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Adobe Acrobat Sign Notarize 整合

 

Adobe Acrobat Sign 指南

新功能

開始使用

管理

傳送、簽署與管理合約

進階合約功能與工作流程

與其他產品整合

Acrobat Sign 開發人員

支援與疑難排解

概覽 - Notarize 整合功能

Adobe Acrobat Sign 已與 Notarize, Inc. 合作 提供網上公證服務。

Acrobat Sign 與 Notarize Inc. 的線上公證服務整合,僅在美國提供業務與企業服務方案。

撰寫新合約時,會為參與者指定公證要求

當 Acrobat Sign 帳戶啟用公證功能時,傳送者只要選取收件者記錄右側的省略符號,即可選取「需要公證」。

公證選項僅供具有簽署者角色的收件者使用。

公證簽署者設定

註解:

包含其他驗證方法的選項仍可在線上公證工作階段之開始前,檢視使用者存取合約權限。

傳送者按「下一步」後,就會在「公證詳細資料」頁面上要求額外資訊:

公證詳細資料設定

指定公證服務

傳送者可用的公證服務選項是根據「傳送設定」中管理員所定義的設定,為傳送者啟用的「公證交易」。公證服務選項取決於購買的 Notarize 優惠授權。如需更多有關如何在您的 Acrobat Sign 帳戶上新增公證服務的資訊,請聯絡您的 Adobe 業務代表。 

  • 使用 Notarize, Inc. 提供的隨選公證服務,供擁有隨選公證服務存取權的傳送者使用。

使用「隨選公證」服務時,傳送者可以選擇一個選項,指定交易必須由簽署者支付款項。選擇此選項後,Notarize 會提示簽署者支付款項,然後才能提供已完成的文件。 簽名人向Notarize, Inc.支付款項時,不扣除與發件人帳戶相關的按需公證交易配額。 的子菜單。

  • 使用我的組織提供的公證人 - 提供給可存取 Notarize Inc.內部公證服務的傳送者。

在提出公證請求時,您可以選擇包含內部公證人的電子郵件地址。

確認要公證的檔案

允許傳送者選取所有文件或文件子集,以標示為需要公證。

其他公證選項

允許傳送者選擇性地指定會議排程,並新增額外的公證指示。

您可以透過 Acrobat Sign「管理」頁面追蹤合約狀態。一旦簽署者要求的公證已完成公證前檢閱步驟,且合約已傳出進行公證,合約狀態便會更改為「已傳出進行公證」。

收件者體驗

  1. 公證人簽署者收到一封電子郵件,要求檢閱合約內容,並填寫為其放置的任何欄位。 如果另一個 認證方法 配置後,收件人在查看文檔之前必須滿足該身份驗證要求。

    第一封電子郵件通知

    註解:

    在第一次檢閱文件時,會隱藏簽名欄位。

    收件者可在所有其他欄位類型上提供內容。

    完成所有必填欄位後,系統會提示收件者啟動 Notarize, Inc. 遠端線上公證。

    欄位填寫階段的公證頁尾

    註解:

    在 Notarize 平台上進行步驟 2 至 12。以下詳細資料由 Notarize Inc. 提供。請參閱 Notarize Inc. 的文件,以取得使用公證服務的其他詳細資料或問題

  2. 第二封電子郵件會立即由 Notarize, Inc. 發送給收件者,表示收件者應開始公證工作階段。

    註解:

    擁有多位收件者的「公證交易」會在所有收件者完成檢閱合約後,收到一份由 Notarize, Inc. 發送的電子郵件。

    此連結會開啟 Notarize 系統的工作階段。

  3. 隨即會開啟含有 Notarize 登陸頁面的視窗。

    收件者按一下「進行公證」按鈕後,系統會引導他們進入輸入畫面,該輸入畫面會提示收件者輸入姓名資訊,如其 ID 所示:

  4. 顯示合約影像供收件者檢閱。

    按一下「完成檢閱」後,系統會引導收件者到下個階段:

  5. 接著會驗證音訊和影片連線,並要求收件者在出現提示時允許存取:

  6. 確認連線後,會要求收件者:

    • 確認其全名

    • 提供其出生日期

    • 提供其美國社會安全號碼 (至少要填寫最後四位數字)

    • 提供其住家地址

  7. 要求收件者在兩分鐘內回答五個問題,以驗證身分。

    • 如果收件者的回答不正確或需要超過兩分鐘的時間,驗證程序就會失敗。
    • 收件者還有一次機會可以再回答另外五個問題。如果第二次嘗試仍舊失敗,工作階段就會失敗,且收件者 24 小時無法再次嘗試。
  8. 通過五個問題的驗證程序後,系統會要求收件者提供由政府核發的有效相片 ID。

    收件者可選擇使用行動裝置,或使用網頁瀏覽器及其網路攝影機來拍攝相片:

