適用於 Salesforce 的 Adobe Sign 範本與資料/合併對應功能設定指南

概覽

Adobe Sign 可讓您利用互動式表單收集來自簽署者的資料、定位文件中的簽名和縮寫欄位、收集傳送者及簽署者兩方的資訊,以及更多其他功能。

您可以將 Adobe Sign 表單和範本儲存在「Salesforce 文件」標籤,建立自己專屬的 Adobe Sign 範本文件庫。

Adobe Sign 文字標籤具備以下優點:

  • 設定專屬位置讓客戶在文件上簽名及簽上縮寫
  • 收集來自簽署者的資料,且稍後可再將這些資料推送回 Salesforce 帳戶。(請參閱資料對應)
  • 在傳送進行簽名前先將 Salesforce 中的資料合併到文件欄位。(請參閱合併對應)

您可以在透過 Adobe Sign 傳送的任何文件 (Word、PDF、Text 等等) 中加入特殊文字標籤,藉此建立 Adobe Sign 表單。如需更多詳細資料,請參閱我們的文字標籤文件

註解:

資料與合併對應有兩項可用的選用設定。可以透過導覽至「設定 > 平台工具 > 自訂程式碼 > 自訂設定」,設定這兩項選用設定,滿足您的需求:

1. 您是否希望在資料或合併對應失敗時收到電子郵件通知?

  • 啟用對應錯誤通知 (預設為啟用) — 啟用此設定後,如果執行對應的過程中發生任何錯誤,系統便會立即傳送電子郵件通知資料對應或合併對應的擁有者。

2. 在資料對應或合併對應中選取欄位時,您是否要顯示 API 名稱?

  • 顯示欄位 API 名稱 (預設為停用) — 啟用此選項後,即可在設定資料對應及合併對應時,顯示每個欄位的 API 名稱和 Salesforce 物件關係。

逐步引導 (Walk Me Through)

Walk me thru

部分頁面上會有「逐步引導」按鈕。

按下此按鈕,系統會為您概要說明頁面的設計原則。此按鈕的功能並非針對您輸入的值進行例行性檢查,而是按正確的順序引導您瀏覽整個程序,確保您未漏掉任何必要元素,以此而言相當實用。


註解:

透過「上傳」欄位名稱到 Salesforce 的方式,可以加快「合併/資料對應」欄位名稱與 SFDC 物件欄位的對應。此方式可讓您從挑選清單選取欄位名稱,而不用手動鍵入欄位名稱。執行步驟:

  1. 建立您自己的表單,並且定義所有欄位
  2. 使用如 W4 欄位範本的明顯合約名稱,然後透過 Salesforce 傳送表單以供簽署
    • 這有助於您在對應欄位時找到正確的範本
  3. 在您要對應的每個欄位中輸入一些 (任何) 內容,然後簽署合約,這份文件在 Salesforce 中才會記錄為已完成。
    • 程序完成後,Salesforce 便有來源文件可提取欄位名稱
  4. 現在使用資料/合併對應的「匯入」功能時,即可看到範本

表單/文字標籤的快速重點說明

為了順利完成對應,需具備已定義欄位名稱的預建表單,以便您將 SFDC 物件欄位以邏輯方式建立與 Adobe Sign 表單欄位的關聯。

以下內容闡明簡明表單的要素。  欄位由兩端的大括弧 (定義欄位寬度) 和欄位名稱 (大括弧之間的字元字串) 定義。 

文字標籤範例

文字標籤可包含名稱值以外的其他引數,包括驗證、計算和規則運算式。您可以在這裡深入了解表單建立方式,並且可以大幅提升在簽署過程中所擷取的資料品質。

註解:

縮短文字標籤功能在進行表單設計和欄位對應時相當實用,您可以針對每份文件中都會重複出現的欄位名稱建立命名慣例,而不用重新建立正式標籤,如此可以節省許多時間。這能明顯改善多份表單的資料對應程序,還可建立能讓未來表單參照的錨點。

合併對應 – 使用 Salesforce 資料產生文件

Adobe Sign 合併對應功能可讓您先將 Salesforce 的欄位資料合併到您的文件欄位中,再傳送文件以供簽署。

例如,您可以將 Salesforce 記錄中的潛在客戶地址和電話號碼自動填入合約,再傳送合約給該客戶進行簽署。合約完整簽署並執行後,您還可以變更機會狀態。若您選擇將簽署者的更新對應回 Salesforce,簽署者可自選要更新哪些合併的資料欄位。

您也可以使用合併對應功能,自動新增繫結機會的產品清單。您可以設定要在合約中加入的產品屬性 (如: 數量和價格),並指定相關產品的排序及篩選方式。

關於合併對應

合併對應的資料來源類型可以是特定常數值,或來自 Salesforce 物件欄位且可從 Adobe Sign 合約參照的值。每個合併對應項目的目標位置則是 Adobe Sign 合約中的指定欄位。

以下方的對應示意圖為例,此對應會將 Adobe Sign 文件的「FirstName」和「LastName」欄位更新為 Salesforce 收件者 (聯絡人) 欄位資料。另外,文件中的公司欄位則會填入帳戶名稱。

範例合併欄位

註解:

選取要對應的物件時,您會先從合約物件開始,然後再到父項/查閱物件。這些物件之間的關聯必須在執行階段就建立完成。

建立合併對應

建立新的合併對應:

