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帳戶共用」功能適用於小型企業、商業和企業服務方案。

使用者內容共用的概述

Adobe Acrobat Sign 的預設本質是保護使用者的內容,避免未明確受邀的其他所有使用者對該內容進行檢視或互動。

合約隱含地包含所有收件者。  範本屬性中明確共用資料庫文件。

然而,大多數組織中都有角色需要監督交易,而無觀察員直接介入,亦無需要全盤了解群組內所有交易的代理人群組。

使用者內容共用可讓一個使用者或群組將他們的內容,與任何其他使用者或群組共用。

有兩種使用者內容共用:

  • 基本 – 僅使用者檢視
  • 進階 – 群組和使用者檢視,選擇性加上修改和傳送
    • 當 UserA 將其內容與 UserX 共用時:
    • 群組共用已啟用
      • 當 UserA 將其內容與 GroupN 共用時:
        • GroupN 的所有成員可以檢視 UserA 的「管理」頁面上的所有內容
        • GroupN 的所有成員具有共用為 UserA 建立的授權 (傳送和/或修改)
      • 當 GroupN 與 UserA 共用時:
        • UserA 可以看見 GroupN 中所有使用者的所有內容
        • UserA 具有授權為 GroupN 中的所有成員「傳送」和/或「修改」合約 (依設定)

進階共用目前僅適用於企業層級帳戶。想要啟用進階共用的管理員,應提交票證給支援團隊

註解:

帳戶一旦轉換成進階共用,就無法回復為基本共用。這是單向程序。

若要在登入後共用您的帳戶,請導覽至「設定檔設定 > 個人偏好設定 > 共用我的帳戶

可用性

基本共用功能適用全部小型企業商業企業版套件。

  • 基本共用的限制是 100 個「共用出去」帳戶和 100 個「與我共用」帳戶。

進階共用僅適用於企業客戶。

  • 進階共用的預設值為 500 個可「共用出去」的帳戶和 500 個可「與我共用」的帳戶
    • 若任一方式都需要 500 個以上的共用,請聯絡客戶經理

Acrobat Pro 團隊版與所有單一使用者方案均支援共用使用者帳戶。

  • Acrobat Pro 團隊版與所有單一使用者帳戶僅能從「管理」頁面共用個別物件

使用者介面

基本共用

基本共用模型下的使用者可以在「個人偏好設定」區段中,建立、檢閱和取消共用。所有使用者 (包括管理員在內) 有相同的體驗。

有兩個分離頁面,其中一個用於對內共用 (查看其他帳戶),另一個用於對外共用 (共用我的帳戶):

基本共用使用者介面

使用者請求共用時是按一下加號圖示,然後輸入想要與之建立共用的使用者的電子郵件。

基本共用 - 請求查看

請求共用之後,即處於「審核中」狀態,直到受請求的使用者接受或拒絕邀請為止。

共用介面 - 審核中要求

進階帳戶共用

進階帳戶共用僅適用於企業層級的服務,必須提交票證給支援團隊才能啟用。

當帳戶轉換成進階共用時,使用者介面會從兩個分離頁面變成一個分頁式頁面,稱為共用狀態

進階共用 - 瀏覽至選單

兩個索引標籤對齊基本共用規則下使用的兩個頁面:

  • 我的帳戶已共用給 > 共用我的帳戶
  • 與我共用 > 查看其他帳戶

使用者建立共用時是按一下加號,這會開啟彈出式視窗,讓使用者輸入電子郵件地址,或從目前帳戶使用者和群組物件清單中選取使用者或群組。

  • 群組名稱右邊的箭頭可展開群組,以列出使用者
  • 加號圖示可將使用者/群組新增至共用要求 (在頂端輸入欄位中)
進階共用 - 群組共用

 

識別共用的使用者/群組之後,要求者就可以定義想要套用至共用的權限 (「傳送」和/或「修改」):

