Signaturarbeitsabläufe einrichten

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Mit Workflow Designer können Sie Arbeitsabläufe zum Signieren erstellen, die genau auf die Anforderungen Ihres Unternehmens zugeschnitten sind. Mit diesem neuen Tool können Administratoren Arbeitsablaufvorlagen per Drag-and-Drop erstellen und verwalten. Damit lässt sich Folgendes ganz einfach angeben: die in den Vertrag aufzunehmenden Dokumente; die Eigenschaften der Teilnehmer, wie etwa vordefinierte Namen, Rollen und Routings; die vom Absender vorab auszufüllenden Formularfelder; E-Mails, die an die Teilnehmer zu senden sind; die Optionen für das Ablaufdatum des Vertrags oder Kennwörter und vieles mehr.

Die Arbeitsabläufe bieten intuitive Sendevorgänge für Ihre Benutzer, damit sie die Arbeitsschritte stets auf gleiche Weise ausführen können. Wenn ein Absender eine Arbeitsablaufvorlage verwendet, wird er durch individuelle Anweisungen und Felder durch den Sendevorgang geleitet. Damit wird der Vorgang benutzerfreundlicher und weniger fehleranfällig.

 

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Erstellen eines benutzerdefinierten Arbeitsablaufs

Nur Administratoren können Arbeitsabläufe erstellen. Kontoadministratoren können Arbeitsabläufe für das gesamte Konto oder für bestimmte Gruppen innerhalb des Kontos erstellen. Gruppenadministrierende können alle Arbeitsabläufe anzeigen, jedoch nur die Arbeitsabläufe in ihrer Gruppe bearbeiten.

Beim Erstellen eines Arbeitsablaufs werden die folgenden Informationen festgelegt:

  • Workflow-Info: Sie definieren den Arbeitsablauf selbst. Dabei benennen Sie ihn, geben Anweisungen für die Absender ein, die ihn verwenden, und vergeben Berechtigungen zu seiner Verwendung.
  • Info zur Vereinbarung: Definieren und passen Sie die Informationen zur Vereinbarung an, die auf der Seite Senden angezeigt wird.
  • Empfänger: Erstellen Sie ein Routing, indem Sie Empfänger (Unterzeichner und Genehmiger) in der erforderlichen Reihenfolge hinzufügen.
  • E-Mails: Geben Sie die E-Mails ein, die den verschiedenen Teilnehmern während der einzelnen Schritte des Unterzeichnungsvorgangs gesendet werden.
  • Dokumente: Geben Sie an, welche Dokumente in den Arbeitsablauf aufgenommen werden sollen.
  • Absendereingabefelder: Definieren Sie Felder, in die Absender beim Senden der Vereinbarung Informationen eingeben können. Die eingegebenen Informationen werden in die Vereinbarung eingefügt, bevor sie an die Unterzeichner und Genehmiger gesendet wird.

Erforderliche Felder sind mit einem roten Sternchen gekennzeichnet. Einige Feldbeschriftungen können bearbeitet werden.
Diese sind durch das Stiftsymbol gekennzeichnet, z. B. Vereinbarungsname:

Klicken Sie auf das Bleistiftsymbol, um eine benutzerdefinierte Beschriftung einzugeben. Dieser Text wird auf der Seite „Senden“ angezeigt, wenn ein Dokument mithilfe des Arbeitsablaufs gesendet wird. Um die ursprüngliche Beschriftung wiederherzustellen, klicken Sie auf das Wiederherstellungssymbol.

Hinweis:

Explizit festgelegte benutzerdefinierte Workflow-Einstellungen überschreiben die Standardeinstellungen auf Gruppen- oder Kontoebene (falls konfiguriert).  

  1. Melden Sie sich als Kontoadministrator an und navigieren Sie zu Konto > Workflows.

  2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Neuen Arbeitsablauf erstellen, um den Workflow Designer zu öffnen.

  3. Der Workflow Designer wird geöffnet und das Fenster Workflow-Info wird angezeigt:

    Workflow-Info

    Im Banner von Workflow-Designer wird der Standardname des Arbeitsablaufs angezeigt (z. B. Neuer Arbeitsablauf).

    Der Punkt neben dem Arbeitsablauf zeigt an, ob der Arbeitsablauf ein Entwurf/inaktiv (grauer Punkt) oder aktiv ist (grüner Punkt).

