AUSSCHLUSSKLAUSEL: Dieser Leitfaden dient als Orientierungshilfe und ist KEINE Rechtsberatung. Lassen Sie sich bezüglich der Anforderungen in den Regionen, in denen Sie tätig sind, von der Rechtsberatung Ihrer Marke beraten.
Adobe Acrobat Sign unterstützt die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) für alle Benutzer im vollen Umfang.
Gemäß DSGVO-Anforderung, nach der vor dem Speichern von Daten auf dem Gerät des Benutzers die Einwilligung des Benutzers einzuholen ist, werden einige Benutzer möglicherweise einmalig oder mehrere Male aufgefordert, Cookies zu aktivieren:
AUSSCHLUSSKLAUSEL: Dieser Leitfaden dient als Orientierungshilfe und ist KEINE Rechtsberatung. Lassen Sie sich bezüglich der Anforderungen in den Regionen, in denen Sie tätig sind, von der Rechtsberatung Ihrer Marke beraten. |
Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist das neue Datenschutzgesetz der Europäischen Union zur Harmonisierung der Datenschutzanforderungen. Obwohl es viele neue oder verbesserte Anforderungen gibt, bleiben die zugrunde liegenden Prinzipien dieselben. Die neuen Regeln umfassen eine breite Definition von personenbezogenen Daten und eine große Tragweite, die sich auf jegliche Unternehmen auswirkt, die persönliche Information von Personen in der EU sammeln. Laut Teilen der Verordnung haben Einzelpersonen das Recht, nachzuvollziehen, welche persönlichen Daten gesammelt wurden, und diese Daten auf Anfrage ggf. löschen zu lassen.
Im Rahmen dieses Artikels bezieht sich der Begriff „Benutzer“ auf ein Mitglied eines Unternehmens, das Verträge zum Signieren versendet. Der Begriff „Unterzeichner“ verweist auf eine Einzelperson, die die Vereinbarung erhält und entweder signiert oder ablehnt. Ein Datenschutzadministrator ist ein Acrobat Sign-Kontoadministrator mit besonderen Steuerelementen zum Entfernen von persönlichen Informationen vom Dienst auf Aufforderung eines Absenders oder Unterzeichners.
Die Benutzereindeutigkeit basiert auf der E-Mail-Adresse, die zum Identifizieren der Einzelperson verwendet wird. Eine Person mit mehreren E-Mail-Adressen kann über mehrere diskrete Benutzer-IDs im System verfügen. Alle DSGVO-Kontrollen in Acrobat Sign suchen und verwalten persönliche Informationen mithilfe der E-Mail-Adresse. Es gibt keine Verbindung zwischen den eindeutigen E-Mail-Adressen und ein Administrator findet nur Daten für die bereitgestellte E-Mail-Adresse.
Acrobat Sign bietet Funktionen, die dem Kunden bei der Einhaltung der DSGVO helfen. Weitere Informationen dazu, wie Adobe Ihre Datensphäre schützt, finden Sie unter www.adobe.com/privacy.
Unter der DSGVO haben Einzelpersonen erweiterte Rechte, um den Zugriff auf und die Korrektur und Löschung von ihren persönlichen Informationen zu fordern.
Hinsichtlich des Acrobat Sign-Toolsets existieren drei Funktionen:
Jeder Benutzer kann eine Anfrage an das Adobe-Datenschutzcenter zum Bereitstellen des Protokolls der Aktivitäten im Acrobat Sign-System stellen, die private Informationen beinhalten.
Diese Informationen werden in Form einer CSV-Datei mit folgendem Inhalt zurückgegeben:
Gilt nur für Vereinbarungen, die von Benutzern unter der Autorität des Datenschutzadministrators gesendet wurden.
Wenn ein Unterzeichner eine Anforderung zum Entfernen seiner Informationen aus dem Acrobat Sign-System stellt, kann der Datenschutzadministrator des Kontos anhand der E-Mail-Adresse des Benutzers suchen und alle Vereinbarungen zurückgeben, die zu dieser E-Mail-Adresse gehören und die im Konto des Administrators erstellt wurden.
