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Mit Workflow Designer können Sie Arbeitsabläufe zum Signieren erstellen, die genau auf die Anforderungen Ihres Unternehmens zugeschnitten sind. Mit diesem neuen Tool können Administratoren Arbeitsablaufvorlagen per Drag-and-Drop erstellen und verwalten. Damit lässt sich Folgendes ganz einfach angeben: die in den Vertrag aufzunehmenden Dokumente; die Eigenschaften der Teilnehmer, wie etwa vordefinierte Namen, Rollen und Routings; die vom Absender vorab auszufüllenden Formularfelder; E-Mails, die an die Teilnehmer zu senden sind; die Optionen für das Ablaufdatum des Vertrags oder Kennwörter und vieles mehr.
Die Arbeitsabläufe bieten intuitive Sendevorgänge für Ihre Benutzer, damit sie die Arbeitsschritte stets auf gleiche Weise ausführen können. Wenn ein Absender eine Arbeitsablaufvorlage verwendet, wird er durch individuelle Anweisungen und Felder durch den Sendevorgang geleitet. Damit wird der Vorgang benutzerfreundlicher und weniger fehleranfällig.
Nur Administratoren können Arbeitsabläufe erstellen. Kontoadministratoren können Arbeitsabläufe für das gesamte Konto oder für bestimmte Gruppen innerhalb des Kontos erstellen. Gruppenadministrierende können alle Arbeitsabläufe anzeigen, jedoch nur die Arbeitsabläufe in ihrer Gruppe bearbeiten.
Beim Erstellen eines Arbeitsablaufs werden die folgenden Informationen festgelegt:
Erforderliche Felder sind mit einem roten Sternchen gekennzeichnet. Einige Feldbeschriftungen können bearbeitet werden.
Diese sind durch das Stiftsymbol gekennzeichnet, z. B. Vereinbarungsname:
Klicken Sie auf das Bleistiftsymbol, um eine benutzerdefinierte Beschriftung einzugeben. Dieser Text wird auf der Seite „Senden“ angezeigt, wenn ein Dokument mithilfe des Arbeitsablaufs gesendet wird. Um die ursprüngliche Beschriftung wiederherzustellen, klicken Sie auf das Wiederherstellungssymbol.
Explizit festgelegte benutzerdefinierte Workflow-Einstellungen überschreiben die Standardeinstellungen auf Gruppen- oder Kontoebene (falls konfiguriert).
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Klicken Sie auf die Schaltfläche Neuen Arbeitsablauf erstellen, um den Workflow Designer zu öffnen.
Der Workflow Designer wird geöffnet und das Fenster Workflow-Info wird angezeigt:
Im Banner von Workflow-Designer wird der Standardname des Arbeitsablaufs angezeigt (z. B. Neuer Arbeitsablauf).
Der Punkt neben dem Arbeitsablauf zeigt an, ob der Arbeitsablauf ein Entwurf/inaktiv (grauer Punkt) oder aktiv ist (grüner Punkt).
Die folgenden Einstellungen befinden sich auf der rechten Seite:
Geben Sie auf der Seite Workflow-Info die folgenden Informationen ein:
Die Anweisungen können HTML-Tags enthalten. Die folgenden HTML-Tags und ihre Attribute können im Anweisungsabschnitt verwendet werden: <p>, <br>, <b>, <i>, <u>, <ul>, <ol>, <li>, <img src="vollständig qualifizierter Pfad"> und <a href="vollständig qualifizierter Pfad">.
Wenn Sie src- oder href- Pfade verwenden möchten, müssen Sie die entsprechenden Pfade in die Whitelist aufnehmen. Senden Sie die entsprechenden URLs an Ihren Customer Success Manager
Nachfolgend finden Sie ein Beispiel für Workflow-Info:
Klicken Sie in der linken Leiste auf Info zur Vereinbarung.
2. Im Bereich Info zur Vereinbarung definieren Sie die Vereinbarungsinformationen, wie sie auf der Seite Senden für den Absender angezeigt werden sollen:
Nachfolgend finden Sie ein Beispiel für die Info zur Vereinbarung:
Klicken Sie in der linken Leiste auf Empfänger, um auf den Abschnitt Empfänger-Routing zuzugreifen.
