設定簽署工作流程

以帳戶管理員身分登入，並導覽至：「帳戶 > 工作流程」

按一下「建立新的工作流程」按鈕，開啟工作流程設計工具。

工作流程設計工具隨即開啟，而「工作流程資訊」面板顯示如下：

在「工作流程設計工具」橫幅中，會顯示工作流程的預設名稱 (例如「新工作流程」)。

工作流程名稱旁的點指出該工作流程是草稿/非作用中 (灰色點) 或作用中
(綠色點)。

右側具有下列控制項：

• 關閉—按一下可關閉工作流程
• 儲存—按一下可儲存變更
• 啟用/停用—按一下可啟用 (或停用) 選定群組的工作流程

在「工作流程資訊」頁面中，輸入下列資訊：

• 工作流程名稱—輸入工作流程的名稱。此名稱會顯示在工作流程設計工具橫幅、「首頁」頁面上的「使用工作流程」下拉式清單，以及當工作流程用來傳送合約時的「傳送」頁面頂端。
• 給傳送者的指示—輸入使用工作流程的指示。當工作流程用來傳送合約時，這些指示就會顯示在「傳送」頁面的最上方。

• 誰可以使用此工作流程 - 指定誰可以使用工作流程。選項為：
  
  • 選定群組 - 顯示建立者可存取之所有群組的下拉式欄位。
    
    • 只選取一個群組時，身為該群組成員的任何使用者都有權傳送合約。
    • 當帳戶啟用「使用者加入多個群組」時，群組層級的管理員可以為其所屬的任何群組建立工作流程 (不限於其主要群組)。
      
    • 對群組層級的管理員來說，只要在他們具有管理權限的群組中有共用的工作流程，他們就有權編輯這些工作流程。(帳戶層級的管理員也有權編輯群組共用的工作流程，因為他們擁有所有群組的權限。)
      
  • 我所在機構中的任何使用者 - 任何在 Acrobat Sign 帳戶中的使用者都可以使用此工作流程。
    • 帳戶層級的管理員可以編輯任何在帳戶層級共用的工作流程。
      

以下是工作流程資訊的範例：

按一下左側邊欄中的「合約資訊」

2. 在「合約資訊」區段中，定義應顯示在傳送者的「傳送」頁面上的合約資訊：

• 合約名稱—輸入合約的名稱。當工作流程用來傳送合約時，此名稱會顯示在「傳送」頁面上，以及「請簽署/請核准」電子郵件標題中。這是必要欄位，且標籤可以進行編輯。
• 訊息—輸入給收件者的訊息。當工作流程用來傳送合約時，此訊息會顯示在「傳送」頁面上。這是必要欄位，且標籤可以進行編輯。
• 副本—如有需要，請輸入副本收件者的電子郵件地址。電子郵件地址必須以逗號或分號分隔
  • 最少—指定副本可加入的電子郵件地址數下限。
  • 最多—指定副本可加入的電子郵件地址數上限。
  • 可編輯—啟用此選項以允許傳送者編輯「傳送」頁面上的工作流程副本地址。
• 收件者的語言—傳送者可使用此選項來指定收件者的語言。  此設定定義是否在「傳送」頁面上顯示語言選取器，以及若顯示，則顯示哪種預設語言。
• 傳送選項
  • 設定密碼以開啟下載的 PDF—啟用此選項以允許傳送者指定下載的 PDF 的密碼。
    • 設定此選項也會同時設定「簽署者密碼驗證」，並使用相同的密碼值。
    • 必要—啟用此選項將一律要求下載的 PDF 需要密碼。若設定此選項，傳送者無法在「傳送」頁面上將其停用，必須提供密碼。
  • 完成截止日期—啟用此選項以允許在「傳送」頁面上指定完成截止日期。
    • 完成合約的天數 – 選取收件者必須完成簽署程序的預設天數。指定的天數一律可在「傳送」頁面上進行編輯。
  • 允許在傳送前編寫文件—啟用此選項以允許傳送者使用「傳送」頁面的「預覽」選項，在編寫環境中修改文件表單欄位。
    • 預設啟用編寫—啟用此選項會在「傳送」頁面上自動啟用「預覽」選項。

以下是合約資訊的範例：

按一下左側邊欄中的「收件者」，存取「收件者路由」區段

在「收件者路由」區段中，您可以根據您的需求，指定收件者和路由順序。您可以使用序列、並行、混合或巢狀混合路由，建立非常複雜的工作流程。  下列指示強調「收件者路由」可用的功能。

• 若要在現有收件者之前或之後新增其他收件者：
  • 按一下新增圖示
  • 選取您要插入的角色 (針對帳戶啟用的所有角色皆可使用)