    Die folgenden Einstellungen befinden sich auf der rechten Seite:

    • Schließen: Anklicken, um den Arbeitsablauf zu schließen
    • Speichern: Anklicken, um Änderungen zu speichern
    • Aktivieren/Deaktivieren: Anklicken, um den Arbeitsablauf für die ausgewählte Gruppe zu aktivieren bzw. zu deaktivieren

     

    Geben Sie auf der Seite Workflow-Info die folgenden Informationen ein:

    • Workflow-Name: Geben Sie einen Namen für den Arbeitsablauf ein. Der Name wird im Banner von Workflow Designer, im Dropdown-Menü Einen Workflow verwenden auf der Startseite und oben auf der Seite „Senden“ angezeigt, wenn der Workflow zum Versenden einer Vereinbarung verwendet wird.
    • Anweisung für Absender: Geben Sie Informationen für die Verwendung des Arbeitsablaufs ein. Diese Anweisungen werden am oberen Rand der Seite Senden angezeigt, wenn der Arbeitsablauf verwendet wird, um eine Vereinbarung zu senden. 
    Hinweis:

    Die Anweisungen können HTML-Tags enthalten. Die folgenden HTML-Tags und ihre Attribute können im Anweisungsabschnitt verwendet werden: <p>, <br>, <b>, <i>, <u>, <ul>, <ol>, <li>, <img src="vollständig qualifizierter Pfad"> und <a href="vollständig qualifizierter Pfad">.

    Wenn Sie src- oder href- Pfade verwenden möchten, müssen Sie die entsprechenden Pfade in die Whitelist aufnehmen. Senden Sie die entsprechenden URLs an Ihren Customer Success Manager

    • Wer kann diesen Workflow verwenden? – Geben Sie an, wer den Arbeitsablauf verwenden kann. Folgende Optionen sind verfügbar:
      • Ausgewählte Gruppe – Ein Dropdown-Feld, in dem alle Gruppen angezeigt werden, auf die Erstellende Zugriff haben.
        • Wenn nur eine Gruppe ausgewählt ist, kann jede nutzende Person, die Mitglied dieser Gruppe ist, die Vereinbarung senden.
        • Wenn Nutzende in mehreren Gruppen für das Konto aktiviert ist, können Administrierende auf Gruppenebene Arbeitsabläufe für jede Gruppe erstellen, der sie angehören (sie sind nicht auf ihre primäre Gruppe beschränkt).
        • Administrierende auf Gruppenebene sind berechtigt, jeden Arbeitsablauf zu bearbeiten, der für eine Gruppe freigegeben ist, für die sie Administrationsrechte haben. (Administrierende auf Kontoebene sind auch berechtigt, Arbeitsabläufe zu bearbeiten, die für Gruppen freigegeben wurden, da sie über die Berechtigung für alle Gruppen verfügen.)
      • Alle Nutzenden in meiner Firma – Alle Nutzenden im Acrobat Sign-Konto können den Arbeitsablauf verwenden.
        • Administrierende auf Kontoebene können jeden Arbeitsablauf bearbeiten, der auf Kontoebene freigegeben ist.

     

    Nachfolgend finden Sie ein Beispiel für Workflow-Info: 

    Beispiel für Workflow-Info

  1. Klicken Sie in der linken Leiste auf Info zur Vereinbarung.

  2. 2. Im Bereich Info zur Vereinbarung definieren Sie die Vereinbarungsinformationen, wie sie auf der Seite Senden für den Absender angezeigt werden sollen:

    • Vereinbarungsname: Geben Sie den Namen der Vereinbarung an. Dieser Name wird auf der Seite Senden angezeigt, wenn der Arbeitsablauf verwendet wird, um eine Vereinbarung zu senden, sowie im E-Mail-Titel „Bitte signieren Sie/Bitte genehmigen Sie“. Dieses Feld ist erforderlich. Die Beschriftung kann bearbeitet werden.
    • Nachricht: Geben Sie eine Nachricht für die Empfänger ein. Diese Nachricht wird auf der Seite Senden angezeigt, wenn der Arbeitsablauf verwendet wird, um eine Vereinbarung zu senden. Dieses Feld ist erforderlich. Die Beschriftung kann bearbeitet werden.
    • CC: Geben Sie bei Bedarf die E-Mail-Adressen ein, an die eine Kopie gesendet werden soll. E-Mail-Adressen müssen durch Kommas oder Semikolons getrennt werden.
      • Minimal: Geben Sie die Mindestanzahl an E-Mail-Adressen ein, die unter CC angegeben werden.
      • Maximal: Geben Sie die maximale Anzahl an E-Mail-Adressen ein, die unter CC angegeben werden.
      • Bearbeitbar: Wenn Sie diese Option aktivieren, können Absender die CC-Adressen auf der Seite Senden im Arbeitsablauf ändern.
    • Sprache des Empfängers: Der Absender kann mit dieser Option die Sprache des Empfängers angeben. Diese Einstellung bestimmt, ob die Sprachauswahl auf der Seite Senden angezeigt wird, und wenn ja, welche Standardsprache angezeigt wird.
    • Sendeoptionen
      • Kennwort festlegen, um heruntergeladene PDF zu öffnen: Wenn Sie diese Option aktivieren, kann der Absender für heruntergeladene PDF-Dateien ein Kennwort festlegen.
        • Wenn diese Option aktiviert ist, wird dasselbe Kennwort auch als Verifizierungsmethode für Unterzeichner verwendet.
        • Erforderlich: Wenn Sie diese Option aktivieren, ist für die heruntergeladene PDF-Datei immer ein Kennwort erforderlich. Wenn diese Option aktiviert ist, können Absender auf der Seite Senden das Kennwort nicht deaktivieren; sie müssen eines angeben.
      • Ausfülltermin: Wenn Sie diese Option aktivieren, kann auf der Seite Senden ein Ausfülltermin angegeben werden.
        • Tage bis zum Ausfüllen der Vereinbarung: Wählen Sie die Anzahl Tage aus, die den Empfängern standardmäßig zum Abschließend des Signierungsvorgangs zur Verfügung stehen. Die angegebene Anzahl an Tagen kann immer auf der Seite Senden bearbeitet werden.
      • Schreiben von Dokumenten vor dem Senden erlauben: Wenn Sie diese Option aktivieren, können Absender mithilfe der Vorschaufunktion auf der Seite Senden Formularfelder im Dokument in der Authoring-Umgebung bearbeiten.
        • Schreiben standardmäßig aktivieren: Wenn Sie diese Option aktivieren, ist die Vorschauoption auf der Seite Senden automatisch aktiviert.