    1.從螢幕左上角的應用程式啟動器選取 Adobe Sign

    2.按一下「合併對應」索引標籤

    3.按一下「合併對應」首頁的「新增」

「合併對應」頁面的「新增」按鈕

「新增合併對應」頁面隨即顯示。

「新增合併對應」頁面

    4.在「對應資訊」區段中,為對應輸入名稱,並決定是否要將其設為預設對應。如果您核取「預設合併對應」,則傳送合約以供簽署時,系統會根據預設執行對應。

為對應命名

    5.若要從現有文件匯入並對應表單欄位名稱,您可選取先前傳送以供簽署並且已完成簽署的合約。您也可以匯入其他合約的欄位,以新增額外欄位。名稱重複的欄位不會重複匯入。若要匯入表單欄位,請執行下列步驟:

        a. 按一下「顯示」切換圖示,顯示「匯入文件表單欄位」區段。

匯入文件表單欄位

        b. 按一下「欄位匯入來源」欄位旁的「搜尋」圖示

        c. 選取您要匯入欄位的來源合約

        d. 按一下「匯入表單欄位」按鈕。

此時會顯示匯入的欄位數。

此時會顯示匯入的欄位數。

    6.在「將 Salesforce 物件欄位對應到文件欄位」區段中,您可使用參照自 Adobe Sign 合約物件的欄位建立對應;也可以新增對應規則,將資料合併到 Adobe Sign 文件。

將 Salesforce 物件欄位對應到文件欄位

若要建立合併欄位對應列,請執行下列步驟:

    1.按一下「新增欄位對應」新增空白列。

新增欄位對應

    2.透過下列選擇項目定義對應及對應規則:

  • 目標文件欄位 — 如果您已匯入表單欄位,便可選取這些欄位。或者您可以輸入特定欄位名稱。
    • 按一下「目標文件欄位」左側的圖示,可切換文字輸入欄位或下拉式選取清單 (此清單會顯示已匯入的可用表單欄位值)。
  • 來源類型 — 選取「Salesforce 物件欄位」「常數」
  • 來源值 — 視所選取的「來源類型」而定,您必須指定以下設定:
    • 如果來源值是 Salesforce 物件欄位,您必須選取一個值。方法是按一下「選取的物件」連結,此時會顯示「物件選取器」對話方塊,您可以從中選取 Salesforce 來源物件欄位。
物件選取器

        如果來源值是常數,則您必須在「來源值」欄位中輸入一個值。

  • 停用 - 核取此方塊,此對應列就不會執行
  • 動作 - 按一下此圖示將刪除該列
如果值為常數,則請輸入一個常數

    3. 重複步驟 1 和步驟 2,新增其他對應列。

 

「將 Salesforce 產品系列項目的欄位對應至 Adobe 文件欄位」區段中,您可新增繫結機會的產品清單。

若要建立合併欄位對應列,請執行下列步驟:

  1. 按一下「新增欄位對應」新增空白列。
Map SFDC product line fields

    2.按一下「選取的物件」,此時會顯示「物件選取器」對話方塊。

物件選取器

    3.在「物件選取器」對話方塊中,選取一個 Salesforce 來源欄位,並依序選取「機會」、「商機產品」,然後新增合約中提供的產品屬性如: 數量、價格和系列說明。您也可以指定排序欄位和順序。

Object Selector Expanded

    4.按一下「完成」。

    5.重複步驟 1 到步驟 4,新增其他對應列。

完成合併對應範本後,請按一下「儲存」

 

使用預設對應和多個合併對應

合併對應數量不限,您可以視需要建立,並將其中之一定義為預設對應,日後傳送合約以供簽署時,系統即可執行此預設對應。只能將一個對應指定為預設對應。

您也可以明確指定要讓合約使用哪一個合併對應,請在合約的「合併對應」(echosign_dev1__Merge_Mapping__c) 欄位中進行參照。您也可以利用 Salesforce 工作流程或觸發執行任何自訂的商務邏輯,指定要使用的範本。請注意,您不需要將該欄位設定為指向預設對應;若此欄位留空,系統便會執行預設對應。

註解:

初次試用或進行概念驗證時,如果對應部署龐大或複雜,建議僅使用預設對應。應採用明確關聯範本。


檔案附件

有一些合併對應設定可用來定義檔案附件的處理方式。依預設,一旦傳送合約,原本附加的文件 (如: NDA 範本) 將會移除,而合併的文件則會附加到合約記錄。

  • 附加合併的文件 — 如果合約使用合併對應,選取此選項可在傳送合約後,將含有合併資料的文件附加到合約記錄。
  • 移除原始文件 — 如果合約使用合併對應,選取此選項可在傳送合約後,將合約記錄中的原始範本文件移除。

註解:

這些設定適用於全域範圍,且會影響所有合併對應範本。

變更這些設定的方式:

  1. 導覽至「設定 > 平台工具 > 自訂程式碼 > 自訂設定」
  2. 按一下「Adobe Sign 合併對應設定」標籤
  3. 按一下「管理」按鈕
  4. 按一下「新增」按鈕
  5. 編輯所需設定,然後按一下「儲存」

 

合併對應疑難排解

Salesforce 欄位設有驗證規則,可能會導致對應失敗。例如,如果您將 Salesforce 電子郵件欄位對應至 Adobe Sign 文字欄位,而該欄位中的內容不是有效的電子郵件地址,此對應就會失敗。

若有某些因素導致對應失敗,則 Adobe Sign 合約物件中的「合併對應錯誤」(echosign_dev1__Merge_Mapping_Error__c) 欄位會記錄錯誤訊息,且系統會傳送電子郵件通知,告訴此合併對應的擁有者發生錯誤。  

註解:

您也可以建立報告或清單檢視,顯示失敗的對應欄位

電子郵件通知預設為啟用,您可透過以下設定將此功能關閉:

1. 導覽至「設定 > 平台工具 > 自訂程式碼 > 自訂設定」

2. 按一下「Adobe Sign 設定」標籤

自訂 Adobe Sign 設定

    2.按ㄧ下「自訂設定定義」頁面上的「管理」按鈕

    3.按一下「自訂設定」頁面上的「新增」「編輯」

    4.尋找「啟用對應錯誤通知」,並視需要修改設定

啟用對應錯誤通知

資料對應 – 將簽署者資料和檔案推送至 Salesforce 記錄

Adobe Sign 表單欄位資料對應可讓您定義 Adobe Sign 如何使用從簽署者擷取的資料更新 Salesforce.com 物件。例如,您可以將 Salesforce.com 中的簽署者聯絡資料,更新為他們在填寫並簽署文件時所提供的地址和電話號碼。此外,您也可以設定檔案對應,將 Adobe Sign 已簽署合約、稽核記錄及收件者上傳的任何支援文件推送回 Salesforce 物件。

關於表單欄位資料對應

Adobe Sign 資料對應功能會在 Adobe Sign 合約已簽署或進入合約工作流程的指定階段時更新 Salesforce 物件。每個資料對應都會提前設定,並納入資料對應規則。每個資料對應規則皆會定義資料來源與需要更新的目標 Salesforce 欄位。

對應使用的資料來源可以是 Adobe Sign 表單欄位、特定常數值或 Adobe Sign 合約欄位的值。每個資料對應項目的目標可能會是 Salesforce 物件中可由 Adobe Sign 合約參照的任何欄位。

例如,下方的對應會更新「聯絡人」物件中簽署的名字和姓氏 (由簽署者輸入的資料)。此外也會更新機會階段,並在合約簽署完成後,將已簽署的合約和稽核記錄新增到機會中。

範例欄位對應

還有一些其他使用資料對應更新 Salesforce 的範例如下:

  • 更新收件者聯絡資訊
  • 新增 PO 編號到機會
  • 更新帳戶的付款資訊
  • 合約簽署後變更機會階段
  • 新增已簽署的 PDF 和稽核記錄到聯絡人。

 

建立表單欄位資料對應

若要建立新的 Adobe Sign 資料對應,請依照下列步驟執行:

  1. 從螢幕左上角的應用程式啟動器選取 Adobe Sign
  2. 按一下「資料對應」索引標籤
  3. 按一下「資料對應」首頁的「新增」按鈕
  4. 「新增資料對應」頁面中,為對應輸入較直接的名稱,並決定是否要將其設為預設對應。如果您核取「預設資料對應」,則合約簽署完成後,系統會根據預設執行對應。您不需要將資料對應設為預設。您可以將該對應指定給建立合約時所用的合約範本
「新增資料對應」頁面

    5.使用「欄位對應」區段,定義與 Salesforce 欄位的資料對應。您可新增對應規則,將欄位更新為相關的 Salesforce 物件。您可建立與任何欄位的對應 (包括自訂欄位)。以下介紹兩種建立對應列並指定資料來源合約欄位的方式。您可以使用「從現有合約匯入欄位」從現有文件匯入欄位。或者,您可使用「新增對應」分別定義每個對應列。

註解:

如果您要匯入的來源文件中沒有任何自訂的 Adobe Sign 欄位,便無法匯入每份已簽署合約中隨附的標準預設 Adobe Sign 欄位,例如: 簽署日期、電子郵件、名字、姓氏、標題和公司。

您可以使用「從現有合約匯入欄位」,選取傳送以供簽署並且已完成簽署的現有合約,匯入要建立對應的表單欄位名稱清單。您也可以匯入其他合約的欄位,以新增額外欄位。若要從合約匯入欄位,請執行下列步驟:

  1. 選取您要匯入欄位的來源合約。
選取要匯入的範本

    2.按一下「匯入表單欄位」按鈕。此時會顯示匯入的欄位數。

按一下「匯入表單欄位」按鈕

您可使用「新增對應」分別新增對應列,如圖所示:

新增對應連結

為每個「欄位對應」列指定以下項目:

    1a.要更新哪個 Salesforce 物件? — 請選取目標 Salesforce 物件,讓系統將資料複製到該物件。

    1b.哪個 Salesforce 欄位要更新? — 請選取目標 Salesforce 欄位,讓系統將資料複製到該欄位。

    2a.資料來自何處? - 選取類型 — 請從下列選項任選一項: EchoSign 表單欄位、常數合約欄位

    2b.資料的值是什麼? — 視所選取的資料來源選項而定,您必須指定以下設定:

  • 資料來自「EchoSign 表單欄位」— 請選取 EchoSign 表單欄位或輸入特定欄位名稱。按一下欄位左側的圖示,可切換文字輸入欄位或下拉式選取清單 (此清單會顯示已匯入的可用表單欄位值)。
  • 資料來自「常數」— 請輸入特定值。例如,您可以針對要變更的 Salesforce 挑選清單輸入一個欄位值;或者輸入您要讓某 Salesforce 欄位更新的數字或文字。
  • 資料來自「合約欄位」— 請從下拉式清單選取合約欄位。

    3.何時執行對應?– 選取合約狀態 — 系統會在合約狀態變更為指定狀態時執行資料對應。

  • 已簽署/已核准/已接受/已填寫表單/已傳送
  • 等候對方簽名/核准/接受/填寫表單/傳送
  • 傳出進行簽名/核准/接受/填寫表單/傳送
  • 已取消/已拒絕
  • 已過期
範例資料對應記錄

您可選擇修改任何對應列的設定。

  1. 按一下「動作」下的「設定」(齒輪) 圖示
  2. 您可在「欄位對應值設定」對話方塊中指定以下設定:
    • 不要覆寫現有 — 如果核取此選項,當目標 Salesforce 欄位中已存有值時,系統即會根據此對應規則不覆寫該值。
    • 不要寫入空白 — 如果核取此選項,當 Adobe Sign 合約中的來源值為空白時,系統即會根據此規則不將空白值寫入目標 Salesforce 欄位。

您也可核取「停用」選項,選擇停用對應列,系統就不會執行該列

 

建立檔案對應

您可透過下列步驟,將 Adobe Sign 的已簽署合約或稽核記錄對應到選取的目標 Salesforce 物件:

