서명 워크플로우 설정

워크플로우 디자이너는 서명 프로세스를 특정 비즈니스 요구 사항에 맞도록 재단하는 워크플로우를 작성하는 데 사용됩니다. 관리자는 이 새로운 도구를 사용하여 직관적인 드래그하여 놓기 편집기로 쉽게 워크플로우 템플릿을 디자인하고 관리할 수 있습니다. 계약에 포함할 문서, 미리 정의된 이름과 역할 및 라우팅을 비롯한 참여자의 특성, 발신자가 사전에 채울 양식 필드, 참가자에게 보내는 이메일, 계약 만료 또는 암호 옵션 등을 쉽게 지정할 수 있습니다.

워크플로우를 사용하면 사용자를 위한 따르기 쉬운 보내기 환경을 만들 수 있으므로 매번 일관되게 프로세스 단계를 따를 수 있습니다. 워크플로우 템플릿을 사용하는 발신자는 사용자 지정 지침 및 필드를 통해 보내기 프로세스에 대한 안내를 받습니다.

 

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사용자 지정 워크플로우 만들기

워크플로우는 관리자만 만들 수 있습니다. 계정 관리자는 전체 계정과 계정 내 특정 그룹에 대한 워크플로우를 만들 수 있습니다. 그룹 관리자는 모든 워크플로우를 볼 수 있지만, 편집은 그룹에 있는 워크플로우만 할 수 있습니다.

워크플로우를 만드는 것은 다음 정보를 정의하는 작업으로 구성됩니다.

  • 워크플로우 정보 - 워크플로우 자체를 정의합니다. 이 작업에는 워크플로우에 이름을 지정하고, 이 워크플로우를 사용하여 발신자를 위한 사용자 지정 지침을 입력하고, 이 워크플로우를 사용할 권한을 부여하는 작업이 포함됩니다.
  • 계약 정보 - 보내기 페이지에 표시되는 계약 정보를 정의하고 사용자 지정합니다.
  • 수신자 - 필수 서명 순서로 수신자(서명자와 승인자)를 추가하여 라우팅을 생성합니다.
  • 이메일 - 다른 서명 프로세스 단계에서 다른 참가자에게 보낼 이메일을 지정합니다.
  • 문서 - 워크플로우에 포함해야 하는 문서를 지정합니다.
  • 발신자 입력 필드 - 발신자가 계약을 보낼 때 정보를 입력하는 데 사용할 수 있는 필드를 정의합니다. 발신 입력 정보는 서명자와 승인자에게 보내기 전에 계약에 병합됩니다.

필수 필드는 빨간색 별표로 식별됩니다. 연필 아이콘으로 표시되었듯이 일부 필드 레이블은
편집할 수 있습니다. 그 예로 계약 이름이 있습니다.

사용자 지정 레이블을 입력하려면 연필 아이콘을 클릭하십시오. 이 레이블은 워크플로우를 사용하여 문서를 보낼 때 [보내기] 페이지에 표시됩니다. 원래의 레이블로 다시 되돌리려면 되돌리기 아이콘을 클릭하십시오.

참고:

명백하게 정의된 사용자 정의 워크플로우 설정은 기본 그룹 또는 계정 수준 설정(구성된 경우)을 재정의합니다.  

  1. 계정 관리자로 로그인하고 계정 > 워크플로우로 이동합니다.

  2. 새 워크플로우 만들기 버튼을 클릭하여 워크플로우 디자이너를 엽니다.

  3. 워크플로우 디자이너가 열리고 워크플로우 정보 패널이 표시됩니다.

    워크플로우 정보

    워크플로우 디자이너 배너에 워크플로우의 기본 이름이 표시됩니다(예: 새 워크플로우).

    워크플로우 이름 옆에 있는 점은 워크플로우가 초안/비활성(회색 점)인지, 또는 활성
    (녹색 점)인지를 나타냅니다.

    다음 컨트롤은 오른쪽에 있습니다.

    • 닫기 - 워크플로우를 닫으려면 클릭합니다.
    • 저장 - 변경 내용을 저장하려면 클릭합니다.
    • 활성화/비활성화 - 선택한 그룹용의 워크플로우를 활성화(또는 비활성화)하려면 클릭합니다.