Wenn der Datenschutzadministrator bestimmt, dass die Vereinbarung nicht mehr benötigt wird, kann er sie vollständig und unwiderruflich aus dem Dienst löschen.
Empfänger, die Acrobat Sign kontaktieren, werden angewiesen, die Registerkarte „Verwalten“ zu überprüfen und das Unternehmen zu kontaktieren, das die Transaktion ursprünglich zum Löschen der Vereinbarung erstellt hat.
Acrobat Sign löscht als Datenverarbeitungsanbieter des Kunden generell keine Vereinbarungen auf Anfrage eines Empfängers.
Gilt nur für Benutzer, die unter die Autorität des Datenschutzadministrators fallen.
Wenn ein Mitarbeiter das Löschen seiner Informationen aus dem System anfordert, löscht dieses Tool alle Informationen des Benutzers vollständig von den Acrobat Sign-Servern.
Benutzer müssen diese Anfrage direkt an den Datenschutzadministrator des Kontos stellen. Nur der Datenschutzadministrator verfügt über die Berechtigung zum Löschen von Benutzern.
Der Acrobat Sign-Support kann Benutzer nicht aus einem Konto löschen. Wenn er dennoch dazu aufgefordert wird, verweist er den Benutzer an den Kontoadministrator.
Konten von Einzelpersonen und kostenlose Konten
Benutzer, die als einzige Person in einem Konto existieren oder nur ein kostenloses Konto haben, können sich nicht selbst löschen. In diesem Fall muss sich der Benutzer an das Adobe-Datenschutzcenter wenden.
Der Benutzer muss seine E-Mail-Adresse und eine explizite Anweisung zum Löschen des zu der E-Mail-Adresse gehörenden Benutzers von den Acrobat Sign-Systemen bereitstellen. Anschließend unternimmt das Adobe-Datenschutzcenter die entsprechenden Schritte, um sicherzustellen, dass der Benutzer gelöscht wird.
Um persönliche Informationen vom Acrobat Sign-System löschen zu lassen, müssen die Elemente des Benutzers ordnungsgemäß aufgelöst werden. Dieser Vorgang variiert je nach Typ des betroffenen Benutzers/Kontos. Diese können in vier Kategorien gruppiert werden:
Die Rolle „Unterzeichner“ zeichnet sich dadurch aus, dass alle ihre Vereinbarungen von einem anderen Benutzer erstellt wurden.
Der erste Schritt, um Ihre Inhalte aus dem Acrobat Sign-System löschen zu lassen, ist die Registrierung Ihrer E-Mail-Adresse und die Überprüfung der Inhalte, die mit Ihrer E-Mail-Adresse verknüpft sind.
Hier können Sie Ihre E-Mail-Adresse registrieren
Nach der Registrierung Ihrer E-Mail-Adresse:
Wenn kein Inhalt auf dieser Seite vorhanden ist, kontaktieren Sie das Adobe-Datenschutzcenter und fordern Sie das Löschen Ihres Benutzers (E-Mail-Adresse) aus dem Acrobat Sign-System an.
Um Ihre Vereinbarungsinhalte löschen zu lassen, müssen Sie den ursprünglichen Absender der Vereinbarung kontaktieren.
Nur das ursprüngliche sendende Konto ist zum Überprüfen und Löschen der Vereinbarung autorisiert.
Hinweis: Der Datenschutzadministrator des ursprünglichen sendenden Kontos bestimmt, wann ein Vertrag gelöscht werden kann.
Bestimmen des ursprünglichen Absenders:
Wiederholen Sie diese Schritte für alle Vereinbarungen, die auf der Seite „Verwalten“ in den Kategorien Abgeschlossen und In Bearbeitung aufgeführt sind.
Alle Vereinbarungen im Abschnitt Warten auf Sie sollten abgelehnt werden:
Sobald alle offenen Vereinbarungen abgelehnt wurden und die Absender der abgeschlossenen Vereinbarungen kontaktiert wurden, wenden Sie sich an das Adobe-Datenschutzzentrum und beantragen Sie, dass Ihr Benutzer (E-Mail-Adresse) aus dem Acrobat Sign-System gelöscht wird.
