sich an die Adobe-Datenschutzabteilung unter „Adobe.com/privacy“ wenden, um Zugriff auf diese Informationen anzufordern.  Ein Beispiel des Berichts finden Sie später in diesem Artikel.
• Korrektur: Alle persönlichen Informationen, die zu Benutzern oder Unterzeichnern gesammelt werden, sind über die Benutzeroberfläche verfügbar.  Wenn Änderungen erforderlich sind, kann der Benutzer oder Unterzeichner die Änderungen direkt vornehmen, ohne Adobe oder seinen Administrator kontaktieren zu müssen.
• Löschung: Je nach Rolle in der Unterzeichnungszeremonie existieren verschiedene Aktionen.  Ein Benutzer, der Vereinbarungen sendet, muss die Anforderung an das Unternehmen stellen, bei dem er angestellt ist.  Adobe kann nicht an dieser Interaktion teilnehmen und hat keinen Einfluss auf die Daten, die der Arbeitgeber im Verlauf seiner Geschäftstätigkeit gesammelt hat.  Beim Signaturvorgang während des Vorgangs wird die minimale Informationsmenge zu einem Unterzeichner gesammelt.  Dazu gehören Name, E-Mail-Adresse, IP-Adresse und optional Telefonnummer und OTP-Code.  Diese Informationen werden zusammen mit der Vereinbarung und der Signatur gespeichert und von dem Unternehmen kontrolliert, die die Vereinbarung gesendet hat.  Wenn ein Unterzeichner Informationen bezüglich der persönlichen Information benötigt, die mit dieser Vereinbarung gesammelt wurden, muss er den Absender der Vereinbarung kontaktieren.  Adobe kann als Datenverarbeitungsanbieter dem Unterzeichner keine Informationen zu der Vereinbarung oder dem Unternehmen, das die Vereinbarung gesendet hat, bereitstellen.  Da die einzigen Informationen, die zum Unterzeichner gespeichert werden, in der Vereinbarung enthalten sind, werden beim Löschen der Vereinbarung auch die persönlichen Information des Unterzeichners gelöscht.  Wenn der Absender dem Löschen der Informationen des Unterzeichners zustimmt, können die Vereinbarungen, an denen der Unterzeichner teil hatte, im Datenschutzmenü gefunden und gelöscht werden.

Hinsichtlich des Adobe Sign-Toolsets existieren drei Funktionen:

• Protokolle auf Benutzerebene: ein Protokoll der verschiedenen Ereignisse (mit persönlichen Information), die in der Adobe Sign-Umgebung ausgelöst wurden
• Vereinbarungslöschung: Datenschutzadministratoren sind berechtigt, Vereinbarungen anzuzeigen und zu löschen, die von einem beliebigen Benutzer innerhalb ihres Kontos erstellt wurden.
• Benutzerlöschung: Datenschutzadministratoren sind berechtigt, beliebige Benutzer aus ihrem Konto zu löschen.

Protokolle auf Benutzerebene

Jeder Benutzer kann eine Anfrage an das Adobe-Datenschutzcenter zum Bereitstellen des Protokolls der Aktivitäten im Adobe Sign-System stellen, die private Informationen beinhalten.

Diese Informationen werden in Form einer CSV-Datei mit folgendem Inhalt zurückgegeben:

• Datum des Ereignisses
• Ereignistyp
• IP-Adresse, von der das Ereignis ausgelöst wurde

Löschung von Vereinbarungen

Gilt nur für Vereinbarungen, die von Benutzern unter der Autorität des Datenschutzadministrators gesendet wurden.

Wenn ein Unterzeichner eine Anforderung zum Entfernen seiner Informationen aus dem Adobe Sign-System stellt, kann der Datenschutzadministrator des Kontos anhand der E-Mail-Adresse des Benutzers suchen und alle Vereinbarungen zurückgeben, die zu dieser E-Mail-Adresse gehören und die im Konto des Administrators erstellt wurden.

Wenn der Datenschutzadministrator bestimmt, dass die Vereinbarung nicht mehr benötigt wird, kann er sie vollständig und unwiderruflich aus dem Dienst löschen.