    1.按一下「檔案對應」表格中的「新增對應」

檔案對應 - 新增對應連結

    2.請為每個檔案對應列選取:

1.要更新哪個 Salesforce 物件? — 請選取目標 Salesforce 物件,讓系統將資料複製到該物件

2a.您要如何新增檔案? — 選項如下:

• 將參考連結新增至檔案 — 提供已簽署合約 PDF 檔的 URL 連結。

• 直接將檔案附加至物件 — 如果您要對應的物件有附件清單,可直接將 PDF 文件附加到該物件。

註解:

部分物件 (如: 使用者物件) 不支援檔案附件,請勿將檔案對應到這些物件。

 

2b.儲存為附件 - 勾選此選項時,內容會儲存為附件 (Salesforce 物件類型)。如果未勾選此選項,內容會儲存為檔案

2c.哪個欄位要加入檔案 URL? — 只有在您已選取「將參考連結新增至檔案」,才需要選取此選項。您必須選取目標欄位,讓系統將 URL 複製到該欄位。

註解:

不支援為稽核記錄、支援文件或分割的已簽署 PDF 新增參考連結功能。您可以將這些 PDF 檔案新增到 Salesforce 物件記錄。

此外,參考連結只能對應到文字型欄位 (如: 字串、挑選清單)

 

3.要新增哪個檔案? — 選項如下:

已簽署的合約 – 合併的 PDF — 如果您要在單筆交易中傳送多份文件以供簽署,則可選取此選項;此選項會將已簽署的文件合併為單一 PDF 文件並推送回 Salesforce 物件記錄。

• 已簽署的合約 – 個別 PDF — 如果您要在單筆交易中傳送多份文件以供簽署,則可選取此選項;此選項會將已簽署的文件存為個別 PDF 並推送回 Salesforce 物件記錄。

• 稽核記錄 — 選取此選項可以 PDF 格式將稽核記錄推送回 Salesforce 物件記錄。

• 支援文件 — 選取此選項可將簽署者上傳的任何支援文件推送回 Salesforce 物件記錄。

註解:

如果您在 Adobe Sign 中使用具有自訂子網域的自訂 URL (例如: https://companyxyz.echosign.com),則還需要執行一項額外步驟,才能將已簽署的合約 PDF 推送回 Salesforce。

 

  1. 導覽至「設定 > 設定 > 安全性 > 遠端網站設定」
  2. 按一下「新增遠端網站」按鈕
  3. 將您的 Adobe Sign URL 做為新的遠端網站 URL 新增,只有在對應已簽署合約時才需要填寫。
「遠端網站編輯」頁面

4. 何時執行對應? – 選取合約狀態 — 系統會在合約狀態變更為指定狀態時執行資料對應。選項如下:

• 已簽署/已核准/已接受/已填寫表單/已傳送

• 等候對方簽名/核准/接受/填寫表單/傳送

• 傳出進行簽名/核准/接受/填寫表單/傳送

• 已取消/已拒絕

• 已過期

完成資料對應後,按一下「儲存」按鈕

 

使用預設對應和多個資料對應

資料對應數量不限,您可以視需要建立,並將其中之一定義為預設對應,日後合約狀態變更時,系統即可執行此預設對應。只能將一個對應指定為預設對應。

您可以明確指定要讓合約使用哪一個對應,請在合約的「資料對應」(echosign_dev1__Process_Template__c) 欄位中進行參照。您可以利用 Salesforce 工作流程或觸發執行自訂的商務邏輯,指定要使用的資料對應。請注意,您不需要將該欄位設定為指向預設對應;若此欄位留空,系統便會執行預設對應。

您也可以設定「觸發資料對應」(echosign_dev1__Trigger_Process_Template__c) 核取框,讓系統在合約狀態變更為「已簽署」時執行對應 (例如,第一位簽署者簽署文件後執行對應)。您可以利用 Salesforce 工作流程或觸發執行任何自訂的商務邏輯,指定要執行資料對應的時機。

此外,您還可將資料對應與合約範本建立關聯。如需詳細資訊,請參閱合約範本

資料對應疑難排解

Salesforce 欄位設有驗證規則,可能會導致對應失敗。例如,如果您將 Adobe Sign 文字欄位對應至 Salesforce 電子郵件欄位,而該欄位中的內容不是有效的電子郵件地址,此驗證就會失敗。

請盡可能使用 Adobe Sign 表單欄位驗證規則,確保簽署者輸入的資料可推送至 Salesforce。Adobe Sign 標準 PDF 表單欄位驗證規則來自 PDF 文件,且可讓您在使用 Adobe Sign 文字標籤時建立驗證規則。如需詳細資訊,請參閱文字標籤文件

若有某些因素導致對應失敗,則 Adobe Sign 合約物件中的「資料對應錯誤」(echosign_dev1__Data_Mapping_Error__c) 欄位會記錄錯誤訊息,且系統會傳送電子郵件通知,告訴此資料對應的擁有者發生錯誤。  

註解:

您也可以建立報告或清單檢視,顯示失敗的對應欄位

電子郵件通知預設為啟用,您可透過以下設定將此功能關閉:

  1. 導覽至「設定 > 平台工具 > 自訂程式碼 > 自訂設定」
  2. 按一下「Adobe Sign 設定」標籤
  3. 按一下「管理」
  4. 按一下「新增」(或「編輯」)
  5. 尋找 (同時按 ctrl/cmd 鍵和 f 鍵)「啟用對應錯誤通知」設定
  6. 視需要編輯設定
  7. 按一下「儲存」

