eOriginal 보관 서비스를 통해 Adobe Acrobat Sign 문서 보관
문서를 디지털 방식으로 관리 및 보호합니다.
Adobe Acrobat Sign은 eOriginal과 협력하여 조직이 보안 디지털 저장소에 서명한 중요 문서를 보관함으로써 규격 및 규제 요건을 충족하게 해줍니다. 문서에 서명하면 eOriginal은 완전히 디지털화된 환경에서 최고 수준의 보호 및 규격에 맞도록 문서를 안전하게 보관할 수 있습니다. 조직은 특정 계정에 모든 문서, 특정 그룹(또는 사용자 하위 집합)에서 시작한 모든 문서 또는 개별 문서를 보관하도록 선택할 수 있습니다.
문서가 만들어지면 Acrobat Sign에 업로드된 원본 문서는 계약의 권위 있는 사본으로 간주됩니다. 권위 있는 사본은 전체 서명 주기 내내 Adobe 서버에 남아 있습니다. 서명 주기가 완료된 후 권위 있는 사본은 eOriginal 저장소에 보관되고 문서가 법률 문서가 됩니다. 문서의 PDF 사본은 Acrobat Sign에 그대로 남아 있지만 "원본의 사본"이라고 워터마킹되어 eOriginal에서 보관하는 문서가 유일한 진본임을 나타냅니다.
보관 작동 방식
서명 주기가 완료된 후 저장에 활성화된 트랜잭션은 eOriginal 저장 서비스를 트리거하여 권위 있는 사본의 전송을 시작합니다. 이는 저장 서비스에서 알림을 받은 후 Acrobat Sign의 정보를 요청하고 Acrobat Sign은 요청받은 컨텐츠를 제공받는 식의 비동기식 호출 및 응답 프로세스에 해당합니다.
이러한 순차적 요청은 거의 실시간으로 발생하여 서명 프로세스가 완료되면 권위 있는 사본이 보관 서비스에 저장되도록 합니다.
최종 서명이 적용되면 다음 단계가 제시된 순서로 발생합니다.
- "문서가 보관될 준비가 됨" 이벤트가 발생하면 감사 보고서가 업데이트됩니다.
- 계약이 최종 상태에 도달하면 감사 보고서를 완료해야 하는데, 서명 프로세스가 완료된 후에야 보관 프로세스가 수행되므로 완료된 보관 프로세스를 가리키도록 감사 보고서를 업데이트할 수 없습니다. 트랜잭션 이벤트의 내역(Acrobat Sign 서버에 저장됨)이 보관 프로세스의 완료를 표시하게 됩니다.
- 계약이 최종 상태에 도달하면 감사 보고서를 완료해야 하는데, 서명 프로세스가 완료된 후에야 보관 프로세스가 수행되므로 완료된 보관 프로세스를 가리키도록 감사 보고서를 업데이트할 수 없습니다. 트랜잭션 이벤트의 내역(Acrobat Sign 서버에 저장됨)이 보관 프로세스의 완료를 표시하게 됩니다.
- 문서와 모든 관련 이미지에는 워터마크가 표시됩니다.
- 최종 문서의 워터마크가 표시되지 않은 사본 한 개가 전자 보관 공급자에 대한 최종 업로드용으로 유지됩니다.
- 이 시점에서는 eVaulting 공급자만 검증된 액세스 토큰을 사용하여 워터마크가 표시되지 않은 버전을 검색할 수 있습니다.
- 최종 문서의 워터마크가 표시되지 않은 사본 한 개가 전자 보관 공급자에 대한 최종 업로드용으로 유지됩니다.
- 보관 서비스 알림은 문서 보관 준비가 되어 있는 저장소 콜백에 대한 Ping을 통해 제공됩니다.
- Acrobat Sign은 문서 기능 키라는 고유한 문서 식별자를 보관 서비스에 발송합니다.
- Acrobat Sign은 문서 기능 키라는 고유한 문서 식별자를 보관 서비스에 발송합니다.
- 보관 서비스에서는 문서의 프로필을 만들기 위해 문서 감사 추적을 요청합니다.
- Acrobat Sign은 감사 추적을 제공합니다
- 감사 추적에는 서명인의 ID, 각 이벤트의 날짜 및 시간, IP 주소, 위치 정보(이용 가능한 경우)를 비롯하여 서명 프로세스 동안 발생한 상황에 대한 전체 기록이 포함되어 있습니다.
- 감사 추적에는 서명인의 ID, 각 이벤트의 날짜 및 시간, IP 주소, 위치 정보(이용 가능한 경우)를 비롯하여 서명 프로세스 동안 발생한 상황에 대한 전체 기록이 포함되어 있습니다.
- 보관 서비스에서는 워터마크가 표시되지 않은 문서를 요청합니다.
- Acrobat Sign은 워터마크가 표시되지 않은 문서를 보관 서비스에 제공합니다.
- 보관 서비스는 문서가 접수되었음을 확인하고 Acrobat Sign에 보관 프로세스가 완료되었음을 알립니다.
- 최종 계약의 워터마크가 표시되지 않은 복사본은 Acrobat Sign 시스템에서 제거됩니다.
보관 서비스는 문서의 최종(권위 있는) 사본과 관련 이미지만 보관합니다.
문서의 중간 버전(최종 서명 이전)은 보관 프로세스에 속하지 않습니다.
이러한 비공식적 버전은 일부 다른 프로세스(보존 정책 또는 GDPR 작업 등)를 통해 삭제되지 않는 한 워터마크가 표시되지 않은 상태로 Acrobat Sign 서버에 남아 있습니다.
이 시점에서 Acrobat Sign은 최종 문서의 워터마크가 표시되지 않은 복사본만 저장합니다. 축소판 이미지(Acrobat Sign에 표시됨)에도 워터마크가 표시되어 있어서 보관 서비스의 소유인 워터마크가 표시되지 않은 버전이 하나만 있음을 확인할 수 있습니다.
문서가 보관되면, Adobe는 더 이상 최종 문서의 워터마크가 표시되지 않은 복사본을 유지 관리하지 않습니다.
사용자가 보관할 계약을 구성하는 방법
계약을 보관할지 말지 구성하는 옵션은 계정 내에서 서비스 구성이 완료된 후에만 사용자에게 표시됩니다.
사용자는 계약 구성 인터페이스(기존 환경의 옵션)의 계약 설정 섹션에서 이 계약 보관 옵션을 선택하거나 선택 취소하여 계약 보관 여부를 제어할 수 있습니다.
이 계약 보관 옵션의 기본값은 서비스 구성에서 정의됩니다. 필요한 경우 Acrobat Sign 지원을 통해 값을 변경할 수 있습니다.
