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在 Adobe Acrobat Sign 中設定保留規則

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上次更新時間 2026年5月11日

Adobe Acrobat Sign

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Adobe Acrobat Sign 指南

新功能

開始使用

管理

Admin Console 概觀
使用者管理
1. 新增、編輯和檢閱已啟用使用者
2. Admin Console SSO
3. 建立以功能為導向的使用者
  1. 技術帳戶 - API 導向
  2. 服務帳戶 - 手動導向
4. 檢閱尚未完成驗證的使用者
5. 檢查有佈建錯誤的使用者
6. 變更姓名/電子郵件地址
7. 編輯使用者的群組成員資格
8. 透過群組介面編輯使用者的群組成員資格
9. 將使用者升級為管理員角色
10. 使用者身分類型與 SSO
11. 切換使用者身分
12. 使用 MS Azure 驗證使用者
13. 使用 Google Federation 驗證使用者
14. 產品設定檔
15. 登入體驗
群組管理
帳戶/群組設定
1. 設定概觀
2. 全域設定
  1. 帳戶層級與 ID
  2. 新的收件者體驗
  3. 自我簽署工作流程
  4. 大量傳送
  5. 網頁表單
  6. 自訂傳送工作流程
  7. Power Automate 工作流程
  8. 資料庫文件
  9. 透過合約收集表單資料
  10. 限制文件可見性
  11. 附加已簽署合約的 PDF 副本
  12. 在電子郵件中加入連結
  13. 在電子郵件中加入影像
  14. 附加至電子郵件的檔案將命名為
  15. 將稽核報告附加至文件
  16. 將多個文件合併為一個
  17. 下載個別文件
  18. 上傳已簽署的文件
  19. 我的帳戶中的使用者委派
  20. 允許外部收件者委派
  21. 授權簽署
  22. 授權傳送
  23. 有權新增電子印章
  24. 設定預設時區
  25. 設定預設日期格式
  26. 使用者加入多個群組 (UMG)
    1. 升級以使用 UMG
  27. 群組管理員權限
  28. 更換收件者
  29. 稽核報告
    1. 概觀
    2. 在交易驗證頁面上允許未驗證的存取
    3. 包含提醒
    4. 包括檢視事件
    5. 包含合約頁面/附件計數
  30. 交易頁尾
  31. 產品內傳送訊息和指示
  32. 無障礙 PDF
  33. PDF/A 工作流程
  34. 醫療保健客戶
  35. 新的請求簽名體驗
  36. 全新自訂工作流程體驗
  37. 新的建立範本體驗
3. 帳戶設定/品牌化設定
  1. 概觀
  2. 新增標誌
  3. 自訂公司主機名稱/URL
  4. 新增公司名稱
  5. 合約後 URL 重新導向
4. 簽名偏好設定
  1. 格式固定的簽名
  2. 允許收件者簽署
  3. 簽署者可變更其姓名
  4. 允許收件者使用已儲存的簽名
  5. 自訂使用條款和消費者資訊披露
  6. 透過表單欄位導覽收件者
  7. 重新啟動合約工作流程
  8. 拒絕簽署
  9. 允許戳記工作流程
  10. 要求簽署者提供其職稱或公司
  11. 允許簽署者列印並置入書面簽名
  12. 在電子簽名時顯示訊息
  13. 需要簽署者使用行動裝置來建立自己的簽名
  14. 要求取得簽署者的 IP 位址
  15. 將公司名稱和職稱排除在參與戳記之外
  16. 套用「最適化簽名繪製」縮放
5. 數位簽名
  1. 概觀
  2. 使用 Acrobat 下載並簽署
  3. 以雲端簽名簽署
  4. 大量數位簽名設定
  5. 要求每位收件人使用數位簽名
  6. 包括身分識別提供者的中繼資料
  7. 受限制的雲端簽名提供者
6. 電子印章
7. 數位身分
