適用於 ServiceNow 的 Adobe Acrobat Sign：安裝及設定指南 (V 2.2)

概述

適用於 ServiceNow 的 Adobe Acrobat Sign應用程式可讓您使用 ServiceNow 平台的原生功能傳送文件以供簽署。Acrobat Sign 與 ServiceNow 的整合可讓您存取以下特色與功能：

• 將文件傳送給多位收件者進行簽署。 
• 透過整個生命週期追蹤簽署程序，並識別每個階段中預期的簽署者。
• 擷取已簽署的文件，以及內嵌或獨立的稽核記錄文件。
• 擷取在簽署程序之前或期間輸入到文件中的表單資料。
• 建立簽署程序草稿，以供初始審閱及後續提交。提交前對簽署者所做的任何修改都會同步至 ServiceNow。
• 在簽署程序期間，生成並傳送電子郵件通知給個人。
• 從 ServiceNow 中的本機檔案或外部來源取得要簽署的文件。
• 使用文件模板，並在提交前利用 ServiceNow 記錄中的資料填入欄位。它可讓您使用單一模板，根據選取的主旨記錄 (例如 Incident 或 Service Request) 產生使用者專屬文件。
• 使用 Acrobat Sign 帳戶的資料庫模板，這些模板會同步至 ServiceNow，並可在提交程序期間選取。

適用於 ServiceNow 的 Adobe Acrobat Sign：安裝及自訂指南 提供如何執行下列操作的說明：

• 安裝適用於 ServiceNow 的 Acrobat Sign 應用程式
• 連線到 Acrobat Sign
  • 商業雲端客戶
  • 政府雲端客戶
• 設定適用於 ServiceNow 的 Acrobat Sign 應用程式
  • 設定應用程式屬性
  • 設定自訂元件
  • 設定服務入口網站元件
  • 建立文件範本
  • 同步程式庫範本
  • 建立本機範本
  • 建立服務型錄項目
  • 從工作流程活動建立合約
• 搭配合約管理使用 Acrobat Sign
• 使用指令碼 API

安裝並設定適用於 ServiceNow 應用程式的 Acrobat Sign 後，您就可以使用它來傳送、簽署、追蹤和管理合約。請參閱適用於 ServiceNow 的 Adobe Acrobat Sign：使用手冊。

安裝適用於 ServiceNow 的 Acrobat Sign 應用程式

您必須是 Adobe Acrobat Sign 管理員和 ServiceNow 系統管理員 (admin)，才能在 ServiceNow 上安裝應用程式。  

連線至 Acrobat Sign

適用於 ServiceNow 的 Adobe Acrobat Sign 應用程式設計為可搭配商業和政府 (FedRAMP) 帳戶使用。如果您不確定擁有哪種帳戶，請依照商業雲端客戶的說明進行。

適用於商業雲端客戶：

在 ServiceNow 中安裝 Adobe Acrobat Sign 應用程式後，Adobe Acrobat Sign 群組或帳戶管理員必須使用以下步驟將 ServiceNow 連接至 Adobe Acrobat Sign Commercial Cloud：

政府雲端客戶：

在 ServiceNow 中安裝 Adobe Acrobat Sign 應用程式後，Adobe Acrobat Sign 政府雲端群組或帳戶管理使用者即可將 ServiceNow 連線至 Adobe Acrobat Sign 政府雲端。

設定 Acrobat Sign for ServiceNow 應用程式

若要深入了解如何為 ServiceNow 應用程式設定 Acrobat Sign，請參考下列組態設定：

• 設定應用程式屬性
• 配置自訂元件
• 配置服務入口網站元件
• 建立文件範本
• 同步程式庫範本
• 建立本機範本
• 建立服務目錄項目
• 從工作流程活動建立協議