     

    Nachfolgend finden Sie ein Beispiel für die Info zur Vereinbarung:

  1. Klicken Sie in der linken Leiste auf Empfänger, um auf den Abschnitt Empfänger-Routing zuzugreifen.

  2. Im Abschnitt Empfänger-Routing können Sie die Empfänger und die Routing-Reihenfolge nach Bedarf anpassen. Sie können komplexe Arbeitsabläufe mit seriellem, parallelem, hybridem oder verschachteltem Routing erstellen. In den folgenden Anweisungen werden die Funktionen vorgestellt, die für das Empfänger-Routing zur Verfügung stehen.

    • Um einen weiteren Empfänger vor oder nach einem vorhandenen Empfänger hinzuzufügen:
      • Klicken Sie auf das Hinzufügen-Symbol.
      • Wählen Sie die Rolle aus (alle für das Konto aktivierten Rollen sind verfügbar), die Sie einfügen möchten.

     

    • Um eine parallele Verzweigung festzulegen, klicken Sie auf das Hinzufügen-Symbol und wählen Sie Parallele Verzweigungen aus. 

     

    • Um einen Empfänger zu löschen, zeigen Sie auf die Schaltfläche des Empfängers und klicken Sie auf das Löschen-Symbol.

     

    • Um einen Empfänger zu bearbeiten, zeigen Sie auf die Schaltfläche und klicken Sie auf das Bearbeiten-Symbol.
    Empfängerkonfiguration

    Wenn Sie einen Empfänger bearbeiten, können Sie Folgendes konfigurieren:

    • Empfängerbeschriftung: Passen Sie die Beschriftung des Empfängers an. Sie können z. B. die Standardbeschriftung für Empfänger auf „Käufer“ festlegen. 
      • Die Empfängerbeschriftungen müssen innerhalb eines Arbeitsablaufs eindeutig sein.
    • E-Mail-Adresse: Geben Sie die Standard-E-Mail-Adresse des Empfängers ein.
    • Empfänger ist der Absender: Wenn diese Option aktiviert ist, wird der Absender als Empfänger eingefügt.
    • Als Empfängergruppe markieren: Wenn diese Option aktiviert ist, wird der Empfänger während des Sendevorgangs als leere Empfängergruppe für den Absender angezeigt. Der Absender muss die E-Mail-Adressen für die Empfängergruppe konfigurieren.
    • Rolle: Aktualisieren Sie die Rolle des Empfängers (Unterzeichner oder Genehmiger).
    • Erforderlich: Aktivieren Sie diese Option, wenn eine Signatur des Empfängers erforderlich ist.
    • Bearbeitbar: Wenn Sie diese Option aktivieren, kann der Absender die E-Mail-Adresse des Empfängers auf der Seite Senden aktualisieren.
    • Identitätsbestätigung: Wählen Sie den erforderlichen Identitätsbestätigungstyp für den Unterzeichner aus.
      • Die möglichen Optionen lauten „Keine“, „Acrobat Sign“, „Telefon“, „KBA“, „Kennwort“ und „Web-Identität“.
      • Dabei sind nur die Optionen sichtbar, die für das Acrobat Sign-Konto aktiviert wurden.
    Hinweis:

    Wenn Sie ein Kennwort zur Identitätsüberprüfung festlegen, wird dasselbe Kennwort zur Dokumentsicherheit hinzugefügt. Dadurch muss das Kennwort eingegeben werden, um die PDF-Datei zu öffnen.

