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啟用將合約 URL 傳送至收件者的電話

 

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啟用此選項,可將合約連結直接傳送至收件者的智慧型手機上。

概觀

SMS 連結通知功能可將合約的 URL 直接傳送到收件者的智慧型手機上,收件者不需要存取電子郵件。在分秒必爭,必需馬上讓收件者收到可簽署的文件的時候,這個功能特別有用。

為收件者啟用 SMS 連結選項,可確保所有與簽署者相關的連結都會直接傳送至所提供的電話號碼,包括簽署、提醒和完成合約的連結。

SMS 連結能以附加或取代傳統電子郵件格式提供。

可用性:

SMS 連結通知」僅適用於企業授權計劃。

設定範圍:

此功能皆可在帳戶和群組層級啟用

使用方式

啟用 SMS 連結選項時,傳送者可選擇是否要透過電子郵件、簡訊或兩者來傳送合約簽署連結。如果選取 SMS 選項,傳送者必須加入電話號碼。

  • 如果只選取電子郵件,則不會有任何變更且會使用收件者的電子郵件,來透過電子郵件傳送連結。
  • 如果只選取 SMS,則會更新收件者記錄以接受電話號碼。國家代碼可從電話號碼欄位左側的下拉式清單中選取。
  • 如果同時選取兩個選項,系統會更新收件者記錄,以針對電話號碼新增其他欄位 (這是必要欄位)。
  • 電子郵件和 SMS 都可用時,預設的記錄設定為啟用 Email 並停用 SMS。每次傳送者都必須明確啟用 SMS。

SMS 連結是按收件者設定的。
支援臨時收件者群組。每個成員都必須個別設定,而且群組的所有成員會根據其設定收到通知。

「傳送」頁面會顯示三個收件者記錄,其中一個為僅選取電子郵件,另一個僅選取 SMS,第三個則同時選取兩者

收件者會收到簡短訊息,說明傳送合約者、合約名稱,以及將簽署者直接傳送至合約電子簽名頁面的連結。
如果已設定驗證,收件者必須先通過驗證,才能與合約互動。

智慧型手機上顯示合約訊息和 URL。

最佳做法

如果您有明確的業務理由,請啟用簡訊連結通知。SMS 連結通知會耗用與進行手機驗證時相同的進階交易,而您會想要節省這些進階交易的耗用狀況。

如果同時使用 SMS 連結通知和電話驗證,請密切注意您的耗用情況。當交易集區耗盡時,連結通知 (和電話驗證) 就會失敗,且合約程序會停止,直到交易再次可用。

設定

您可以導覽至「傳送設定 > 傳送合約通知,透過」,以評估此功能的控制項

「傳送設定」管理員選單會醒目標示「傳送合約通知,透過」控制項

停用此設定時,收件者記錄會顯示已選取「電子郵件」,且無法操作設定。

收件者記錄中展開的傳送連結選項,顯示已隱藏的設定。

啟用設定時,傳送者可以控制傳送連結的方式。
預設為選取「電子郵件」,並停用「SMS」。

收件者記錄中展開的傳送連結選項,顯示可設定的設定。

SMS 連結通知的耗用

當收件者首次收到有關其合約參與的通知時,便會使用 SMS 交易。這個從 SMS 集區消耗的交易,最多包括給收件者的三個通知:

  1. 初始含連結的「請簽署」訊息。
  2. 一個含有連結的提醒訊息。
    • 只會透過 SMS 傳送一個「提醒」通知。如果收件者設定為收到多個提醒 (例如每天),將會傳送一個提醒,之後將會取消提醒。
  3. 一個內含連結的「已完成合約」或「已委派」訊息 (視收件者完成其動作的方式而定)。

收件者群組成員會同時收到通知。如果收件者群組有五個成員,且三個成員設定為接收 SMS 通知,則會使用三個 SMS 交易。

如果啟用了連結過期功能,並且請求了新連結,則會傳送新連結而不會消耗另一個 SMS 交易。

在第一個提醒之後設定的每個提醒將收取一個 SMS 交易,並且只傳送一個 SMS 連結。(例如,若您設定每週提醒,系統會收取一個 SMS 連結、傳送一個 SMS 連結,然後終止提醒。) 

秘訣:

如果除了 SMS 之外還設定了電子郵件傳送,則電子郵件提醒週期不會截斷,並將根據設定的排程傳送電子郵件通知。

註解:

請務必記住,SMS 連結通知會使用與手機驗證相同的集區內的交易。

委派

不支援透過任何方式委派簽名,且接受委派的收件者只會收到以電子郵件形式傳送的連結。

 追蹤可用總額度

若要監控帳戶可用的 SMS 交易額度

  • 請瀏覽至「帳戶設定 > 傳送設定 > 傳送合約通知,透過
  • 將滑鼠游標暫留在「追蹤使用狀況」連結:
「傳送設定」頁面會反白顯示「追蹤使用狀況」連結,並顯示資訊快顯視窗
交易的使用狀況會在快顯氣球中細分,以顯示 SMS 傳遞和電話驗證交易所耗用的額度。

管理」頁面上的記錄

在「管理」頁面上檢視合約時,如果合約是在啟用電子郵件的狀況下傳送,則電子郵件地址 (或收件者名稱) 就會列在「收件者」欄位中。

如果只啟用 SMS,部分以電子郵件地址形式遮蔽電話號碼就會在「收件者」欄中出現。(例如 XXXXXX1212@sms.adobesign.com)

「管理」頁面會顯示兩筆合約記錄,其中一筆是使用電子郵件的範例,另一筆則顯示僅使用 SMS 的格式。

檢視個別收件者記錄時 (取代收件者或編輯驗證類型時),會顯示未遮蔽的電話號碼:

收件者記錄反白顯示 SMS 傳送方式和接收 SMS 的電話號碼

註解:

僅使用 SMS 連結選項傳送的合約 (無電子郵件通知) 不會列在收件人的「管理」頁面上。

稽核報告與活動記錄

稽核報告和活動記錄可清楚顯示初始請求收件者簽署文件時,使用 SMS 的時間。
即使群組已設定記錄提醒事件,稽核報告也會將其記錄下來。

  • 畫面只會顯示電話號碼的末四碼。
稽核報告反白顯示傳送 SMS 連結的記錄

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