Tietoja johdetuista PDF-tiedostojen tarkistuksista

Hallitussa tarkistuksessa luodaan tarkistus, määritetään dokumentin sijainti ja kutsutaan osallistujat ohjatulla toiminnolla. Sinun ei tarvitse tuoda kommentteja, ottaa kommentointia käyttöön Reader-käyttäjiä varten tai seurata tarkistajien vastauksia manuaalisesti.

Huomautus:

Acrobat Pron täytyy olla asennettuna, jotta Readerin käyttäjät voivat lisätä kommentteja hallituissa tarkistuksissa. Readerin käyttäjien kommentointia ei voida ottaa käyttöön Acrobat Standardissa.

Acrobatissa on kahdenlaisia hallittuja tarkistuksia: jaetut ja sähköpostipohjaiset tarkistukset. Jokaiselle tarkistustyypille on erillinen ohjattu toiminto, joka auttaa jakelemaan PDF-tiedostoja, jotka sisältävät erityistyökaluja ja ohjeita tarkistajille.

Seuranta seuraa kaikkia hallittuja tarkistuksia. Seuranta mahdollistaa PDF-tiedoston käsittelemisen ja antaa tietoja tarkistuksesta ja siihen osallistuvista. Tarkistuksen aloittaja voi muuttaa tarkistuksen määräaikoja, lisätä tarkistajia ja lopettaa tarkistuksia seurannan avulla. Seurannan ansiosta osallistujat saavat tietää, milloin uusia kommentteja on luettavissa, milloin määräajat ovat muuttuneet ja milloin tarkistajia on lisätty, vaikka Acrobat ei olisi käynnissä. Seuranta antaa tietoja myös palvelimien virheistä.

Huomautus:

PDF-portfolioille ei voi tehdä hallittua tarkistusta.

Jaetut tarkistukset

Jaetut tarkistukset ovat yhteistoiminnallisin tarkistusmuoto, koska osallistujat voivat lukea toistensa kommentteja ja vastata niihin. Osallistujien kommentit tallennetaan Internet-palvelimessa olevaan säilöön. Acrobat lataa kaikki uusimmat muutokset synkronoimalla kommentit säännöllisesti. Tarkistajat saavat ilmoituksen uusista kommenteista sitä mukaa kuin niitä lisätään. He voivat nähdä muiden tarkistajien kommentit ja vastata niihin.

PDF-tiedostojen jaetut tarkistukset
Jaetussa tarkistuksessa vastaanottajat voivat helposti liittyä tarkistukseen, jakaa kommenttejaan, seurata tarkistuksiaan ja saada ajantasaisia tietoja säännöllisesti.

Huomautus:

Jos kyseessä on jaettu tarkistus, tarkistajilla on oltava asennettuna Acrobat 8 tai Reader 8 tai uudempi, jotta he voivat lukea muiden tarkistajien kommentteja. Acrobatin aiempia versioita käyttävien tarkistajien on lähetettävä kommenttinsa sähköpostitse.

Sähköpostipohjaiset tarkistukset

Sähköpostipohjaiset tarkistukset ovat ihanteellisia, kun tarkistajilla ei ole yhteyttä yhteiseen palvelimeen tai kun heidän ei tarvitse käsitellä dokumentteja yhteistyössä.

Sähköpostipohjaisessa tarkistuksessa tarkistajille lähetetään PDF-tiedosto sähköpostin liitteenä. Tarkistajat lisäävät kommenttinsa ja palauttavat dokumentin sanomarivin Lähetä kommentit -painikkeella. Kun kommentit vastaanotetaan, ne voidaan liittää PDF-tiedostoon.

Sähköpostipohjaisten tarkistusten suurin rajoitus on se, etteivät osanottajat näe toistensa kommentteja tarkistuksen aikana. Tarkistuksen aloittaja voi tarkastella kommentteja vasta vastaanotettuaan ne.

Huomautus:

Sähköpostipohjaisen tarkistuksen osallistujilla täytyy olla Acrobat 6.0 tai uudempi tai Reader 7.0 tai uudempi.

PDF-tiedostojen sähköpostipohjaiset tarkistukset
Sähköpostipohjaisessa tarkistuksessa osanottajat lähettävät kommenttinsa tarkistuksen aloittajalle, joka liittää kommentit PDF-tiedoston alkuperäiskopioon.

Jakelutavan valitseminen tarkistuksia ja lomakkeita varten

Acrobatin ohjatussa Lähetä jaettuun tarkistukseen ja jaa lomake -toiminnossa on useita jakeluasetuksia. Kun valitset asetuksen, ota huomioon, kuinka jaettava tiedosto pitää suojata, minkä palvelimien tai Web-sivustojen avulla vastaanottajat voivat ladata tiedoston ja kuinka haluat vastaanottaa kommentit tai lomakkeen tiedot.

Sisäinen palvelin

Voit käyttää sisäistä palvelintasi, jos vastaanottajat toimivat palomuurin takana ja kaikilla on käytössään yhteinen palvelin. Palvelin voi olla verkkokansio, Microsoft SharePoint -työtila (vain Windowsissa) tai Web-palvelinkansio. Voit sisällyttää linkin jaettavaan PDF-tiedostoon tai lähettää sen sähköpostin liitteenä. Tarkistuksia varten Acrobat lataa julkaistut kommentit palvelimeen. Lomakkeiden osalta Acrobat tallentaa vastaukset tietokoneesi kiintolevylle sitä mukaa kuin niitä tulee.

Huomautus:

Web-palvelinkansioita ei voi käyttää lomakkeiden jakamiseen.

