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Adobe Acrobat Sign 指南

新功能

  1. 發行前說明
  2. 發行說明
  3. 重要通知

開始使用

  1. 管理員快速入門指南
  2. 使用者快速入門指南
  3. 適用於開發人員
  4. 影片教學課程資料庫
  5. 常見問題集

管理

  1. Admin Console 概觀
  2. 使用者管理
    1. 新增使用者
      1. 新增使用者
      2. 大量新增使用者
      3. 從目錄新增使用者
      4. 從 MS Azure Active Directory 新增使用者
    2. 建立以功能為導向的使用者
      1. 技術帳戶 - API 導向
      2. 服務帳戶 - 手動導向
    3. 檢查有佈建錯誤的使用者
    4. 變更姓名/電子郵件地址
    5. 編輯使用者的群組成員資格
    6. 透過群組介面編輯使用者的群組成員資格
    7. 將使用者升級為管理員角色
    8. 使用者身分類型與 SSO
    9. 切換使用者身分
    10. 使用 MS Azure 驗證使用者
    11. 使用 Google Federation 驗證使用者
    12. 產品設定檔
    13. 登入體驗
  3. 帳戶/群組設定
    1. 設定概觀
    2. 全域設定
      1. 帳戶層級與 ID
      2. 新的收件者體驗
      3. 自我簽署工作流程
      4. 大量傳送
      5. 網頁表單
      6. 自訂傳送工作流程
      7. Power Automate 工作流程
      8. 資料庫文件
      9. 透過合約收集表單資料
      10. 限制文件可見性
      11. 附加已簽署合約的 PDF 副本
      12. 在電子郵件中加入連結
      13. 在電子郵件中加入影像
      14. 附加至電子郵件的檔案將命名為
      15. 將稽核報告附加至文件
      16. 將多個文件合併為一個
      17. 下載個別文件
      18. 上傳已簽署的文件
      19. 我的帳戶中的使用者委派
      20. 允許外部收件者委派
      21. 授權簽署
      22. 授權傳送
      23. 有權新增電子印章
      24. 設定預設時區
      25. 設定預設日期格式
      26. 使用者加入多個群組 (UMG)
        1. 升級以使用 UMG
      27. 群組管理員權限
      28. 更換收件者
      29. 稽核報告
        1. 概觀
        2. 在交易驗證頁面上允許未驗證的存取
        3. 包含提醒
        4. 包括檢視事件
        5. 包含合約頁面/附件計數
      30. 交易頁尾
      31. 產品內傳送訊息和指示
      32. 無障礙 PDF
      33. 全新撰寫體驗
      34. 醫療保健客戶
    3. 帳戶設定
      1. 新增標誌
      2. 自訂公司主機名稱/URL
      3. 新增公司名稱
      4. 合約後 URL 重新導向
    4. 簽名偏好設定
      1. 格式固定的簽名
      2. 允許收件者簽署
      3. 簽署者可變更其姓名
      4. 允許收件者使用已儲存的簽名
      5. 自訂使用條款和消費者資訊披露
      6. 透過表單欄位導覽收件者
      7. 重新啟動合約工作流程
      8. 拒絕簽署
      9. 允許戳記工作流程
      10. 要求簽署者提供其職稱或公司
      11. 允許簽署者列印並置入書面簽名
      12. 在電子簽名時顯示訊息
      13. 需要簽署者使用行動裝置來建立自己的簽名
      14. 要求取得簽署者的 IP 位址
      15. 將公司名稱和職稱排除在參與戳記之外
    5. 數位簽名
      1. 概觀
      2. 使用 Acrobat 下載並簽署
      3. 以雲端簽名簽署
      4. 包括身分識別提供者的中繼資料
      5. 受限制的雲端簽名提供者
    6. 電子印章
    7. 數位身分
      1. 數位身分識別閘道
      2. 身分識別檢查原則
    8. 報告設定
      1. 全新報告體驗
      2. 傳統報告設定
    9. 安全性設定
      1. 單一登入設定
      2. 記住我設定