  3. Klicken Sie auf Speichern, um ihre Änderung an der Empfängerkonfiguration zu speichern.

     

    Nachfolgend finden Sie ein Beispiel für die Empfängerinformationen und ein Routing, in dem die Beschriftungen für die Unterzeichner (Käufer und Vertriebsleiter) und für den Genehmiger (VP Sales) angepasst wurden. 

  1. Klicken Sie in der linken Leiste auf E-Mails, um zum Abschnitt E-Mails zu wechseln.

    • Im Abschnitt E-Mails können Sie anhand verschiedener Ereignisse festlegen, welche E-Mails während des Signatur- und Genehmigungsvorgangs gesendet werden. 
    • Sie können z. B. festlegen, dass Empfänger und CCs E-Mail-Benachrichtigungen erhalten, wenn eine Vereinbarung abgebrochen wird. 

  2. Aktivieren Sie die Kontrollkästchen für die Ereignisse, die eine E-Mail-Benachrichtigung auslösen sollen.

  1. Klicken Sie in der linken Leiste auf Dokumente, um zum Abschnitt Dokumente zu wechseln.

  2. Im Abschnitt Dokumente können Sie Folgendes konfigurieren:

    • Dokumententitel: Geben Sie einen Titel für das Dokument ein. Dieser Titel wird im Bereich „Dokumente“ auf der Seite Senden angezeigt, wenn Sie mithilfe des Arbeitsablaufs senden.
    • Dateien: Klicken Sie auf das Symbol „Datei hinzufügen“, um ein Dokument aus Ihrer Acrobat Sign-Bibliothek anzuhängen. Dieses Dokument wird automatisch angehängt, wenn Sie mithilfe dieses Arbeitsablaufs senden.
      • Wenn keine Datei ausgewählt wird, kann der Absender während des Arbeitsablaufs eine Datei auswählen, die mit der Vereinbarung gesendet wird.
      • Wenn ein Dokument als Erforderlich markiert ist, wird es automatisch an die Vereinbarung angehängt, wenn der Workflow initiiert wird.
      • Datei löschen – Wenn Sie die falsche Datei anhängen, können Sie auf das Löschen-Symbol (X) neben dem Dateinamen klicken, um sie zu entfernen.
    • Name des Dokuments: Geben Sie einen aussagekräftigen Namen ein, der das Dokument für den Absender identifiziert. Das hochgeladene Bibliotheksdokument erhält einen Standardnamen, der aber überschrieben werden kann.
    • Erforderlich: Gibt an, ob das Dokument erforderlich ist.
    • Dokument hinzufügen: Klicken Sie auf die Schaltfläche Dokument hinzufügen, um Zeilen für weitere Dokumente hinzuzufügen.
      •  Dokumententitel müssen eindeutige Werte sein.
    • Zeile löschen: Klicken Sie auf das Symbol „Zeile löschen“ (X), um die gesamte Zeile zu löschen.

  3. Nachfolgend finden Sie ein Beispiel eines konfigurierten Abschnitts Dokumente:

  1. Klicken Sie in der linken Leiste auf Absendereingabefelder, um auf den Abschnitt Absendereingabefelder zuzugreifen.

    Diese Eingabefelder werden Formularfeldern zugeordnet, die in den angehängten Dokumenten definiert werden (entweder während des Arbeitsablaufdesigns oder als durch den Absender hochgeladene Datei).

    Der Absender kann mit diesen Feldern Inhalte vor dem Senden der Vereinbarung an den Empfänger vorab ausfüllen.

  2. Klicken Sie im Bereich Absendereingabefelder auf Feld hinzufügen.

    Für jede hinzugefügte Zeile können Sie Folgendes konfigurieren:

    • Feldtitel: Geben Sie einen Titel für das Feld ein. Dieser Wert wird auf der Seite Senden als Referenz für den Absender angezeigt
    • Dokumentenfeldname: Geben Sie den Namen für ein Feld im angehängten Bibliotheksdokument ein.
      • Der hier angegebene Feldname muss dem Formularfeldnamen im Dokument entsprechen.
    • Standardwert: Geben Sie einen Standardwert ein (sofern vorhanden).
    • Erforderlich: Wenn Sie diese Option aktivieren, muss ein Wert für dieses Feld eingegeben werden, bevor die Vereinbarung gesendet wird.
    • Bearbeitbar: Wenn Sie diese Option aktivieren, kann der Absender der Vereinbarung den Standardwert ändern.
    • Klicken Sie auf das Symbol „Zeile löschen“ (X), um die gesamte Zeile zu löschen.

