Adobe Sign 的刪除使用者資訊功能,可供所有多授權帳戶的隱私權管理員使用。

功能說明

Adobe Sign 可以完整刪除 Adobe Sign 系統中,所有儲存於使用者 ID 中的資訊,並符合《通用資料保護規則》(GDPR)。一旦啟動刪除功能,即完成且無法撤回。

僅限已啟用「隱私權管理員」選項的帳戶管理員可使用此工具。

隱私權管理員只有權刪除其帳戶內之使用者 ID(通常為公司員工)。


使用方式

若要從 Adobe Sign 伺服器中刪除使用者,首先您需有該使用者 ID 的系統權限。若使用者不在您的帳戶中,您就沒有權限刪除。

 

若要確定該使用者是否在您的權限範圍內:

  • 導覽至「使用者」介面:「帳戶 > 使用者」
  • 按一下「選項」圖示 (最右方的三條線)
  • 選取「顯示所有使用者」
  • 搜尋該使用者的電子郵件地址
navigate_to_users

 

若無法在帳戶中找到該電子郵件地址,畫面上會顯示「使用目前篩選未出現任何使用者」

user_not_found

 

若有該使用者,則只會出現一筆紀錄 (因為電子郵件地址獨一無二)。

 

若要刪除使用者:

  • 確認電子郵件地址正確,並確認您即將刪除正確的使用者 ID
  • 按一下使用者紀錄,將其反白標示。使用者紀錄上方隨即顯示動作連結
  • 如果使用者為「非作用中」以外的其他狀態,請按一下「停用使用者」連結
    • 僅能刪除「非作用中」的使用者
  • 按一下「刪除使用者資訊」連結
delete_the_user

 

「刪除使用者」提問隨即開啟,指出刪除使用者的後果。

刪除使用者將會:

  • 取消由該使用者發起之目前處理中的任何合約
  • 拒絕該使用者為收件者之處理中 的任何合約
  • 停用此使用者建立的任何作用中 Widget
  • 避免與此使用者相關聯的任何整合進行任何 API 呼叫
  • 移除由此使用者建立的所有已儲存資料庫範本
  • 刪除與此使用者之間的任何帳戶共用

 

這則鄭重警告下方有三個選項:

  • 保留此使用者發起的合約,但移除包括以上所述資源在內的使用者資訊
    • 若此使用者建立的合約,對公司仍有其重要性,請選取此選項
      • 合約會自動與刪除使用者的管理員帳戶共用 (請參閱下方的「備註」)
    • 僅適用於已完成的合約
    • 稍後,您可以視需要刪除這些合約
  • 移除使用者資訊,包括以上所述資源以及此使用者發起的所有合約
    • 刪除所有資訊
  • 目前請勿刪除使用者資訊
    • 預設選項

註解:

選取「保留此使用者發起的合約」時:

  • 此使用者 ID 建立的所有已完成內容,會與刪除該使用者的管理員帳戶共用
  • 系統會保留刪除之使用者 ID 的電子郵件地址,以便操作記錄/稽核報告能正確參照 cjo4
  • 因為保留該電子郵件地址,無法在系統中以相同的電子郵件地址建立新使用者
  • 若必須使用保留的電子郵件地址建立新使用者 ID,必須先刪除所有共用的內容,否則無法建立新使用者。(由於系統中有重複的電子郵件地址)。

選取適合的選項,然後按一下「刪除使用者資訊」(或「取消」)

delete_user_challenge

 

最後的提問隨即出現:

  • 如果確定,請按一下「刪除使用者資訊」
    • 否則,請按一下「取消」
delete_user_challenge-part2

 

成功訊息隨即顯示,說明已將使用者 ID 從資料庫中刪除。

  • 若沒有問題,請按一下「確定」
delete_user_success


設定選項

沒有啟用/停用功能之外的選項。


如何啟用或停用

僅限隱私權管理員可使用「刪除使用者資訊」功能。

只有將使用者標示為隱私權管理員時,使用者才能使用。

若要啟用隱私權管理員:

  • 以帳戶管理員的身分登入
  • 導覽至「帳戶 > 使用者」
  • 按一下您要提升為隱私權管理員的使用者
  • 在使用者清單上方的功能表,選取「編輯」
navigate_to_users

 

當「使用者」面板開啟時:

  • 勾選面板底部,寫著「使用者為隱私權管理員」的方塊
  • 按一下「儲存」

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