合約範本和傳送以供簽署按鈕

Adobe Sign 合約範本提供簡單的設定方式,讓您預先為合約進行多項預設及設定。您也可以將合約範本連結至「傳送以供簽署」按鈕。

關於合約範本

範本會預先定義名稱、訊息、語言、簽名類型、到期日和安全性選項等合約欄位。此外,您還可以將特定資料對應、合併對應及物件 (例如: 機會、帳戶、聯絡人、商機、機會、合約) 對應至合約範本。您也可以預設收件者定義、將欄位對應到合約欄位,以及預先定義檔案附件。

另外,您可以設定在相關物件記錄 (例如: 機會) 中顯示「傳送以供簽署」按鈕,如此便可預設為連結至合約範本。按一下按鈕即可產生採用合約範本的合約。

建立合約範本

若要建立新合約範本,請依照下列步驟執行:

  1. 從螢幕左上角的應用程式啟動器選取 Adobe Sign
  2. 按一下「合約範本」索引標籤
  3. 按一下「合約範本」首頁的「新增」按鈕
導覽至「新增合約」範本

 

「覆蓋」會提示您輸入新範本名稱。

    4.輸入範本名稱,然後按一下「儲存」

1_template_name

「合約範本」頁面會隨即顯示,範本名稱會顯示在頂端。

名稱右側的「顯示更多」下拉圖示可開啟選單顯示選項:

  • 編輯名稱 - 變更現行範本的名稱
  • 變更擁有者 - 變更現行範本的擁有者。必須指派給 Salesforce 組織中的現有使用者
  • 原地複製 - 以不重複的 Salesforce ID 編號複製現有範本
  • 刪除 - 將現行範本從 Salesforce 中刪除
agreement_templateheaderoptions

 

「儲存」按鈕正下方會顯示範本 ID,以及範本建立者、擁有者和最近一次的修改者等中繼資料。

「作用/非作用中」開關可分別開放範本以供使用及關閉範本。新範本建立時的狀態為「作用中」

template_id

5. 設定範本詳細資訊

「範本詳細資訊」含有核心詳細資訊,這些資訊都與使用參照 Salesforce 物件以範本建立的合約有關。

  • 合約名稱 - 此欄可設定合約的預設名稱。所有合約最初建立時都會使用此名稱。

「合約名稱」等文字欄位可在定義中使用 Salesforce 變數,以自動產生有意義的欄位值。

例如,您可以將「合約名稱」自訂為在產生合約時加入收件者名稱。範例: Acme Corp Agreement - {!Name}

  • Salesforce 物件 - 選取要在合約範本中作為部分選用定義主要參照的 Salesforce 主要物件。

例如,您可以為合約定義收件者、欄位對應或附件,在主要物件或來自查詢物件的資料中查詢欄位並進行對應。 

如果您已在合約範本中定義主要物件,則應使用主要物件的「傳送以供簽署」按鈕起始合約。(如需啟用預設按鈕或建立新「傳送以供簽署」按鈕的詳細資訊,請參閱啟用傳送以供簽署按鈕。)

  • 自動傳送 - 如果您要使用現有的自動工作流程觸發合約傳送作業,或希望系統在使用者從 Salesforce 記錄按一下「傳送以供簽署」按鈕後自動傳送合約,即可啟用此選項。

您必須在合約範本中定義至少一個收件者和一個附件,「自動傳送」功能才能運作。

template_details

進階選項

  • 「合約類型」 - 從定義的「合約類型」清單中進行選取
    • 適合用於改善報告功能
  • 語言 - 設定與收件者溝通的語言,包括電子郵件和畫面說明
  • 選取此合約的簽名類型 - 選取要收集的簽名類型預設值:
    • 電子簽名 - 預設收集電子簽名
    • 書面簽名 - 系統會指示收件者下載文件並親筆簽名,然後掃描已簽署的文件,再將文件上傳至 Adobe Sign

將資料對應至合約欄位

若要將資料對應至「合約範本」中的合約欄位:

按一下「將資料對應至合約欄位」連結

若要將資料對應至「合約範本」中的合約欄位:

按一下「將資料對應至合約欄位」連結,然後選取對應方法:

  • 從「物件」選取
    • 此選項需要定義「Salesforce 物件」
    • 根據您設定的主要物件,選取「來源」欄位和「目標合約欄位」

例如,主要物件可能是「機會」。在下一個畫面中,從主要物件 (例如: 機會) 選取來源欄位,並且選取資料要對應的目標合約物件欄位。

select_from_object
  • 輸入特定值
    • 將字面值推送到「目標合約欄位」
input_specific_value

所有對應欄位都會列在範本上,可個別編輯或刪除這些欄位。

mapped_data_fields

6. 設定「附件」標籤

附加範本預計要傳送的文件。

如未將文件附加至範本,傳送者必須在設定合約時選取文件。

如果範本設定為「自動傳送」則範本至少應附加一份文件。

  • 上傳以新增文件 - 最上方的欄位可讓您以拖放方式從桌面新增檔案,或透過選單式精靈上傳檔案

註解:

透過拖放方式或「上傳檔案」按鈕上傳的所有檔案,都會新增至「Salesforce CRM 與檔案」內容 (儲存為檔案),並歸上傳者所有。

  • 選取以新增文件 - 此選項可讓您使用選項按鈕選項下方的搜尋列,依特定資料庫搜尋檔案:
    • 「Salesforce CRM 與檔案」 - 您的個人資料庫。從您系統上傳的所有檔案都會儲存在此資料庫,供日後使用
    • 「Salesforce 文件」 - 使用者間共用的 Salesforce 資料庫
    • Adobe Sign 資料庫 - 儲存於 Adobe Sign 系統的資料庫內容
    • 進階搜尋 - 整合上述所有選項的單一介面
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進階選項

從物件或執行階段變數新增文件 - 此選項可讓您從 Salesforce 物件或執行階段變數,選取文件或物件。

部分 Salesforce 主要物件會提供其他文件來源選項 (舉例來說,如果「範本詳細資訊」索引標籤中定義的「Salesforce 物件」「機會」,就會有「從機會報價新增」這個額外的來源選項)

