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支援與疑難排解
啟用以傳送者定義密碼來驗證收件者的方法。
概覽
簽署密碼驗證方法會要求收件者輸入合約傳送者提供的密碼。收件者可能會對更複雜的驗證方法感到卻步,以密碼作為安全方法能讓他們充分理解和輕鬆使用。
傳送者需在撰寫合約時定義簽署密碼,並藉由頻帶外流程 (電話通話、電子郵件、簡訊) 將該密碼傳達給收件者。
簽署密碼並非計費服務。無論用量多少,都能免費使用。
使用方式
預設驗證流程會要求收件者在文字欄位中輸入合約的簽署密碼以驗證其身分。
- 如果收件者需取得密碼,系統會向收件者提供用於聯絡傳送者的連結:
通過驗證後,只要電腦與 Acrobat Sign 之間的工作階段持續存在,收件者就可以存取並與合約互動。
如果收件者因任何理由關閉合約視窗,或允許其工作階段過期,則必須重新進行驗證,才能繼續進行活動。
撰寫新合約時設定「密碼」驗證
啟用「密碼驗證」時,傳送者可以從「驗證」下拉式選單中選取該項目,位置就在收件者電子郵件地址的右方。
選取「密碼」驗證類型後,傳送者必須提供密碼字串。
密碼可使用英數字元設定,長度上限 32 個字元。「安全性設定」會決定字串所需的複雜度。
最佳實務做法與考量事項
- 要為數百份合約追蹤密碼並非易事。制定建立可解密密碼的內部慣例,有助於確保收件者忘記密碼時不會遭到鎖定而無法進入其合約。
- 只能為進行中合約變更密碼,方式為在傳送者的管理頁面上編輯驗證類型。
- 應透過頻帶外方法 (例如電話) 將密碼傳遞給收件者。請勿在合約訊息中附上密碼.
- 如果您有資源,請設定「支援連絡人」以簡化任何客戶連絡人。
設定選項
「簽署密碼」驗證有兩組控制項,可於帳戶和群組層級設定:
- 「傳送設定」,用於控制傳送者對密碼選項的存取權。
- 「安全性設定」,用於控管收件者的體驗。
導覽至「傳送設定 > 簽署者身分識別選項」,即可為傳送者啟用使用「簽署密碼」驗證的選項
- 「簽署密碼」核取方塊 - 若勾選此項,「密碼」會成為群組中所撰寫合約的可用選項。
- (選用) 支援聯絡人 - 依預設,要求收件輸入者密碼的挑戰頁面會在收件者需要聯絡某人時,提供傳送者的電子郵件地址。選用的「支援聯絡人」欄位會以電話號碼或電子郵件地址取代傳送者的電子郵件地址,以提供管道將傳入的查詢導向專為解決問題而設的資源。
- (選用) 依照預設,使用下列方法 - 啟用「簽署密碼」時,便可使用將「簽署密碼」設為預設驗證方法的選項。
設定密碼問題的支援連絡人
在帳戶或群組層級,Acrobat Sign 管理員可以設定連絡人電子郵件地址或電話號碼,當系統提示收件者套用密碼時,該電子郵件地址或電話號碼將插入至驗證頁面。
配置好設定後,使用者不需進行互動。自訂的電子郵件/電話號碼會自動嵌入至由設定好的群組/帳戶所產生的所有密碼驗證畫面中。
連絡人自訂只需在設定欄位中輸入適當的連絡人值。
- 預設行為是使用寄件人的電子郵件地址作為連絡人值。
- 自訂欄位可接受電話號碼或電子郵件地址。
- 可在帳戶和群組層級自訂簽署密碼連絡人。
- 群組層級設定會覆寫從該群組傳送出之合約的帳戶層級設定。
進行「安全性設定」
合約簽署密碼提供兩個控制選項,管理員可以在「安全性設定」頁面的「合約簽署密碼」區段底下設定:
- 限制嘗試次數 - 預設為啟用。如果停用,收件者便可以無限次嘗試輸入密碼。
- 允許簽署者 XX 次嘗試在取消合約前輸入合約密碼 - 管理員可以輸入臨界值數字,限制收件者可進行驗證的嘗試次數。一旦達到嘗試次數後,系統會自動取消合約並通知傳送者
- 文件密碼強度 - 此設定用於定義要求以下項目所需的最低密碼複雜度:
- 為取得合約存取權進行的收件者驗證
- 已簽署合約加密 (下載的合約 PDF)
- 簽署者身分報告 (與政府核發證件報告相關)
- 為取得合約存取權進行的收件者驗證
設定值如下:
► 無:要求設定含有至少一個非空白字元的密碼
► 標準:要求最少 6 個字元
► 中:要求最少 7 個字元
► 強:要求最少 8 個字元
若您沒有在選單中看到「安全性設定」變為可用,請確認已在「傳送設定」頁面上啟用驗證方法。
個人層級帳戶無法存取「安全性設定」標籤。針對這些帳戶,系統會套用「標準」設定值 (最少六個字元)。
在適用於政府的 Acrobat Sign 環境中的客戶,沒有調整文件密碼強度的權限。這些帳戶必須使用至少包含 14 個字元的密碼,至少需包含:
- 一個大寫字母字元
- 一個小寫字母字元
- 一個數字
稽核報告
稽核報告會明確指定收件者輸入有效密碼:
如果合約因收件者無法通過驗證而取消,原因會明確列出:
收件者無法通過驗證時自動取消合約
如果設定限制了密碼驗證嘗試次數,而收件者無法在該次數內通過驗證,則系統會自動將合約取消。
系統會傳送宣布取消的電子郵件給合約的原建立者,並指出未通過驗證的收件者。
不會通知任何其他方。