Im Abschnitt Empfänger-Routing können Sie die Empfänger und die Routing-Reihenfolge nach Bedarf anpassen. Sie können komplexe Arbeitsabläufe mit seriellem, parallelem, hybridem oder verschachteltem Routing erstellen. In den folgenden Anweisungen werden die Funktionen vorgestellt, die für das Empfänger-Routing zur Verfügung stehen.
Wenn Sie einen Empfänger bearbeiten, können Sie Folgendes konfigurieren:
Wenn Sie ein Kennwort zur Identitätsüberprüfung festlegen, wird dasselbe Kennwort zur Dokumentsicherheit hinzugefügt. Dadurch muss das Kennwort eingegeben werden, um die PDF-Datei zu öffnen.
Klicken Sie auf Speichern, um ihre Änderung an der Empfängerkonfiguration zu speichern.
Nachfolgend finden Sie ein Beispiel für die Empfängerinformationen und ein Routing, in dem die Beschriftungen für die Unterzeichner (Käufer und Vertriebsleiter) und für den Genehmiger (VP Sales) angepasst wurden.
Klicken Sie in der linken Leiste auf E-Mails, um zum Abschnitt E-Mails zu wechseln.
Aktivieren Sie die Kontrollkästchen für die Ereignisse, die eine E-Mail-Benachrichtigung auslösen sollen.
Klicken Sie in der linken Leiste auf Dokumente, um zum Abschnitt Dokumente zu wechseln.
Im Abschnitt Dokumente können Sie Folgendes konfigurieren:
Nachfolgend finden Sie ein Beispiel eines konfigurierten Abschnitts Dokumente:
Klicken Sie in der linken Leiste auf Absendereingabefelder, um auf den Abschnitt Absendereingabefelder zuzugreifen.
Diese Eingabefelder werden Formularfeldern zugeordnet, die in den angehängten Dokumenten definiert werden (entweder während des Arbeitsablaufdesigns oder als durch den Absender hochgeladene Datei).
Der Absender kann mit diesen Feldern Inhalte vor dem Senden der Vereinbarung an den Empfänger vorab ausfüllen.
Klicken Sie im Bereich Absendereingabefelder auf Feld hinzufügen.
Für jede hinzugefügte Zeile können Sie Folgendes konfigurieren:
Nachfolgend finden Sie ein Beispiel für Absendereingabefelder:
Das Senden einer Vereinbarung mit einem Arbeitsablauf beginnt auf der Startseite. Dort wählen Sie die Schaltfläche Aus Bibliothek starten und anschließend den Arbeitsablauf aus, den Sie verwenden möchten.
Nachdem Sie einen Arbeitsablauf ausgewählt haben, wird eine geänderte Seite Senden mit einer angepassten Reihenfolge der empfangenden Personen, allen selbstdefinierten Anweisungen, angehängten Dateien usw. angezeigt.
1. Von der Startseite:
Auf der Seite Senden wird Folgendes angezeigt:
Im oben gezeigten Beispiel der Seite Senden werden folgende Anpassungsoptionen angezeigt:
A. Aus dem Bereich „Workflow-Info“:
○ Der Name des Arbeitsablaufs (GlobalCorp-Servicevertrag < 50K) oben
○ Anweisungen für den Absender (Dieser Arbeitsablauf wird für Verträge unter 50K verwendet…)
B. Aus dem Bereich „Vereinbarungsinformationen“:
○ Name der benutzerdefinierten Vereinbarung (GlobalCorp-Servicevertrag für 2018)
○ Die Nachricht (Anbei senden wir Ihnen den Servicevertrag...)
○ Kennwortschutz für signiertes Dokument (zulässig, aber nicht definiert)
C. Aus dem Abschnitt „Empfänger“:
○ Die benutzerdefinierten Bezeichnungen für die Empfänger (Unterzeichner und Gegenzeichner) und für die zertifizierten Empfänger (Rechtsabteilung) werden angezeigt
○ Die E-Mail-Adressen sind ausgeblendet, wenn der Absender einer der Unterzeichner ist. Stattdessen erscheint „Ich selbst“.
○ Die E-Mail-Adressen der Empfängergruppe (Rechtsabteilung) werden durch den Absender eingegeben.
D. Aus dem Abschnitt „Dokumente“:
○ Der Name des vorab angehängten Vertrags (Servicevertrag) wird im Dokumentenbereich angezeigt.
○ Der Name der Datei, die der Absender hochladen muss, also das Referenzdokument, wird ebenfalls angezeigt.
