導覽到 Dynamics CRM 內的實體記錄 (例如銷售機會或帳戶) 並選取以開啟它。
上次更新時間
2024年4月30日
概述
Adobe Acrobat Sign 與 Microsoft Dynamics 整合提供隨插即用的解決方案，可取得表單、合約、協議或任何文件的簽名。Acrobat Sign for Dynamics 365 CRM 整合提供以下優勢：
- 在 CRM 記錄中內建 Acrobat Sign 功能，例如聯絡人、帳戶、銷售線索、銷售機會、訂購、發票、報價、合約和任何自訂 CRM 實體 (由管理員定義)。
- 透過立即從 Dynamics 傳送協議，加速報價到收款流程。
- 將 Dynamics 實體 (例如帳戶和聯絡人) 的資料合併到協議中，並將簽署流程中從簽署者收集到的資料推送回 Dynamics。
- 透過銷售中心在行動裝置上啟用 (適用於 Dynamics 365 版本 9.0 和更新版本)。
- 靈活的簽署功能，讓收件人可以隨時隨地在任何裝置上簽署。
- 追蹤從 Dynamics 中送出以供簽署的文件。
- 省去整個程序中的手動步驟。
Adobe Acrobat Sign for Microsoft Dynamics Online：使用手冊說明如何使用 Acrobat Sign for Microsoft Dynamics CRM 整合 (版本 9.0 線上和更新版本)。它提供以下操作說明：
Acrobat Sign 由 Dynamics 管理員安裝，並透過安全性角色授予存取權。
Acrobat Sign 首頁頁面提供重要功能的存取權。
歡迎橫幅包含了解更多連結，可開啟使用手冊 (此文件)，在使用者開始生成協議前都可使用。
當您建立協議時，歡迎訊息和了解更多連結會由協議篩選器的連結取代。
您可以使用以下選項檢視目前的協議或傳送新協議以供簽署：
- 進行中的協議顯示使用者建立且目前正在進行之所有協議的清單。
- 等待您處理 - 顯示目前等待您作為收件人處理的協議清單。
- 要求簽名 - 讓您建立新協議並傳送以供簽署。
注意：如果您在主頁面上看不到 Acrobat Sign 選項，請聯絡您的 Dynamics 管理員以要求使用者存取權。
Microsoft Dynamics 管理員可在首頁上存取以下管理工具：
- 建立資料對應 - 通往資料對應建立頁面的快速鍵
- 建立可重複使用的模板 - 通往協議範本建立頁面的快速鍵
- 授權使用者存取權 - 通往安裝指南安全性角色章節的快速鍵
檢視新聞、警告和錯誤訊息
Acrobat Sign 首頁會在適用時顯示最新消息、警告和錯誤。您可以檢視訊息詳細資料並關閉訊息。
您可以使用下列任一方式建立並傳送協議以供簽署：
- 透過 Dynamics 實體
- 透過 + (新增) 選單
- 透過協議頁面
透過 Dynamics 實體傳送協議：
從熱門選單，選取
(更多指令選單) > 要求簽名。
它會將實體記錄開啟為新協議。
在開啟的新協議頁面上，依照下列步驟中的說明設定協議詳細資料。
在收件人下方：
- 若要新增一位或多位簽署者，請選取「+新增收件人」。
- 在開啟的「快速建立：收件人」對話框中：
- 在「收件者類型」欄位中，選取下列其中一種收件者類型：
新增：當收件者不是 Dynamics 中的已知值時
聯絡人：針對在 Dynamics 中定義為聯絡人實體的收件者
銷售線索：針對在 Dynamics 中定義為銷售線索的收件者
使用者：這是指您的 Dynamics 環境的內部使用者 - 對於新收件人，請提供收件人的全名、電子郵件和角色。
- 如有必要，請指定身分驗證方式。
- 完成後，請選取「儲存並關閉」。
- 在「收件者類型」欄位中，選取下列其中一種收件者類型：
- 若要將自己加入為簽署者，請選取「+ 新增我」。這會新增一個包含您使用者詳細資料的收件人列。
- 在「收件人角色」欄位下方，為每位收件人選取下列角色之一：
- 「簽署者 (預設)」：簽署者必須至少對合約套用一個簽名。
- 「核准者」：核准者不需要簽署合約 (儘管如果有放置簽名欄位，他們可以簽署)，但必須主動「核准」合約，這是一個記錄事件。
- 「CC」：副本收件人 (CC) 會包含在合約的通知流程中，但與合約或簽名週期沒有任何互動。