Kostenlose und einzelnen Servicepläne verfügen über eine E-Mail- Adresse, und die Benutzer sollten in der Lage sein, sich bei ihrem Konto anzumelden, um den Inhalt nach Belieben zu überprüfen.
Wenn Sie Probleme bei der Anmeldung haben, klicken Sie auf den Link Ich habe mein Kennwort vergessen direkt unter den Anmeldungsfeldern und setzen Sie den Wert Ihres Kennworts zurück.
Wenn Sie sich bei dem Dienst anmelden können:
Klicken auf Sie am oberen Rand des Fensters auf die Registerkarte Verwalten.
Auf dieser Seite werden alle verbleibenden Acrobat Sign-Inhalte angezeigt, in denen Ihre E-Mail-Adresse enthalten ist.
Wenn Sie von anderen Benutzern gesendete Vereinbarungen löschen lassen möchten, müssen Sie den ursprünglichen Absender der Vereinbarung kontaktieren.
Nur das ursprüngliche sendende Konto ist zum Überprüfen und Löschen der Vereinbarung autorisiert.
Hinweis: Verträge, die noch rechtskräftig sind, müssen laut DSGVO nicht gelöscht werden. Dies wird vom Datenschutzadministrator des ursprünglichen sendenden Kontos festgelegt.
Bestimmen des ursprünglichen Absenders:
Wiederholen Sie diese Schritte für alle Vereinbarungen, die auf der Seite „Verwalten“ in den Kategorien Abgeschlossen und In Bearbeitung aufgeführt sind.
Nachdem alle signierten Vereinbarungen gelöscht wurden, wenden Sie sich an das Adobe-Datenschutzzentrum und beantragen Sie, dass Ihr Benutzer (E-Mail-Adresse) aus dem Acrobat Sign-System gelöscht wird.
Benutzer unter der Autorität eines Konto-/Datenschutzadministrators müssen sich nur an ihren Administrator wenden und ihn dazu auffordern, sie aus dem System zu löschen.
Der Datenschutzadministrator ist zum Überprüfen Ihrer Inhalte/Ihres Benutzers und zum Löschen aller entsprechenden Inhalte berechtigt.
Um einen Benutzer auf dem Acrobat Sign-Server zu löschen, benötigen Sie die Systemberechtigung für diese Benutzer-ID. Wenn der Benutzer nicht zu Ihrem Konto gehört, haben Sie keine Berechtigung, ihn zu löschen.
So stellen Sie fest, ob Sie eine Berechtigung für den Benutzer besitzen:
Navigieren Sie zur Benutzeroberfläche Konto > Benutzer.
Klicken Sie auf das Symbol für die Optionen (drei Striche ganz rechts).
Wählen Sie Alle Benutzer anzeigen aus.
Suchen Sie nach der E-Mail-Adresse des Benutzers.
Wird die E-Mail-Adresse nicht innerhalb des Kontos gefunden, wird auf dem Bildschirm Keine Benutzer mit aktuellem Filter verfügbar angezeigt.
Wenn der Benutzer vorhanden ist, wird nur ein Datensatz angezeigt (da E-Mail-Adressen eindeutig sind).
Überprüfen Sie, ob die E-Mail-Adresse korrekt ist und ob Sie die richtige Benutzer-ID löschen.
Sobald die Benutzer-ID gelöscht wurde, kann sie nicht wiederhergestellt werden.
Klicken Sie einmal auf den Benutzerdatensatz, um ihn hervorzuheben. Dadurch werden die Aktionslinks direkt über dem Benutzerdatensatz angezeigt.
Wenn sich der Benutzer in einem anderen Status als Inaktiv befindet, klicken Sie auf den Link Benutzer deaktivieren.
Klicken Sie auf den Link Benutzerinformationen löschen.