E. Aus dem Abschnitt Absendereingabefelder:
○ Die definierten Felder werden im Bereich „Felder“ angezeigt
○ Der Standardwert wurde importiert, kann aber bearbeitet werden
2. Füllen Sie die Felder aus, die Ihr Arbeitsablauf erfordert.
Im obigen Beispiel sind es folgende:
3. Klicken Sie auf Senden.
4. Optional können Sie in der Authoring-Umgebung nach Bedarf Änderungen an Feldern vornehmen, bevor Sie auf Senden klicken
Die Arbeitsablaufvereinbarung wird in der Reihenfolge gesendet, die im Routing festgelegt wurde. Die Unterzeichner und Genehmiger können mithilfe des Links in der E-Mail „Bitte signieren Sie/Bitte genehmigen Sie“ signieren bzw. auf der Seite „Verwalten“, wenn sie registrierte Nutzer von Acrobat Sign sind. Dies funktioniert auf die gleiche Weise wie der standardmäßige Sendevorgang.
Der Verlauf und der Audit-Bericht für die Arbeitsablaufvereinbarung können auf der Seite „Verwalten“ abgerufen werden. Während die Vereinbarung in Bearbeitung ist, können Sie Erinnerungen hinzufügen und andere Aufgaben ausführen.
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Wählen Sie aus der Liste Arbeitsabläufe einen Arbeitsablauf durch Klicken aus.
Klicken Sie im Kontextmenü auf Öffnen. Workflow Designer wird angezeigt.
Sobald Workflow Designer geöffnet ist, ist der Arbeitsablauf vollständig bearbeitbar. Alle Abschnitte können nach Bedarf geändert werden. Änderungen werden erst gespeichert, wenn Sie auf die Schaltfläche „Aktualisieren“ klicken.
In Workflow Designer können Sie die folgenden Änderungen vornehmen:
Bei selbstdefinierten Arbeitsabläufen wurden erhebliche Verbesserungen hinzugefügt, die durch Optionen im Administrationsmenü gesteuert werden.
Wenn Sie Arbeitsabläufe aktivieren möchten, empfehlen wir Ihnen, die ersten drei der folgenden Optionen zu aktivieren, um Ihren nutzenden und empfangenden Parteien das beste Erlebnis bereitzustellen.
Um auch nur die Möglichkeit zu haben, Arbeitsabläufe zu konfigurieren, muss die Funktion aktiviert sein.
Navigieren Sie zu Kontoeinstellungen > Globale Einstellungen > Benutzerdefinierte Sende-Workflows und ermöglichen Sie den Zugriff für Ihre Administrator*innen.
Durch Aktivieren des neuesten Arbeitsablauf-Erlebnisses rücken Arbeitsabläufe näher an die Funktionalität des manuellen Sendevorgangs heran.
Mit dieser Option aktivierte Funktionen:
Um das neueste Erlebnis zu aktivieren, navigieren Sie zu: Kontoeinstellungen > Sendeeinstellungen > Optionen für selbstdefinierten Arbeitsablauf.
Im Workflow Designer werden alle aktivierten Authentifizierungsmethoden im Empfängerobjekt angezeigt.
Die Authentifizierungsmethoden wurden aktualisiert, sodass sie als Kontrollkästchen angezeigt werden und das Arbeitsablaufdesign dem Absender verschiedene Optionen bietet.
Wenn mehrere Optionen im Designer aktiviert sind, stehen dem Absender während des Sendevorgangs dieselben Optionen zur Verfügung.
Beim neuen Sendeerlebnis wird im Designer das Telefon (SMS) als Option hinzugefügt.
Die Empfangsobjekte im Designer können von nun an als Empfangsgruppen markiert werden. Dies ermöglicht der sendenden Partei das Konfigurieren eines Arrays mit E-Mail-Adressen, denen das Signieren für diesen einen Signaturschritt gestattet ist.
Wenn beispielsweise einer/eine von fünf Managern/Managerinnen gegenzeichnen muss, können Sie alle fünf E-Mail-Adressen auflisten, von denen jedoch nur eine Unterschrift leisten muss.
Empfänger im Workflow Designer können als Empfängergruppe definiert werden, sind jedoch nicht im Arbeitsablauf-Entwurf konfiguriert.
Die Empfängergruppe ist nur verfügbar, um während des Sendevorgangs zu konfigurieren.