      3. 登入密碼原則
      4. 登入密碼強度
      5. 網頁工作階段期間
      6. PDF 加密類型
      7. API
      8. 使用者和群組資訊存取
      9. 允許的 IP 範圍
      10. 帳戶共用
      11. 帳戶共用權限
      12. 合約共用控制項
      13. 簽署者身分驗證
      14. 合約簽署密碼
      15. 文件密碼強度
      16. 依地理位置封鎖簽署者
      17. 電話驗證
      18. 知識式驗證 (KBA)
      19. 允許頁面擷取
      20. 文件連結過期
      21. 上傳 Webhook/回呼的用戶端憑證
      22. 時間戳記
    10. 傳送設定
      1. 登入後顯示「傳送」頁面
      2. 傳送時需有收件者名稱
      3. 鎖定已知使用者的名稱值
      4. 允許的收件者角色
      5. 允許電子見證人
      6. 收件者群組
      7. 副本收件者
      8. 收件者合約存取權
      9. 必填欄位
      10. 附加文件
      11. 欄位扁平化
      12. 修改合約
      13. 合約名稱
      14. 語言
      15. 私人訊息
      16. 允許的簽名類型
      17. 提醒
      18. 已簽署文件的密碼保護
      19. 傳送合約通知途徑
      20. 簽署者身分識別選項
        1. 概觀
        2. 簽署密碼
        3. 透過電子郵件傳送的一次性密碼
        4. Acrobat Sign 驗證
        5. 電話驗證
        6. 雲端型數位簽名
        7. 知識式驗證
        8. 政府核發證件
        9. 簽署者身分報告
      21. 內容保護
      22. 啟用公證交易
      23. 文件過期
      24. 預覽、定位簽名及新增欄位
      25. 簽署順序
      26. Liquid mode
      27. 自訂工作流程控制項
      28. 電子簽名頁面的上傳選項
      29. 「簽署後」確認重新導向 URL
    11. 訊息範本
    12. 生技製藥設定
      1. 概觀
      2. 強制執行身分識別驗證
      3. 簽署原因
    13. 工作流程整合
    14. 公證設定
    15. 付款整合
    16. 簽署者傳訊
    17. SAML 設定
      1. SAML 設定
      2. 安裝 Microsoft Active Directory Federation Service
      3. 安裝 Okta
      4. 安裝 OneLogin
      5. 安裝 Oracle Identity Federation
    18. 資料控管
    19. 時間戳記設定
    20. 外部封存
    21. 帳戶語言
    22. 電子郵件設定
      1. 電子郵件標題/頁尾影像
      2. 允許個別使用者電子郵件頁尾
      3. 自訂「請求簽名」電子郵件
      4. 自訂「收件者」和「副本收件者」欄位
      5. 啟用無連結通知
      6. 自訂電子郵件範本
    23. 從 echosign.com 移轉至 adobesign.com
    24. 為收件者設定選項
  4. 法規要求指引
    1. 協助工具
      1. 協助工具合規性
      2. 使用 Acrobat 桌面應用程式建立可存取的表單
      3. 建立可存取的 AcroForms
    2. HIPAA
    3. GDPR
      1. GDPR 概觀
      2. 將使用者標記密文
      3. 將使用者的合約標記密文
    4. 21 CFR part 11 和 EudraLex Annex 11
      1. 21 CRF part 11 驗證套件
      2. 21 CFR 和 EudraLex Annex 11 手冊
      3. 共同責任分析
    5. 醫療保健客戶
    6. IVES 支援
    7. 「保存」合約
    8. 歐盟/英國考量事項
      1. 歐盟/英國跨境交易與 eIDAS
      2. 以電子方式簽署之契約的 HMLR 要求
      3. 英國脫歐對英國電子簽名法的影響
  5. 大量下載合約
  6. 宣告您的網域
  7. 「回報不當使用」連結