設定應用程式屬性

若要存取和設定應用程式屬性，請導覽至 Adobe Acrobat Sign > 管理 > 屬性。

它會顯示以下預設設定：

• 主機名稱 [x_adosy_as.redirect_host]：如果您有自訂安裝實例 URL，請指定要在 OAuth 和 API 回叫 (例如 webhook) 的重新導向 URI 中使用的完整主機名稱。
  根據預設，此值為空，主機是「glide.servlet.uri 系統屬性」所持有的值。
  它僅適用於 ServiceNow 安裝實例重新導向。如果您想要將簽名者在簽名後重新導向到不同的主機，請在「簽名者重新導向 URI (post_sign_uri)」屬性中提供該主機。
• 預設簽名後 URL [x_adosy_as.post_sign_uri]：在 Adobe Acrobat Sign 中簽署文件後重新導向使用者的預設位置。當在建立協議期間未指定簽名後 URI 時會使用此 URI。此 URI 相對於指定的安裝實例名稱，但可以透過包含通訊協定 (例如 https://www.adobe.com/)) 來覆寫，這允許簽名後的重新導向前往此 ServiceNow 安裝實例以外的其他位置。建立的協議 sys_id 可以在 URL 中使用 "{sys_id}" 注入。預設值為 "/x_adosy_as_agreement_list.do?sysparm_query=requested_byDYNAMIC90d1921e5f510100a9ad2572f2b477fe%5EORsignersDYNAMIC90d1921e5f510100a9ad2572f2b477fe%5Estate=Complete%5EORDERBYDESCsys_created_on"，這會將使用者帶到已完成協議的清單。
• 簽名者重新導向延遲 [x_adosy_as.post_sign_delay]：使用者在 Adobe Acrobat Sign 中簽署文件後被重新導向之前的延遲 (以秒為單位)。預設值為 3。
• 點擊欺騙防護 [x_adosy_as.clickjacking_domains]：提供以逗號分隔的主版網域 URL 清單，其中傳送以供簽名的文件可能包含在 iframe 內，例如 service-now.com。
  這是政府雲端客戶的必要項目。將此欄位留空可能會導致 Acrobat Sign 在框架內顯示時出現空白頁面。
• 允許來自 Acrobat Sign 的電子郵件 [x_adosy_as.send_adobe_sign_emails]：控制是否在簽名過程中由 Acrobat Sign 傳送通知電子郵件。預設值為 false。
• 彈出式草稿協議 [x_adosy_as.popout_draft]：根據預設，按一下協議上的「審閱詳細資訊」按鈕會在相同瀏覽器視窗中開啟 Acrobat Sign 的草稿。
  將此選項設為 true，以改為開啟新視窗。 預設值為 false。
• 包含稽核 [x_adosy_as.include_audit]：控制已簽署文件中所包含的稽核軌跡。 預設值為 true。
• 使用 Adobe Acrobat Sign Government Cloud [x_adosy_as.fedramp]：Adobe Government Cloud 客戶必須啟用此屬性，以便 Acrobat Sign for ServiceNow 使用 Acrobat Sign Government Cloud 服務。 預設值為 false。
• 連線登入提示 [x_adosy_as.login_hint]：首次連線至 Adobe Acrobat Sign Government Cloud 時使用的 login_hint 值。 這會自動填入「連線至 Acrobat Sign」頁面，通常是帳戶管理員使用者的電子郵件。 預設值為空。
• 協議活動格式器欄位 [glide.ui.x_adosy_as_agreement_activity.fields]：設定在協議記錄上顯示的活動格式中應顯示哪些欄位。
  預設值為「name, state, status,agreement_id,compose_url,post_sign_uri,etag」。
• 「我的協議」查詢 [x_adosy_as.my_agreements_query]：在入口網站等地方顯示我的協議時使用的查詢。 預設值為「requested_byDYNAMIC90d1921e5f510100a9ad2572f2b477fe^ORsignersDYNAMIC90d1921e5f510100a9ad2572f2b477fe」，會傳回使用者為要求者或簽署者的協議。
• 多部分檔案副檔名 [x_adosy_as.multipart_extension]：臨時多部分檔案附件的副檔名。預設（建議）值為「mpfd」。
• 應用程式記錄 [x_adosy_as.logging.verbosity]：控制系統記錄。 預設值為「info」。
• 偵錯連線 [x_adosy_as.connect_debug]：連線至 Acrobat Sign 時顯示診斷警報。 預設值為 false。

預設重新導向 URL 屬性適用於「簽署後 URI」欄位中的值尚未設定的任何協議。

其餘屬性可管理在簽名程序期間 Acrobat Sign 是否傳送通知 (預設 = 否)，以及稽核軌跡是否包含在已簽署的文件中 (預設 = 是)。

設定自訂元件

Adobe Acrobat Sign 應用程式包含可根據您的需求進行設定的自訂元件。請參考下方的元件清單，了解如何修改每個元件。

設定服務入口網站元件

Acrobat Sign for ServiceNow 應用程式隨附以下服務入口網站元素，可搭配您自己的服務入口網站使用或複製。

建立文件範本

文件範本定義可供選取並包含在協議中的範本。範本可用於提供標準文件，可供許多個別協議重複使用。「來源文件」記錄會參考範本，讓相關聯協議可使用該範本的功能。

範本可以是 ServiceNow 執行個體的本機範本，或是詳細資訊與已連線 Adobe Acrobat Sign 帳戶同步的程式庫範本。

同步程式庫範本

安裝及設定應用程式後，管理員可以同步程式庫範本。Adobe Acrobat Sign 程式庫範本是在 Acrobat Sign 帳戶內定義，其詳細資訊會同步處理至 ServiceNow。程式庫範本的定義文件也會儲存在已連線的 Acrobat Sign 帳戶中，因此提交時無需上傳。