     

    Nachfolgend finden Sie ein Beispiel für Absendereingabefelder: 

Senden mithilfe eines benutzerdefinierten Arbeitsablaufs

Das Senden einer Vereinbarung mit einem Arbeitsablauf beginnt auf der Startseite. Dort wählen Sie die Schaltfläche Aus Bibliothek starten und anschließend den Arbeitsablauf aus, den Sie verwenden möchten.

Nachdem Sie einen Arbeitsablauf ausgewählt haben, wird eine geänderte Seite Senden mit einer angepassten Reihenfolge der empfangenden Personen, allen selbstdefinierten Anweisungen, angehängten Dateien usw. angezeigt.

1. Von der Startseite:

  • Wählen Sie Aus Bibliothek starten aus.
  • Wählen Sie aus den Optionen aus der rechten Seite Workflows aus.
  • Wählen Sie den Arbeitsablauf aus, den Sie verwenden möchten.
  • Klicken Sie auf Start.
Einen Arbeitsablauf von der Startseite aus senden

 

Auf der Seite Senden wird Folgendes angezeigt:

Im oben gezeigten Beispiel der Seite Senden werden folgende Anpassungsoptionen angezeigt:

A. Aus dem Bereich „Workflow-Info“:

○ Der Name des Arbeitsablaufs (GlobalCorp-Servicevertrag < 50K) oben

○ Anweisungen für den Absender (Dieser Arbeitsablauf wird für Verträge unter 50K verwendet…)

B. Aus dem Bereich „Vereinbarungsinformationen“:

○ Name der benutzerdefinierten Vereinbarung (GlobalCorp-Servicevertrag für 2018)

○ Die Nachricht (Anbei senden wir Ihnen den Servicevertrag...)

○ Kennwortschutz für signiertes Dokument (zulässig, aber nicht definiert)

C. Aus dem Abschnitt „Empfänger“:

○ Die benutzerdefinierten Bezeichnungen für die Empfänger (Unterzeichner und Gegenzeichner) und für die zertifizierten Empfänger (Rechtsabteilung) werden angezeigt

○ Die E-Mail-Adressen sind ausgeblendet, wenn der Absender einer der Unterzeichner ist. Stattdessen erscheint „Ich selbst“.

○ Die E-Mail-Adressen der Empfängergruppe (Rechtsabteilung) werden durch den Absender eingegeben.

D. Aus dem Abschnitt „Dokumente“:

○ Der Name des vorab angehängten Vertrags (Servicevertrag) wird im Dokumentenbereich angezeigt.

○ Der Name der Datei, die der Absender hochladen muss, also das Referenzdokument, wird ebenfalls angezeigt.

E. Aus dem Abschnitt Absendereingabefelder:

○ Die definierten Felder werden im Bereich „Felder“ angezeigt

○ Der Standardwert wurde importiert, kann aber bearbeitet werden

 

2. Füllen Sie die Felder aus, die Ihr Arbeitsablauf erfordert.

Im obigen Beispiel sind es folgende:

  • Die E-Mail-Adresse der Rechtsabteilung
  • Alle CC-E-Mail-Adressen (optional)
  • Laden Sie die Datei mit dem Referenzdokument hoch.
  • Die Informationen für die erforderlichen Felder (Produkt und Gesamtkosten)
  • Die Optionen Kennwortschutz für signiertes Dokument und Vorschau anz., Signatur platzieren od. Formularfelder hinzufüg.; beide sind für diesen Arbeitsablauf optional.

3. Klicken Sie auf Senden.

4. Optional können Sie in der Authoring-Umgebung nach Bedarf Änderungen an Feldern vornehmen, bevor Sie auf Senden klicken

Eine Arbeitsablaufvereinbarung signieren und genehmigen

Die Arbeitsablaufvereinbarung wird in der Reihenfolge gesendet, die im Routing festgelegt wurde. Die Unterzeichner und Genehmiger können mithilfe des Links in der E-Mail „Bitte signieren Sie/Bitte genehmigen Sie“ signieren bzw. auf der Seite „Verwalten“, wenn sie registrierte Nutzer von Acrobat Sign sind. Dies funktioniert auf die gleiche Weise wie der standardmäßige Sendevorgang.

Der Verlauf und der Audit-Bericht für die Arbeitsablaufvereinbarung können auf der Seite „Verwalten“ abgerufen werden. Während die Vereinbarung in Bearbeitung ist, können Sie Erinnerungen hinzufügen und andere Aufgaben ausführen.

