Wissenswertes zum Adobe PDF-Format

PDF (Portable Document Format) ist ein universelles Dateiformat zur Übertragung von Dateien zwischen Anwendungen und Plattformen, bei dem die Schriftarten, die Bilder und das Layout von Dokumenten erhalten bleiben. Adobe PDF ist das Standardformat für Dokumente und Formulare, die sicher im elektronischen Format weitergeleitet werden sollen. Adobe PDF-Dateien sind kompakt, enthalten alle Elemente und können von jeder Person, die über die kostenlose Software Adobe Reader® verfügt, angezeigt und gedruckt werden.

Adobe PDF kann für die Arbeitsabläufe bei der Zusammenarbeit mit Druckereibetrieben höchst effektiv eingesetzt werden. Beim Speichern einer unseparierten Bilddatei im Adobe PDF-Format wird eine kompakte, zuverlässige Datei erstellt, die ein Druckdienstleister anzeigen, bearbeiten, verwalten und für einen Probedruck verwenden kann. Danach kann der Druckdienstleister die Adobe PDF-Datei entweder direkt ausgeben oder mit verschiedenen Werkzeugen für Aufgaben wie z. B. Überprüfungen vor dem Druckvorgang, Überfüllen, Formateinrichtung und Farbseparation aufbereiten.

Beim Speichern im Adobe PDF-Format können Sie eine PDF/X-kompatible Datei erstellen. Bei PDF/X (Portable Document Format Exchange) handelt es sich um eine Unterform von Adobe PDF. Das Format beseitigt viele Farb-, Schrift- und Überfüllungsvariablen, die zu Druckproblemen führen. PDF/X kann verwendet werden, wenn PDF-Dateien als digitale Mustervorlagen für die Druckproduktion ausgetauscht werden. Dies ist auf der Erstellungs- oder der Ausgabestufe des Arbeitsablaufs möglich, vorausgesetzt die Anwendungen und Ausgabegeräte unterstützen PDF/X.

Die Verwendung von Adobe PDF-Dateien hilft, die folgenden Probleme im Zusammenhang mit elektronischen Dokumenten zu lösen:

Problem

Adobe PDF-Lösung

Die Empfänger können Dateien nicht öffnen, weil sie nicht im Besitz der Anwendungen sind, in denen die Dateien erstellt wurden.

PDF-Dateien können von jedem auf jeder Plattform geöffnet werden. Zum Öffnen wird lediglich die kostenlos erhältliche Software Adobe Reader benötigt.

Archive mit einer Kombination aus Papier- und elektronischer Form sind schwer durchsuchbar, nehmen viel Platz ein und erfordern das Vorhandensein der Anwendung, in der das jeweilige Dokument erstellt wurde.

PDF-Dateien sind kompakt, vollständig durchsuchbar und können jederzeit mit Reader geöffnet werden. Links beschleunigen das Navigieren in PDF-Dateien.

Dokumente werden auf Handheld-Geräten nicht korrekt angezeigt.

Mit Tags versehene Adobe PDF-Dateien brechen Text für die Anzeige auf mobilen Plattformen, wie z. B. Palm OS®-, Symbian™- und Pocket PC®-Geräten, korrekt um.

Dokumente mit komplexen Formatierungen sind für sehbehinderte Leser schwer zugänglich.

Mit Tags versehene PDF-Dateien enthalten Informationen zu Inhalt und Struktur, sodass sie auch von Bildschirmlesern vorgelesen werden können.

Erstellen von Adobe PDF-Dateien

In Illustrator können verschiedene Arten von PDF-Dateien erstellt werden. Sie können mehrseitige PDF-Dokumente, PDF-Dateien mit Ebenen sowie PDF/X-kompatible Dateien erstellen. PDF-Dateien mit Ebenen ermöglichen es Ihnen, eine einzige PDF mit Ebenen zu speichern, die in verschiedenem Kontext eingesetzt werden kann. Bei PDF/X-kompatiblen Dateien gibt es weniger Probleme mit Farben, Schriftarten und Überfüllung.

Erstellen einer Adobe PDF-Datei

  1. Wählen Sie „Datei“ > „Speichern unter“ oder „Datei“ > „Kopie speichern“.

  2. Geben Sie einen Dateinamen ein und wählen Sie einen Speicherort für die Datei.

  3. Wählen Sie als Dateiformat „Adobe PDF (*.PDF)“ und klicken Sie auf „Speichern“ (Windows) bzw. „Sichern“ (Mac OS).

  4. Wählen Sie entweder im Menü „Adobe PDF-Vorgabe“ eine Voreinstellung aus oder wählen Sie im Dialogfeld links in der Liste eine Kategorie aus und passen Sie die Optionen an.