Foo

帳戶管理員具有授權,不需要經過核准,就能在其使用者和其 Acrobat Sign 帳戶內的任何其他使用者之間完整的建立共用。

群組管理員具有授權,不需要經過核准,就能在其使用者和其群組內的任何使用者之間完整建立共用。

群組管理員如果嘗試與其群組外的使用者或群組建立共用,則會建立「審核中」共用。  其他使用者必須明確核准 (接受) 共用要求,才會建立共用。

  • 請求與「群組」共用會產生電子郵件寄給群組管理員,此人負責接受或拒絕任何審核中共用。

在其他方接受或拒絕共用要求之前,非管理員使用者可以請求仍在「審核中」的共用 (根據已設定的控制項)。

進階共用 - 審核中要求

群組共用

管理員(根據進階共用規則) 能夠共用他們所管理的群組,以及管理繫結至群組 (相對於其使用者) 的共用。

群組共用的機械式運作如同使用者共用,不過群組是更大的容器,如果與群組共用,則使用者會獲得權限來存取該群組中所有使用者的內容。

如果從群組中移除使用者,該使用者的內容就不再存在於群組中,所以再也看不到。

以群組管理員身分存取「群組」層級共用:

  • 登入「群組管理員」使用者
  • 瀏覽至「群組 > 我的使用者群組 > 共用狀態」
瀏覽至「群組共用」狀態

註解:

群組可以與本身共用,使得群組中的所有使用者可以完整檢視群組的中所有其他使用者,而不需要定義個別共用。

帳戶管理員可以管理帳戶中所有群組的共用,還可以在群組之間完整建立共用,而不需要另一個使用者接受。

以帳戶管理員身分存取群組共用:

  • 瀏覽至「帳戶 > 群組 > {選取您想要共用的群組}」
選取群組

當「群組」選項載入時,按一下「共用狀態」

群組共用 - 群組共用狀態


管理帳戶之間的共用時可用的其他控制項

檢視共用內容

與使用者共用的內容會顯示在「管理」索引標籤上。

在管理頁面左上方,您可以看見「您的合約」旁邊有下拉式箭頭

  • 按一下箭頭以顯示與您共用的使用者/群組清單
  • 選取您想要檢視的使用者/群組
  • 另有一個選項可選取「所有共用合約」,這會傳回所有共用內容
選取管理頁面上的下拉式箭頭

頁面會重新整理,以顯示所選的使用者/群組的「管理」頁面內容:

共用帳戶頁眉

註解:

左邊欄的篩選器 (進行中、已完成、網頁表單) 會篩選內容,就像您檢視內容時一樣。


進階共用控制項

控制項

「帳戶設定 > 安全設定 > 帳戶共用」中有使用者共用方面的管理控制項

  • 您可以在「帳戶」層級設定共用,使設定向下傳播到所有「群組」
  • 您也可以在「群組」層級設定共用,以覆寫承襲的「帳戶」層級值。

基本共用控制項可定義是否允許共用,以及發起共用的方法:

  • 不允許帳戶共用 – 針對已設定的帳戶/群組,從使用者介面中移除帳戶共用方面的介面。
  • 允許共用帳戶要求 – 允許所設定帳戶/群組中的使用者請求檢視另一個使用者的內容
  • 允許共用自己的帳戶 – 允許所設定帳戶/群組中的使用者將其帳戶與另一個使用者共用
  • 兩者 – 使用者既可請求又可發起共用
管理員選單中的共用控制項

進階共用會啟用另一組權限:

  • 透過外部帳戶 - 啟用後,使用者能夠將其帳戶內容的視圖,與其他 Acrobat Sign 帳戶中的使用者分享。
    • 與外部帳戶共享會建立唯讀連結。
  • 透過內部帳戶 - 啟用後,使用者能夠將其內容與其 (相同) Acrobat Sign 帳戶中的其他使用者共用。
    • 啟用與內部帳戶共用會允許另外兩個選項:
      • 傳送 - 允許「獲共用」方代表共用方傳送新合約。
        • 操作記錄和稽核軌跡清楚指出,「獲共用」方已代表共用方傳送合約。
        • 共用方就如同本身傳送合約一樣擁有和管理合約。
      • 修正現有交易 - 允許「獲共用」方修改進行中的合約。

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