傳送、簽署與管理合約

  1. 收件者選項
    1. 取消電子郵件提醒
    2. 電子簽名頁面上的選項
      1. 電子簽名頁面概觀
      2. 開啟以閱讀無欄位的合約
      3. 拒絕簽署合約
      4. 委派簽署權限
      5. 重新啟動合約
      6. 下載合約的 PDF
      7. 檢視合約歷史記錄
      8. 檢視合約訊息
      9. 從電子簽名轉換為書面簽名
      10. 從書面簽名轉換為電子簽名
      11. 對表單欄位進行導覽
      12. 從表單欄位中清除資料
      13. 電子簽名頁面放大倍率和導覽
      14. 變更合約工具和資訊中使用的語言
      15. 檢閱法律注意事項
      16. 調整 Acrobat Sign Cookie 偏好設定
  2. 傳送合約  
    1. 傳送頁面概述
    2. 只傳送合約給您自己
    3. 傳送合約給他人
    4. 書面簽名
    5. 收件者簽署順序
    6. 大量傳送
      1. 「大量傳送」功能的概觀
      2. 「大量傳送」- 設定父範本
      3. 「大量傳送」- 設定 CSV 檔案
      4. 取消「大量傳送」交易
      5. 在大量傳送中新增提醒
      6. 報告可供大量傳送
  3. 在文件中撰寫欄位
    1. 應用程式內撰寫環境
      1. 自動欄位偵測
      2. 使用撰寫環境拖放欄位
      3. 將表單欄位指派給收件者
      4. 預填角色
      5. 以可重複使用的欄位範本來套用欄位
      6. 將欄位轉送至新的資料庫範本
      7. 已在傳送合約時更新撰寫環境
    2. 以文字標籤建立表單
    3. 使用 Acrobat (AcroForms) 建立表單
      1. 建立 AcroForm
      2. 建立可存取的 PDF
    4. 欄位
      1. 欄位類型
        1. 常見欄位類型
        2. 內嵌影像
        3. 戳記影像
      2. 欄位內容外觀
      3. 欄位驗證
      4. 已遮罩的欄位值
      5. 設定顯示/隱藏條件
      6. 計算欄位 
    5. 撰寫常見問題集
  4. 簽署合約
    1. 簽署已傳送給您的合約
    2. 填寫和簽署
    3. 自我簽署
  5. 管理合約
    1. 管理頁面概述
    2. 委派合約
    3. 更換收件者
    4. 限制文件可見性
    5. 取消合約
    6. 建立新提醒
    7. 檢閱提醒
    8. 取消提醒
    9. 存取 Power Automate 流程
    10. 更多動作…
      1. 搜尋的運作方式
      2. 檢視合約
      3. 從合約建立範本
      4. 在檢視中隱藏/取消隱藏合約
      5. 上傳已簽署的合約
      6. 修改已傳送合約的檔案或欄位
      7. 編輯收件者的驗證方法
      8. 新增或修改到期日
      9. 將備註新增至合約
      10. 共用個別合約
      11. 取消共用合約
      12. 下載個別合約
      13. 下載合約的個別檔案
      14. 下載合約的「稽核報告」
      15. 下載合約的欄位內容
  6. 稽核報告
  7. 報告與資料匯出
    1. 概觀
    2. 授予使用者報告的存取權
    3. 報告圖表
      1. 建立新報告
      2. 合約報告
      3. 交易報告
      4. 設定活動報告
      5. 編輯報告
    4. 資料匯出 
      1. 建立新的資料匯出
      2. 網頁表單資料匯出
      3. 編輯資料匯出
      4. 重新整理資料匯出內容
      5. 下載資料匯出
    5. 重新命名報告/匯出
    6. 複製報告/匯出
    7. 排程報告/匯出
    8. 刪除報告/匯出
    9. 檢查交易使用量

