Adobe Sign for Microsoft Dynamics On-Premises：使用手冊

概覽

Adobe Sign 與 Dynamics 整合提供隨插即用解決方案，以取得任何表格/連絡文件所需的簽名。 此解決方案整合了下列優點：

• Adobe Sign 內建於 CRM 記錄 (例如「連絡人」、「帳戶」、「商機」、「機會」、「訂單」、「發票」、「報價」、「合約」以及由您的管理員開發得任何自訂 CRM 實體) 中。
• 按一下便可從 Dynamics 傳送合約 (例如契約和銷售文件)，藉此加快從報價到收款的過程。
• 管理員可設定的資料對應將來自 Dynamics 實體的資料 (例如帳戶和合約) 合併為合約，簽署過程中收集來自簽署者的資料推送回 Dynamics。
• 透過客戶支援中心在行動裝置上啟用 (適用於 Dynamics 365 9.x 及更新版本)
• 讓收件者隨時隨地都能在任何裝置上輕鬆簽署。
• 方便您追蹤從 Dynamics 傳出進行簽署的文件。
• 省去整個程序中的手動步驟。

本文件專門針對 Microsoft Dynamics 365 CRM 9.0 On-Premises 及更新版本。                                            

存取 Adobe Acrobat Sign

Adobe Sign 是由 Dynamics 管理員安裝並透過安全性角色授與存取權限。  如果您需要存取權限，而在主頁面上並未顯示 Adobe Sign 選項，請向您的 Dynamics 管理員請求使用者權限。

請求簽名

可在客戶服務中心建立新協議

在客戶服務中心建立新協議的方法：

• 點按 新記錄 按鈕 (灰色加號) 並選取 協議
• 導覽至 協議 選單選項，並點按頂端動作功能區中的 新協議 按鈕：

請求簽署選項可從更多…選單取得。

您可以使用 要求簽名 選項從 Dynamics 實體或從協議頁面傳送協議以供簽署。

如何從實體傳送合約：

• 導覽至 CRM 中的實體記錄 (例如「商機」、「帳戶」)，然後按一下即可開啟。
• 按一下「更多指令」(…) 選單
• 從選單選取 要求簽名
  • 可用範本清單會取代選單
  • 在範本清單底部是「新合約」，針對範本終未提及的合約。

新合約頁面隨即會開啟，任何在「合約範本」中已定義的欄位值 會 自動填入。

如要定義和傳送合約，您只需以下項目：

• 收件者 – 您需要簽署或核准文件的使用者或人物清單
• 合約名稱 – 在簽署者電子郵件主旨行和內部報表中醒目顯示合約的方式
• 需要簽署的文件 – 形式不一，可能是合約或其他需要法律簽署的文件

收件人區段

在「收件者」區段中，必須對一或多個簽署者定義。  依照所需的文件簽署順序輸入收件者。 如果您出錯，可以編輯收件人清單左側的 簽名順序 欄位。

如何定義收件者：

• 點按收件者面板右上角的新增收件者：

這個動作可下拉一個覆疊選單，供您選取簽署者/核准者的類型：

1. 從收件人類型選取清單中選取適當的值

• 新增 – 收件者並非在 Dynamics 中已知的值
• 連絡人 – 收件者並非在 Dynamics 中已定義的連絡實體
• 商機 – 並未在 Dynamics 中定義為「商機」的收件者
• 使用者 – 用來描述您的 Dynamics 環境中的內部使用者

2(a). 選取「新增」可變更覆疊內容，讓您可輸入「全名」和「電子郵件地址」。

此動作不會將新增的連絡人/商機儲存至 Dynamics，而只會將姓名和電子郵件地址供此交易用。

2(b). 選取「連絡人」、「商機」或「使用者」可變更覆疊內容，以搜尋您選擇的特定實體。 輸入名字 (部分或全部)，然後按一下要加入的特定收件者。

由於 Dynamics 了解這些實體類型，因此會從資料庫自動匯入電子郵件地址。

3. 必須為每個收件人定義收件人角色。  您可指派以下角色：

• 簽署者 (預設) – 簽署者必須在合約中套用至少一份簽名。
• 核准 – 核准者不需要簽署合約 (不過如果有為其設置簽名欄位的話，也可以簽名)，但必須主動「核准」合約，這是屬於已記錄的事件。
• CC – 收到副本發送 (CC) 者會包括在合約的通知過程中，但與合約或簽署週期無互動。