Während des Sendevorgangs können Dokumente von einer beliebigen Acrobat Sign-Quelle angehängt werden.
Das User Experience unter der neuen Einstellung wurde auf ein modernes, umfließbares Design wie auf der Seite „Senden“ aktualisiert.
Die im alten Erlebnis auf der rechten Seite der Liste der empfangenden Parteien angezeigten Anweisungen wurden an den oberen Rand der Seite in ein reduzierbares Fenster verschoben.
Durch Vorlagen definierte Feldzuweisungen ordnen die (in Workflow Designer definierte) Liste der empfangenden Parteien den entsprechenden Feldzuweisungen in Ihren autorisierten Formularen zu.
Anwendungsbeispiel:
Normalerweise wären hierfür aufgrund der Art und Weise, wie die Empfänger auf der Seite Senden indiziert wurden, zwei Formulare erforderlich:
Unter der „vorlagendefinierten“ Regelstruktur erstellen Sie ein vollständiges Formular, in dem alle etwaigen Empfängerfelder definiert sind.
Der Empfangs-Unterzeichnungs-Index wird (wie in Workflow Designer definiert) streng durchgesetzt und alle Felder, die anderen ausgelassenen (optionalen) empfangenden Parteien zugewiesen sind, werden beim Senden der Vereinbarung ignoriert.
Im obigen Anwendungsfall erhält der/die zweite Unterzeichner*in also immer Index 2. Ist dieser jedoch zum Zeitpunkt des Sendens nicht enthalten, werden signer2-Felder ignoriert und der/die Gegenzeichner*in (Unterzeichnerindex 3) kann weiterhin nur auf signer3-Felder zugreifen.
Aktivieren Sie diese neue Option wie folgt: Kontoeinstellungen > Sendeeinstellungen > Optionen für selbstdefinierten Arbeitsablauf > Vorgabendefinierte Signaturplatzierung aktivieren.
Durch das Aktivieren der Funktion für die Vorlagendefinierte Signaturplatzierung wird die Option zum Verfassen der Vereinbarung während des Sendevorgangs deaktiviert.
Jedem in einer Vereinbarung enthaltenen Empfänger wird ein Unterzeichnerindex zugewiesen. Diese Indexnummer ist erforderlich, um den Empfängern die Felder zuzuordnen, in die sie Inhalte einfügen dürfen (wie z. B. ein Unterschriftsfeld).
Empfänger erhalten ihre Indexnummer basierend auf ihrer Reihenfolge auf der Seite Senden. Der Empfänger ganz oben in der Liste erhält Index 1, der zweite Index 2 usw. Diese Indexnummer wird angezeigt, wenn für die Vereinbarung „In festgelegter Reihenfolge ausfüllen“ festgelegt wurde, ist jedoch auch dann noch vorhanden, wenn für den Arbeitsablauf „In beliebiger Reihenfolge ausfüllen“ aktiviert ist.
Beim Aufbau eines Empfänger-Workflows im Workflow Designer wird der Unterzeichnerindex nach folgenden Regeln zugewiesen:
Im unten stehenden Beispiel befinden sich Unterzeichner und zweiter Unterzeichner ganz oben in der Liste.
In diesem Anwendungsfall ist es egal, wer letztlich zuerst unterschreibt. Deshalb werden die Unterzeichner in einen parallelen Unterzeichnungs-Workflow eingefügt. Der Unterzeichnungsindex wird streng durchgesetzt, um zu gewährleisten, dass der Unterzeichner die richtigen Felder ausfüllt und der zweite Unterzeichner nur auf die ihm zugewiesenen Felder zugreifen kann.
Der Vertriebsmitarbeiter („Sales Rep“) unterschreibt als Drittes, nachdem Unterzeichner und zweiter Unterzeichner fertig sind.
Die Genehmigung einer Führungskraft („Exec Approval“) wird als Viertes angefordert, nachdem der Vertriebsmitarbeiter die Vereinbarung gegengezeichnet hat.
Die Namen der empfangenden Parteien „Signer“, „Co Signer“, „Sales Rep“ usw. in diesem Beispiel haben keine Auswirkungen auf die Feldzuweisung. Hierbei handelt es sich lediglich um von der Administration definierte Bezeichnungen, die dem besseren Verständnis der Arbeitsablaufvorlage dienen.