進階合約功能與工作流程

  1. 網頁表單 
    1. 建立網頁表單
    2. 編輯網頁表單
    3. 停用/啟用網頁表單
    4. 隱藏/取消隱藏網頁表單
    5. 尋找 URL 或指令碼
    6. 使用 URL 參數預填網頁表單欄位
    7. 儲存網頁表單以便稍後完成
    8. 調整網頁表單大小
  2. 可重複使用的範本 (資料庫範本)
    1. 在 Acrobat Sign 資料庫中的美國政府表單
    2. 建立資料庫範本
    3. 變更資料庫範本的名稱
    4. 變更資料庫範本的類型
    5. 變更資料庫範本的權限層級
    6. 複製、編輯和儲存共用範本
    7. 下載資料庫範本的彙總欄位資料
  3. 轉移網頁表單與資料庫範本的所有權
  4. Power Automate 工作流程 
    1. Power Automate 整合與包含授權的概觀
    2. 啟用 Power Automate 整合
    3. 「管理」頁面的相關動作
    4. 追蹤 Power Automate 使用狀況
    5. 建立新的流程 (範例)
    6. 用於流程的觸發器
    7. 從 Acrobat Sign 之外匯入流程
    8. 管理流程
    9. 編輯流程
    10. 共用流程
    11. 停用或啟用流程
    12. 刪除流程
    13. 實用範本
      1. 僅限管理員
        1. 將所有完成的文件儲存至 SharePoint
        2. 將所有完成的文件儲存至商務用 OneDrive
        3. 將所有完成的文件儲存至 Google 雲端硬碟
        4. 將所有完成的文件儲存至 DropBox
        5. 將所有完成的文件儲存至 Box
      2. 合約封存
        1. 將完成的文件儲存至 SharePoint
        2. 將完成的文件儲存至商務用 OneDrive
        3. 將完成的文件儲存至 Google 雲端硬碟
        4. 將完成的文件儲存至 DropBox
        5. 將完成的文件儲存至 Box
      3. 網頁表單合約封存
        1. 將完成的網頁表單文件儲存至 SharePoint 資料庫
        2. 將完成的網頁表單文件儲存至商務用 OneDrive
        3. 將完成的文件儲存至 Google 雲端硬碟
        4. 將完成的網頁表單文件儲存至 Box
      4. 合約資料擷取
        1. 從您簽署的文件擷取表單欄位資料，並更新 Excel 表
      5. 合約通知
        1. 傳送包含合約內容和已簽署合約的自訂電子郵件通知
        2. 在 Teams 頻道中取得您的 Adobe Acrobat Sign 通知
        3. 在 Slack 中取得您的 Adobe Acrobat Sign 通知
        4. 在 Webex 中取得您的 Adobe Acrobat Sign 通知
      6. 合約產生
        1. 從 Power App 表單和 Word 範本產生文件，傳送以供簽署
        2. 從 OneDrive 的 Word 範本產生合約，並取得簽名
        3. 為所選的 Excel 列產生合約，傳送以供檢閱和簽名
  5. 自訂傳送工作流程
    1. 自訂傳送工作流程概觀
    2. 建立新的傳送工作流程
    3. 編輯傳送工作流程
    4. 啟動或停用傳送工作流程
    5. 以「傳送工作流程」傳送合約
  6. 共用使用者與合約
    1. 共用使用者
    2. 共用合約

與其他產品整合

  1.  Acrobat Sign 整合概觀
  2. 適用於 Salesforce 的 Acrobat Sign
  3. 適用於 Microsoft 的 Acrobat Sign
    1. 適用於 Microsoft 365 的 Acrobat Sign
    2. 適用於 Outlook 的 Acrobat Sign
    3. 適用於 Word/PowerPoint 的 Acrobat Sign
    4. 適用於 Teams 的 Acrobat Sign
    5. 適用於 Microsoft PowerApps 和 Power Automate 的 Acrobat Sign
    6. 適用於 Microsoft Search 的 Acrobat Sign 連接器
    7. 適用於 Microsoft Dynamics 的 Acrobat Sign
    8. 適用於 Microsoft SharePoint 的 Acrobat Sign
  4. 其他整合功能
    1. 適用於 ServiceNow 的 Acrobat Sign
    2. 適用於 HR ServiceNow 的 Acrobat Sign
    3. 適用於 SAP SuccessFactors 的 Acrobat Sign
    4. 適用於 Workday 的 Acrobat Sign
    5. 適用於 NetSuite 的 Acrobat Sign
    6. 適用於 VeevaVault 的 Acrobat Sign
    7. 適用於 Coupa BSM Suite 的 Acrobat Sign
  5. 合作夥伴管理的整合功能
  6. 如何取得整合金鑰