4. 必須為每個收件人定義身分驗證。您可使用的選項將由管理員啟用的驗證決定。

• 電子郵件是預設值，僅要求收件人透過電子郵件連結存取合約。
• Adobe Sign 驗證要求收件人向 Adobe 身分系統進行驗證。
  
  • 所有僅由傳送者簽署的合約都必須將身分驗證設定為 Adobe Sign
  • 不建議將 Adobe Sign 作為外部收件人的驗證方法，除非您確信他們已有 Adobe 帳戶可進行驗證。
• 電話驗證會向收件人傳送一則訊息，其中包含他們必須輸入的代碼。
  • 傳送者必須在設定收件人時提供收件人的電話號碼
    
• 密碼驗證要求傳送者 (頻外) 通知收件人密碼，以便他們驗證身分
  
• 知識庫驗證使用收件人的公開資訊 (並可選擇使用其美國社會安全號碼) 來詢問一系列問題。 
  
  • 知識庫驗證僅適用於美國收件人
    

5.定義收件者後，請按一下「儲存」

6. 為所有簽署者/核准者重複步驟 1 至 5

簽署順序

簽署順序有兩種工作流程：循序和平行。此選項由「收件人」面板底部的「按順序簽署」核取方塊控制。

勾選「按順序簽署」時，收件人將依照「收件人」區段中列出的收件人順序收到合約。系統會通知第一位收件人有關合約的資訊，在第一位收件人完成其操作之前，不會通知其他任何人員。然後通知第二位收件人，以此類推，直到合約完成為止。

未勾選「按順序簽署」時，合約會以平行簽署方式傳送，因此會立即通知所有收件人，當所有人都完成其操作時，合約即完成。

變更收件人順序

按一下收件者左邊的數字。 該數值會變成可編輯值。 將該數值變更為您希望收件者在簽名程序中的位置。 其他收件者將隨之調整。

編輯收件人值

如要編輯任何未遭鎖定 (如鎖定圖示所示) 的收件者的值，您可以按一下欄位。

此動作會開啟要編輯或選取新的挑選清單值的欄位。

變更完成後，按一下收件者面板中的「儲存」圖示。

檔案區段

若要將文件新增至您的合約，請按一下檔案區段右上角的新增檔案按鈕。

按一下新增檔案後，快顯視窗會提供兩種來源供您上傳檔案：

• 我的電腦 – 允許從您的本機系統或網路磁碟機 (例如 SharePoint) 搜尋和上傳檔案。
  
• 範本 – 範本選項可讓您存取 Adobe Sign 帳戶中上傳的範本。
  • 只有建立新合約文件才能使用「附加 Adobe Sign 文件庫的檔案」選項，建立範本時無法使用。
    
  • 只有管理員才可將文件新增至文件庫

訊息區段

訊息區段包含合約主旨 (也用作合約名稱) 和傳送給收件人的全域訊息。

• 主旨 – 主旨在通知流程中非常顯著，會出現於電子郵件主旨行、電子郵件正文的粗體字型，以及整個樣板說明的較小字型 (如下方黃色反白顯示)
• 訊息 – 訊息欄位為開放的純文字欄位，您可在此插入給簽署者的任何訊息或指示 (如下方綠色反白顯示)

選項區段

選項區段包含多個僅適用於此交易的組態選項：

• 傳送前預覽和定位簽名 – 若勾選此項，合約會自動開啟編寫環境，方便傳送者放置表單欄位
• 完成期限 – 如果已核取，合約會定義合約到期的終止日期
• 合約到期天數 – 啟用合約到期功能時，這會定義合約保持可簽署狀態的天數
• 需要本人簽署 – 如果您需要簽署者在傳送者的本機系統或平板電腦上簽署，不透過電子郵件，傳送者可使用此選項託管簽名
• 新增簽署後登陸頁面 – 若啟用此項，您可指定收件者完成合約互動後會前往的 URL
• 簽署後登陸頁面 – 「新增簽署後登陸頁面」啟用後，此欄位包含您希望收件者前往的頁面之 URL
• 重新導向延遲秒數 – 若已定義「簽署後登陸頁面」，則必須設定此項，此設定指定了套用簽名後將收件者重新導向至指定登陸頁面之前，須經歷多長的延遲時間
• 收件人提醒 – 定義交易的提醒週期。 提醒可設定為每日或每週週期發送給目前的收件人
  
