系統的所有使用者皆可使用 Adobe Acrobat Sign 的操作記錄和稽核報告功能。與使用者相關的每份合約皆有操作記錄和相關的稽核報告。
概述
Acrobat Sign 中的每份合約都會經過一系列的事件「里程碑」，以定義交易進度。
這些里程碑可能包括下列事件：
- 建立文件
- 修改已傳送的交易
- 傳送電子郵件給收件者
- 收件者檢視電子郵件
- 收件者授權委派
- 在合約中套用簽名/核准合約
- 完成/拒絕/取消等狀態
里程碑以兩種格式記錄，內容相似但目標略有不同：
「活動」清單為端對端程序中，交易進行階段的「概覽」摘要，可在 Acrobat Sign 應用程式中檢視。
- 「活動」清單包含最少量的資訊，僅會顯示事件、註冊事件的使用者/收件者 (透過電子郵件地址識別)，以及事件的時間/日期戳記 (根據本機系統設定，調整為檢視者的時區)
- 每個變更文件的事件 (例如修改、收件者動作) 都會包含一個連結，可在事件發生後立即顯示文件
- 操作「活動」清單的範圍涵蓋整個交易。因此，您可能會看見稽核報告 (此報告的內容更侷限於文件互動) 所未呈現的資訊
- 交易仍為「傳送中」時，操作「活動」清單的底部會顯示合約工作流程中剩餘的預期收件者清單
- 文件完成後發生的保留和電子保存庫事件
- 「活動」清單是合約的元素，且會被移除合約的明確動作銷毀 (例如：GDPR)。若出於任何原因，導致合約從使用者帳戶中刪除，該項目檢視與其操作記錄內容會遺失，且無法復原
「稽核報告」包含與「操作記錄」面板相同的合約里程碑，但包含在 Acrobat Sign 伺服器上授權文件的「交易 ID」。
如有需要，管理員可選擇啟用收集 IP 位址。
稽核報告是一種授權文件，目的在於闡明文件從建立到完全解決期間的操作過程。稽核報告可另存為 PDF 檔案，並視需求列印出來，協助執行內部程序。
- 須留意的一個關鍵差異為，稽核報告會將所有事件標準化為 GMT 時區再顯示。稽核人員審查跨多個時區的使用者交易時，此功能可減少混淆情形。
- 系統會視情況為檢視者產生活動清單，反映檢視者本機系統時區中的所有事件。
- 可見簽名欄位的時間戳記內嵌在合約中，反映套用簽名時簽署者本機系統的時區。提供時區代碼的用意是在檢視 PDF 時提供情境。
- 日期戳記格式已設定為 YYYY-MM-DD。
- 稽核報告獨立儲存於合約物件之外，可從網路應用程式「管理」標籤中檢視。從「管理」頁面刪除物件時，不會刪除稽核報告。
- 若知道合約的交易 ID，可以從下列網站存取該交易的稽核報告：https://secure.echosign.com/verify (安全性設定許可)
稽核報告有兩個階段：
- 「中期」報告：若交易為「傳送中」，系統會在您提出請求時，從依合約記錄的事件中產生稽核報告。定義上，此報告並不完整，且下一位收件者提交記錄的事件時，可能會有所更改。
報告的頂端會明確標示為中期報告，以確保使用者在儲存/列印時，不會將其誤解為最終文件。
- 「最終」報告：合約到達終止狀態 (已簽署、取消、拒絕或過期) 後，系統會產生並儲存最終稽核報告。之後發生與交易相關的其他事件 (例如保留)，都無法新增至報告。 這會建立完整的事件報告，說明簽署文件過程中所發生的事件，僅此而已。
使用方式
「活動」清單會顯示在「管理」頁面，方法是按一下右下選項底部的「活動」連結：
您可透過「管理」索引標籤存取稽核報告。
選取合約，然後按一下「下載稽核報告」
如何啟用或停用
根據預設，系統已為所有使用者啟用「操作記錄」面板和稽核報告，且無法停用。
設定選項
稽核報告有三個可管理報告存取的 UI 控制項，以及一個 API 設定：
- 將稽核報告附加至已簽署並歸檔的電子郵件。
- 在從「管理」頁面下載的文件中附加稽核報告。
- 允許透過交易驗證頁面存取稽核報告。
- 呼叫 getLatestDocument 時，透過 API 附加稽核報告。
將稽核報告附加至已簽署並歸檔的電子郵件
此控制項位於「全域設定」頁面 (群組層級調整的「群組設定」)
此選項預設為「全部」，可於帳戶或群組層級加以設定。
「誰應該透過已簽署並歸檔的電子郵件取得稽核報告？」，這才是我們真正需要注意的問題。
選項為：
- 從不：沒有人能取得稽核報告。
- 僅限傳送者 - 僅有合約的傳送者能取得附加的稽核報告。
- 全部 (預設) - 所有參與者都能取得稽核報告。
若有附加稽核報告，該報告會與合約整合成同一個附加的 PDF 檔。
在從「管理」頁面下載的文件中附加稽核報告
此選項預設為停用，且可於帳戶或群組層級加以啟用/停用。
此控制項位於「全域設定」頁面 (群組層級調整的「群組設定」)。
一旦啟用此選項，使用者從「管理」頁面下載的所有文件，其合約 PDF 檔中都會附上稽核報告。
允許透過交易驗證頁面存取稽核報告
此選項預設為停用，且可於「帳戶」或「群組」層級加以啟用/停用。
此控制項位於「全域設定」頁面 (群組層級調整的「群組設定」)。
一旦啟用此選項，只要擁有合約交易 ID，任何人都能在「驗證者」頁面上存取稽核報告。
呼叫 getLatestDocument 時，透過 API 附加稽核報告
系統可將稽核報告自動附加至任何使用 getLatestDocument 呼叫的擷取文件。
此選項預設為「否」。
此設定必須由您的成功案例經理啟用，且適用於所有呼叫的例項。
若文件仍處於程序中，使用者會取得中期報告。
