在 Adobe Acrobat Sign 中設定保留規則

定義合約和相關資料在自動刪除前的保留時間。

保留規則可讓管理員控制合約和相關資料在達到終止狀態後，儲存在 Adobe Acrobat Sign 中的時間。這有助於組織自動化資料清理，並使文件生命週期與內部合規原則保持一致。

開始之前

• 您必須是帳戶層級或群組層級管理員才能設定保留規則。

設定

可用性

• Acrobat Standard 與 Acrobat Pro：不支援。
• Acrobat Sign Solutions：支援。
• 政府版 Acrobat Sign：支援。

設定範圍

保留規則可在帳戶和群組層級設定。

群組層級設定會覆寫帳戶層級設定。

• 預設行為 - 如果未設定保留規則，協議將保留到手動刪除或透過其他程序移除為止。
• 對進行中合約的影響 - 保留規則會在合約記錄為終止狀態時套用。進行中的合約不會受到影響，直到達到終止狀態。

要存取此設定

帳戶層級：

• 導覽至「帳戶設定 > 資料治理」。

群組層級：

1. 導覽至「管理員 > 群組」。
2. 選取群組。
3. 選取群組設定 > 資料治理。

建立保留規則

建立新規則時，該規則會成為活躍規則。先前活躍的規則會保留在清單中，並有結束日期，且會繼續治理已指派給這些規則的合約。

設定群組層級覆寫

群組層級規則會覆寫群組中使用者的帳戶層級規則。 如果未定義群組層級規則，則會套用帳戶層級規則。

• 使用與帳戶層級設定相同的步驟建立規則。
• (選用) 啟用保留此群組的所有合約以防止自動刪除。
  • 當群組的合約必須保留時，使用此選項來略過帳戶層級設定。

若使用者在群組之間移動，則合約記錄為終止狀態時，會根據使用者所屬的群組套用保留規則。

設定的運作方式

合約進入結束狀態時：

• 已套用活躍保留規則，並與合約建立關聯。
  • 套用之保留規則會與合約相關聯，確保刪除時會執行正確規則。
• 系統會根據定義的保留期間計算刪除日期。
• 當保留期間過期時，合約會被刪除，前提是規則仍保持啟用狀態。

在尖峰時段，終止狀態處理可能會延遲最多 12 小時，這可能會延遲保留期間的開始時間。

若要了解時間如何影響保留，請參閱資料治理概觀頁面。

最佳做法

• 在傳送合約前定義保留規則，以確保原則應用的一致性。
• 使用群組層級規則來支援各團隊不同的保留需求。
• 定期檢閱規則，確認其符合目前的合規需求。 

注意事項

• 保留規則會在合約記錄為終止狀態時套用。
• 對於新終止的合約，一次只有一個保留規則處於活躍狀態。建立新規則時，該規則會成為活躍規則，並套用至未來記錄為終止狀態的所有合約。先前的活躍規則會繼續套用至已指派給它們的合約，無需停用。
• 套用的規則是以傳送使用者在合約達到終止狀態時所屬的主要群組為基礎。
• 在尖峰時段，終止狀態處理可能會延遲最多 12 小時，延遲保留原則的開始。
• 如果未定義規則，合約將無限期保留。
• 停用規則會防止刪除所有已採用該規則且尚未被刪除的合約。

相關文章

• 資料保留規則概觀
• 管理保留規則
• 使用資料治理和 GDPR 工具刪除合約。