使用收入驗證快速服務 (IVES) 的公司，特別是 IRS 表格 4506-T 和 4506T-EZ，需要明確配置其 Adobe Acrobat Sign 群組或帳戶設定以確保合規性。
概述
IRS 關於 IVES 合規性的核心文件可在此處找到：https://www.irs.gov/individuals/income-verification-express-services-ives-electronic-signature-requirements
Adobe Acrobat Sign 是完全符合 ESIGN 法案的解決方案。核心解決方案符合所有 IRS 定義和 ESIGN 法律要求，適用於透過服務發送的所有協議。
IVES 有額外的要求必須遵循，以確保符合規定並參與使用 4506-T 和 4506T-EZ 表格。
以下是 IRS 要求文件所列出的要求，以及相關的 Acrobat Sign 應用程式配置，確保合規性。
存取以下配置設定需要 Acrobat Sign 企業或企業級服務。
驗證
IVES 合規性在簽署文件時需要雙因素驗證。Acrobat Sign 會將所有簽署要求以每個簽署者專屬的唯一連結傳送至電子郵件地址。唯一的簽署 URL 和存取電子郵件收件匣構成第一因素驗證。為了符合雙因素驗證的要求，可將 Acrobat Sign 帳戶設定為要求簽署者在簽署文件前提供第二層驗證。Acrobat Sign 支援三種第二因素選項：
- 電話驗證 (SMS)
- 知識式驗證 (KBA)
- 政府核發證件
建議發送需要 IVES 合規性文件的群組或帳戶配置以下設定：
- 識別驗證方式 – 選取上述識別的第二因素驗證方式之一，並將其設定為預設值。
- 為了限制人為錯誤的可能性，您可以停用發件人變更預設驗證方式的選項。
- 如果您有不需要 IVES 合規性副署的交易，為內部收件人啟用不同的身份驗證方式。
- 為內部簽署者啟用不同的方法，並將預設值設定為內部可接受的標準。
同意
IVES 要求簽署人明確同意以電子方式進行企業往來。
- 明確同意可透過強制審閱使用條款和消費者揭露來設定。請參閱此處了解完整詳細資訊
- 同意的詳細資訊會記錄在簽署協議的稽核軌跡中。
電子簽名
IVES 文件需要根據表格上的姓名驗證電子簽名。
- Acrobat Sign 系統套用的所有簽名都完全符合 ESIGN 法案規範。
- 建議將簽名與表格上的姓名進行比較的明確文字表示，使用字型簽名優於更具風格化的簽名類型（例如：生物識別或印章簽名）。因此，建議將簽名類型限制為輸入其姓名和姓名縮寫
防篡改印章
套用簽名後，IVES 文件必須防篡改。
- Acrobat Sign 在所有完成的文件上套用防篡改功能
- 使用 Adobe Acrobat 或 Adobe Reader 開啟 PDF 時，防篡改印章會顯示為視窗頂端的藍色列。
不可否認性/稽核記錄
整個簽名程序的稽核記錄必須隨附在文件中。稽核記錄必須包含所有文件生命週期資訊。
- Acrobat Sign 中的每項交易都有完全合規的稽核記錄，可從交易記錄中下載（在「管理」頁面上）。
- 建議需要符合 IVES 規範的群組或帳戶將其設定配置為：
i. 將稽核報告附件至完成的文件 → 一律
ii. 將每份已簽署協議的額外副本發送至這些電子郵件地址 → 內部檔案電子郵件地址
稽核軌跡本身包含 IVES 所需的所有元素：
A. 建立的日期和時間
B. 簽署者的 IP 地址
C. 文件生命週期通知
D. 驗證結果
E. 同意結果
F. 每個電子簽名的結果
文件保留
所有 4506-T 和 4506T-EZ 表格，包括其稽核報告，必須保留兩年。
- Acrobat Sign 在我們提供服務的整個期間內，會在我們的伺服器上保留所有已簽署的文件和稽核記錄。 只有透過客戶的直接操作才能刪除文件，即使在這種情況下，稽核記錄也會持續存在。
- 建議任何尋求合規性的群組或帳戶建立自動副本至檔案電子郵件地址（例如：AcrobatSignContracts@myDomain.dom）
品質審閱
所有使用電子簽名解決方案的參與者都必須委託獨立第三方來每年稽核簽名。
- 此需求超出 Acrobat Sign 可提供的範圍，因為該需求特別要求獨立的第三方執行稽核。
自訂工作流程
企業級客戶可以使用工作流程設計器建立獨立的工作流程。
此選項允許特定文件的工作流程，包括使用者驗證方法和通知流程，而無需使用群組或帳戶範圍的設定。
由於 IVES 要求相當嚴格且不容人為錯誤，強烈推薦此選項。