  1. 數位身分識別閘道
  2. 身分識別檢查原則
8. 報告設定
  1. 啟用傳統報告
  2. 全新報告體驗
  3. 傳統報告設定
9. 安全性設定
  1. 單一登入設定
  2. 記住我設定
  3. 登入密碼原則
  4. 登入密碼強度
  5. 網頁工作階段期間
  6. PDF 加密類型
  7. API
  8. 使用者和群組資訊存取
  9. 允許的 IP 範圍
  10. 帳戶共用
  11. 帳戶共用權限
  12. 合約共用控制項
  13. 簽署者身分驗證
  14. 合約簽署密碼
  15. 文件密碼強度
  16. 依地理位置封鎖簽署者
  17. 電話驗證
  18. 知識式驗證 (KBA)
  19. 允許頁面擷取
  20. 文件連結過期
  21. 上傳 Webhook/回呼的用戶端憑證
  22. 時間戳記
10. 傳送設定
  1. 登入後顯示「傳送」頁面
  2. 合約建立體驗
  3. 傳送時需有收件者名稱
  4. 鎖定已知使用者的名稱值
  5. 允許的收件者角色
  6. 允許電子見證人
  7. 親自簽署設定
  8. 允許親自簽署
  9. 收件者群組
  10. 副本收件者
  11. 必填欄位
  12. 附加文件
  13. 欄位扁平化
  14. 修改合約
  15. 從進行中的協議移除收件人
  16. 合約名稱
  17. 語言
  18. 私人訊息
  19. 允許的簽名類型
  20. 提醒
  21. 已簽署文件的密碼保護
  22. 傳送合約通知途徑
  23. 簽署者身分識別選項
    1. 概觀
    2. 簽署密碼
    3. 知識式驗證
    4. 電話驗證
    5. WhatsApp 驗證
    6. 透過電子郵件傳送的一次性密碼
    7. Acrobat Sign 驗證
    8. 雲端型數位簽名
    9. 數位身分識別驗證
    10. 政府核發證件
    11. 簽署者身分報告
  24. 使用身分驗證資料填入表單欄位
  25. 內容保護
  26. 啟用公證交易
  27. 文件過期
  28. 預覽、定位簽名及新增欄位
  29. 簽署順序
  30. 新增我自己
  31. 僅傳送給內部收件者
  32. 合約下載連結
  33. 表單欄位邊框
  34. Liquid mode
  35. 自訂工作流程控制項
  36. 電子簽名頁面的上傳選項
  37. 「簽署後」確認重新導向 URL
  38. 限制存取共用的合約
11. 訊息範本
  1. 訊息範本概觀
  2. 建立新的訊息範本
  3. 編輯訊息範本
  4. 刪除訊息範本
12. 生技製藥設定
  1. 概觀
  2. 強制執行身分識別驗證
  3. 簽署原因
13. 工作流程整合
14. 公證設定
15. 付款整合
16. 簽署者傳訊
17. SAML 設定
  1. SAML 設定
  2. 安裝 Microsoft Active Directory Federation Service
  3. 安裝 Okta
  4. 安裝 OneLogin
  5. 安裝 Oracle Identity Federation
18. 資料控管
  1. 資料控管概觀
  2. 設定保留規則
  3. 管理保留規則
19. 時間戳記設定
20. 外部封存
21. 帳戶語言
22. 電子郵件設定
  1. 電子郵件標題/頁尾影像
  2. 允許個別使用者電子郵件頁尾
  3. 自訂「請求簽名」電子郵件
  4. 自訂「收件者」和「副本收件者」欄位
  5. 啟用無連結通知
  6. 自訂電子郵件範本
23. 從 echosign.com 移轉至 adobesign.com
24. 為收件者設定選項
法規要求指引
1. 協助工具
2. HIPAA
3. GDPR
4. 21 CFR part 11 和 EudraLex Annex 11
5. 醫療保健客戶
6. IVES 支援
7. 「保存」合約
8. 歐盟/英國考量事項
大量下載合約
宣告您的網域
「回報不當使用」連結
系統需求與限制
1. 系統需求
2. 交易限制