• 若要指定平行分支，請按一下收件者上方的新增圖示並選取「平行分支」。

• 若要刪除收件者，請將游標移到收件者泡泡上方，然後按一下刪除圖示

• 若要自訂收件者，請將游標移到泡泡上方，然後按一下編輯 圖示

編輯收件者時，您可以設定下列項目：

• 收件者標籤—自訂收件者的標籤。例如，可將預設收件者標籤變更為「買方」。
  • 收件者的標籤在工作流程中必須是唯一的。
• 電子郵件—輸入收件者的電子郵件地址。
• 此收件者是傳送者 - 若勾選此項，則傳送者將插入為收件者。
• 標記為收件者群組 - 若勾選此項，收件者群組會新增至工作流程，而非標準收件者電子郵件記錄。收件者群組可以留白，或是在「電子郵件」欄位中填入一或多個電子郵件地址 (以逗號分隔)。
  
• 角色—更新收件者的角色 (簽署者或核准者)。
• 必要—如果需要收件者的簽名，請啟用此選項。
• 可編輯—啟用此選項以允許傳送者在「傳送」頁面上更新此收件者的電子郵件地址。
• 身分驗證—選取簽署者需要提供哪一種身分驗證。
  • 可能的選項包括「無」、「Acrobat Sign」、「電話」、「KBA」、「密碼」及「網路身分」。
  • 只會顯示針對 Acrobat Sign 帳戶啟用的選項。

請務必按一下「儲存」，儲存所進行的收件者設定。

以下是收件者資訊與路由的範例，其中已自訂簽署者 (買方和銷售總監) 和核准者 (銷售副總裁) 的標籤。

按一下左側欄中的「電子郵件」，移至「電子郵件」區段

• 在「電子郵件」區段，您可以根據不同的事件，控制在簽署和核准過程中要傳送給哪些電子郵件。
• 例如，您可以在合約取消時，指定將通知電子郵件傳送給收件人與副本收件人。 

勾選您要觸發電子郵件通知之事件的方塊

按一下左邊欄中的「文件」，移至「文件」區段

在「文件」區段中，您可以設定下列項目：

• 文件標題—輸入文件的標題。當您使用工作流程傳送文件時，此標題會顯示在「傳送」頁面的「文件」區域中
• 檔案 - 按一下「新增檔案」圖示，從您的 Acrobat Sign 資料庫附加文件。當您使用此工作流程進行傳送時，會自動附加此文件
  • 若未選取任何檔案，工作流程會允許傳送者在傳送合約時提供檔案
  • 如果將文件標示為「必填」，當工作流程啟動時，系統會自動附加到合約中
  • 刪除檔案—如果您附加了錯誤的檔案，則可按一下檔案名稱旁的刪除圖示 (X)，將其移除
• 文件名稱—輸入可讓傳送者辨識文件的有意義名稱。已上傳的資料庫文件名稱是預設的，但可以覆寫
• 必要—指定文件是否為必要
• 新增文件—按一下「新增文件」按鈕，新增一列給其他文件
  •  文件標題必須是不重複的值
• 刪除列—按一下刪除列圖示 (X) 可刪除整個列

以下是已設定文件區段的範例：

按一下左側欄中的「傳送者輸入欄位」，存取「傳送者輸入欄位」區段。

這些輸入欄位會對應至已附加文件 (在工作流程設計過程中附加，或是由傳送者上傳的檔案) 中定義的表單欄位。

傳送者可使用這些欄位，在傳送合約給收件者前預先填入內容。

在「傳送者輸入欄位」面板中，按一下「新增欄位」

接著針對新增的每一列，您可以設定下列項目：

• 欄位標題—輸入欄位的標題。此值會顯示在「傳送」頁面上供傳送者參考
• 文件欄位名稱—針對已附加文件庫文件的欄位，輸入欄位名稱
  • 此處輸入的欄位名稱必須符合文件中的表單欄位名稱
• 預設值—輸入預設值 (若有的話)。
• 必要—如果在傳送合約前必須輸入此欄位的值，請啟用此選項
• 可編輯—啟用此選項以允許合約的傳送者修改預設值
• 按一下刪除列圖示 (X) 可刪除整個列

以下是傳送者輸入欄位的範例：

以帳戶管理員身分登入，並瀏覽至：「帳戶 > 工作流程」

在「工作流程」清單中，按一下以選取工作流程

在上下文功能表中，按一下「開啟」。隨即顯示工作流程設計工具

工作流程設計工具開啟後，可以完整編輯工作流程。您可視需要變更所有區段，而除非按一下「更新」按鈕，否則不會儲存任何變更。

在工作流程設計工具中，您可以進行下列變更：