Eine Warnmeldung zur Benutzerlöschung wird angezeigt, um Sie auf die Konsequenzen Ihrer Aktion hinzuweisen.
Das Löschen eines Benutzers ist mit folgenden Aktionen verbunden:
Direkt unterhalb dieser wichtigen Warnungen stehen drei Optionen zur Verfügung.
Wählen Sie die Option aus, die der Situation entspricht, und klicken Sie auf Benutzerinformationen löschen (oder Abbrechen, wenn Sie den Vorgang abbrechen möchten):
Wenn die Option Vereinbarungen beibehalten ausgewählt ist:
Eine letzte Warnmeldung wird angezeigt:
Es wird eine Meldung angezeigt, die bestätigt, dass die Benutzer-ID aus der Datenbank gelöscht wurde.
Die DSGVO besagt, dass Benutzer (typischerweise Unterzeichner) das Recht haben, alle Datensätze mit ihren persönlichen Informationen von Systemen löschen zu lassen, die nicht mehr zu geschäftlichen Zwecke benötigt werden.
Im Zusammenhang mit Acrobat Sign bedeutet dies, dass der Benutzer das Unternehmen kontaktieren muss, dem unterzeichnete Dokumente von ihm vorliegen, um die Dokumente im System zu evaluieren und ggf. zu löschen.
Von den Kontoadministratoren muss ein Datenschutzadministrator für das Konto bestimmt werden. Er erhält dann die Berechtigung, alle Vereinbarungen anzuzeigen und ggf. zu löschen.
Der Prozess zur Einhaltung der DSGVO ist geradlinig und die Entscheidung bezüglich der Löschung oder Beibehaltung der Vereinbarungen obliegt ausschließlich dem Datenschutzadministrator für das Konto.
Überprüfen und Löschen der Inhalte eines Benutzers:
Melden Sie sich als Datenschutzadministrator für Ihr Konto an.
Navigieren Sie zu Konto > Datenschutz.
Geben Sie die E-Mail-Adresse des Anforderungsstellers in das obere Feld ein, und drücken Sie die Eingabetaste.
Alle Vereinbarungen, die von Benutzern in Ihrem Konto erstellt wurden und die die angegebene E-Mail-Adresse enthalten, werden angezeigt.
Klicken Sie auf die einzelnen Datensätze und klicken Sie dann auf den Link Vereinbarung herunterladen oben in der Vereinbarungsliste.
Laut DSGVO ist es nicht erforderlich, Vereinbarungen zu löschen, die noch rechtsgültig sind.
Es findet eine Sicherheitsabfrage statt, ob Sie die Vereinbarung wirklich löschen möchten.
Es wird eine Bestätigungsmeldung angezeigt, die angibt, dass der Löschvorgang durchgeführt wird.
Alle /agreements-Endpunkte mit einem Vereinbarungs-ID-Pfad in der v6 REST API geben jetzt einen Fehlercode 404 AGREEMENT-DESTROYED zurück, wenn die Vereinbarung über DSGVO-Tools gelöscht wurde.
Der Zugriff auf die Datenschutzseite ist auf Datenschutzadministratoren beschränkt.
Nur wenn angegeben ist, dass der Benutzer ein Datenschutzadministrator ist, hat er Zugriff auf diese Funktion.
So aktivieren Sie den Zugriff als Datenschutzadministrator:
Melden Sie sich als Kontoadministrator an.
Navigieren Sie zu Konto > Benutzer.
Klicken Sie einmal auf den Benutzer, den Sie zum Datenschutzadministrator heraufstufen möchten.
Wählen Sie im Menü über der Benutzerliste Bearbeiten aus.
Wenn der Benutzerbereich geöffnet wird:
Handlungsaufforderungen, die nicht von den Tools auf der Benutzeroberfläche unterstützt werden, sowie Fragen bezüglich der DSGVO-Konformität müssen an das Adobe-Datenschutzcenter gesendet werden.
Support- und Erfolgsagenten haben keinen Zugriff auf die Tools zum Löschen von Inhalten von den Servern.
Bei Ihrem Konto anmelden