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透過合約收集表單資料

 

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概觀

合約傳送者有時會是客戶進行文件/簽名程序時的主要聯絡人。這通常表示他們需要存取客戶在文件中提供的資訊。

透過合約收集表單資料控制組會提供寄送代理程式:

  • 在收件者處理表單時,即時檢視其欄位輸入的選項。當簽署者正在與收件者通訊,以協助將正確的資訊新增至各個欄位時,這個功能可說是相當實用。
  • 合約完成後,所有欄位內容的 CSV 報告。如果傳送者必須收集並報告從其傳送之合約所衍生的資料,那麼這會很有幫助。
註解:

收集表單資料的控制項僅會向合約傳送者授予欄位資料的存取權。沒有別的合約參與者可擁有這些選項。

可用性:

Acrobat Sign Solutions 授權計劃可以使用收集表單欄位資料,並向傳送者公開的控制項。

設定範圍:

此功能皆可在帳戶和群組層級啟用

使用方式

有兩個控制項:

  • 將帶有表單資料的 CSV 附加到傳送者的已簽署合約電子郵件此設定僅需於群組層級進行設定,即可決定是否讓傳送者接收 CSV 檔案附件。傳送者不需要 (也不被允許) 直接與附加 CSV 檔案的選項互動。
  • 傳送者可在收件者填寫欄位時檢視表單欄位資料—是一種動態檢視,只顯示出文件上的欄位,與目前收件者已新增至欄位的內容。傳送者可從「管理」頁面存取此檢視,並觀察填入至每個欄位的內容。
  1. 以傳送者身分登入 Acrobat Sign。

  2. 導覽至「管理」頁面,然後選取相關合約。

    這會在合約清單右側顯示「動作」面板。

  3. 位於動作清單下方的則是收件者清單。

    已新增欄位內容至合約的每位收件者,其收件者記錄右側都會顯示圖示。

    • 如果沒有顯示圖示,就表示該收件者尚未輸入任何欄位資訊。
    • 如果只有鉛筆圖示,表示收件者正在填寫其欄位資訊。
    • 如果鉛筆圖示旁有核取記號圖示,表示收件者已完成與合約的互動

    選取您想檢閱的收件者。

    在「管理」頁面中,收件者詳細資料已展開,且強調顯示「檢視進度」按鈕。

    註解:

    收件者在表單上輸入其第一個值後,便可檢視欄位資料,直到系統隱藏「檢視進度」按鈕 (和圖示) 為止。
    這並不表示收件者尚未閱讀合約,這只是表示他們尚未新增任何欄位內容。

    在此情境中,系統不會將簽名和簽名相關欄位 (例如「職稱」、「公司」、「名稱」、「電子郵件」和「簽名日期」) 視為表單欄位,因此不會顯示這些欄位,且若只出現簽名相關欄位,則不會顯示「檢視進度」按鈕和圖示。

  4. 選取「檢視進度」或「檢視表單資料」按鈕。

    這會開啟一個覆蓋層,其中顯示出捲動欄位清單,左側含有表單欄位名稱,而右側則為目前欄位值:

    顯示出欄位目前值的欄位清單

    註解:

    收件者無法與欄位內容互動或加以編輯。此為欄位值的唯讀檢視。

  5. 完成後,選取「確定」以關閉覆蓋層。

最佳實務

在啟用這些控制項之前,請務必清楚掌握您在合約上收集的資訊類型,並了解向合約傳送者揭露此資訊是否是好的做法。如果您收集的是私人或帳單資訊,那就最好不要向傳送者揭露這些資訊。

注意:

即使欄位已指定為遮罩欄位內容,系統也不會遮罩即將揭露給傳送者的欄位內容。這是一種將未遮罩的欄位內容傳送給可能需要該資訊之內部使用者 (傳送者) 的方法。

設定

若要檢閱和編輯功能控制項:

  1. 以系統管理員身分登入,導覽至「帳戶設定」標籤,然後選取「全域設定」子選單標籤。
「全域設定」管理員選單中強調顯示「收集合約的表單資料」設定。

可設定的選項有:

注意事項

  • 若啟用這些控制項,則系統不會對傳送者遮蔽已遮罩的欄位值。
  • 合約完成後,仍可使用「檢視表單資料」選項:
已完成合約的收件者清單,強調顯示「檢視表單資料」圖示

  • 已取消或過期的合約不會保留欄位資料。
  • 在此情況下,系統不會將簽名和簽名相關欄位視為「表單欄位」,因此不會出現在欄位清單中,也不會顯示「檢視進度」按鈕或圖示。
  • 如果收件者在簽名流程中遭到取代,被取代的收件者將不會顯示任何進度,因為當他們遭到取代時,其欄位資料會遺失。如果新增收件者作為替代簽署者,則仍會顯示原始收件者的進度。

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