  5. Klicken Sie auf „PDF speichern“.

    Hinweis:

    Wenn Sie die Standardeinstellungen wiederherstellen möchten, klicken Sie bei gedrückter Alt- (Windows) bzw. Wahltaste (Mac OS) auf „Zurück“.

Erstellen eines Adobe PDF-Dokuments mit mehreren Seiten

  1. Erstellen Sie mehrere Zeichenflächen in einem Dokument.

  2. Wählen Sie „Datei“ > „Speichern unter“ und wählen Sie unter „Dateityp“ die Option „Adobe PDF“.

  3. Führen Sie einen der folgenden Schritte durch:

    • Wenn Sie alle Zeichenflächen in einer PDF-Datei speichern möchten, wählen Sie „Alle“.

    • Wenn Sie nur bestimmte Zeichenflächen in einer PDF-Datei speichern möchten, wählen Sie „Bereich“ und geben Sie den Bereich der Zeichenflächen ein.

  4. Klicken Sie „Speichern“ und legen Sie im Dialogfeld „Adobe PDF speichern“ weitere PDF-Optionen fest.

  5. Klicken Sie auf „PDF speichern“.

Erstellen einer Adobe PDF-Datei mit Ebenen

Sowohl Adobe InDesign als auch Adobe Acrobat bieten Funktionen, mit denen die Sichtbarkeit von Ebenen in Adobe PDF-Dateien geändert werden kann. Wenn Sie eine Grafik in Illustrator als PDF-Datei mit Ebenen speichern, kann die Grafik in verschiedenem Kontext verwendet werden. So brauchen Sie etwa für eine Veröffentlichung in mehreren Sprachen nicht mehrere Versionen der gleichen Grafik zu erstellen, sondern es genügt eine einzige PDF-Datei, die den Text für alle Sprachen enthält.

  1. Erstellen Sie die Grafik so, dass die variablen Elemente (d. h. die Elemente, die angezeigt oder verborgen werden sollen) sich auf verschiedenen oberen Ebenen und nicht auf Unterebenen befinden.

    Wenn Sie beispielsweise ein Dokument erstellen, das für mehrere Sprachen verwendet werden soll, platzieren Sie den Text für die jeweilige Sprache auf einer eigenen oberen Ebene.

  2. Speichern Sie die Datei im Adobe PDF-Format.

  3. Wählen Sie im Dialogfeld „Adobe PDF speichern“ die Option „Acrobat 8 (1.7)“ oder „Acrobat 7 (1.6)“, um die Kompatibilität sicherzustellen.

  4. Wählen Sie „Aus oberen Ebenen Acrobat-Ebenen erstellen“, legen Sie weitere PDF-Einstellungen fest und klicken Sie auf „PDF speichern“.

Erstellen einer Adobe PDF/X-kompatiblen Datei

PDF/X (Portable Document Format Exchange) ist ein ISO-Standard zum Austauschen von Grafikinhalten. Dieses Format beseitigt viele Farb-, Schriftart- und Überfüllungsvariablen, die zu Druckproblemen führen. Illustrator unterstützt PDF/X-1a (für einen CMYK-Workflow), PDF/X-3 (für einen Workflow mit Farbmanagement) und PDF/X-4 (für einen Workflow mit Farbmanagement und erweiterter Unterstützung zur Beibehaltung von Transparenz im unbearbeiteten, nicht im reduzierten Zustand).

Beim Speichern einer PDF-Datei können Sie eine PDF/X-kompatible Datei erstellen.

  1. Wählen Sie im Dialogfeld „Adobe PDF speichern“ eine PDF/X-Vorgabe oder wählen Sie im Menü „Standard“ ein PDF/X-Format.

  2. Klicken Sie links im Dialogfeld „Adobe PDF speichern“ auf „Ausgabe“ und legen Sie die PDF/X-Optionen fest.

Erstellen kompakter PDF-Dokumente

Illustrator  bietet die Möglichkeit, ein Dokument in der kleinstmöglichen Dateigröße zu speichern. Führen Sie folgende Schritte aus, um mit Illustrator eine kompakte PDF zu erstellen:

  1. Wählen Sie „Datei“ > „Speichern unter“ und wählen Sie „PDF“ aus.

  2. Wählen Sie im Dialogfeld „Adobe PDF speichern“ unter „Adobe PDF-Vorgabe“ die Option „Kleinste Dateigröße“

    Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen „Illustrator-Bearbeitungsfunktionen beibehalten“, damit die Illustrator-Ressourcen nicht zusammen mit dem Dokument gespeichert werden.