Empfänger, die Adobe Sign kontaktieren, werden angewiesen, die Registerkarte „Verwalten“ zu überprüfen und das Unternehmen zu kontaktieren, das die Transaktion ursprünglich zum Löschen der Vereinbarung erstellt hat.

Adobe Sign löscht als Datenverarbeitungsanbieter des Kunden generell keine Vereinbarungen auf Anfrage eines Empfängers.

Löschung von Benutzern

Gilt nur für Benutzer mit Genehmigung des Datenschutzadministrators.

Wenn ein Mitarbeiter das Löschen seiner Informationen aus dem System anfordert, löscht dieses Tool alle Informationen des Benutzers vollständig von den Adobe Sign-Servern. 

Benutzer müssen diese Anfrage direkt an den Datenschutzadministrator des Kontos stellen.  Nur der Datenschutzadministrator verfügt über die Berechtigung zum Löschen von Benutzern.

Der Adobe Sign-Support kann Benutzer nicht aus einem Konto löschen. Wenn er dennoch dazu aufgefordert wird, verweist er den Benutzer an den Kontoadministrator.

Anfordern des Entfernens ihrer Daten aus Adobe Sign durch Benutzer

Um persönliche Informationen vom Adobe Sign-System löschen zu lassen, müssen die Elemente des Benutzers ordnungsgemäß aufgelöst werden.  Dieser Vorgang variiert je nach Typ des betroffenen Benutzers/Kontos. Diese können in vier Kategorien gruppiert werden:

Informationen eines Benutzers löschen

Um einen Benutzer auf dem Adobe Sign-Server zu löschen, benötigen Sie die Systemberechtigung für diese Benutzer-ID. Wenn der Benutzer nicht zu Ihrem Konto gehört, haben Sie keine Berechtigung, ihn zu löschen.

So stellen Sie fest, ob Sie eine Berechtigung für den Benutzer besitzen:

Vereinbarungen eines Benutzers löschen

Überprüfen Sie, ob die E-Mail-Adresse korrekt ist und ob Sie die richtige Benutzer-ID löschen. 

Sobald die Benutzer-ID gelöscht wurde, kann sie nicht wiederhergestellt werden.

Vereinbarungen eines Benutzers löschen

Die DSGVO weist darauf hin, dass Benutzer (meist Unterzeichner) das Recht haben, alle Datensätze, die ihre persönlichen Daten enthalten, aus Systemen löschen zu lassen, für die keine geschäftliche Notwendigkeit mehr vorliegt.

Im Zusammenhang mit Adobe Sign bedeutet dies, dass der Benutzer das Unternehmen kontaktieren muss, dem unterzeichnete Dokumente von ihm vorliegen, um die Dokumente im System zu evaluieren und ggf. zu löschen.

Von den Kontoadministratoren muss ein Datenschutzadministrator für das Konto bestimmt werden. Er erhält dann die Berechtigung, alle Vereinbarungen anzuzeigen und ggf. zu löschen.

Der Prozess zur Einhaltung der DSGVO ist geradlinig und die Entscheidung bezüglich der Löschung oder Beibehaltung der Vereinbarungen obliegt ausschließlich dem Datenschutzadministrator für das Konto.

Überprüfen und Löschen der Inhalte eines Benutzers:

Administrator als Datenschutzadministrator aktivieren

Der Zugriff auf die Datenschutzseite ist Datenschutzadministratoren vorbehalten. 

Nur wenn angegeben ist, dass der Benutzer ein Datenschutzadministrator ist, hat er Zugriff auf diese Funktion.

So aktivieren Sie den Zugriff als Datenschutzadministrator:

Datenschutzzentrum von Adobe

Handlungsaufforderungen, die nicht von den Tools auf der Benutzeroberfläche unterstützt werden, sowie Fragen bezüglich der DSGVO-Konformität müssen an das Adobe-Datenschutzcenter gesendet werden.

Support & Success-Agenten haben keinen Zugriff auf die Tools, mit denen Inhalte von den Servern gelöscht werden.