Bearbeiten eines benutzerdefinierten Arbeitsablaufs

  1. Melden Sie sich als Kontoadministrator an und navigieren Sie zu Konto > Workflows.

  2. Wählen Sie aus der Liste Arbeitsabläufe einen Arbeitsablauf durch Klicken aus.

  3. Klicken Sie im Kontextmenü auf Öffnen. Workflow Designer wird angezeigt.

    Sobald Workflow Designer geöffnet ist, ist der Arbeitsablauf vollständig bearbeitbar. Alle Abschnitte können nach Bedarf geändert werden. Änderungen werden erst gespeichert, wenn Sie auf die Schaltfläche „Aktualisieren“ klicken.

     

    In Workflow Designer können Sie die folgenden Änderungen vornehmen:

Konfigurationsoptionen

Bei selbstdefinierten Arbeitsabläufen wurden erhebliche Verbesserungen hinzugefügt, die durch Optionen im Administrationsmenü gesteuert werden.

Wenn Sie Arbeitsabläufe aktivieren möchten, empfehlen wir Ihnen, die ersten drei der folgenden Optionen zu aktivieren, um Ihren nutzenden und empfangenden Parteien das beste Erlebnis bereitzustellen.

Um auch nur die Möglichkeit zu haben, Arbeitsabläufe zu konfigurieren, muss die Funktion aktiviert sein.

Navigieren Sie zu Kontoeinstellungen > Globale Einstellungen > Benutzerdefinierte Sende-Workflows und ermöglichen Sie den Zugriff für Ihre Administrator*innen.

Arbeitsabläufe konfigurieren, die für das Konto angezeigt werden sollen

Durch Aktivieren des neuesten Arbeitsablauf-Erlebnisses rücken Arbeitsabläufe näher an die Funktionalität des manuellen Sendevorgangs heran.

Mit dieser Option aktivierte Funktionen:

  • Umfließbares Seitenlayout
  • Verwenden digitaler Signaturen für einen oder mehrere Empfänger
  • Konfigurieren von Empfängern für die Verwendung der telefonbasierten Empfängerauthentifizierung (per SMS)
  • Konfigurieren von Empfangsgruppen während des Sendevorgangs
  • Anfügen von Dokumenten aus allen aktivierten Quellen während des Sendevorgangs

Um das neueste Erlebnis zu aktivieren, navigieren Sie zu: Kontoeinstellungen > Sendeeinstellungen > Optionen für selbstdefinierten Arbeitsablauf.

Arbeitsabläufe zur Nutzung des neuen Erlebnisses konfigurieren

Telefonauthentifizierung der empfangenden Partei

Im Workflow Designer werden alle aktivierten Authentifizierungsmethoden im Empfängerobjekt angezeigt.

Die Authentifizierungsmethoden wurden aktualisiert, sodass sie als Kontrollkästchen angezeigt werden und das Arbeitsablaufdesign dem Absender verschiedene Optionen bietet. 

Wenn mehrere Optionen im Designer aktiviert sind, stehen dem Absender während des Sendevorgangs dieselben Optionen zur Verfügung.

Beim neuen Sendeerlebnis wird im Designer das Telefon (SMS) als Option hinzugefügt.

Gruppen empfangender Personen

Die Empfangsobjekte im Designer können von nun an als Empfangsgruppen markiert werden.  Dies ermöglicht der sendenden Partei das Konfigurieren eines Arrays mit E-Mail-Adressen, denen das Signieren für diesen einen Signaturschritt gestattet ist.

Wenn beispielsweise einer/eine von fünf Managern/Managerinnen gegenzeichnen muss, können Sie alle fünf E-Mail-Adressen auflisten, von denen jedoch nur eine Unterschrift leisten muss.

Hinweis:

Empfänger im Workflow Designer können als Empfängergruppe definiert werden, sind jedoch nicht im Arbeitsablauf-Entwurf konfiguriert.

Die Empfängergruppe ist nur verfügbar, um während des Sendevorgangs zu konfigurieren.

Dateianlagen

Während des Sendevorgangs können Dokumente von einer beliebigen Acrobat Sign-Quelle angehängt werden.

 

Das User Experience unter der neuen Einstellung wurde auf ein modernes, umfließbares Design wie auf der Seite „Senden“ aktualisiert.

Die im alten Erlebnis auf der rechten Seite der Liste der empfangenden Parteien angezeigten Anweisungen wurden an den oberen Rand der Seite in ein reduzierbares Fenster verschoben.

Durch Vorlagen definierte Feldzuweisung

Durch Vorlagen definierte Feldzuweisungen ordnen die (in Workflow Designer definierte) Liste der empfangenden Parteien den entsprechenden Feldzuweisungen in Ihren autorisierten Formularen zu.

Anwendungsbeispiel:

  • Ein Unterzeichner (Kunde) soll zuerst unterschreiben.
    • Optional kann auch ein zweiter Unterzeichner unterschreiben.
  • Die Vereinbarung wird intern von einem Vertriebsmitarbeiter gegengezeichnet.