• 簽名類型：指定協議上預期的簽名類型
  
  • 電子簽名 - 要求收件人套用電子簽名。
    
    • 如果管理員啟用此選項，收件人可以將工作流程變更為書面簽名。
      
  • 書面 要求收件者下載文件、親筆簽名，然後上傳該簽名文件的掃描影像。
    
    • 書面簽名不得轉換為電子簽名。
      
• 收件者的語言：此選項決定收件者在電子郵件和網頁介面中使用的語言。
  
• 密碼保護 - 如果您要為最終文件套用密碼以防止未經驗證的存取權，請啟用此選項

定義收件人、附加檔案及完成任何其他欄位操作後，請從上方選單項目按一下傳送合約：

使用範本向任何實體請求簽名

Dynamics 管理員可為任何預先設定合約的 Dynamics 實體 (「連絡人」、「機會」、「帳戶」) 建立一或多個範本，減少傳送者需以手動設定的量。

範本是透過在功能區中的「更多指令」(…) 圖示來存取

從新增 (+) 選單快速建立合約

如果您知道要建立範本的實體類型，您可以從「新增」選單中啟動新合約：

• 按一下頂端功能區中的「新增」(+) 圖示
• 從「記錄」區段的選項中選取「合約」
  • 「快速建立合約」面板隨即會開啟

• 選取與您要使用的範本相關聯的「實體」
  • 選取後會顯示兩個查詢，讓您選取特定的物件 特定 與協議關聯的特定物件，以及您要使用的範本：

• 按一下「選擇 {實體}」欄位，隨即顯示使用正確「實體」類型的物件清單。 選取物件
  • 輸入部分的實體名稱，將選單限制為僅列出符合字串的物件
• 按一下「選擇面板」欄位會產生小選單，其中具有與您選取的「實體」相關聯的範本。  選取範本
• 按一下「儲存」

按下「儲存」按鈕後，就會根據範本的值來建立合約：

• 如果範本沒有「收件者」或附加檔案，則合約是建立在「草稿」狀態
• 如果範本有「收件者」和附加檔案，但沒有啟動「單鍵傳送」，則合約是建立在「草稿」狀態
• 如果範本有「收件者」和附加檔案，而且範本上的「單鍵傳送」已啟動，則合約會自動傳送以供簽署

檢查合約狀態

合約狀態是指其目前的法律狀態，並會在 Dynamics 中按照輪詢間隔定期更新。 合約的狀態值有：

• 「草稿」–係指已建立但尚未送出的合約
• 「已傳送並等候簽署」–活躍處於正在簽署的過程中
• 已簽署/已核准 – 已由各方參與者完成
• 「已取消」– 已取消簽署程序才能取得所有簽名
• 已過期 — 在設定的到期日之前未完成的合約
  

找到合約的最好方法，就是查看與您用來建立合約的主要實體相關的其他實體。

舉例來說，如果您使用「連絡人」建立合約，您可以導覽至「連絡人」，然後按一下「相關」索引標籤並選取選單的「合約」，勾選相關實體：

開啟關係視窗可顯示合約物件，然後按一下該選項，即開啟與該實體相關聯的完整合約清單。

查看合約狀態的另一種方法是審閱完整的合約清單：

• 導覽至「Adobe Sign > 合約」

所有合約 (不論實體為何) 均會列在「合約」頁面上的合約清單中。

• 已簽署 的合約會顯示 名稱、合約 狀態，以及合約的日期
• 已拒絕、等候簽署及草稿合約不包含簽署日期，因為尚未完成
  • 簽署日期 值反映合約完成並合法簽署的時間。 簽名程序中的增量簽名不會 反映
    

更新狀態、傳送提醒和取消合約

有三個動作可套用至未簽署合約：

• 更新 — 主動輪詢 Adobe Sign 伺服器以取得目前狀態
• 「傳送提醒」–立即傳送電子郵件提醒給合約目前的簽署者
• 「取消合約」–在系統中終止合約並傳送取消通知給簽署者

每項動作均可使用頂端的按鈕從合約內啟動。

在 Customer Service Hub 上使用 Adobe Sign

如果您的公司已部署 Adobe Sign for Dynamics 9.2 版或更新版本，您就可以在 Dynamics Customer Service Hub 上存取 Adobe Sign 功能。

Customer Service Hub 提供改良版的相同功能，可讓您從手機、平板電腦和其他任何行動裝置直接存取。

更多類似資訊

• 適用於 Dynamics 的 Adobe Sign 安裝指南
• 適用於 Dynamics 的 Adobe Sign 版本說明