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什麼是 GDPR?

一般資料保護規範 (GDPR) 是歐盟的新隱私權法律，可讓資料保護要求保持一致並符合現代的要求。儘管有許多全新和強化的要求存在，但核心基礎原則仍維持不變。新規則具備廣泛的個人資料定義且涵蓋範圍寬廣，會對在歐盟收集個人資料的任何公司造成影響。部分規範要求個人有權了解收集的是哪些個人資料，並在適當的時候依要求將資料刪除。

基於本文目的，「使用者」一詞指的是傳送供簽名合約的公司成員。「簽署者」一詞指的是接收且簽署或拒絕合約的個人。隱私權管理員是具備獨特控制權的 Acrobat Sign 帳戶管理員，可在傳送者或簽署者要求時移除服務中的個人資訊。

使用者唯一性是基於辨識個人所用的電子郵件地址。具有多個電子郵件地址的人員，在系統中可能會有多個獨立的使用者 ID。Acrobat Sign 中的所有 GDPR 控制，都會使用電子郵件地址來尋找和管理個人資訊。唯一電子郵件地址之間沒有關聯，管理員只會使用提供的電子郵件地址來尋找資料。

支援 GDPR 的功能

Acrobat Sign 提供的功能可協助客戶遵循 GDPR。如需 Adobe 如何保護您隱私權的詳細資訊，請造訪 www.adobe.com/tw/privacy。

根據 GDPR，個人的權限已強化，可要求存取、修正和刪除其個人資訊。

存取 – 使用者或簽署者可透過 Acrobat Sign UI 直接存取其個人的大部分個人資訊。有少數的活動資訊目前還無法直接取得。個人帳戶持有人必須在 Adobe.com/privacy 聯絡 Adobe 隱私權辨公室以要求存取這類資訊。本文稍後會包含報告的範例。
修正 – 您可透過使用者介面取得針對使用者或簽署者收集的所有個人資訊。如果需要變更，使用者或簽署者可直接進行變更，不需聯絡 Adobe 或其管理員。
刪除 – 根據簽署儀式中扮演的角色，會有不同的動作可用。傳送合約的使用者必須向受聘公司提出要求。 Adobe 無法參與此互動，也不會控制雇主在業務過程中收集的資料。簽署過程會收集在儀式期間與簽署者有關的最基本資訊。其中包含名稱、電子郵件地址、IP 位址和 (選用) 電話號碼及 OTP 密碼。系統會使用含簽署者簽名的合約來儲存此資訊，而傳送合約的公司可控制此資訊。如果簽署者需要有關該合約收集之個人資訊的資訊，就需要聯絡合約的傳送者。身為資料處理者的 Adobe，無法將合約或傳送合約之公司的任何資訊提供給簽署者。因為與簽署者相關的唯一資訊儲存在合約中，刪除合約就會刪除簽署者的個人資訊。如果傳送者同意刪除簽署者的資訊，他們可使用隱私權選單來尋找並刪除該簽署者參與的合約。

針對 Acrobat Sign 工具組，有三個功能可供使用：

使用者等級日誌 - 在 Acrobat Sign 環境中觸發的各種事件日誌 (其中包含個人資訊)
合約刪除 - 隱私權管理員具有授權，可檢視和刪除其帳戶中任何使用者建立的任何合約。
使用者刪除 - 隱私權管理員可在其帳戶中刪除任何使用者。

隱私權管理員可以登入 Admin Console 並編輯使用者的設定檔，來管理使用者的資訊和合約。

登入 Acrobat Sign

使用者等級日誌

任何使用者都能向 Adobe 隱私權中心提出要求，請 Adobe 提供在 Acrobat Sign 系統中包含其使用者私人資訊的活動日誌。

系統會以 CSV 格式傳回此資訊，其中包含如下內容：

事件日期
事件類型
觸發事件的 IP 位址

刪除合約

僅適用於在隱私權管理員授權的情況下，使用者傳送的合約。

當簽署者要求將其資訊從 Acrobat Sign 系統中移除時，帳戶隱私權管理員可針對該使用者的電子郵件地址進行搜尋，並傳回該電子郵件地址有參與且建立於該管理員組織中的所有合約。

如果隱私權管理員確定不再需要該合約，就可以將合約從服務中完全刪除，且此操作無法撤銷。

為了刪除合約，系統會將聯絡 Acrobat Sign 的收件者重新導向至「管理」標籤以進行檢閱，並聯絡原本建立該交易的公司。

身為客戶資料處理者的 Acrobat Sign 永遠不會在收件者的要求下刪除合約。

刪除使用者

僅適用於在隱私權管理員授權情況下的使用者

當員工要求將他們的資訊從您的系統中刪除時，這個工具可將所有使用者資訊從 Acrobat Sign 伺服器中刪除。

使用者必須直接向帳戶隱私權管理員提出此要求。只有隱私權管理員有權刪除使用者。

Acrobat Sign 支援無法將使用者從帳戶中刪除，如果收到刪除的要求，會將該使用者導向至其帳戶管理員。

註解：

個人和免費帳戶

身為帳戶中唯一人員，或只有免費帳戶的使用者無法刪除自己。在這個情況下，這類使用者必須聯絡 Adobe 隱私權中心。

使用者需要提供他們的電子郵件地址與明確的指示，來將與電子郵件地址關聯的使用者從 Acrobat Sign 系統中刪除。Adobe 隱私權中心接著會採取適當的步驟來確保使用者已刪除。

