使用手冊取消

設定資料控管規則

搜尋

上次更新時間 2023年11月15日

Adobe Sign

開啟應用程式

Adobe Acrobat Sign 指南

新功能

開始使用

管理

Admin Console 概觀
使用者管理
1. 新增使用者
2. 建立以功能為導向的使用者
  1. 技術帳戶 - API 導向
  2. 服務帳戶 - 手動導向
3. 檢查有佈建錯誤的使用者
4. 變更姓名/電子郵件地址
5. 編輯使用者的群組成員資格
6. 透過群組介面編輯使用者的群組成員資格
7. 將使用者升級為管理員角色
8. 使用者身分類型與 SSO
9. 切換使用者身分
10. 使用 MS Azure 驗證使用者
11. 使用 Google Federation 驗證使用者
12. 產品設定檔
13. 登入體驗
帳戶/群組設定
1. 設定概觀
2. 全域設定
  1. 帳戶層級與 ID
  2. 新的收件者體驗
  3. 自我簽署工作流程
  4. 大量傳送
  5. 網頁表單
  6. 自訂傳送工作流程
  7. Power Automate 工作流程
  8. 資料庫文件
  9. 透過合約收集表單資料
  10. 限制文件可見性
  11. 附加已簽署合約的 PDF 副本
  12. 在電子郵件中加入連結
  13. 在電子郵件中加入影像
  14. 附加至電子郵件的檔案將命名為
  15. 將稽核報告附加至文件
  16. 將多個文件合併為一個
  17. 下載個別文件
  18. 上傳已簽署的文件
  19. 我的帳戶中的使用者委派
  20. 允許外部收件者委派
  21. 授權簽署
  22. 授權傳送
  23. 有權新增電子印章
  24. 設定預設時區
  25. 設定預設日期格式
  26. 使用者加入多個群組 (UMG)
    1. 升級以使用 UMG
  27. 群組管理員權限
  28. 更換收件者
  29. 稽核報告
    1. 概觀
    2. 在交易驗證頁面上允許未驗證的存取
    3. 包含提醒
    4. 包括檢視事件
    5. 包含合約頁面/附件計數
  30. 產品內傳送訊息和指示
  31. 無障礙 PDF
  32. 全新撰寫體驗
  33. 醫療保健客戶
3. 帳戶設定
  1. 新增標誌
  2. 自訂公司主機名稱/URL
  3. 新增公司名稱
  4. 合約後 URL 重新導向
4. 簽名偏好設定
  1. 格式固定的簽名
  2. 允許收件者簽署
  3. 簽署者可變更其姓名
  4. 允許收件者使用已儲存的簽名
  5. 自訂使用條款和消費者資訊披露
  6. 透過表單欄位導覽收件者
  7. 拒絕簽署
  8. 允許戳記工作流程
  9. 要求簽署者提供其職稱或公司
  10. 允許簽署者列印並置入書面簽名
  11. 在電子簽名時顯示訊息
  12. 需要簽署者使用行動裝置來建立自己的簽名
  13. 要求取得簽署者的 IP 位址
  14. 將公司名稱和職稱排除在參與戳記之外
5. 數位簽名
  1. 概觀
  2. 使用 Acrobat 下載並簽署
  3. 以雲端簽名簽署
  4. 包括身分識別提供者的中繼資料
  5. 受限制的雲端簽名提供者
6. 電子印章
7. 數位身分
  1. 數位身分識別閘道
  2. 身分識別檢查原則
