使用手冊 取消

遵循 GDPR 要求

 

Adobe Acrobat Sign 指南

新功能

開始使用

管理

傳送、簽署與管理合約

進階合約功能與工作流程

與其他產品整合

Acrobat Sign 開發人員

支援與疑難排解

註解:

根據 GDPR 要求,在使用者裝置上資料儲存之前為了取得使用者同意,某些使用者可能收到一個或多個要求來啟用 Cookie:

  • 使用者從實施 GDPR 的地區存取 Adobe Acrobat Sign 時,需要啟用核心服務 Cookie
    • 按一下「自訂」按鈕可啟用或停用效能個人廣告 Cookie
    • 在所有 Acrobat Sign 網頁右下角按一下「Cookie 偏好設定」連結,可隨時管理 Cookie:

  • 移轉至 adobesign.com 網域 (從 echosign.com) 的帳戶必須設定 Cookie 兩次,因為每個網域必須設定唯一 Cookie
注意:

免責聲明:此指南目的是作為指導方針,但不得作為法律建議。尋求您品牌法律顧問的建議,以滿足您所營運區域的要求。

什麼是 GDPR?

一般資料保護規範 (GDPR) 是歐盟的新隱私權法律,可讓資料保護要求保持一致並符合現代的要求。儘管有許多全新和強化的要求存在,但核心基礎原則仍維持不變。新規則具備廣泛的個人資料定義且涵蓋範圍寬廣,會對在歐盟收集個人資料的任何公司造成影響。部分規範要求個人有權了解收集的是哪些個人資料,並在適當的時候依要求將資料刪除。

基於本文目的,「使用者」一詞指的是傳送供簽名合約的公司成員。「簽署者」一詞指的是接收且簽署或拒絕合約的個人。隱私權管理員是具備獨特控制權的 Acrobat Sign 帳戶管理員,可在傳送者或簽署者要求時移除服務中的個人資訊。

使用者唯一性是基於辨識個人所用的電子郵件地址。具有多個電子郵件地址的人員,在系統中可能會有多個獨立的使用者 ID。Acrobat Sign 中的所有 GDPR 控制,都會使用電子郵件地址來尋找和管理個人資訊。唯一電子郵件地址之間沒有關聯,管理員只會使用提供的電子郵件地址來尋找資料。

支援 GDPR 的功能

Acrobat Sign 提供的功能可協助客戶遵循 GDPR。如需 Adobe 如何保護您隱私權的詳細資訊,請造訪 www.adobe.com/tw/privacy

根據 GDPR,個人的權限已強化,可要求存取、修正和刪除其個人資訊。

  • 存取 – 使用者或簽署者可透過 Acrobat Sign UI 直接存取其個人的大部分個人資訊。  有少數的活動資訊目前還無法直接取得。  個人帳戶持有人必須在 Adobe.com/privacy 聯絡 Adobe 隱私權辨公室以要求存取這類資訊。 本文稍後會包含報告的範例。
  • 修正 – 您可透過使用者介面取得針對使用者或簽署者收集的所有個人資訊。  如果需要變更,使用者或簽署者可直接進行變更,不需聯絡 Adobe 或其管理員。
  • 刪除 – 根據簽署儀式中扮演的角色,會有不同的動作可用。 傳送合約的使用者必須向受聘公司提出要求。  Adobe 無法參與此互動,也不會控制雇主在業務過程中收集的資料。  簽署過程會收集在儀式期間與簽署者有關的最基本資訊。  其中包含名稱、電子郵件地址、IP 位址和 (選用) 電話號碼及 OTP 密碼。 系統會使用含簽署者簽名的合約來儲存此資訊,而傳送合約的公司可控制此資訊。 如果簽署者需要有關該合約收集之個人資訊的資訊,就需要聯絡合約的傳送者。  身為資料處理者的 Adobe,無法將合約或傳送合約之公司的任何資訊提供給簽署者。因為與簽署者相關的唯一資訊儲存在合約中,刪除合約就會刪除簽署者的個人資訊。  如果傳送者同意刪除簽署者的資訊,他們可使用隱私權選單來尋找並刪除該簽署者參與的合約。

針對 Acrobat Sign 工具組,有三個功能可供使用:

  • 使用者等級日誌 - 在 Acrobat Sign 環境中觸發的各種事件日誌 (其中包含個人資訊)
  • 合約刪除 - 隱私權管理員具有授權,可檢視和刪除其帳戶中任何使用者建立的任何合約。
  • 使用者刪除 - 隱私權管理員可在其帳戶中刪除任何使用者。

 

隱私權管理員可以登入 Admin Console 並編輯使用者的設定檔,來管理使用者的資訊和合約。

使用者等級日誌

任何使用者都能向 Adobe 隱私權中心提出要求,請 Adobe 提供在 Acrobat Sign 系統中包含其使用者私人資訊的活動日誌。

系統會以 CSV 格式傳回此資訊,其中包含如下內容:

  • 事件日期
  • 事件類型
  • 觸發事件的 IP 位址

刪除合約

僅適用於在隱私權管理員授權的情況下,使用者傳送的合約。

當簽署者要求將其資訊從 Acrobat Sign 系統中移除時,帳戶隱私權管理員可針對該使用者的電子郵件地址進行搜尋,並傳回該電子郵件地址有參與且建立於該管理員組織中的所有合約。

如果隱私權管理員確定不再需要該合約,就可以將合約從服務中完全刪除,且此操作無法撤銷。

為了刪除合約,系統會將聯絡 Acrobat Sign 的收件者重新導向至「管理」標籤以進行檢閱,並聯絡原本建立該交易的公司。

身為客戶資料處理者的 Acrobat Sign 永遠不會在收件者的要求下刪除合約。

顯示合約的「隱私權」視窗,並強調顯示「下載合約」連結

刪除使用者

僅適用於在隱私權管理員授權情況下的使用者

當員工要求將他們的資訊從您的系統中刪除時,這個工具可將所有使用者資訊從 Acrobat Sign 伺服器中刪除。 

使用者必須直接向帳戶隱私權管理員提出此要求。只有隱私權管理員有權刪除使用者。

Acrobat Sign 支援無法將使用者從帳戶中刪除,如果收到刪除的要求,會將該使用者導向至其帳戶管理員。

「使用者」標籤顯示著非作用中的使用者選項,並強調顯示「刪除使用者資訊」的連結

註解:

個人和免費帳戶

身為帳戶中唯一人員,或只有免費帳戶的使用者無法刪除自己。在這個情況下,這類使用者必須聯絡 Adobe 隱私權中心

使用者需要提供他們的電子郵件地址與明確的指示,來將與電子郵件地址關聯的使用者從 Acrobat Sign 系統中刪除。Adobe 隱私權中心接著會採取適當的步驟來確保使用者已刪除。

使用者如何要求將其資料從 Acrobat Sign 中移除

必須對使用者的資產進行適當解析,才能將個人資訊從 Acrobat Sign 系統中刪除。  此程序會依相關的使用者/帳戶類別而有所不同,可分為三類:

Adobe 隱私權中心

在使用者介面中要求做出工具所不支援的動作,或是與 GDPR 合規有關的問題,都必須提交至 Adobe 隱私權中心

支援和成功專員無法存取可將內容從伺服器中刪除的工具。

更快、更輕鬆地獲得協助

新的使用者?