Kun märität oman palvelimesi, ohjattu toiminto kehottaa tallentamaan profiilin, joka sisältää palvelimen sijainnin ja valitsemasi jakeluasetukset. Kun seuraavan kerran jaat PDF-tiedoston, tallennettu profiili voidaan valita ohjatussa toiminnossa.

Sähköposti

Ohjatussa lomakkeiden jakelutoiminnossa on asetus, jolla lähetetään lomake sähköpostin liitteenä. Voit lähettää lomakkeen käyttämällä omaa sähköpostiohjelmaasi tai Web-sähköpostiohjelmaa. Voit myös käyttää ohjattua toimintoa ja luoda sähköpostiviestin, jossa lomaketiedosto on liitteenä. Kun vastaanottajat täyttävät ja lähettävät lomakkeen, vastaukset palautuvat postilaatikkoosi. Jokainen vastaus kopioidaan PDF-portfolion vastaustiedostoon, joka voidaan järjestää ja viedä laskentataulukkoon.

Ohjatun Lähetä jaettua tarkistusta varten -toiminnon avulla voit joko lähettää sähköpostitse linkin PDF-tiedostoon tai liittää PDF-tiedoston sähköpostiviestiin.

Kommentoinnin ottaminen käyttöön Readerin käyttäjille (Acrobat Pro)

Reader 8:n tai uudemman käyttäjät voivat osallistua sellaisen PDF-tiedoston tarkistukseen, johon on lisätty kommentointioikeudet. Kun kommentointioikeudet sisältävä PDF-tiedosto avataan Readerissa, siihen sisältyy dokumentin sanomarivi ja kommentointityökalut, jotka eivät muuten ole käytettävissä.

Kun aloitat hallitun tarkistuksen, kommentointioikeudet myönnetään automaattisesti. Jos et käytä hallittuja tarkistuksia (jos esimerkiksi lähetät PDF-tiedoston suoraan sähköpostissa), voit silti ottaa kommentointioikeudet käyttöön.

  • Avaa PDF-tiedosto ja valitse Tiedosto > Tallenna nimellä > Readerin laajennettu PDF > Ota käyttöön kommentointi Adobe Readerissa.

Huomautus:

Jos otat käyttöön digitaalisesti allekirjoitetun dokumentin kommentoinnin Readerilla, allekirjoitus muuttuu kelvottomaksi.

Valitse sähköpostisovellus tarkistuksia varten

Sähköpostipohjaisiin tarkistuksiin ja kommenttien lähettämiseen tarvitaan joko sähköpostisovellus ja postipalvelinyhteys tai Web-sähköpostitili. Acrobat tukee useimpia sähköpostisovelluksia. Jos asennettuna on useampi kuin yksi sähköpostisovellus, voit määrittää käynnistyvän sovelluksen Acrobatin lähettäessä PDF-tiedostoa. Tee jokin seuraavista toimista:

  • (Windows) Kaksoisnapsauta Ohjauspaneelissa Internet-asetukset-kuvaketta. Valitse Internet-asetukset-valintaikkunasta Ohjelmat-välilehti ja valitse sitten haluamasi sähköpostisovellus. Käynnistä Acrobat uudelleen, jotta muutos tulee voimaan.

  • (Windows) Muuta sähköpostisovelluksen MAPI-asetuksia. Acrobat ja Reader viestivät sähköpostisovelluksen kanssa MAPI (Messaging Application Program Interface) -sovellusrajapintaa käyttämällä. Useimmissa sähköpostisovelluksissa on MAPI-palvelin tämän viestinnän käsittelemistä varten. Lisätietoja sähköpostisovelluksen asetusten määrittämisestä on sovelluksen Ohjeessa.

  • (Mac OS) Valitse Mail-ohjelmassa Mail > Preferences, valitse General ja valitse haluamasi sähköpostisovellus Sähköpostin oletuslukuohjelma -valikosta. Käynnistä Acrobat uudelleen, jotta muutos tulee voimaan. Jos sovellusta ei ole luettelossa, napsauta valikosta Valitse ja siirry haluamaasi paikkaan. Acrobat ei välttämättä tue sovellusta, jota ei ole mainittu Sähköpostin oletuslukuohjelma -valikossa.

Palvelimen määrittäminen

Jos jaat PDF-tiedoston käyttämällä omaa palvelinsijaintiasi, voit määrittää verkkokansion, Windows-palvelimen, jossa toimii Microsoft SharePoint Services, tai Web-palvelinkansion. Osallistujilla on oltava luku- ja kirjoitusoikeudet määrittämääsi palvelimeen. Pyydä verkonvalvojaa järjestämään kommenttien tallentamiseen sopiva palvelin. Palvelimen perustamiseen ei tarvita lisäohjelmia.

Huomautus:

Web-palvelinkansioita ei voi käyttää lomakkeiden jakamiseen.

Parhaat vaihtoehdot kommenttipalvelimelle ovat verkkokansiot ja SharePoint-palvelimet, jos kaikki osallistujat ovat lähiverkossa. Verkkokansiot ovat yleensä halvimpia ja luotettavimpia. Jos valitaan SharePoint-palvelinta käyttävä tarkistus, aloittajan on käytettävä Windowsia. Osallistujilla voi olla Windows tai Mac OS.

WebDAV-palvelimet (WebDAV-protokollaa käyttävät web-palvelimet) ovat paras valinta vain silloin, kun tarkistajat ovat palomuurin tai lähiverkon ulkopuolella.

Lisensoitu Creative Commons Attribution-Noncommercial-Share Alike 3.0 Unported License -lisenssin mukaan.  Creative Commons -lisenssien ehdot eivät koske Twitter™- ja Facebook-viestejä.

Lakisääteiset ilmoitukset   |   Online-tietosuojakäytäntö