 

有三個選項:

○ 從 Salesforce 物件新增

「來源類型」- 選擇文件的物件類型是「檔案」「附件」

►文件選取 - 根據以下任一條件,選取要附加的文件:

○ 最新文件 - 最新建立日期

○ 最舊文件 - 最早建立日期

○ 所有文件 - 所有找到的文件

add_from_salesforceobject

○ 從機會報價新增

►報價類型:

○ 最新報價

○ 最舊報價

►報價類型判斷依據:

○ 上次修改日期

○ 建立日期

►報價文件類型

○ 最新文件

○ 最舊文件

○ 所有文件

add_from_opportunityquote

○ 執行階段變數

以動態方式透過物件新增附件

「新增執行階段變數名稱」- 從 Salesforce 物件指定變數和 ID 類型

runtime_variable

 

  • 「新增表單欄位範本」- 從 Adobe Sign 資料庫匯入欄位範本

7. 設定收件者

「收件者」標籤可控制合約收件者。

  • 所有收件者簽署 - 根據收件者的角色,範本中設定的所有收件者都必須參與此程序。所有非預期由傳送者簽署的所有合約,都可使用此設定。
  • • 僅傳送者簽署 — 啟用此選項,即可在範本中加入「只有我簽名」功能。

您必須啟用「啟用僅傳送者簽署」設定才能使用此選項。您也可以視需求使用「僅唯讀傳送者簽署」設定,將此選項設為唯讀。

「收件者」堆疊可決定合約的四個要素:

  • 參與合約的人 - 系統會列出合約的所有收件者 (和副本收件者)
  • 收件者驗證方式 - 可根據收件者分別設定其身分驗證方式
  • 收件者權限 - 每位收件者都會擁有一個確切角色,角色可設定收件者能與合約互動及登入稽核報告的方式
  • 收件者存取合約的順序 - 最左側的數字表示收件者在程序中存取文件的順序。

一般簽署程序會依序進行,但您可以手動將編號改為相同的值,將程序變成同時進行。您可為多名收件者執行相同動作,將程序變成完全同時進行,或者也能只針對部份收件者手動設定,使簽署流程混合兩種模式。

您可透過以下方式新增收件者:

  • Salesforce 物件 - 連絡人、使用者、商機或群組
  • 電子郵件 - 任何電子郵件地址均可使用
  • 執行階段變數 - 根據主要物件變數 (如「範本詳細資訊」標籤中所設定) 的匯入值,動態插入收件者

「訊息」區段會匯入「範本詳細資訊」標籤的「合約名稱」

  • 「合約名稱」下的文字欄位提供傳送給收件者的電子郵件中的全域訊息文字。
template_recipients

進階選項

  • 「啟用託管簽署 (本人簽署)」- 如果簽署者有空,啟用此選項可加速託管本人簽署程序
  • 「啟用預覽和位置欄位」— 啟用此選項可讓您在傳送合約以供簽署之前,先預覽內容或將表單欄位拖放到合約中。
  • 傳送代表 - 合約將由此欄位所指定的使用者記錄 ID 代表傳送

注意: 如果您要使用「傳送代表」功能,請務必先按照這裡所列的指示予以啟用。

  • 「進階驗證方法」- 如果您是根據內部 / 外部收件者狀態控制簽署者驗證,此選項可讓您為收件者設定驗證方法

8. 新增資料對應

(選用) 您可以在「資料對應」索引標籤上,指定使用此合約範本傳送合約時,要讓系統自動執行哪個資料對應或合併對應,或是兩項皆執行。

template_data_mapping

「合併對應」— 選取資料對應,以在傳送合約前將 Salesforce 欄位合併到該合約中。

「資料對應」— 選取從已簽署合約將輸入值對應回 Salesforce 時所要使用的資料對應。

 

9. 設定其他規則

其他規則是自動執行常用合約工作的選項:

  • 「自動提醒」— 選取自動提醒設定,可用選項包括「從不」「每天,直到簽署為止」「每週,直到簽署為止」
  • 「到期前的天數」— 輸入合約到期天數
    • 系統會將您使用合約範本產生合約記錄時的日期加上您所輸入的天數,動態計算得出到期日

注意: 使用比 21.x 更舊的套件版本的組織會將「到期前的天數」顯示為數字欄位。

擁有套件安裝版本 21.x 或更新版本的組織會將此欄位顯示為「文字」欄位,可讓該欄位參照「主要物件」中的其他欄位,例如 {!Expiry Date}

從第 21 版之前的版本進行升級的客戶將同時擁有這兩個欄位

  • 「簽署後重新導向 URL」— 若要在合約簽署者完成簽署後,讓系統自動將他們重新導向至指定的 URL,請輸入 URL。您必須啟用「啟用簽署後選項」設定才能使用此選項
  • 「簽署後重新導向延遲 (秒)」— 如果您已啟用「啟用簽署後選項」設定,並且指定了「簽署後重新導向 URL」(請參見下文),請在此選項輸入系統在執行重新導向前所要等待的秒數
  • 「密碼會保護簽署的文件」— 啟用此選項可將傳送給簽署者簽署完成的 PDF 加密保護
  • 「設定為所有合約的預設範本」— 如果您要將此項目設為新合約的預設合約範本,則可啟用此選項。您也可以定義特定合約範本,將該範本和其他合約建立關聯,即可覆寫預設的合約範本。例如,您可以針對與特定合約範本關聯的「帳戶」物件建立「傳送以供簽署」自訂按鈕。如需有關自訂按鈕的詳細資訊,請參閱啟用傳送以供簽署按鈕
  • 「已以 Chatter 發行者動作啟用」- 如果您的組織已啟用 Chatter 發行者動作,核取此方塊可允許使用這份合約範本。Chatter 發行者動作可讓使用者從 Chatter 傳送合約。只要核取此方塊,即可讓聯絡人、帳戶或機會等主要物件類型的合約範本適用 Chatter 動作。例如,如果主要物件是「機會」,核取此方塊可讓使用者從「機會 Chatter」摘要一起傳送這份合約範本。如果未填寫主要物件,您可在「首頁 Chatter」摘要啟用合約範本。深入瞭解如何 啟用 Adobe Sign Chatter 發行者動作
template_rules