Normalerweise wären hierfür aufgrund der Art und Weise, wie die Empfänger auf der Seite Senden indiziert wurden, zwei Formulare erforderlich:

  • eines für das Szenario mit nur einem Unterzeichner, in dem der zweite Index dem Gegenzeichner zugewiesen wird,
  • und eines für das Szenario mit zweitem Unterzeichner, in dem der Gegenzeichner den dritten Index erhält.

Unter der „vorlagendefinierten“ Regelstruktur erstellen Sie ein vollständiges Formular, in dem alle etwaigen Empfängerfelder definiert sind.

Der Empfangs-Unterzeichnungs-Index wird (wie in Workflow Designer definiert) streng durchgesetzt und alle Felder, die anderen ausgelassenen (optionalen) empfangenden Parteien zugewiesen sind, werden beim Senden der Vereinbarung ignoriert.

Im obigen Anwendungsfall erhält der/die zweite Unterzeichner*in also immer Index 2. Ist dieser jedoch zum Zeitpunkt des Sendens nicht enthalten, werden signer2-Felder ignoriert und der/die Gegenzeichner*in (Unterzeichnerindex 3) kann weiterhin nur auf signer3-Felder zugreifen.

Aktivieren Sie diese neue Option wie folgt: Kontoeinstellungen > Sendeeinstellungen > Optionen für selbstdefinierten Arbeitsablauf > Vorgabendefinierte Signaturplatzierung aktivieren.

Arbeitsabläufe zur Verwendung von vorlagendefinierter Signaturplatzierung konfigurieren

Hinweis:

Durch das Aktivieren der Funktion für die Vorlagendefinierte Signaturplatzierung wird die Option zum Verfassen der Vereinbarung während des Sendevorgangs deaktiviert.

Erläuterung der Beziehung zwischen empfangenden Parteien und Feldern

Jedem in einer Vereinbarung enthaltenen Empfänger wird ein Unterzeichnerindex zugewiesen. Diese Indexnummer ist erforderlich, um den Empfängern die Felder zuzuordnen, in die sie Inhalte einfügen dürfen (wie z. B. ein Unterschriftsfeld).

Empfänger erhalten ihre Indexnummer basierend auf ihrer Reihenfolge auf der Seite Senden. Der Empfänger ganz oben in der Liste erhält Index 1, der zweite Index 2 usw. Diese Indexnummer wird angezeigt, wenn für die Vereinbarung „In festgelegter Reihenfolge ausfüllen“ festgelegt wurde, ist jedoch auch dann noch vorhanden, wenn für den Arbeitsablauf „In beliebiger Reihenfolge ausfüllen“ aktiviert ist.

 

Beim Aufbau eines Empfänger-Workflows im Workflow Designer wird der Unterzeichnerindex nach folgenden Regeln zugewiesen:

  • Von oben nach unten
    • Von links nach rechts

Im unten stehenden Beispiel befinden sich Unterzeichner und zweiter Unterzeichner ganz oben in der Liste.

  • Der Unterzeichner („Signer“) ist der Empfänger oben links. Deshalb wird ihm Index 1 zugewiesen.
  • Der zweite Unterzeichner („Co Signer“) befindet sich ebenfalls ganz oben, jedoch rechts neben dem ersten Unterzeichner. Deshalb wird ihm Index 2 zugewiesen.

In diesem Anwendungsfall ist es egal, wer letztlich zuerst unterschreibt. Deshalb werden die Unterzeichner in einen parallelen Unterzeichnungs-Workflow eingefügt. Der Unterzeichnungsindex wird streng durchgesetzt, um zu gewährleisten, dass der Unterzeichner die richtigen Felder ausfüllt und der zweite Unterzeichner nur auf die ihm zugewiesenen Felder zugreifen kann.

Der Vertriebsmitarbeiter („Sales Rep“) unterschreibt als Drittes, nachdem Unterzeichner und zweiter Unterzeichner fertig sind.

Die Genehmigung einer Führungskraft („Exec Approval“) wird als Viertes angefordert, nachdem der Vertriebsmitarbeiter die Vereinbarung gegengezeichnet hat.

Hinweis:

Die Namen der empfangenden Parteien „Signer“, „Co Signer“, „Sales Rep“ usw. in diesem Beispiel haben keine Auswirkungen auf die Feldzuweisung. Hierbei handelt es sich lediglich um von der Administration definierte Bezeichnungen, die dem besseren Verständnis der Arbeitsablaufvorlage dienen. 

 

Der oben aufgeführte Designer-Empfänger-Workflow erstellt eine Senden-Seitenvorlage, die wie folgt aussieht

(auf der Seite Senden ist die Reihenfolge deutlicher, obwohl die Indexnummern nicht angezeigt werden):

 

Beim Erstellen von Formularen mit Feldern wird jedes Feld explizit einem Unterzeichnungsindex zugewiesen (abgesehen von Feldern mit dem Wert „Jeder“).

