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收件者簽署順序 - 簽名週期

 

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註解:

本文章僅適用於新版「請求簽名」環境。

尚未移轉至新環境的使用者仍可使用傳統「傳送」頁面設定

循序簽署工作流程

循序」簽名流程要求每位收件者都必須按照其輸入到「新增收件者」區段的順序收到合約通知。一次只有一位接收者具有可與合約互動的存取權。

若要定義循序簽名流程,在設定合約時,啟用在「新增收件者」區段中的「收件者必須依序簽署」選項。

定義「循序」流程時,收件者記錄最左邊會顯示一個索引編號,指出接收者收到合約通知的順序。

  • 使用索引編號上方或下方的箭頭調整收件者順序。
  • 選取收件者清單下的加號圖示,然後選取「個人以新增其他收件者」。
    • 選取「我自己」以將合約寄件者新增為下一位收件者。
  • 若要移除收件者,請選取記錄最右端的刪除 (垃圾筒) 圖示。

各方都能擁有個人化的角色、驗證和私人訊息。

「傳送」頁面上的平行簽名設定會反白顯示啟用的「收件者必須依序簽署」控制項,並識別收件者的索引編號。

並行簽署工作流程

平行」簽名會同時通知「新增收件者」區段中的所有收件者。所有接收者都必須先完成與合約的互動,然後才能完成合約。

如果多位收件者同時與合約互動,則第一位完成該項行動的收件者將成功完成其簽名。與合約互動的其他接收者會收到合約已更新的通知,且必須重新整理其工作階段以顯示合約的更新版本。

若要定義平行簽名流程,在設定合約時,取消勾選在「新增收件者」區段中的「收件者必須依序簽署」選項。

定義「平行」流程時,索引編號會移除,因為所有收件者都能同時存取合約,而且可以任何順序簽署。

  • 選取收件者清單下的加號圖示,然後選取「個人以新增其他收件者」。
    • 選取「我自己」以將合約寄件者新增為下一位收件者。
  • 若要移除收件者,請選取記錄最右端的刪除 (垃圾筒) 圖示。

各方都能擁有個人化的角色、驗證和私人訊息。

註解:

使用「文字標籤」的欄位指派會以索引編號進行預測。

平行簽名流程不會顯示收件者索引編號,但它仍存在並可用於進行欄位指派 (Signer3 為收件者清單中的第三位收件者,儘管索引編號已隱藏。)

「傳送」頁面上的平行簽名設定會反白顯示停用的「收件者必須依序簽署」控制項

混合式工作流程

「混合式」工作流程是循序簽名流程的變化形態,其中收件者記錄定義為「群組」,而該群組包含一或多位同時全部取得合約存取權的「收件者」(例如平行簽名流程)。

  • 混合式工作流程可包含一或多位「群組」收件者。
  • 在簽名流程前往下一個收件者記錄 (如果有的話) 之前,在「群組」中定義的所有收件者都必須完成互動。

以下範例以循序簽名流程顯示四個收件者記錄:

  • 前兩個為個別收件者。
  • 第三個是含有三個成員的平行群組。所有成員都會同時收到通知,他們必須先完成互動,才能繼續至第四位個別收件者。
  • 第四位是個別收件者。
註解:

混合式簽名工作流程不支援電子印章

「請求簽名」收件者顯示混合式簽名流程

若要設定平行群組:

  1. 選取加號圖示,新增其他收件者記錄。 
    選取 群組 選項。

    混合式

  2. 提供「群組名稱」。

    「請求簽名」的「新增接收者」區段會醒目提示其群組名稱已反白顯示的群組收件者。

  3. 啟用「所有成員都必須完成」切換。

    「請求簽名」的「新增接收者」區段會醒目提示其「所有成員都必須完成」已反白顯示的群組收件者。

  4. 選取「新增成員」按鈕。

    隨即會開啟新的面板,以收集平行群組的成員資訊。

    • 輸入電子郵件地址和驗證方法。
      • 角色」和「私人訊息」設定是在群組層級套用,而不是在個別層級套用。所有群組成員都有相同的角色和私人訊息。
    • 選取加號圖示以將另一個成員新增至群組,垃圾筒圖示則可刪除成員。
    混合式

  5. 新增所有成員後,選取「完成」。

  6. 視需要在合約中新增其他收件者記錄。

收件者群組

收件者群組」是一種包含一位或更多成員參與者的「群組」收件者記錄。所有參與者都會同時收到合約通知,而且擁有相同欄位同等的存取權。

然而,僅允許一位成員代表該群組完成互動。一位成員完成群組互動後,該群組的要求即已完成,並參與下一個收件者記錄。任何嘗試與合約互動的後續群組成員,都會收到其參與已完成的通知。

無論「收件者群組」的成員是否實際參與,所有成員都會收到已簽署合約的最終 PDF 複本。

以下範例是以循序簽名流程顯示四個收件者記錄:

  • 前兩個記錄為個別收件者。
  • 第三個收件者記錄是含有四個成員的收件者群組。所有成員都會同時收到通知。只要收件者群組的任一成員完成其互動,即表示已滿足該群組的要求。
  • 第四位是個別收件者。
收件者清單範例,其中反白顯示收件者群組

收件者群組有兩種類型:

  • 臨時收件者群組」由傳送者手動輸入,且僅用於定義的合約。臨時收件者群組:
    • 必須由管理員啟用,才能讓使用者使用。
    • 允許傳送者視需要定義群組中的收件者數目。
    • 允許傳送者為群組命名。
    • 無法儲存供重複使用。
  • 可重複使用的收件者群組」由使用者建立,並可儲存為個人群組,或與其群組或帳戶共用。可重複使用的收件者群組:

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