使用者設定檔和可設定功能

通訊錄

傳送、簽署與管理合約

收件者選項
1. 取消電子郵件提醒
2. 電子簽名頁面上的選項
傳送合約
1. 傳送 (撰寫) 頁面
  1. 標示與功能概觀
  2. 群組選擇器
  3. 新增檔案和範本
  4. 合約名稱
  5. 全域訊息
  6. 完成截止日期
  7. 提醒
  8. 使用密碼保護 PDF
  9. 簽名類型
  10. 收件者的地區
  11. 收件者簽名順序/流程
  12. 收件者角色
  13. 收件者驗證
  14. 給收件者的私人訊息
  15. 收件者合約存取權
  16. 副本收件者
  17. 身分識別檢查
2. 只傳送合約給您自己
3. 傳送合約給他人
4. 書面簽名
5. 撰寫親自簽署協議
6. 收件者簽署順序
7. 大量傳送
在文件中撰寫欄位
1. 應用程式內撰寫環境
  1. 自動欄位偵測
  2. 使用撰寫環境拖放欄位
  3. 將表單欄位指派給收件者
  4. 預填角色
  5. 以可重複使用的欄位範本來套用欄位
  6. 將欄位轉送至新的資料庫範本
  7. 已在傳送合約時更新撰寫環境
2. 以文字標籤建立表單
3. 使用 Acrobat (AcroForms) 建立表單
  1. 建立 AcroForm
  2. 建立可存取的 PDF
4. 欄位
  1. 欄位類型
    1. 常見欄位類型
    2. 電子簽名欄位
    3. 縮寫簽名欄位
    4. 收件者名稱欄位
    5. 收件者電子郵件欄位
    6. 簽署日期欄位
    7. 文字欄位
    8. 日期欄位
    9. 數字欄位
    10. 核取方塊
    11. 核取方塊群組
    12. 選項按鈕
    13. 下拉式選單
    14. 連結覆蓋
    15. 付款欄位
    16. 附件
    17. 參與戳記
    18. 交易號碼
    19. 影像
    20. 公司
    21. 職稱
    22. 戳記
  2. 欄位內容外觀
  3. 欄位驗證
  4. 已遮罩的欄位值
  5. 設定顯示/隱藏條件
  6. 計算欄位
  7. 已驗證的表單
5. 撰寫常見問題集
簽署合約
管理合約
1. 管理頁面概述
2. 複製合約
3. 委派合約
4. 更換收件者
5. 限制文件可見性
6. 取消合約
7. 建立新提醒
8. 檢閱提醒
9. 取消提醒
10. 存取 Power Automate 流程
11. 更多動作…
12. 批次操作
  1. 隱藏多個合約
  2. 數位簽署多個合約
稽核報告
報告與資料匯出
1. 概觀
2. 授予使用者報告的存取權
3. 報告圖表
4. 資料匯出
5. 重新命名報告/匯出
6. 複製報告/匯出
7. 排程報告/匯出
8. 刪除報告/匯出

進階合約功能與工作流程

網頁表單
可重複使用的範本 (資料庫範本)
管理共用的範本
轉移網頁表單與資料庫範本的所有權
Power Automate 工作流程
1. Power Automate 整合與包含授權的概觀
2. 啟用 Power Automate 整合
3. 「管理」頁面的相關動作
4. 追蹤 Power Automate 使用狀況
5. 建立新的流程 (範例)
6. 用於流程的觸發器
7. 從 Acrobat Sign 之外匯入流程
8. 管理流程
9. 編輯流程
10. 共用流程
11. 停用或啟用流程
12. 刪除流程
13. 實用範本
  1. 僅限管理員
  2. 合約封存
    1. 將完成的文件儲存至 SharePoint
    2. 將完成的文件儲存至商務用 OneDrive
    3. 將完成的文件儲存至 Google 雲端硬碟
    4. 將完成的文件儲存至 DropBox
    5. 將完成的文件儲存至 Box
  3. 網頁表單合約封存
    1. 將完成的網頁表單文件儲存至 SharePoint 資料庫
    2. 將完成的網頁表單文件儲存至商務用 OneDrive
    3. 將完成的文件儲存至 Google 雲端硬碟
    4. 將完成的網頁表單文件儲存至 Box
  4. 合約資料擷取
    1. 從您簽署的文件擷取表單欄位資料，並更新 Excel 表
  5. 合約通知
    1. 傳送包含合約內容和已簽署合約的自訂電子郵件通知
    2. 在 Teams 頻道中取得您的 Adobe Acrobat Sign 通知
    3. 在 Slack 中取得您的 Adobe Acrobat Sign 通知
    4. 在 Webex 中取得您的 Adobe Acrobat Sign 通知
  6. 合約產生
    1. 從 Power App 表單和 Word 範本產生文件，傳送以供簽署
    2. 從 OneDrive 的 Word 範本產生合約，並取得簽名
    3. 為所選的 Excel 列產生合約，傳送以供檢閱和簽名
自訂傳送工作流程
共用使用者與合約
1. 共用使用者
2. 共用合約