Acrobat Sign 開發人員

  1. REST API
    1. 方法說明文件
    2. SDK/開發人員指南
    3. API 常見問答集
  2. Webhook 
    1. Webhook 概觀
    2. 設定新的 Webhook
    3. 檢視或編輯 Webhook
    4. 停用或重新啟動 Webhook
    5. 刪除 Webhook
    6. 雙向 SSL 憑證
    7. API 中的 Webhook

支援與疑難排解

  1. 客戶支援資源
  2. 企業客戶成功資源

啟用以收件者的智慧型手機來驗證收件者的方法，以接收包含密碼的文字或語音訊息。

概觀

電話驗證是進階第二因素驗證方法，讓收件者使用以簡訊或語音電話 (應要求傳送) 傳送至其手機的代碼驗證身分，進而享有安全度高的身分驗證體驗。

可用性：

「電話驗證」僅適用於企業授權計劃。

「電話驗證」為進階驗證方法，按使用次數計費。

  • 交易必須透過您的 Adobe 銷售代表購買。
  • 交易屬於帳戶層級資源。所有群組的使用量來自相同的全域集區。

設定範圍：

此功能皆可在帳戶和群組層級啟用。

使用方式

驗證程序一開始會向收件者顯示通知，說明必須輸入驗證碼才能存取合約。此通知提供下列內容：

  1. 收件者手機號碼 (與撰寫合約時輸入的號碼相同) 末四碼，方便收件者知道代碼會傳送至哪部裝置。
  2. 系統會提供原建立者姓名 (並設為連結)，以免收件者因故 (如變更手機號碼) 需聯絡原建立者。該連結會開啟要寄送給合約傳送者的電子郵件。
    • 建立者可以修改此連結，引導收件者前往特定地址，例如支援團隊。
  3. 由收件者選擇透過語音電話或簡訊接收代碼的選項。

使用者準備好接收驗證碼時，可選取「傳送驗證碼」按鈕：

電話驗證要求

 

選取「傳送驗證碼」按鈕後：

  • 頁面會重新整理，之後便可輸入存取碼。
  • 指定的手機號碼會收到系統自動撥出的電話或簡訊，取得五碼驗證碼。
    • 驗證碼的有效期限為 10 分鐘。過了這段時間，收件者就必須返回電子郵件，以傳送新代碼。
    • 收件者輸入正確代碼的次數有限。如果收件者的失敗次數達到臨界值，系統會自動取消合約，並通知傳送者。
輸入驗證碼

通過驗證後，收件者即可針對合約進行互動操作。

如果收件者在完成操作之前因任何理由關閉合約，則必須重新進行驗證，才能繼續進行操作。

註解：

Acrobat Sign 使用美國式的服務，利用多家電信業者在全球傳遞文字和語音訊息。用於任何個別聯絡人的電信業者，是根據需要聯絡人時的最佳成本與效能加以組合。

根據整體交易量，電信業者可能不是根據寄件者資料中心或收件者號碼的本地提供者。

撰寫新合約時設定「電話」驗證方法

啟用「電話驗證」後，寄件者就能從「驗證」下拉式選單中選取「電話」，位置就在收件者的電子郵件地址右方：

選取驗證方法

使用者選取「電話」作為驗證方法後，必須提供電話號碼，以供收件者驗證程序使用。

備註：

  • 如果收件者要在合約中委派其角色，則必須提供新收件者的電話號碼。
  • 寄件者可在管理頁面編輯驗證類型，變更進行中合約所綁定的驗證用電話號碼。

如果合約撰寫期間，系統偵測到「無效」的電話號碼，則會隨即停止程序並在頁面頂端顯示錯誤訊息：

偽造電話號碼警告

進階驗證交易耗用

由於這是一種進階驗證方法，因此必須先購買「電話驗證」交易並使其可供帳戶使用，才能傳送設定使用此驗證方法的合約。

「電話驗證」交易按收件者人數耗用。

例如，若合約設定要寄送給三名收件者並透過「電話」驗證身分，便會耗用三次驗證交易額度。

 

