資料庫文件 - 新版本

上次更新時間 2025年3月20日
警告

本文章包含發行前資訊。發佈日期、功能及其他資訊可能會隨時變更,恕不另行通知。

備註

此體驗的新版本內含最常用的功能,但尚未達到傳統版本的完整功能。 如需目前已提供和仍處於開發中的功能清單,請參閱「支援的元素」頁面。 其他的功能會在未來的版本中陸續加入。

設定存取權,以讓使用者建立可重複使用的資料庫範本,並與其群組或帳戶共用這些範本。

如果您經常傳送標準合約,那麼建立範本可大幅加快流程,並確保簽署文件之間的一致性。

範本可讓您預先定義欄位和簽名位置,將每份合約所需的手動調整降至最低,或完全不需要手動調整。

投入時間設定結構良好的範本且包含清楚並經驗證的欄位,可帶來額外的好處,尤其在分析匯出的資料以追蹤表單中的趨勢時,更是如此。

設定

可用性:

  • Acrobat StandardAcrobat Pro:預設為啟用。 無法設定。
  • Acrobat Sign Solutions:支援;預設為啟用。
  • 適用於政府的 Acrobat Sign:支援;預設為啟用。

設定範圍:

管理員可在帳戶和群組層級啟用此功能。

導覽管理員的設定選單至「全域設定 > 資料庫文件」,存取此功能

使用方式

當使用者有權限建立資料庫範本時,其「首頁」標籤上會有「建立可重複使用的範本」動態磚。

此動態磚可以提供存取介面的權限以啟動設定程序,該介面可以接受建立範本的核心欄位。

「首頁」頁面醒目標示「建立可重複使用的範本」動態磚

最佳做法

如果您的帳戶支援「使用者加入多個群組」,可考慮建立專屬群組以建立範本。 對此群組指派有限數量的使用者,設計和管理所有其他群組的資料庫文件。

如果讓所有使用者都能建立自己的範本,可能會導致樣板文件出現不一致,同時無法控制版本。 如果管理範本的使用者太多,也可能導致版本重複和資料庫過滿。

較小的專屬群組可確保範本結構的一致性,特別是欄位設定。 如此的一致性可提升資料準確性,並強化報告功能。

設定

您可以導覽至全域設定 > 資料庫文件」,以評估此功能的控制項

「全域設定」選單,其中醒目標示「資料庫文件」控制項

備註

在新的體驗中,尚未提供與多個群組共用的功能,但規劃將於未來版本推出。

如果啟用「允許管理員與多個群組共用資料庫文件」選項,則範本建立會預設為傳統體驗

可設定的選項有:

為群組啟用此選項時,使用者的「首頁」頁面上會顯示「建立可重複使用的範本」選項。

若停用選項,就會隱藏「建立可重複使用的範本」動態磚。 這不會影響現有範本,只會封鎖建立新範本。

foo

透過允許您的使用者將其範本共用至帳戶,您就可利用使用者投入的成果來為整個組織建立自己的範本。

若停用,非管理使用者就只能為自己或其群組建立合約。

備註

允許使用「我所在機構中的任何使用者」的選項仍會保留在挑選選單中,但在將範本傳送至欄位放置環境時,會觸發權限錯誤。

當使用者沒有權限可與其組織共用範本時的錯誤訊息。

在新的體驗中,目前並未支援與多個群組共用的選項,但預期會納入未來版本中。

如果啟用「允許管理員與多個群組共用資料庫文件」選項,則範本建立流程會預設為傳統體驗

在新的體驗中,目前並未支援與多個群組共用的選項,但預期會納入未來版本中。

如果啟用「允許管理員與多個群組共用資料庫文件」選項,則範本建立流程會預設為傳統體驗