啟用「傳送以供簽署」按鈕

「傳送以供簽署」會和預設的合約範本相關聯,或是和您設定的任何特定合約範本相關聯。根據預設,適用於 Salesforce 的 Adobe Sign 整合會提供「傳送以供簽署」按鈕讓您新增到「機會」、「帳戶」、「聯絡人」、「商機」或「合約」頁面版面配置。您也可以建立多個自訂的「傳送以供簽署」按鈕,並將按鈕新增到其他物件,以及與不同合約範本建立關聯。

以下說明如何啟用「機會」物件的「傳送以供簽署」按鈕:

    1.導覽至「設定 > 平台工具 > 物件和欄位 > 物件管理程式」

    2.從左側的物件清單選取您要編輯的物件 (本範例請選取「機會」)

    3.按一下左側欄中的「頁面版面配置」選項

    4.選取您想編輯的頁面配置

    5.頁面版面配置開啟後,請從左側清單選取「按鈕」

    6.將上方區段中的「傳送以供簽署」按鈕拖曳到「機會詳細資料」區段的「自訂按鈕」方塊中。

將上方區段的「傳送以供簽署」按鈕拖曳到「自訂按鈕」方塊

建立自訂的「傳送以供簽署」按鈕

您可為其他物件建立「傳送以供簽署」按鈕。您可根據需求將按鈕加上標籤。

以下說明如何建立「機會」物件的自訂「傳送以供簽署」按鈕:

    1.導覽至「設定 > 平台工具 > 物件和欄位 > 物件管理程式」

    2.從左側的物件清單選取您要編輯的物件 (本範例請選取「機會」)

    3.物件頁面載入時,從左側欄選取「按鈕、連結和動作」區段

    4.按一下右上角的「新增按鈕或連結」按鈕

•「自訂按鈕或連結編輯」頁面隨即顯示

「自訂按鈕或連結編輯」頁面

5. 您可複製預設「機會」按鈕的設定值 (請參見以下螢幕截圖),但必須將路徑末端的物件 ID 變數替換成您要加入的物件 ID 變數: /apex/echosign_dev1__AgreementTemplateProcess?masterid={!Opportunity.Id}

52_managed_send_button

 

• (選用) 將特定合約範本與按鈕建立關聯:

如果您要為特定合約本和特定「傳送以供簽署」按鈕建立關聯,則按鈕路徑應為:

/apex/echosign_dev1__AgreementTemplateProcess?masterid={!Object.Id}&templateId=a011I000006tTeXQAU

templateId 應設為要使用之合約範本的特定 ID。如果您未設定此值,系統會使用預設的合約範本。您可從合約範本頁面的 URL 複製範本 ID (templateId):

URL 中的合約範本 ID

• (選用) 使用 retURL 參數可在使用者按一下按鈕並產生合約後,將使用者導向合約頁面以外的其他頁面。

範例: 您可以定義「傳送以供簽署」按鈕,讓使用者按一下該按鈕後連結至指定的 URL 或是返回記錄,而非前往合約頁面。若要定義此按鈕,請以下列字串為例:

/apex/echosign_dev1__AgreementTemplateProcess?masterid={!Opportunity.Id}&retURL=/{!Opportunity.Id}

 

• (選用) 使用者按一下按鈕後,觸發「傳送」裝載動作

範例: 您可定義「傳送以供簽署」按鈕,讓使用者按一下該按鈕後連結至合約頁面,且一旦頁面載入完成,合約就會直接「傳送」,使用者不用再進行任何操作。若要定義此按鈕,請以下列字串為例:

/apex/echosign_dev1__AgreementTemplateProcess?masterid={!Opportunity.Id}&onloadAction=Send

若要深入瞭解裝載動作,請參閱裝載動作。此外,您也可將「傳送」值對應到合約記錄的「裝載動作」(挑選清單) 欄位。如需有關如何定義此對應的詳細資訊,請參閱將資料對應至合約欄位

3. 按一下「儲存」按鈕。

建立自訂按鈕後,請前往該物件的「頁面版面配置」,然後將按鈕新增到頁面,步驟與上文所述的「機會」範例類似。(如需詳細資訊,請參閱啟用傳送以供簽署按鈕。)

啟用簽署後選項

啟用此選項後,即可將簽署者導向至您選擇的登陸頁面,並在傳送合約頁面上提供「簽署後重新導向 URL」和「簽署後重新導向延遲」選項。當合約的簽署者完成簽署後,系統便會將其導向至指定的 URL。例如,您可將簽署者重新導向至您的公司網站或問卷調查頁面。使用「簽署後選項唯讀」設定可將此選項設為讓傳送者唯讀。

啟用簽署後選項的方式:

  1. 導覽至「設定 > 平台工具 > 自訂程式碼 > 自訂設定」
  2. 按一下「Adobe Sign 設定」標籤
  3. 按一下「管理」
  4. 按一下「新增」(或「編輯」)
  5. 尋找「啟用簽署後選項」設定
    1. (選用) 尋找「簽署後選項唯讀」設定
  6. 視需要進行編輯,然後按一下「儲存」

啟用「傳送代表」功能

註解:

只有適用於 Salesforce 的 Adobe Sign 第 11.7 版或更新版本支援代表其他使用者傳送的功能。

如果遇到 Salesforce 組織中有使用者需要代表其他人傳送合約的情況,則可啟用「傳送代表」功能。此功能適用於任何合約傳送 (包括背景傳送),透過重新整理「背景動作」合約欄位或使用合約範本中的「自動傳送」選項即可觸發。您也可為「傳送代表」設定查詢合約範本中的使用者,當合約產生時,系統便會自動填入。

啟用「傳送代表」功能的方式:

1. 執行下列步驟,即可啟用「允許代表其他人傳送」設定:

a. 導覽至「設定 > 平台工具 > 自訂程式碼 > 自訂設定」

b. 按一下「Adobe Sign 設定」標籤。

c. 按一下「管理」按鈕。

d. 按一下「新增」(或「編輯」) 按鈕。

e. 尋找 (同時按 ctrl/cmd 鍵和 f 鍵)「允許代表其他人傳送」設定,並視需要進行編輯

「允許代表其他人傳送」設定

f. 按一下「儲存」按鈕

 

2. 執行下列步驟,將「DC – 允許以其他使用者身分傳送」欄位新增至使用者記錄版面配置:

a. 導覽至「設定 > 平台工具 > 物件和欄位 > 物件管理程式」

b.從物件管理程式選取「使用者」

c. 從「使用者」物件頁面的左側欄選取「使用者頁面版面配置」

d. 按一下「使用者版面配置」連結

e. 選取「欄位」按一下「Adobe Sign 允許以其他使用者身分傳送」,然後將其拖曳至版面配置的「其他資訊」(編輯時才會顯示標題)區段。

按一下「Adobe Sign 允許以其他使用者身分傳送」並將其拖曳至「其他資訊」區段

f. 按一下「儲存」按鈕

 

3. 如果您要代表某人傳送,必須按照以下步驟啟用「Adobe Sign 允許以其他使用者身分傳送」選項:

a. 導覽至「設定 > 管理 > 使用者 > 使用者」

B. 針對特定使用者按一下「編輯」動作。

c. 在「使用者編輯」頁面的「其他資訊」區段中,啟用「Adobe Sign 允許以其他使用者身分傳送」選項。

d. 按一下「儲存」按鈕

啟用「Adobe Sign 允許以其他使用者身分傳送」選項

4. 執行下列步驟,將「代表其他人傳送」欄位新增至合約頁面版面配置:

a. 導覽至「設定 > 建置 > 建立 > 物件」。

b. 按一下「合約」連結。

合約物件連結

c. 按一下頁面頂端的「欄位組」,導覽至該區段。

欄位組連結

d. 按一下「編輯」動作。

「欄位組編輯」按鈕

e. 選取「合約」後,找到「傳送代表」欄位,然後將其拖曳至「欄位組內」區段。

將物件的傳送代表拖曳到頁面版面配置

f. 設定要傳送的合約時,必須在「傳送代表」欄位中填入允許其他使用者代表傳送的使用者。

 

啟用僅傳送者簽署

啟用此設定後,系統即會在傳送合約頁面的「收件者」區段中顯示並啟用「僅傳送者簽署」選項。如果使用「僅傳送者簽署」選項,則可顯示合約或文件給傳送者簽署。此功能類似 Adobe 服務中的「填寫和簽署」功能。您可以使用「僅傳送者簽署唯讀」設定,將此選項設為唯讀。

啟用「僅傳送者簽署」功能的方式:

  1. 導覽至「設定 > 平台工具 > 自訂程式碼 > 自訂設定」
  2. 按一下「Adobe Sign 設定」標籤
  3. 按一下「管理」
  4. 按一下「新增」(或「編輯」)
  5. 尋找「啟用僅傳送者簽署」設定
    1. (選用) 尋找「僅傳送者簽署唯讀」設定
  6. 視需要進行編輯,然後按一下「儲存」

onLoadActions (裝載動作)

Salesforce 可透過 Adobe Sign 支援的 onLoadAction URL 參數觸發合約按鈕動作包括: 傳送、提醒、刪除、取消、更新和檢視。URL 參數將依循管理員設定的工具列設定 (請參閱進階自訂指南),只有已套用的設定才會提供選取。

可觸發裝載動作的 URL 範例:

  • 傳送: 確保您的帳戶中具有狀態為「草稿」的合約。

https://echosign-dev1.ap1.visual.force.com/apex/EchoSignAgreementAdvanced?id=[agreementID]&sfdc.override=1&onLoadAction=send

 

  • 提醒: 確保您的帳戶中具有狀態為「傳出進行簽名」的合約。

https://echosign-dev1.ap1.visual.force.com/apex/EchoSignAgreementAdvanced?id=[agreementID]&sfdc.override=1&onLoadAction=remind

 

  • 刪除: 確保您的帳戶中具有狀態為「傳出進行簽名」的合約。

https://echosign-dev1.ap1.visual.force.com/apex/EchoSignAgreementAdvanced?id=[agreementID]&sfdc.override=1&onLoadAction=delete

 

  • 取消: 確保您的帳戶中具有狀態為「傳出進行簽名」的合約。

https://echosign-dev1.ap1.visual.force.com/apex/EchoSignAgreementAdvanced?id=[agreementID]&sfdc.override=1&onLoadAction=cancel

 

  • 更新: 確保您的帳戶中具有狀態為「傳出進行簽名」的合約。

https://echosign-dev1.ap1.visual.force.com/apex/EchoSignAgreementAdvanced?id=[agreementID]&sfdc.override=1&onLoadAction=update

 

  • 檢視: 確保您的帳戶中有狀態為「傳出進行簽名」、「已簽署」或「已取消」的合約。

https://echosign-dev1.ap1.visual.force.com/apex/EchoSignAgreementAdvanced?id=[agreementID]&sfdc.override=1&onLoadAction=view

 

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