與其他產品整合

Acrobat Sign 開發人員

支援與疑難排解

定義合約和相關資料在自動刪除前的保留時間。

保留規則可讓管理員控制合約和相關資料在達到終止狀態後，儲存在 Adobe Acrobat Sign 中的時間。這有助於組織自動化資料清理，並使文件生命週期與內部合規原則保持一致。

開始之前

您必須是帳戶層級或群組層級管理員才能設定保留規則。

設定

可用性

Acrobat Standard 與 Acrobat Pro：不支援。
Acrobat Sign Solutions：支援。
政府版 Acrobat Sign：支援。

設定範圍

保留規則可在帳戶和群組層級設定。

群組層級設定會覆寫帳戶層級設定。

預設行為 - 如果未設定保留規則，協議將保留到手動刪除或透過其他程序移除為止。
對進行中合約的影響 - 保留規則會在合約記錄為終止狀態時套用。進行中的合約不會受到影響，直到達到終止狀態。

要存取此設定

帳戶層級：

導覽至「帳戶設定 > 資料治理」。

群組層級：

導覽至「管理員 > 群組」。
選取群組。
選取群組設定 > 資料治理。

建立保留規則

導覽至管理員選單中的資料治理。
選取加號 (+) 圖示。
輸入合約達到終止狀態後要保留的日數。
- 最少：1 日。
- 最多：5475 日 (15 年)。
(選用) 設定稽核報告和個人資料的保留。
- 稽核和個人資料必須至少保留與合約相同的時間。
註解：

如果未設定稽核或個人資料保留，此資料將保留到透過其他程序移除為止，例如 GDPR 刪除。
選取「儲存」。

建立新規則時，該規則會成為活躍規則。先前活躍的規則會保留在清單中，並有結束日期，且會繼續治理已指派給這些規則的合約。

通知:

當合約保留期間過期時，會永久刪除合約且無法復原。

設定群組層級覆寫

群組層級規則會覆寫群組中使用者的帳戶層級規則。如果未定義群組層級規則，則會套用帳戶層級規則。

使用與帳戶層級設定相同的步驟建立規則。
(選用) 啟用保留此群組的所有合約以防止自動刪除。
- 當群組的合約必須保留時，使用此選項來略過帳戶層級設定。

若使用者在群組之間移動，則合約記錄為終止狀態時，會根據使用者所屬的群組套用保留規則。

設定的運作方式

合約進入結束狀態時：

已套用活躍保留規則，並與合約建立關聯。
- 套用之保留規則會與合約相關聯，確保刪除時會執行正確規則。
系統會根據定義的保留期間計算刪除日期。
當保留期間過期時，合約會被刪除，前提是規則仍保持啟用狀態。

在尖峰時段，終止狀態處理可能會延遲最多 12 小時，這可能會延遲保留期間的開始時間。

若要了解時間如何影響保留，請參閱資料治理概觀頁面。

最佳做法

在傳送合約前定義保留規則，以確保原則應用的一致性。
使用群組層級規則來支援各團隊不同的保留需求。
定期檢閱規則，確認其符合目前的合規需求。

注意事項

保留規則會在合約記錄為終止狀態時套用。
對於新終止的合約，一次只有一個保留規則處於活躍狀態。建立新規則時，該規則會成為活躍規則，並套用至未來記錄為終止狀態的所有合約。先前的活躍規則會繼續套用至已指派給它們的合約，無需停用。
套用的規則是以傳送使用者在合約達到終止狀態時所屬的主要群組為基礎。
在尖峰時段，終止狀態處理可能會延遲最多 12 小時，延遲保留原則的開始。
如果未定義規則，合約將無限期保留。
停用規則會防止刪除所有已採用該規則且尚未被刪除的合約。

更快、更輕鬆地獲得協助

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