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啟用無連結通知

 

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啟用您的帳戶或群組,將沒有作用中連結的合約電子郵件傳送給收件者。

概觀

管理員可以設定其帳戶或群組,將合約電子郵件傳送給收件者,且郵件中不需包含作用中的超連結。相反地,收件者會收到內含 URL 的純文字說明,以及連結至可互動式合約的存取碼。啟用此功能時,系統會更新「檢閱並簽署」及「提醒」電子郵件範本。

若規範法規要求在提供可簽署資料的存取權時,不包含作用中連結,則可能需要使用此設定。

輸入存取碼僅會取代在傳統電子郵件範本中選取超連結的動作。存取碼經驗證後,收件者必須接受使用條款、完成所設定的任一種驗證方法,並進行如傳統程序般的操作以在合約上完成必要動作。

您可在全新和傳統版本的「請求簽名」體驗中採用無連結通知功能。

可用性:

無連結通知功能適用於商業及企業授權計劃。

設定範圍:

無連結通知功能可在帳戶和群組層級啟用

若要評估此功能的控制項,請導覽至「電子郵件設定 > 啟用無連結通知

使用方式

啟用此設定時,對傳送者不會有任何影響。他們仍使用與過去相同的程序和工作流程來傳送。唯一不同之處是傳送給收件者的電子郵件範本。

收件者可根據電子郵件中提供的指示存取合約。

  1. 系統收到一封要求檢閱並簽署合約的電子郵件。

    這封電子郵件有三個關鍵要素:

    A. 前往接受存取碼的頁面 URL
    B. 收件人的電子郵件地址
    C. 存取碼

    電子郵件內文中會醒目標示合約存取碼。

    註解:

    提醒」電子郵件的格式相似,其中也包含以文字格式顯示的存取合約三大要素。

  2. 複製 URL 並貼到新的瀏覽器標籤,以開啟「存取您的文件」頁面。

  3. 輸入 (複製並貼上) 收件者的電子郵件地址和存取碼。

    選取「提交」。

    「存取您的文件」頁面,其中已填入電子郵件和存取碼欄位

  4. 系統會重新整理頁面,然後顯示「檢閱並簽署」按鈕,同時也會選擇性顯示「委派」按鈕 (如果收件者已啟用委派功能)。

    此時會出現「檢閱並簽署」和「委派」按鈕等選項。

    選取「檢閱並簽署」按鈕會重新導向至電子簽署環境,並要求收件者接受使用條款或觸發驗證 (視合約設定而定)。

    選取「委派」按鈕可開啟委派頁面,讓收件者將簽名授權正確委派給另一方。

    收件者可輸入:

    • 要完成合約之人員的電子郵件地址
    • 如有需要,可留訊息給新委派者以說明合約。

    設定委派後,收件者即可選取「委派」按鈕以執行委派程序。

    已填入欄位內容的委派快顯視窗。

    系統接受委派後,隨即會顯示成功訊息。

    成功接受委派時的成功訊息。

    系統會立即將「檢閱並簽署」電子郵件傳送給新的受委派者,委派者會在訊息中提供新的存取碼和訊息。

最佳做法

雖然存取碼的操作程序並不複雜,但對收件者來說,這比單純選取超連結來得麻煩。因此,除非有法規遵循的相關理由,否則客戶最好不要啟用此功能。

設定

若要評估此功能的控制項,請導覽至「電子郵件 > 啟用無連結通知

「電子郵件設定」頁面,其中醒目標示「啟用無連結通知」控制項

稽核報告和活動清單

稽核報告」會明確指出傳送存取碼的電子郵件:

稽核報告中醒目標示傳送的電子郵件事件,以顯示存取碼文字。

註解:

合約的「活動」清單無法識別已隨存取碼傳送的合約。

注意事項

  • 當針對任何合約觸發新的提醒電子郵件時,系統會評估此設定並選取正確的範本。如果觸發設定變更及新提醒,則系統會依循新的設定值,並傳送與該值相關的範本。
  • 自訂電子郵件範本可支援無連結通知。
  • 已啟用「報告濫用」連結的帳戶,會在電子郵件頁尾中找到相關的 URL 列印版本。
在電子郵件頁尾中的報告濫用無連結 URL

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