    選擇一個方法後,系統會要求收件者聲明他們使用的 ID 類型。

    接著,會要求收件者提供該文件的影像:

  9. 提供影像後,系統會要求收件者輸入文件編號及其他個人資訊。

  10. 然後,收件者會與現場公證人連線。可能需要一到兩分鐘的時間來聯絡公證人,並等待他們接受工作階段。

    當公證人接受工作階段後,就會顯示合約文件與簽名欄位。在公證人準備好見證簽名之前,文件會保持鎖定狀態。

    公證人和收件者皆能看到文件,且允許在工作階段中進行口頭溝通。

    公證人會驗證文件並發佈文件,以供收件者簽署。

  11. 收件者選擇簽名樣式,並將其套用至文件上。

  12. 見證簽名後,公證人會加蓋公證戳記,簽名工作階段就算大功告成。

  13. 交易完成後,您將會收到 Acrobat Sign 的通知。

    對於 Acrobat Sign 帳戶的使用者,可從 Acrobat Sign 「管理」頁面下載已完成的文件和稽核軌跡

    註解:

    您可從合併 PDF 檔案的檔案附件區段擷取個別的公證文件。

公證交易額度

註解:

本區段僅適用於透過 Adobe 購買「Notarize 交易」額度或「Notarize 訂閱」的客戶。

追蹤可用總額度:

若要監控帳戶的可用「Notarize 交易」或「Notarize 訂閱」額度:

  1. 導覽至「帳戶設定 > 傳送設定 > 啟用下列公證交易

  2. 按一下「追蹤使用狀況」連結:

追蹤使用狀況

「Notarize 交易」是指每次使用 Notarize 服務與公證人進行會議時,公證人至少要能為一位簽署人完成公證之情況。 

「Notarize 交易」可有一到八位簽署人。 

稽核報告

成功的公證事件會記錄在 Acrobat Sign 稽核報告中,其中獨立出來的區段加入公證工作過程中由 Notarize, Inc. 所報告的活動。

公證交易的稽核報告

附加的報告僅包括相關各方 (以名稱和電子郵件地址識別) 以及 Notarize Inc. 報告的「通過/失敗」狀態。此附錄屬於「稽核報告」的一部分,並會以清除稽核報告 (GDPR、保留) 的任何其他動作將其從系統中清除。

個別公證的文件中亦收錄了 Notarize 稽核軌跡。

設定選項

必要條件

您必須先在帳戶層級啟用公證服務,群組才能使用個別的 Notarize 交易。

您必須先擁有 Notarize 提供的 Notarize API 金鑰,才能啟用 Notarize 整合。

在傳送合約進行公證之前,要先驗證 Notarize API 金鑰。在下列情況下,會封鎖透過啟用公證來傳送和更新合約 (並顯示錯誤):

  • 此帳戶為已過期的 Notarize 試用帳戶。
  • 與 API 金鑰對應的 Notarize 帳戶已經停用
  • 無效的 Notarize API 金鑰。
  • Notarize API 金鑰已停用。

如何取得您的 API 金鑰

如需取得 API 金鑰的步驟,請參閱 Notarize 文件

 

啟用帳戶的公證設定

在帳戶層級存取公證服務的權限是受到管制的。 

以帳戶層級的管理員身分登入,然後導覽至「帳戶設定 > 公證設定」。

有一個可設定的設定可用:「啟用與 Notarize 整合的功能」。

啟用此設定後,「傳送設定」標籤會顯示選用的控制項,向使用者公開「Notarize 交易」。

啟用帳戶的公證設定

在帳戶層級啟用公證服務時,所有群組都會在「傳送設定」標籤中填入一或多個選擇性設定。所顯示的設定取決於帳戶可用的 Notarize 交易類型:

啟用群組的使用者存取權

註解:

如果您在「傳送設定」頁面上沒有看到「Notarize 交易」,請檢查是否已啟用帳戶層級的設定。

支援 Notarize 交易的 Acrobat Sign 整合

  • Microsoft 整合
    • Word
    • PowerPoint
    • Teams
    • SharePoint
  • Acrobat 桌上型電腦版本

限制/不相容的功能

  • 本地化 - 僅限英文 - 美國
  • 無法使用「Notarize 整合」功能進行自訂工作流程自行簽署,以及使用網頁表單
  • 包含公證的交易不支援「數位簽名」。
  • 有限文件可見性」與公證不相容,若啟用此一功能,則會遭到忽略。
  • 分隔文件的選項不適用於完成公證的合約。
  • 需要公證的參與者不可使用付款欄位
  • 合約中的配偶情境 (無法針對兩位簽署者使用同一封電子郵件),包含公證。
  • 可從單一 Acrobat Sign 交易啟用需要公證的多名簽署者,但所有簽署者都必須在 Notarize 平台上參與並行的公證工作階段。

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