Adobe PDF-Vorgaben

Eine PDF-Vorgabe besteht aus einer Gruppe von Einstellungen, die den Erstellungsprozess einer PDF-Datei beeinflusst. Diese Einstellungen dienen dem Ausgleichen von Dateigröße und Qualität, wobei der Verwendungszweck der PDF-Datei maßgeblich ist. Die meisten vordefinierten Vorgaben stehen in gleicher Form in allen Komponenten der Adobe Creative Suite zur Verfügung: InDesign, Illustrator, Photoshop, GoLive und Acrobat. Sie können für Ihre eigenen Ausgabeanforderungen auch benutzerdefinierte Vorgaben erstellen und freigeben.

Einige der unten aufgelisteten Vorgaben stehen erst zur Verfügung, wenn Sie sie nach Bedarf aus dem Ordner „Extras“ (in dem sie standardmäßig installiert sind) in den Ordner „Settings“ verschieben. Normalerweise befinden sich die Ordner „Extras“ und „Einstellungen“ in (Windows) ProgramData\Adobe\AdobePDF oder (Mac OS) Library/Application Support/Adobe PDF. Einige Vorgaben sind in bestimmten Creative Suite-Komponenten nicht verfügbar.

Die benutzerdefinierten Einstellungen befinden sich in (Windows) Benutzer/[Benutzername]/AppData/Roaming/Adobe/Adobe PDF/Settings oder (Mac OS) Benutzer/[Benutzername]/Library/Application Support/Adobe/Adobe PDF/Settings.

Hinweis:

Überprüfen Sie in regelmäßigen Abständen Ihre PDF-Einstellungen. Die Einstellungen kehren nicht automatisch zu den Standardeinstellungen zurück. Anwendungen und Programme, in denen PDF-Dateien erstellt werden, verwenden die zuletzt definierten oder ausgewählten PDF-Einstellungen.

Qualitativ hochwertiger Druck

Erstellt PDF-Dateien für hochwertige Drucke auf Desktop-Druckern und Proof-Geräten. Diese Vorgabe verwendet PDF 1.4, konvertiert Farben in CMYK und führt bei Farb- und Graustufenbildern eine Neuberechnung auf 300 ppi und bei einfarbigen Bildern auf 1200 ppi durch. Außerdem bettet sie Untergruppen aller im Dokument verwendeten Schriften ein, lässt die Farbe unverändert und behält die Transparenz bei (bei Dateitypen, die transparenzfähig sind). Diese PDF-Dateien können in Acrobat 5.0 und Acrobat Reader 5.0 (und höheren Versionen) geöffnet werden. InDesign erstellt mit dieser Vorgabe auch PDF-Dateien mit Tags.

Illustrator-Standard (nur Illustrator)

Erstellt eine PDF-Datei, in der alle Illustrator-Daten erhalten bleiben. PDF-Dateien, die mit dieser Vorgabe erstellt werden, können in Illustrator ohne Datenverlust erneut geöffnet werden.

Übergroße Seiten (nur Acrobat)

Erstellt PDF-Dateien, mit denen technische Entwürfe betrachtet und gedruckt werden können, die größer sind als 200 x 200 Zoll. Diese PDF-Dateien können in Acrobat und Reader 7.0 (und höheren Versionen) geöffnet werden.

PDF/A-1b: 2005 (CMYK und RGB) (nur Acrobat)

Wird für die langfristige Archivierung elektronischer Dokumente verwendet. PDF/A‑1b verwendet PDF 1.4 und konvertiert je nach ausgewählter Norm alle Farben entweder in CMYK oder in RGB. Diese PDF-Dateien können in Acrobat und Reader 5.0 (und höheren Versionen) geöffnet werden.

PDF/X‑1a (2001 und 2003)

Für PDF/X-1a müssen alle Schriftarten eingebettet sowie die entsprechenden Marken und Anschnitte angegeben sein. Außerdem muss Farbe als CMYK bzw. als Volltonfarbe oder in beiden Varianten angezeigt werden. Kompatible Dateien müssen Informationen enthalten, die die Druckbedingung beschreiben, für die sie vorbereitet wurden. PDF/X-1a-kompatible PDF-Dateien können in Acrobat 4.0 sowie Acrobat Reader 4.0 und höher geöffnet werden.

PDF/X-1a verwendet PDF 1.3, führt bei Farb- und Graustufenbildern eine Neuberechnung auf 300 ppi und bei einfarbigen Bildern auf 1200 ppi durch, bettet Untergruppen aller im Dokument verwendeten Schriftarten ein, erstellt PDF-Dateien ohne Tags und reduziert die Transparenz mit Hilfe der Einstellung „Hohe Auflösung“.

