在 Adobe Acrobat Sign 中管理保留規則

檢視、篩選和控制保留規則如何隨時間套用和維護。

保留規則會定義何時刪除合約和相關資料。管理這些規則可確保正確套用現行原則，且先前套用的規則會繼續如預期般管理合約。

開始之前

• 您必須是帳戶層級或群組層級管理員才能管理保留規則。

設定

可用性

• Acrobat Sign Solutions：支援。
• 適用於政府的 Acrobat Sign：支援。
• Acrobat Standard 與 Acrobat Pro：不支援。

設定範圍

保留規則可在帳戶和群組層級管理。

群組層級設定會覆寫帳戶層級設定。

要存取此設定

帳戶層級：

• 導覽至「帳戶設定 > 資料治理」。

群組層級：

1. 導覽至「管理員 > 群組」。
2. 選取群組。
3. 選取「群組設定」>「資料治理」。

保留規則的行為方式

保留規則遵循定義的生命週期：

• 對於新終止的合約，一次只有一個保留規則處於活躍狀態。建立新規則時，該規則會成為活躍規則，並套用至未來記錄為終止狀態的所有合約。先前的活躍規則會繼續套用至已指派給它們的合約，無需停用。
• 每個合約在記錄為終止狀態時，都會指派一個保留規則。
• 即使稍後建立較新的規則，合約仍保留其指派的規則。
• 停用規則會防止刪除尚未在該規則下刪除的所有合約。

規則狀態

保留規則可以具有以下狀態之一：

• 已啟用 – 規則目前套用至新終止的合約，或仍治理排程刪除的合約。
• 已停用 – 不再套用規則。與規則相關聯的合約不會遭到刪除。
• 已過期 – 先前由規則治理的所有合約都已遭到刪除。
• 舊版 – 代表透過較早系統設定所設定的保留原則。已指派給舊版規則的合約會繼續遵循這些刪除排程。

篩選保留規則

使用篩選器控制項來依狀態檢視規則：

• 所有規則 (預設)。
• 已啟用的規則。
• 已停用的規則。
• 已過期的規則。

您可以設定每頁顯示的記錄數量，包括 15、30 或 50 個規則等選項。

停用保留規則

停用規則會停止刪除與該規則相關聯的所有合約。

1. 選取您想要停用的規則。
2. 選取「停用」。

從帳戶層級檢視群組層級規則

您可以從帳戶層級介面存取群組層級保留規則：

• 導覽至「帳戶設定 > 資料治理」。
• 選取「具保留規則的群組」索引標籤。
• 選取群組。
• 選取「檢視群組保留規則」。

注意事項

• 對於新終止的合約，一次只有一個保留規則處於活躍狀態。
• 保留規則在建立後無法修改。必須建立新規則才能變更未來的保留行為。
• 先前套用的規則會繼續治理已指派給它們的合約。
• 保留規則在套用至合約後無法編輯。
• 在尖峰時間，終止狀態處理可能會延遲最多 12 小時，進而延遲保留開始的時間。
• 無法重新啟用已停用的規則。
• 與已刪除群組相關聯的保留規則仍可存取，以保留稽核歷史記錄。仍可透過帳戶層級介面檢閱和管理群組設定。

相關文章

• 資料保留規則概觀
• 設定保留規則
• 使用資料治理和 GDPR 工具刪除合約。