若要將程式庫範本同步至 ServiceNow：

1. 導覽至Adobe Acrobat Sign > 管理 > 文件範本。
2. 選取重新整理資料庫。

它會使用來自連接的 Acrobat Sign 帳戶的資料庫範本更新清單檢視。

建立本機範本

本機範本的定義文件在 ServiceNow 中以附件記錄的形式保存，必須在提交過程中上傳到 Acrobat Sign。

範本的文件可能包含或不包含需要使用協議主題記錄中的資料預填的表單欄位。如果文件包含此類表單欄位，您必須使用範本。

建立服務目錄項目

Acrobat Sign for ServiceNow 可讓您透過建立記錄產生器來建立使用者可透過服務目錄存取的新合約。您可以設定記錄產生器來收集您想要合併至文件中的任何資料，並自動建立合約並傳送給使用者。 

具有catalog_admin或admin權限的使用者可以建立目錄項目。以下步驟說明如何建立名為記錄產生器的目錄項目。您可以重複相同的步驟來建立其他目錄項目。

備註：設定執行個體時，請確定未選取 Adobe Acrobat Sign 應用程式。

建立每個記錄產生器的程序可能會因為文件欄位、範本、變數等的特定需求而有所不同；但是，相同的原則仍然適用。本指南中的範例顯示如何建立停車許可證合約。 

若要建立記錄產生器：

從工作流程活動建立合約

若要將文件新增至現有目錄項目以供簽署，您可以在工作流程中新增一個產生協議的任務，以及一個將其指派給使用者簽署的目錄任務。

以下範例示範如何使用 Adobe Acrobat Sign 應用程式，但是設定步驟的具體詳細資訊可能會根據您的處理程序需求而有所不同。

若要從工作流程活動建立協議，您必須設定以下元件：

• 目錄任務：它會建立協議、提交以供簽署，並指派任務給簽署者。
• 指令碼動作：它會回應協議簽署時觸發的事件，然後關閉任務，提供回饋迴路並允許工作流程繼續進行。 

若要建立目錄任務：

1. 在工作流程編輯器中，選取核心索引標籤。
2. 導覽至核心活動 > 任務，然後將目錄任務活動拖曳到工作流程中的適當位置。
3. 為任務命名並設定其優先順序。
4. 將等候完成設定為真。
5. 在「指令碼」區段中，將進階標幟設定為真，然後在進階指令碼欄位中撰寫您的程式碼。以下提供範例程式碼。
6. 請選取「更新」。

您現在可以設定指令碼動作，以便在合約完成時自動將目錄任務設定為已關閉完成狀態。您必須設定指令碼動作，以便由 Agreement 表格上的 x_adosy_as.agreement.complete 事件觸發。

若要建立新的指令碼動作：

1. 導覽至系統原則 > 事件 > 指令碼動作，然後按一下新增。
2. 在新的指令碼動作頁面上：
   1. 為指令碼動作命名。
   2. 將事件名稱設定為x_adosy_as.agreement.complete。
   3. 選取「啟用」核取方塊。 
   4. 在指令碼欄位中，複製並貼上以下指令碼動作：範例程式碼中的指令碼。
3. 在頁首列上按一下滑鼠右鍵，然後選取儲存。

指令碼動作：範例程式碼

// 指令碼動作可將目錄任務狀態設定為關閉完成

(function () {

var catalog_task = current.subject_id.getRefRecord();

if (!catalog_task.isValidRecord() || catalog_task.getTableName() != 'sc_task') {

return;

  }

catalog_task.state = 3; // 已關閉完成

catalog_task.update();

})();

使用 Acrobat Sign 與合約管理

您可以將 Acrobat Sign 與上述 自訂元件中所說明的基於任務之紀錄以外的紀錄搭配使用。下列指示示範如何使用 Acrobat Sign 進行合約管理。設定步驟的特定詳細資訊可能會根據您流程的要求而有所不同。

若要使用 Acrobat Sign 進行合約管理，您必須設定以下兩個元件：

• UI 動作：建立協議並提交以供簽署。協議簽署後會觸發事件。 
• 指令碼動作：回應事件並提供回饋迴路，推進流程並更新合約。 

備註：只有具備「ui_action_admin」或「admin」角色的使用者才能定義 UI 動作。具備「admin」角色的使用者只能定義指令碼動作。

使用指令碼 API

您可以使用內部 API 輕鬆擴充 Adobe Acrobat Sign 應用程式，以便與任何流程搭配使用。 API 可透過 x_adosy_as 命名空間存取。