In der Acrobat Sign-Authoring-Umgebung erfolgt dies über die Auswahl einer teilnehmenden Person und der Platzierung der Felder für diese teilnehmende Person.

Jede teilnehmende Person erhält einen farblichen Code, um besser unterscheiden zu können, welche Felder welcher teilnehmenden Person zugeordnet sind.

 

Wenn Sie Texttags verwenden, bietet das Tag selbst ein Argument (z. B. :signer1), das das Feld dem Unterzeichnerindex zuordnet.

Konten, die bestimmte Workflows für alle Dokumente durchsetzen und den Prozess des Sendens optimal an den Mindesteingabewert der Nutzenden anpassen möchten, können alle Dokumenten-Workflows vollständig definieren und das Ad-hoc-Senden komplett einschränken.

Konten, die Nutzende in mehreren Gruppen verwenden, können die konfigurierbaren Optionen auf Gruppenebene erweitern und so sicherstellen, dass die richtigen Signaturoptionen und Benachrichtigungsprozesse streng durchgesetzt werden.

Um die Benutzung so einzuschränken, dass Sendevorgänge nur mit genehmigten Arbeitsabläufen vorgenommen werden dürfen, navigieren Sie zu Kontoeinstellungen > Globale Einstellungen > Workflows und aktivieren Sie Aktivieren Sie das Senden von Vereinbarungen nur über Workflows.

Arbeitsabläufe als einzige Methode zum Senden von Vereinbarungen konfigurieren


Fehlerberichterstattung für häufige Probleme

Einige Elemente des alten Arbeitsablauf-Erlebnisses verursachen unter der neuen Oberfläche Fehler, da die Kontrolle und Sicherheit im aktuellen Erlebnis verbessert wurde. Es wurden zusätzliche Fehlerprüfungen hinzugefügt, um diese Fehler besser anzuzeigen und zu erklären.

Wenn das Konto zur Verwendung des modernen Sendeerlebnisses konfiguriert ist und ein problematischer Workflow gestartet wird, wird dem Benutzer ein rotes Banner mit Fehlermeldung angezeigt:

Wenn das Konto noch für die Verwendung des klassischen Erlebnisses konfiguriert ist, funktioniert der Workflow möglicherweise weiterhin unter diesen Regeln. 

Das moderne Erlebnis zeigt Fehler wie erkannt an. 

Wenn mehr als ein Problem erkannt wurde, werden alle erkannten Fehler aufgeführt.

Um unter den Regeln der neuen Oberfläche die Gültigkeit des Workflows zu gewährleisten, müssen Administratoren den Workflow bearbeiten und die erkannten Probleme beheben:

Unter dem klassischen Regelsatz werden E-Mail-Zeichenfolgen möglicherweise falsch formatiert oder fälschlicherweise beschränkt (z. B. mit Leerzeichen oder Kommas).

Wenn ein solcher Fehler auftritt, müssen Administratoren Folgendes überprüfen:

  • Die ordnungsgemäße Beschränkung der CC-E-Mail-Adressen

  • Jede definierte Empfänger-E-Mail-Zeichenfolge, um sicherzustellen, dass sie ordnungsgemäß formatiert sind
    • (z. B. name@domain.tld)
  •  
    • Im modernen Erlebnis sind Kommas und Semikolons zulässig.

Das moderne Erlebnis erfordert eindeutige Werte für alle Dokumententitel auf der Seite Dokumente im Workflow Designer.

Ausführliche Informationen zu diesem Fehler finden Sie hier.

Beim Erstellen eines Workflows können Administratoren eine Dokumentvorlage anhängen, die über einen beschränkten Zugriffsumfang verfügt.

Wenn Nutzende außerhalb dieses Umfangs versuchen, den Arbeitsablauf zu laden, kann das Dokument nicht angehängt werden und es wird ein Sicherheitsverstoß ausgelöst.

Administrierende können beispielsweise eine neue Dokumentvorlage mit Eigenschaften erstellen, die den Zugriff auf die Partei beschränken, die die Vorlage besitzt.  Administrierende können das Dokument an den Arbeitsablauf anhängen, da sie die besitzende Partei sind. 

Alle anderen Benutzer des Systems, die nicht Besitzer der Vorlage sind, befinden sich außerhalb des Zugriffsumfangs des Dokuments.

Wenn dieser Fehler angezeigt wird, muss der Administrator die Eigenschaften der angehängten Dokumentvorlage anpassen.

Schritte zur Überprüfung und Anpassung von Vorlageneigenschaften finden Sie hier.

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