8. 報告設定
  1. 全新報告體驗
  2. 傳統報告設定
9. 安全性設定
  1. 單一登入設定
  2. 記住我設定
  3. 登入密碼原則
  4. 登入密碼強度
  5. 網頁工作階段期間
  6. PDF 加密類型
  7. API
  8. 使用者和群組資訊存取
  9. 允許的 IP 範圍
  10. 帳戶共用
  11. 帳戶共用權限
  12. 合約共用控制項
  13. 簽署者身分驗證
  14. 合約簽署密碼
  15. 文件密碼強度
  16. 依地理位置封鎖簽署者
  17. 電話驗證
  18. 知識式驗證 (KBA)
  19. 允許頁面擷取
  20. 文件連結過期
  21. 上傳 Webhook/回呼的用戶端憑證
  22. 時間戳記
10. 傳送設定
  1. 登入後顯示「傳送」頁面
  2. 傳送時需有收件者名稱
  3. 鎖定已知使用者的名稱值
  4. 允許的收件者角色
  5. 允許電子見證人
  6. 收件者群組
  7. 必填欄位
  8. 附加文件
  9. 欄位扁平化
  10. 修改合約
  11. 合約名稱
  12. 語言
  13. 私人訊息
  14. 允許的簽名類型
  15. 提醒
  16. 已簽署文件的密碼保護
  17. 傳送合約通知途徑
  18. 簽署者身分識別選項
    1. 概觀
    2. 簽署密碼
    3. 透過電子郵件傳送的一次性密碼
    4. Acrobat Sign 驗證
    5. 電話驗證
    6. 雲端型數位簽名
    7. 知識式驗證
    8. 政府核發證件
    9. 簽署者身分報告
  19. 內容保護
  20. 啟用公證交易
  21. 文件過期
  22. 預覽、定位簽名及新增欄位
  23. 簽署順序
  24. Liquid mode
  25. 自訂工作流程控制項
  26. 電子簽名頁面的上傳選項
  27. 「簽署後」確認重新導向 URL
11. 訊息範本
12. 生技製藥設定
  1. 概觀
  2. 強制執行身分識別驗證
  3. 簽署原因
13. 工作流程整合
14. 公證設定
15. 付款整合
16. 簽署者傳訊
17. SAML 設定
  1. SAML 設定
  2. 安裝 Microsoft Active Directory Federation Service
  3. 安裝 Okta
  4. 安裝 OneLogin
  5. 安裝 Oracle Identity Federation
18. 資料控管
19. 時間戳記設定
20. 外部封存
21. 帳戶語言
22. 電子郵件設定
  1. 電子郵件標題/頁尾影像
  2. 允許個別使用者電子郵件頁尾
  3. 自訂「請求簽名」電子郵件
  4. 自訂「收件者」和「副本收件者」欄位
  5. 啟用無連結通知
  6. 自訂電子郵件範本
23. 從 echosign.com 移轉至 adobesign.com
24. 為收件者設定選項
法規要求指引
1. 協助工具
2. HIPAA
3. GDPR
4. 21 CFR part 11 和 EudraLex Annex 11
5. 醫療保健客戶
6. IVES 支援
7. 「保存」合約
8. 歐盟/英國考量事項
大量下載合約
宣告您的網域
「回報不當使用」連結