Der oben aufgeführte Designer-Empfänger-Workflow erstellt eine Senden-Seitenvorlage, die wie folgt aussieht
(auf der Seite Senden ist die Reihenfolge deutlicher, obwohl die Indexnummern nicht angezeigt werden):
Beim Erstellen von Formularen mit Feldern wird jedes Feld explizit einem Unterzeichnungsindex zugewiesen (abgesehen von Feldern mit dem Wert „Jeder“).
In der Acrobat Sign-Authoring-Umgebung erfolgt dies über die Auswahl einer teilnehmenden Person und der Platzierung der Felder für diese teilnehmende Person.
Jede teilnehmende Person erhält einen farblichen Code, um besser unterscheiden zu können, welche Felder welcher teilnehmenden Person zugeordnet sind.
Wenn Sie Texttags verwenden, bietet das Tag selbst ein Argument (z. B. :signer1), das das Feld dem Unterzeichnerindex zuordnet.
Konten, die bestimmte Workflows für alle Dokumente durchsetzen und den Prozess des Sendens optimal an den Mindesteingabewert der Nutzenden anpassen möchten, können alle Dokumenten-Workflows vollständig definieren und das Ad-hoc-Senden komplett einschränken.
Konten, die Nutzende in mehreren Gruppen verwenden, können die konfigurierbaren Optionen auf Gruppenebene erweitern und so sicherstellen, dass die richtigen Signaturoptionen und Benachrichtigungsprozesse streng durchgesetzt werden.
Um die Benutzung so einzuschränken, dass Sendevorgänge nur mit genehmigten Arbeitsabläufen vorgenommen werden dürfen, navigieren Sie zu Kontoeinstellungen > Globale Einstellungen > Workflows und aktivieren Sie Aktivieren Sie das Senden von Vereinbarungen nur über Workflows.
Einige Elemente des alten Arbeitsablauf-Erlebnisses verursachen unter der neuen Oberfläche Fehler, da die Kontrolle und Sicherheit im aktuellen Erlebnis verbessert wurde. Es wurden zusätzliche Fehlerprüfungen hinzugefügt, um diese Fehler besser anzuzeigen und zu erklären.
Wenn das Konto zur Verwendung des modernen Sendeerlebnisses konfiguriert ist und ein problematischer Workflow gestartet wird, wird dem Benutzer ein rotes Banner mit Fehlermeldung angezeigt:
Wenn das Konto noch für die Verwendung des klassischen Erlebnisses konfiguriert ist, funktioniert der Workflow möglicherweise weiterhin unter diesen Regeln.
Das moderne Erlebnis zeigt Fehler wie erkannt an.
Wenn mehr als ein Problem erkannt wurde, werden alle erkannten Fehler aufgeführt.
Um unter den Regeln der neuen Oberfläche die Gültigkeit des Workflows zu gewährleisten, müssen Administratoren den Workflow bearbeiten und die erkannten Probleme beheben:
Unter dem klassischen Regelsatz werden E-Mail-Zeichenfolgen möglicherweise falsch formatiert oder fälschlicherweise beschränkt (z. B. mit Leerzeichen oder Kommas).
Wenn ein solcher Fehler auftritt, müssen Administratoren Folgendes überprüfen:
Das moderne Erlebnis erfordert eindeutige Werte für alle Dokumententitel auf der Seite Dokumente im Workflow Designer.
Ausführliche Informationen zu diesem Fehler finden Sie hier.
Beim Erstellen eines Workflows können Administratoren eine Dokumentvorlage anhängen, die über einen beschränkten Zugriffsumfang verfügt.
Wenn Nutzende außerhalb dieses Umfangs versuchen, den Arbeitsablauf zu laden, kann das Dokument nicht angehängt werden und es wird ein Sicherheitsverstoß ausgelöst.
Administrierende können beispielsweise eine neue Dokumentvorlage mit Eigenschaften erstellen, die den Zugriff auf die Partei beschränken, die die Vorlage besitzt. Administrierende können das Dokument an den Arbeitsablauf anhängen, da sie die besitzende Partei sind.
Alle anderen Benutzer des Systems, die nicht Besitzer der Vorlage sind, befinden sich außerhalb des Zugriffsumfangs des Dokuments.
Wenn dieser Fehler angezeigt wird, muss der Administrator die Eigenschaften der angehängten Dokumentvorlage anpassen.
Schritte zur Überprüfung und Anpassung von Vorlageneigenschaften finden Sie hier.
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