使用者如何要求將其資料從 Acrobat Sign 中移除

必須對使用者的資產進行適當解析，才能將個人資訊從 Acrobat Sign 系統中刪除。此程序會依相關的使用者/帳戶類別而有所不同，可分為三類：

在其他使用者建立其所有合約時，簽署者是獨一無二的。

將您的內容從 Acrobat Sign 系統中刪除的第一步，就是註冊電子郵件地址，並檢閱與電子郵件地址關聯的內容。

您可以在此註冊電子郵件地址。

註冊您的電子郵件地址之後：

登入並選取視窗頂端的「管理」標籤。
循環切換左邊欄的每個篩選器 (「等候您」、「已完成」、「已取消」和「已過期」)，找出您的合約。

如果此頁面上沒有內容，請聯絡 Adobe 隱私權中心，並要求將您的使用者 (電子郵件地址) 從 Acrobat Sign 系統中刪除。

若要刪除您的合約內容，您必須聯絡合約的原始傳送者。

只有原始的傳送帳戶可以審閱和刪除合約。

注意：原始傳送帳戶的隱私權管理員會判斷何時可將合約刪除。

若要判斷誰是原始傳送者：

按一下以選取「管理」標籤上的一筆記錄 (連按兩下會開啟合約)。
- 左邉欄會開啟，以顯示合約中繼資料和動作。
複製視窗右上方的電子郵件地址 (在「發件人：」旁邊 - 上圖中強調標示處)。
使用原始文件建立者的電子郵件將電子郵件傳送至這些建立者，說明您希望這些建立者將您的資訊從他們的 Acrobat Sign 帳戶中移除。
- 請確保使用原始合約傳送目標的相同地址來傳送電子郵件，好讓這些建立者知道您已獲得提出要求的授權。

對在「已完成」和「進行中」類別中，「管理」頁面上所列的所有合約重複以上動作。
聯絡到的公司有 30 天的時間，可根據您的要求來刪除內容。

「等候您」區段中的任何合約應該是「已拒絕」：

開啟要簽署的合約。
選取左上角的選項。
選取「我將不進行電子簽署」。
提供拒絕的原因，然後選取「拒絕」按鈕。

拒絕所有未結案合約並聯絡已完成合約的傳送者後，請聯絡 Adobe 隱私權中心，要求將您的使用者 (電子郵件地址) 從 Acrobat Sign 系統中刪除。

免費和個人的服務計劃都有註冊的電子郵件地址，而且應該能夠登入其帳戶以任意審閱內容。

如果您無法登入，請選取在登入欄位底下的「我忘記密碼連結」，並重設您的密碼值。

在能夠登入服務時：

導覽至管理員選單中的「隱私權」標籤。
- 此選項會開啟一個頁面，您可在其中使用電子郵件地址來搜尋使用該電子郵件值建立的內容。
在頂端輸入您自己的電子郵件地址，然後選取「輸入」。
- 系統即會傳回所有您已建立合約的清單。
選取每個「已完成」合約，並下載要審閱的 PDF。
透過選取最右邊的垃圾桶圖示，來刪除所有不再有效的合約。
- 在將所有「已完成」合約從帳戶中刪除前，無法刪除該使用者。

選取視窗頂端的「管理」標籤。

此頁面顯示內含您電子郵件地址的所有 Acrobat Sign 內容。

若要將其他使用者傳送的合約刪除，您必須聯絡合約的原始傳送者。

只有原始的傳送帳戶可以審閱和刪除合約。

注意：GDPR 不會要求將仍具有法律效力的合約刪除。原始傳送帳戶的隱私權管理員會決定這件事。

若要判斷誰是原始傳送者：

選取「管理」標籤上的一筆記錄 (連按兩下會開啟合約)。
- 右邊欄會出現，可讓您存取合約中繼資料和動作。
複製視窗右上方的電子郵件地址 (在「發件人：」旁邊 - 上圖中強調標示處)。
使用原始文件建立者的電子郵件將電子郵件傳送至這些建立者，說明您希望這些建立者將您的資訊從他們的 Acrobat Sign 帳戶中移除。
- 請確保使用原始合約傳送目標的相同地址來傳送電子郵件，好讓這些建立者知道您已獲得提出要求的授權。
公司有 30 天的時間，可根據您的要求來刪除內容。

對在「已完成」和「進行中」類別中，「管理」頁面上所列的所有合約重複以上動作。

如果您已在「進行中」建立合約，請將其「取消」。
拒絕「等候您」類別中的任何合約。

刪除所有已簽署合約後，請聯絡 Adobe 隱私權中心，要求將您的使用者 (電子郵件地址) 從 Acrobat Sign 系統中刪除。

經隱私權管理員授權的使用者，只需聯絡其管理員並要求從系統中刪除。

隱私權管理員可以審閱您的內容和使用者，並刪除所有適當的內容。

Adobe 隱私權中心

在使用者介面中要求做出工具所不支援的動作，或是與 GDPR 合規有關的問題，都必須提交至 Adobe 隱私權中心。

支援和成功專員無法存取可將內容從伺服器中刪除的工具。

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