若為合約設定多名收件者，系統會針對每位透過「電話驗證」來驗證身分的收件者，從帳戶的可用總額度中扣除一次交易額度。

  • 若取消「草稿」合約，系統會將所有「電話驗證」交易額度退回帳戶的可用總額度中。
  • 若取消進行中的交易，則不會將驗證交易額度退回帳戶的可用總額度中。
  • 將驗證方法 (從其他任何方法) 變更為「電話」會消耗一次交易額度。
    • 若您為同一名收件者在「電話驗證」和其他方法之間來回變更，則總共只會消耗一次交易額度。
  • 將驗證方法從「電話」變更為其他方法不會退回交易額度。
  • 每位透過「電話驗證」驗證身分的收件者，就算經常嘗試驗證，都只會消耗一次交易額度。

 

追蹤可用總額度

若要監控帳戶的可用「電話驗證」額度：

  • 導覽至「帳戶設定 > 傳送設定 > 身分驗證方法」
  • 選取「追蹤使用狀況」連結：
「傳送設定」頁面會反白顯示「追蹤使用狀況」連結，並顯示資訊快顯視窗

註解：

電話驗證和 SMS 連結傳遞共用相同的交易集區。交易的使用狀況會在快顯氣球中細分，以顯示 SMS 傳遞和電話驗證交易所耗用的額度。

針對根據 VIP 授權方案購買服務的帳戶修改「追蹤使用情形」彈出式視窗格式，以更清楚顯示其授權方案範圍內的交易數量。

追蹤 VIP 的使用情形

稽核報告

「稽核報告」會清楚載明身分驗證所使用的電話號碼。 

  • 畫面只會顯示電話號碼的末四碼。

如果合約因收件者無法通過驗證而取消，原因會明確列出：

驗證失敗 - 稽核記錄

最佳實務與考量事項

  • 如果不需要針對內部簽名使用第二因素簽名驗證，請考慮使用 Acrobat Sign 驗證方法而非「電話驗證」，以便減少簽署的不便，並減少消耗進階驗證交易額度。
  • 寄件者可在管理頁面編輯驗證類型，變更進行中合約所綁定的驗證用電話號碼。
  • 個人化您的電話驗證訊息，以增強收件者對您簡訊的信心，並簡化客戶聯絡方式。
  • Acrobat Sign 文字或語音訊息一律不會呈現為來路不明。系統一律從電話驗證要求的登陸頁面預測定義聯絡人類型的簽署者 (透過選擇他們偏好的文字或語音選項)，然後選取「傳送」按鈕以觸發連絡人。由於通訊 (語音或文字) 幾乎是即時發生的，因此收件者的垃圾郵件或惡意擔憂大部分皆可獲得緩解。
  • Acrobat Sign 語音和文字聯絡人永遠不會提示收件者採取行動 (例如，造訪網站或提供個人資訊)。僅傳達數值代碼。 

配置

「電話驗證」有兩組控制項，可於帳戶和群組層級設定：

  • 「傳送設定」可控管傳送者對「電話」方法的存取權及 SMS 選項的設定。
  • 「安全性設定」會限制收件者嘗試輸入正確權杖的次數。

在「傳送設定」底下啟用驗證方法

導覽至「傳送設定 > 身分驗證方法」，即可為寄件者啟用電話驗證的相關選項

  • 「電話驗證」核取方塊 - 勾選後，即可在撰寫合約時使用「電話」選項。
  • 預設使用以下國家/地區代碼 - 需由管理員針對透過所設定群組傳送的合約，選取預設的國家/地區代碼。
  • 個人化電話驗證訊息 - 以其他常值 (如支援團隊的電子郵件地址) 將內嵌連結更改為合約建立者。
SMS 身分驗證控制項

進行「安全性設定」

「電話驗證」會要求管理員設定合約取消前允許的失敗次數 (不得為零次)。預設為五次。

這項設定可以在「安全性設定」頁面中配置：

電話安全控制項

收件者無法通過驗證時自動取消合約

如果「電話驗證」嘗試失敗次數達到上限，則合約會自動取消。

系統會傳送宣布取消的電子郵件給合約的原建立者，並指出未通過驗證的收件者。

不會通知任何其他方。

由於身分驗證失敗而取消的合約

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