Hinweis: Die PDF/X1-a:2003- und PDF/X-3 (2003)-Vorgaben werden während der Installation auf Ihrem Computer abgelegt, sie sind jedoch erst verfügbar, nachdem Sie diese Ordner aus dem Ordner „Extras“ in den Ordner „Settings“ verschoben haben.

PDF/X-3

Mit dieser Vorgabe wird eine PDF erstellt, die auf der ISO-Norm PDF/X-3:2002 basiert. Die PDF-Datei, die in dieser Einstellung erstellt wurde, kann in Acrobat und Acrobat Reader ab Version 4.0 geöffnet werden.

PDF/X-4 (2008)

Diese Vorlage, die ISO PDF/X-4:2008-Dateien erstellt, unterstützt Live-Transparenz (Transparenz wird nicht reduziert) und ICC-Farbmanagement. PDF-Dateien, die mit dieser Vorgabe exportiert werden, haben das Format PDF 1.4. Bilder werden neu berechnet und komprimiert, Schriftarten werden auf die gleiche Weise eingebettet, wie bei den Einstellungen PDF/X-1a und PDF/X-3. PDF/X-4:2008-kompatible PDF-Dateien können direkt mit Creative Suite 4- und 5-Komponenten (Illustrator, InDesign und Photoshop) erstellt werden. Acrobat 9 Pro bietet Funktionen wie Überprüfung und Preflight von PDF-Dateien für eine PDF/X-4:2008-Kompatibilität sowie Konvertierung von anderen Dateiformaten in PDF/X-4:2008, falls möglich.

Adobe empfiehlt PDF/X-4:2008 als optimales PDF-Dateiformat für zuverlässige Arbeitsabläufe bei der Zusammenarbeit mit Druckereibetrieben.

Druckausgabequalität

Erstellt PDF-Dateien für die Druckausgabe in hoher Qualität (z. B. für den Digitaldruck oder Separationen, die für einen Bildbelichter oder Platesetter bestimmt sind), jedoch keine PDF/X-kompatiblen Dateien. In diesem Fall ist die Qualität des Inhalts von höchster Priorität. Ziel ist es, alle Informationen in der PDF-Datei beizubehalten, die eine Druckerei benötigt, um das Dokument korrekt zu drucken. Dieser Optionssatz verwendet PDF 1.4, konvertiert Farben in CMYK und führt bei Farb- und Graustufenbildern eine Neuberechnung auf 300 ppi und bei einfarbigen Bildern auf 1200 ppi durch. Die verwendeten Schriftarten werden in Form von Untergruppen eingebettet und die Transparenz wird beibehalten (bei Dateitypen, die transparenzfähig sind).

Diese PDF-Dateien können in Acrobat 5.0 und Acrobat Reader 5.0 (und höheren Versionen) geöffnet werden.

Hinweis: Bevor Sie eine Adobe PDF-Datei erstellen, sollten Sie mit dem Druckdienstleister die Ausgabeauflösung und sonstige Einstellungen absprechen oder nach einer „.joboptions“-Datei mit den empfohlenen Einstellungen fragen. Möglicherweise müssen Sie die Adobe PDF-Einstellungen an die Anforderungen des Druckdienstleisters anpassen und anschließend eine eigene „.joboptions“-Datei zur Verfügung stellen.

Barrierefreie PDF

Erstellt barrierefreie PDF-Dateien mit Tags, Hyperlinks, Lesezeichen, interaktiven Elementen und Ebenen. Dieser Optionssatz verwendet PDF 1.5 und bettet Schriftarten in Form von Untergruppen ein. Außerdem findet mit diesem Optionssatz eine Optimierung von Dateien für Byteserving statt. Diese PDF-Dateien können in Acrobat 6.0 und Acrobat Reader 6.0 (und höheren Versionen) geöffnet werden. (Die Vorgabe „Barrierefreie PDF“ befindet sich im Ordner „Extras“.)

Hinweis: Diese Vorgabe wurde in früheren Versionen einiger Anwendungen als „eBook“ bezeichnet.

Kleinste Dateigröße

Erstellt werden PDF-Dateien für die Anzeige im Internet bzw. in einem Intranet oder für die Verbreitung per E-Mail. Dieser Optionssatz verwendet Komprimierung, Neuberechnung und eine relativ niedrige Bildauflösung. Alle Farben werden in sRGB konvertiert; Schriften werden eingebettet. Außerdem findet mit diesem Optionssatz eine Optimierung von Dateien für Byteserving statt. Um beste Ergebnisse zu erzielen, vermeiden Sie die Nutzung dieser Vorgabe für das Drucken der PDF-Datei.