傳送、簽署與管理合約

收件者選項
1. 取消電子郵件提醒
2. 電子簽名頁面上的選項
傳送合約
在文件中撰寫欄位
1. 應用程式內撰寫環境
2. 以文字標籤建立表單
3. 使用 Acrobat (AcroForms) 建立表單
  1. 建立 AcroForm
  2. 建立可存取的 PDF
4. 欄位
  1. 欄位類型
  2. 欄位內容外觀
  3. 欄位驗證
  4. 已遮罩的欄位值
  5. 設定顯示/隱藏條件
  6. 計算欄位
5. 撰寫常見問題集
簽署合約
管理合約
稽核報告
報告與資料匯出
1. 概觀
2. 授予使用者報告的存取權
3. 報告圖表
4. 資料匯出
5. 重新命名報告/匯出
6. 複製報告/匯出
7. 排程報告/匯出
8. 刪除報告/匯出
9. 檢查交易使用量

進階合約功能與工作流程

網頁表單
可重複使用的範本 (資料庫範本)
轉移網頁表單與資料庫範本的所有權
Power Automate 工作流程
1. Power Automate 整合與包含授權的概觀
2. 啟用 Power Automate 整合
3. 「管理」頁面的相關動作
4. 追蹤 Power Automate 使用狀況
5. 建立新的流程 (範例)
6. 用於流程的觸發器
7. 從 Acrobat Sign 之外匯入流程
8. 管理流程
9. 編輯流程
10. 共用流程
11. 停用或啟用流程
12. 刪除流程
13. 實用範本
  1. 僅限管理員
  2. 合約封存
    1. 將完成的文件儲存至 SharePoint
    2. 將完成的文件儲存至商務用 OneDrive
    3. 將完成的文件儲存至 Google 雲端硬碟
    4. 將完成的文件儲存至 DropBox
    5. 將完成的文件儲存至 Box
  3. 網頁表單合約封存
    1. 將完成的網頁表單文件儲存至 SharePoint 資料庫
    2. 將完成的網頁表單文件儲存至商務用 OneDrive
    3. 將完成的文件儲存至 Google 雲端硬碟
    4. 將完成的網頁表單文件儲存至 Box
  4. 合約資料擷取
    1. 從您簽署的文件擷取表單欄位資料，並更新 Excel 表
  5. 合約通知
    1. 傳送包含合約內容和已簽署合約的自訂電子郵件通知
    2. 在 Teams 頻道中取得您的 Adobe Acrobat Sign 通知
    3. 在 Slack 中取得您的 Adobe Acrobat Sign 通知
    4. 在 Webex 中取得您的 Adobe Acrobat Sign 通知
  6. 合約產生
    1. 從 Power App 表單和 Word 範本產生文件，傳送以供簽署
    2. 從 OneDrive 的 Word 範本產生合約，並取得簽名
    3. 為所選的 Excel 列產生合約，傳送以供檢閱和簽名
自訂傳送工作流程
共用使用者與合約
1. 共用使用者
2. 共用合約

與其他產品整合

Acrobat Sign 開發人員

REST API
Webhook

支援與疑難排解

資料控管/保留概觀

Adobe Acrobat Sign 預設只要帳戶有效，就會在服務上安全地保留所有客戶文件。

在客戶採取行動明確地刪除合約前，交易資訊會保留在系統中。

Acrobat Sign 服務符合數項資料安全性和可用性的業界標準，例如 PCI DSS 3.0、HIPAA、SOC 2 Type II 和 ISO 27001。

註解：

客戶的 Acrobat Sign 授權到期或終止之時，Adobe 即無義務保留客戶合約、稽核報告或其他客戶資料。

然而，若 Adobe 確實有保留上述資料，將會根據客戶具備有效 Acrobat Sign 授權期間所定義的任何保留原則予以刪除。

如果客戶希望能在自有的系統上儲存合約記錄，並從 Acrobat Sign 系統刪除原始文件，可定義「保留原則」以指定 Acrobat Sign 保留交易的時間，並在效期過後自動從 Acrobat Sign 刪除合約 (且可選擇刪除支援的稽核/個人資料)。

保留規則由帳戶層級管理員在「管理」選單的「資料治理」區段所定義。

群組層級管理員沒有建立或停用保留規則的權限
帳戶中的所有群組會承襲帳戶層級設定當作預設值
- 如果群組會與帳戶層級設定不同，必須個別設定群組
- 群組層級設定一律會覆寫帳戶層級設定

文件/檔案/附件、合約與交易的比較

文件/檔案/附件皆是上傳至 Acrobat Sign 系統的個別檔案。合約的構成內容。
合約是 Acrobat Sign 以上傳的檔案建立，並由收件者填寫及/或簽署的客戶導向物件。「合約」一詞用來定義取得簽名過程中的物件及產生的最終 PDF。
交易涵蓋合約及合約所產生/為合約產生的所有相關記錄和文件。(如稽核報告、驗證結果、欄位層級資料 .csv 頁面)

