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進階合約功能與工作流程
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-
Power Automate 工作流程
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- 管理流程
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Acrobat Sign 開發人員
- REST API
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支援與疑難排解
啟用此選項,可將合約連結直接傳送至收件者的智慧型手機上。
概觀
SMS 連結通知功能可將合約的 URL 直接傳送到收件者的智慧型手機上,收件者不需要存取電子郵件。在分秒必爭,必需馬上讓收件者收到可簽署的文件的時候,這個功能特別有用。
為收件者啟用 SMS 連結選項,可確保所有與簽署者相關的連結都會直接傳送至所提供的電話號碼,包括簽署、提醒和完成合約的連結。
SMS 連結能以附加或取代傳統電子郵件格式提供。
可用性:
「SMS 連結通知」僅適用於企業授權計劃。
設定範圍:
此功能皆可在帳戶和群組層級啟用。
使用方式
啟用 SMS 連結選項時,傳送者可選擇是否要透過電子郵件、簡訊或兩者來傳送合約簽署連結。如果選取 SMS 選項,傳送者必須加入電話號碼。
- 如果只選取電子郵件,則不會有任何變更且會使用收件者的電子郵件,來透過電子郵件傳送連結。
- 如果只選取 SMS,則會更新收件者記錄以接受電話號碼。國家代碼可從電話號碼欄位左側的下拉式清單中選取。
- 如果同時選取兩個選項,系統會更新收件者記錄,以針對電話號碼新增其他欄位 (這是必要欄位)。
- 電子郵件和 SMS 都可用時,預設的記錄設定為啟用 Email 並停用 SMS。每次傳送者都必須明確啟用 SMS。
SMS 連結是按收件者設定的。
支援臨時收件者群組。每個成員都必須個別設定,而且群組的所有成員會根據其設定收到通知。
收件者會收到簡短訊息,說明傳送合約者、合約名稱,以及將簽署者直接傳送至合約電子簽名頁面的連結。
如果已設定驗證,收件者必須先通過驗證,才能與合約互動。
最佳做法
如果您有明確的業務理由,請啟用簡訊連結通知。SMS 連結通知會耗用與進行手機驗證時相同的進階交易,而您會想要節省這些進階交易的耗用狀況。
如果同時使用 SMS 連結通知和電話驗證,請密切注意您的耗用情況。當交易集區耗盡時,連結通知 (和電話驗證) 就會失敗,且合約程序會停止,直到交易再次可用。
停用此設定時,收件者記錄會顯示已選取「電子郵件」,且無法操作設定。
啟用設定時,傳送者可以控制傳送連結的方式。
預設為選取「電子郵件」,並停用「SMS」。
SMS 連結通知的耗用
當收件者首次收到有關其合約參與的通知時,便會使用 SMS 交易。這個從 SMS 集區消耗的交易,最多包括給收件者的三個通知:
- 初始含連結的「請簽署」訊息。
- 一個含有連結的提醒訊息。
- 只會透過 SMS 傳送一個「提醒」通知。如果收件者設定為收到多個提醒 (例如每天),將會傳送一個提醒,之後將會取消提醒。
- 一個內含連結的「已完成合約」或「已委派」訊息 (視收件者完成其動作的方式而定)。
收件者群組成員會同時收到通知。如果收件者群組有五個成員,且三個成員設定為接收 SMS 通知,則會使用三個 SMS 交易。
如果啟用了連結過期功能,並且請求了新連結,則會傳送新連結而不會消耗另一個 SMS 交易。
在第一個提醒之後設定的每個提醒將收取一個 SMS 交易,並且只傳送一個 SMS 連結。(例如,若您設定每週提醒,系統會收取一個 SMS 連結、傳送一個 SMS 連結,然後終止提醒。)
如果除了 SMS 之外還設定了電子郵件傳送,則電子郵件提醒週期不會截斷,並將根據設定的排程傳送電子郵件通知。
請務必記住,SMS 連結通知會使用與手機驗證相同的集區內的交易。
委派
不支援透過任何方式委派簽名,且接受委派的收件者只會收到以電子郵件形式傳送的連結。
追蹤可用總額度
若要監控帳戶可用的 SMS 交易額度:
- 請瀏覽至「帳戶設定 > 傳送設定 > 傳送合約通知,透過」
- 將滑鼠游標暫留在「追蹤使用狀況」連結:
「管理」頁面上的記錄
在「管理」頁面上檢視合約時,如果合約是在啟用電子郵件的狀況下傳送,則電子郵件地址 (或收件者名稱) 就會列在「收件者」欄位中。
如果只啟用 SMS,部分以電子郵件地址形式遮蔽電話號碼就會在「收件者」欄中出現。(例如 XXXXXX1212@sms.adobesign.com)
檢視個別收件者記錄時 (取代收件者或編輯驗證類型時),會顯示未遮蔽的電話號碼:
僅使用 SMS 連結選項傳送的合約 (無電子郵件通知) 不會列在收件人的「管理」頁面上。
稽核報告與活動記錄
稽核報告和活動記錄可清楚顯示初始請求收件者簽署文件時,使用 SMS 的時間。
即使群組已設定記錄提醒事件,稽核報告也會將其記錄下來。
- 畫面只會顯示電話號碼的末四碼。