Diese PDF-Dateien können in Acrobat 5.0 und Acrobat Reader 5.0 (und höheren Versionen) geöffnet werden.

Zeitschriftenanzeigen 2006 (Japan)

Mit dieser Vorgabe wird auf der Grundlage von Erstellungsregeln, die vom Digital Data Delivery Committee entwickelt wurden, ein PDF-Dokument erstellt.

Standard (nur Acrobat)

Erstellt PDF-Dateien, die auf Desktop-Druckern oder digitalen Kopierern gedruckt, auf CD veröffentlicht oder als Probedruck an den Kunden geschickt werden sollen. Bei diesem Optionssatz wird die Dateigröße durch Komprimierung und Neuberechnung so gering wie möglich gehalten, Untergruppen aller in der Datei verwendeten Schriften werden allerdings (sofern zulässig) eingebettet. Zudem werden alle Farben in sRGB-Farben konvertiert und es wird eine mittlere Auflösung verwendet. Windows-Schriftuntergruppen werden standardmäßig nicht eingebettet. PDF-Dateien, die mit dieser Einstellungsdatei erstellt wurden, können in Acrobat und Acrobat Reader ab Version 5.0 geöffnet werden.

Hinweis:

Weitere Informationen zu PDF-Einstellungen, die in allen Creative Suite-Komponenten verfügbar sind, finden Sie im „PDF Integrationshandbuch“ auf der Creative Suite-DVD.

Anpassen von PDF-Vorgaben

Die PDF-Standardvorgaben beruhen auf bewährten Methoden. Für Ihren Workflow (oder für den Workflow des Druckereibetriebs) sind jedoch unter Umständen spezielle PDF-Einstellungen notwendig, die in den vordefinierten Vorgaben nicht zur Verfügung stehen. In diesem Fall können Sie oder Ihr Servicebüro benutzerdefinierte Vorgaben erstellen.

  1. Wählen Sie „Bearbeiten“ > „Adobe PDF-Vorgaben“.

  2. Führen Sie einen der folgenden Schritte durch:

    • Soll eine neue Vorgabe erstellt werden, klicken Sie auf „Neu“. Wenn die neue Vorgabe auf einer vorhandenen Vorgabe basieren soll, wählen Sie zunächst diese Vorgabe aus.

    • Soll eine vorhandene, benutzerdefinierte Vorgabe bearbeitet werden, wählen Sie die Vorgabe aus und klicken Sie dann auf „Bearbeiten“. (Standardvorgaben können nicht bearbeitet werden.)

    • Wenn Sie eine Vorlage löschen möchten, wählen Sie diese aus und klicken Sie dann auf „Löschen“.

    • Wenn Sie eine Vorlage an einem anderen Ort als dem standardmäßigen Ordner „Settings“, der sich im Ordner „Adobe PDF“ befindet, speichern möchten, wählen Sie sie aus und klicken Sie auf „Speichern unter“. Geben Sie einen Speicherort an und klicken Sie auf „Speichern“.

  3. Legen Sie die gewünschten Optionen fest und klicken Sie auf „OK“.

Sie können auch eine benutzerdefinierte Vorgabe erstellen, wenn Sie eine PDF-Datei speichern. Klicken Sie dazu unten im Dialogfeld „Adobe PDF speichern“ auf „Vorgabe speichern“.

Hinweis:

Wenn Sie Ihre Vorgaben auch Ihren Kollegen zur Verfügung stellen möchten, wählen Sie die gewünschten Vorgaben aus und klicken Sie auf „Exportieren“. Die Vorgaben werden in einer separaten „.joboptions“-Datei gespeichert, die Sie über E-Mail oder ein Netzwerk an Ihre Kollegen übertragen können.

Laden von PDF-Vorgaben

Illustrator umfasst ergänzende Dateien mit PDF-Vorgaben (Format „.joboptions“). Möglicherweise erhalten Sie von Servicebüros und Kollegen auch benutzerdefinierte PDF-Vorgabedateien.

  1. Wenn PDF-Vorgaben in alle Ihre Creative Suite-Anwendungen geladen werden sollen, führen Sie einen der folgenden Schritte durch:

    • Doppelklicken Sie auf die „.joboptions“-Datei.

    • Wählen Sie „Bearbeiten“ > „Adobe PDF-Vorgaben“. Klicken Sie auf „Importieren“ und wählen Sie die „.joboptions“-Datei aus, die Sie laden möchten.

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