規則與規則 ID 的比較

規則一詞 (在本文的脈絡中) 說明規定的程序。在此情況下，是控管從 Acrobat Sign 系統刪除合約時機的程序。這是用來稱呼將變數條件 (刪除合約時機) 套用至其他物件 (此情況下為合約) 之概念的總稱。

規則 ID 一詞是用來說明特定設定的規則。建立規則後，系統會指派專屬 ID 編號 (也就是規則 ID)，與其他規則區別。設定的規則 ID 是與合約相關的常值物件

合約結束狀態

合約達到「結束狀態」時會觸發保留規則。

合約沒有收件者可進一步採取以完成的動作時，即達到結束狀態。有三種結束狀態：

已完成 - 合約所有收件者成功完成所有程序即達成。
已捨棄 - 捨棄的合約是藉由特定動作終止。此動作可能來自下列任一來源：
- 傳送者取消
- 收件者拒絕
- 因收件者驗證失敗而失敗
- 因系統錯誤而失敗
已過期 - 因在設定的時段內未採取動作而過期的合約。

使用方式

合約進入結束狀態時：

Acrobat Sign 會確認建立合約之使用者的群組層級保留規則 (合約即將結束時使用者所在的目前群組)
- 如果目前沒有套用群組層級規則，就會使用帳戶層級規則
- 如果也未設定帳戶層級規則，就不會設定保留規則，合約也不會有刪除日期
  - 合約結束時沒有刪除日期，仍可透過 GDPR 工具刪除

如果將保留規則套用於合約：

系統會根據規則參數排定刪除合約
套用之規則的規則 ID 會與交易相關聯，確保刪除時遵守正確規則

結束的合約會等到指定刪除日期。

刪除前天數為常值。
- 例如：設定 14 天，刪除動作會在合約結束後剛好 14 天 (精準至秒) 觸發

到了刪除時間時，Acrobat Sign 會確認規則 ID，判斷規則是否「停用」

如果規則「停用」，則不會採取動作
如果規則未「停用」，就會刪除合約
- 如果啟用刪除稽核報告和個人資訊 (PII) 的選項，也會根據為這些文件定義的時段進行相同程序
  - 使用「政府核發證件」驗證方法的帳戶會刪除屬於 PII 的簽署者身分報告 (若已收集)

設定

可用性：

資料控管環境適用於團隊和企業授權計劃。

設定範圍：

「資料控管」規則可在帳戶和群組層級存取。

若要評估此功能的介面，請導覽至管理員選單的「資料控管」標籤。

在帳戶層級設定保留規則

先設定帳戶層級保留 (若有)。

所有群組會自動承襲帳戶層級設定，因此如果您要將一個原則套用至所有群組，可透過以下方式達到該目標：

導覽至「帳戶 > 帳戶設定 > 資料控管」
按一下加號圖示

「建立保留規則」覆蓋會顯示：

設定應在合約變成結束狀態後保留的天數
- 最少 1 天
- 最多 5475 天 (15 年)
選擇性設定合約稽核記錄及合約相關人員相關個人資訊的保留期間
- 稽核和 PII 應至少與合約的保留期間相同，或甚至更長
- 如果未啟用此選項，稽核記錄和 PII 會保留至以其他方法 (如 GDPR 刪除) 刪除時

第一個規則 (堆疊最上方，沒有「結束日期」) 為目前套用的規則。一次只能針對一個群組套用一個規則。

如果建立新規則：

新規則會變成目前套用的規則
- 新規則會插入清單的最上方，並有建立規則的「開始日期」，但沒有「結束日期」
如果建立新規則時，正在套用先前已有的規則：
- 先前已有的規則會不再套用於新結束合約
- 先前已有的規則會移往清單下方，就在新 (目前) 規則正下方
- 先前已有的規則會自動採用與新 (目前) 規則「開始日期」一致的「結束日期」