Adobe Acrobat Sign 中的資料治理

使用可設定的保留原則，自動管理合約和相關資料在 Adobe Acrobat Sign 中的保留時間。

Adobe Acrobat Sign 中的資料治理可讓管理員在定義的保留期間後，自動從 Acrobat Sign 系統中刪除合約和相關資料。這有助於組織減少儲存的資料、符合法規遵循要求，以及管理合約生命週期，而無需手動清理。

資料治理作為延遲觸發程序，僅在合約達到最終系統狀態後才開始。

保留原則會在合約達到終止狀態後套用，例如當合約完成、取消或過期時。一旦觸發，原則會定義合約和相關資料在永久刪除前的保留時間。

資料治理的運作方式

資料治理遵循觸發程序型模型：

• 當 Acrobat Sign 將合約記錄為「已完成」、「已取消」或「已過期」時，合約會達到終止狀態。
• 當 Acrobat Sign 將合約記錄為終止狀態時，會套用保留規則。
• 規則會定義合約和相關資料在刪除前的保留時間。
• 對於新終止的合約，一次只有一個保留規則處於活躍狀態。建立新規則時，該規則會成為活躍規則，並套用至未來達到終止狀態的所有合約。先前的活躍規則會繼續套用至已指派給它們的合約，無需停用。

保留規則會從傳送使用者在合約達到終止狀態時所屬的主要群組中繼承。如果使用者在合約完成前變更主要群組，則會套用新群組的保留規則。

保留期間會根據合約記錄為終止狀態時起算的設定期間來套用。由於終止狀態處理可能延遲最多 12 小時，保留期間的開始時間也可能延遲。

終止狀態時間如何影響資料治理

資料治理原則僅在合約達到終止狀態（例如「已完成」、「已取消」或「已過期」）後才開始。

為了最佳化系統效能，Acrobat Sign 會根據處理合約的伺服器，在離峰時間處理終止狀態事件。離峰時段是伺服器本機時區的晚上 7 點至早上 7 點。

如果合約在尖峰時間達到終止條件，事件會排入佇列並在下一個離峰時段處理。這可能會將最終狀態更新延遲最多 12 小時。

在此處理時段內：

• 無論是在「管理」頁面或 API 回應中，合約都會保持先前的狀態「進行中」。
• 收件者無法再簽署合約，如果嘗試存取會收到錯誤訊息。
• 對於即將到期的合約，寄件者可以在此期間更新到期日期以延長簽署期間。
• 在處理完成之前，終止事件不會記錄在稽核報告中。

由於資料治理原則只有在合約達到最終狀態後才會觸發，處理的任何延遲也會延遲保留期間的開始時間。

使用方式

組織使用資料治理來：

• 在定義的期間後，自動刪除已完成或非使用中的合約。
• 減少儲存的合約資料量。
• 使文件保留與內部合規原則保持一致。
• 在無需手動介入的情況下管理資料生命週期。

如果合約達到終止狀態時未定義保留規則，則不會指派刪除日期。合約會保留在系統中，直到手動刪除或透過 GDPR 工具移除。

可刪除的內容

保留規則定義執行規則時要刪除的資料：

• 合約文件。
• 稽核報告。
• 交易期間彙集的相關個人資料。
• 使用會產生「簽署者身分報告」之驗證方法的合約，該報告會作為個人資料的一部分遭到刪除。

稽核和個人資料必須至少保留與合約相同的時間，如有需要，可設定保留更長時間。

注意事項

• 保留規則是在合約進入結束狀態，而非建立合約時套用。
• 合約在變成終止狀態時，只會套用一個保留規則。
• 保留規則是以傳送使用者在合約達到終止狀態時所屬的主要群組為基礎。
• 如果使用者在合約完成前變更群組，則會套用新群組的規則。
• 在尖峰時間，終止狀態處理可能會延遲最多 12 小時，進而延遲保留政策的開始。
• 如果未定義保留規則，合約會保留到手動刪除或透過其他程序移除為止。

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