- 在「驗證」欄位下方，為每位收件人選取下列驗證方式之一：
- 「電子郵件」：這是預設值，需要收件人透過其電子郵件連結存取合約。
- Acrobat Sign：需要收件者向 Adobe 身分識別系統進行驗證。僅由寄件人簽署的合約必須將「身分驗證」設定為 Acrobat Sign。
- 「電話」：向收件人傳送包含代碼的訊息，收件人必須輸入該代碼。寄件人必須在設定收件人時提供收件人的電話號碼。
- 「密碼」：寄件人必須另外與收件人共用密碼資訊，以便收件人驗證其身分。
- 「知識庫」：美國使用者可以驗證收件人的公開資訊 (以及選擇性地驗證其美國社會保障號碼) 來詢問一系列問題。
- 若要為收件人設定循序簽署順序，請選取「依序簽署」核取方塊。這會按照收件人在「收件人」區段中列出的順序傳送合約。
若要變更收件人的簽署順序，請選取收件人列中的「簽署順序」欄位，然後編輯順序值。這會自動調整其他收件人的順序。 - 完成後，選取「儲存」。
在檔案區段中，選取+ 新增檔案，然後從下列其中一個位置選取所需的檔案：
- 我的電腦。
- 範本：提供存取權以使用已上傳至您的 Acrobat Sign 帳戶的範本。
- 從 Acrobat Sign 資料庫附加檔案：僅在您建立新協議文件時可用，在您建立範本時無法使用。 只有管理員可以將文件新增至資料庫。
注意：所有附加的檔案都會合併成一個 PDF 進行簽署流程。文件的順序是根據您在「附件」區段中列出的順序而定。若要重新排列文件順序，請選取順序欄位並手動更新文件編號。
在「訊息」區段中，填入下列欄位：
- 主旨 – 主旨在通知流程中相當顯眼，會顯示在電子郵件主旨行、電子郵件正文的粗體字型中，以及整個範本說明的較小字型中 (如下方黃色醒目提示所示)。
- 訊息 — 訊息欄位是開放的純文字欄位，您可以在其中插入任何訊息或指示給簽署者（如下方綠色醒目提示所示）。
在選項區段中，您可以視需要啟用下列任何設定：
- 傳送前預覽和定位簽名：會自動在編寫模式中開啟協議，讓您可以放置表單欄位。
- 完成期限：為協議設定終止日期。
- 協議到期前的天數：定義啟用協議到期功能時，協議可供簽署的天數。
- 需要親自簽署：強制收件人在寄件人的本機系統或平板電腦上親自簽署，而不涉及電子郵件。
注意：KBA、Adobe Sign 和電話驗證需要您在瀏覽器中開啟第三方 Cookie。
- 新增簽署後登陸頁面：讓您可以設定收件人完成與協議的互動後將被導向的 URL。
- 簽署後登陸頁面：此欄位包含啟用新增簽署後登陸頁面時，您要將收件人導向的頁面 URL。
- 重新導向的延遲秒數：定義簽署後登陸頁面時為必要項目，此設定決定套用簽名後以及將收件者重新導向至指定登陸頁面前應延遲多久。
- 收件人提醒：定義交易的提醒週期 (每日或每週)。
- 簽名類型：您可以為合約設定電子簽名或書面簽名類型。
管理員可以啟用選項，讓收件人選擇書面簽名而非電子簽名，或選擇電子簽名而非書面簽名。
對於書面簽名，收件人必須下載文件、實體簽署，然後上傳已簽署文件的掃描影像。 - 收件人語言：此選項決定收件人在電子郵件和網頁介面中使用的語言。
- 密碼保護：可讓您對最終文件套用密碼，防止未經授權的存取。
提供所有必要詳細資訊後，從頂端選單列選取傳送合約。
使用範本透過 Dynamics 實體傳送合約
Microsoft Dynamics 管理員可以為具有可預測工作流程的任何重複流程建立可重複使用的範本。這些範本在要求簽名子選單中按字母順序列出。
使用合約範本時，預先定義的欄位會自動填入，您只需要提供合約收件人的詳細資訊、合約名稱，並新增要簽署的文件。
Dynamics 管理員可為任何預先設定合約的 Dynamics 實體 (「連絡人」、「機會」、「帳戶」) 建立一或多個範本，減少傳送者需以手動設定的量。
範本是透過在功能區中的「更多指令」(…) 圖示來存取
透過+ (新增) 選單傳送合約
如果您知道範本是以哪種實體類型建立，就可以從 + 新增選單快速建立並傳送合約。步驟如下：
- 從頂端選單選取+ (新增) 圖示 > 合約。
這會開啟快速建立：合約面板。 - 選取與您要使用的範本相關聯的實體 (例如本例中的銷售機會)。
