將稽核報告附加至 Acrobat Sign 中的電子郵件和下載

控制 Adobe Acrobat Sign 是否將稽核報告附加到最終完成電子郵件傳送的合約 PDF 以及從管理頁面下載的合約 PDF。

Acrobat Sign 可以將稽核報告附加到最終「已簽署並歸檔」電子郵件中傳送的合約 PDF，以及從管理頁面下載的合約 PDF。這會將已簽署的文件及其稽核軌跡合併為單一檔案，簡化記錄保存作業，但也可能擴大稽核詳細資料的散佈範圍，特別是當附件透過電子郵件傳送時。

開始之前

• 您必須是帳戶管理員或群組管理員才能進行此設定。
• 在啟用稽核報告附件之前，請確認您的組織如何透過電子郵件散佈已簽署的合約。
• 審閱您的資料治理原則，以判斷是否應與外部收件人共用稽核中繼資料。

設定

將稽核報告附加到文件設定適用於透過 Acrobat Sign 傳送的所有合約。

可用性：

• Acrobat Sign Solutions：支援
• 適用於政府的 Acrobat Sign：支援
• Acrobat Standard 與 Acrobat Pro：不支援

設定範圍：

「附加稽核報告」可在帳戶和群組層級設定。

• 群組層級設定會覆寫帳戶層級設定。

預設值：

• 將「稽核報告」附加至「已簽署並歸檔」的電子郵件：全部。
• 從「管理」頁面下載完成後，將目前的稽核報告附加至文件：停用。

導覽管理員的設定選單至「全域設定 > 將稽核報告附加至文件」，存取此功能

控制項

• 將「稽核報告」附加至「已簽署並歸檔」的電子郵件
  • 永不：沒有人會收到包含稽核報告的最終電子郵件附件。
  • 僅限傳送者：僅有傳送者會收到稽核報告和最終電子郵件附件。
  • 全部 (預設)：最終電子郵件附件的所有收件人都會收到稽核報告。

影響：此控制可能會大幅擴大完成時透過電子郵件傳送的範圍，因為收件人可以轉寄電子郵件和附件。

• 從「管理」頁面下載完成後，將目前的稽核報告附加至文件
  • 已啟用：從管理頁面下載的內容包含一個 PDF 檔案，稽核報告附加在結尾。
  • 已停用 (預設)：從管理頁面下載的內容僅包含合約內容。使用者必須個別下載稽核報告。

使用方式

• 電子郵件控制項適用於最終完成電子郵件 (「已簽署並歸檔」)。
• 下載控制項僅適用於使用者從管理頁面下載合約時。
• 當啟用任一控制項時，Acrobat Sign 會將稽核報告附加到傳送的 PDF 結尾 (下載或附加到電子郵件)。
• 如果合約仍在進行中，Acrobat Sign 會附加下載時存在的中期稽核報告。

最佳做法

• 限制透過電子郵件散佈稽核報告，除非收件人需要完整的稽核記錄。
• 使用管理頁面下載控制項來支援內部記錄保存，而不會自動擴大電子郵件散佈範圍。
• 確認對外共用稽核報告符合您組織的資料治理原則。

注意事項

• 只有在將已簽署的合約 PDF 附加至最終完成電子郵件時，才適用電子郵件控制項。
• 收件人可以轉寄電子郵件附件，這可能會將稽核報告散佈範圍擴展到原始參與者之外。