這會顯示兩個查閱功能，讓您選取要與合約相關的特定物件，以及要使用的範本。 - 選取選擇銷售機會欄位，並從可用選項中選取一筆記錄。
- 選取選擇範本欄位，並從相關範本清單中選取範本。
- 選取「儲存」。
這會根據範本值建立合約：
- 如果範本沒有附加收件人或檔案，合約會以草稿狀態建立。
- 如果範本有附加收件人和檔案，但範本未啟用單鍵傳送，合約會以草稿狀態建立。
- 如果範本有附加收件人和檔案，且單鍵傳送已啟用，合約會自動傳送以供簽署。
備註
您可以使用快速建立系統，僅限於 Dynamics 內的以下標準實體：
- 機會
- 連絡人
- 商機
- 帳戶
- 合約
- 發票
- 訂單
- 報價
- 使用者
從自訂實體傳送的合約必須從Request Signatures選單項目開始。
如果您的公司已部署Adobe Acrobat Sign for Dynamics 9.2 版或更新版本，您可以在 Dynamics Sales Hub、Customer Service Hub 和 Field Services 上存取 Adobe Acrobat Sign 功能。
這些中心提供已改善格式的相同功能，可讓您從手機、平板電腦和任何其他行動裝置直接存取。
您可以使用 Adobe Acrobat Sign 儀表板檢視與您的使用者相關聯的合約圖形化報告。儀表板預設會在以下三個類別中顯示報告：
- 依狀態顯示的合約
- 依月份顯示的合約狀態
- 這週傳出的合約
圖表可讓您檢視報告中每個元素的詳細資料。步驟如下：
- 將滑鼠移至您要深入研究的元素上方。
- 在出現的對話框中，選取所需的屬性和圖表類型。
它會顯示該資料子集的特定新圖表。
您可以使用合約中心來：
- 檢視您帳戶上的完整合約清單。
- 依合約的中繼資料（如狀態、建立日期、簽署日期等）來排序合約。
- 建立新合約。
- 管理合約。
透過 Data Mappings 的存取權，您可以排序、審閱和編輯現有的 Data Mappings，或建立新的Data Maps。
具有系統權限存取模板的使用者可以審閱、排序和編輯現有的模板。您可以使用 Agreement Template 中心來建立新的合約範本。
Microsoft Dynamics 帳戶管理員可以存取和編輯 Adobe Acrobat Sign 整合的管理員層級設定。
備註
您現在可以透過在設定下啟用封鎖合約文件存取權設定，阻止已簽署文件副本儲存在 Microsoft Dynamics 上。
當您啟用「封鎖合約文件存取權」設定時：
- 它會阻止使用者從 Dynamics 環境預覽或下載已簽署的合約。
- 它會自動停用下列設定：
- 將已簽署的文件附加至合約實體
- 將綜合稽核軌跡與已簽署合約一起附加
- 顯示文件預覽影像
- 它不會變更現有合約的狀態。此設定僅適用於啟用設定後簽署的合約。
- 它不會從 Microsoft Dynamics 環境中刪除現有合約。
合約的狀態表示其目前的法律狀態，並會在 Dynamics 中以定期輪詢間隔進行更新。合約的狀態值有：
- 草稿 – 已建立但尚未傳送的合約。
- 等待簽署 – 主要處於正在簽署的過程中。
- 已簽署/已核准 – 已由所有當事人完全完成。
- 已取消 – 簽名程序在取得所有簽名之前就被取消。
- 已過期 – 在設定的到期日之前未完成的合約。
您可以透過檢查與用來建立協議之主要實體相關的實體，輕鬆找到協議。
例如，如果您使用 聯絡人 建立協議，您可以透過導覽至 聯絡人，然後選取 相關 > 協議 來檢查相關的實體。
關係視窗顯示您可以選取的協議物件，以開啟與實體關聯的協議完整清單。
若要檢視協議的狀態，您可以導覽至 Adobe Acrobat Sign > 協議。
所有合約 (不論實體為何) 均會列在「合約」頁面上的合約清單中。
- 已簽署協議會顯示名稱、協議狀態和協議日期。
- 已拒絕、待簽署和草稿協議不包含簽署日期，因為它們尚未完成。
- 簽署日期 顯示協議完成並合法簽署的時間。簽署流程期間的階段性簽署不會反映。
您可以對未簽署的協議採取以下任一行動：
- 更新狀態 – 主動輪詢 Acrobat Sign 伺服器以取得目前狀態。
- 傳送提醒 – 立即傳送電子郵件提醒給協議的目前簽署者。
- 取消協議 – 終止系統中的協議，並傳送取消通知給簽署者。