     

    워크플로우 정보 페이지에서 다음 정보를 입력합니다.

    • 워크플로우 이름 - 워크플로우 이름을 입력합니다. 이 이름은 페이지의 워크플로우 사용 드롭다운에 있는 워크플로우 디자이너 배너에 표시되고, 워크플로우를 사용하여 계약을 보낼 때 [보내기] 페이지의 맨 위에 표시됩니다. 
    • 발신자용 지침 - 워크플로우 사용을 위한 지침을 입력합니다. 이 지침은 워크플로우를 사용하여 계약을 보낼 때 보내기 페이지의 맨 위에 표시됩니다. 
    참고:

    HTML 태그를 사용하여 지침을 추가할 수 있습니다. <p>, <br>, <b>, <i>, <u>, <ul>, <ol>, <li>, <img src=”fully qualified path”> 및 <a href=”fully qualified path”> HTML 태그와 해당 특성은 지침 섹션에서 사용할 수 있습니다.

    srchref 경로를 사용하려면, 해당 경로가 허용 목록에 있어야 합니다. URL을 고객 성공 관리자에 보내십시오.

    • 이 워크플로우를 사용할 수 있는 사람- 워크플로우를 사용할 수 있는 사용자를 지정합니다. 옵션은 다음과 같습니다.
      • 선택한 그룹 - 작성자가 액세스할 수 있는 모든 그룹을 표시하는 드롭다운 필드.
        • 그룹을 하나만 선택하면 해당 그룹의 멤버인 모든 사용자가 계약을 보낼 수 있는 액세스 권한을 갖습니다.
        • 계정에 대해 다중 그룹의 사용자가 활성화되면, 그룹 수준 관리자는 본인이 속한 모든 그룹(기본 그룹으로 제한되지 않음)에 대한 워크플로우를 만들 수 있습니다.
        • 그룹 수준 관리자는 관리 권한이 있는 그룹과 공유된 모든 워크플로우를 편집할 수 있는 권한을 갖습니다. (계정 수준 관리자도 모든 그룹에 대한 권한이 있으므로 그룹 공유 워크플로우를 편집할 권한이 있습니다.)
      • 내 조직의 모든 사용자 - Acrobat Sign 계정의 모든 사용자가 워크플로우를 사용할 수 있습니다.
        • 계정 수준 관리자는 계정 수준에서 공유된 모든 워크플로우를 편집할 수 있습니다.

     

    다음은 워크플로우 정보의 예입니다. 

    워크플로우 정보 예

  1. 왼쪽 레일에서 계약 정보를 클릭합니다.

  2. 2. 계약 정보 섹션에서 발신자를 위한 보내기 페이지에 표시되어야 하는 계약 정보를 정의합니다.

    • 계약 이름 - 계약의 이름을 입력합니다. 이 이름은 워크플로우를 사용하여 계약을 보낼 때의 보내기 페이지와 "서명 요청/승인 요청" 이메일 제목에 표시됩니다. 이 필드는 필수이며, 레이블은 편집할 수 있습니다.
    • 메시지 - 수신자에게 보낼 메시지를 입력합니다. 이 메시지는 워크플로우를 사용하여 문서를 보낼 때 보내기 페이지에 표시됩니다. 이 필드는 필수이며, 레이블은 편집할 수 있습니다.
    • 참조 - 필요할 경우, 참조되는 측의 이메일 주소를 입력하십시오. 이메일 주소는 쉼표 또는 세미콜론으로 구분해야 합니다.
      • 최소값 - 참조에 포함할 수 있는 최소 이메일 주소 수를 지정합니다.
      • 최대값 - 참조에 포함할 수 있는 최대 이메일 주소 수를 지정합니다.
      • 편집 가능 - 발신자가 보내기 페이지에서 워크플로우 참조 주소를 편집하는 것을 허용하려면 이 옵션을 활성화합니다.
    • 수신자 사용 언어 - 발신자는 이를 사용하여 수신자를 위한 언어를 지정할 수 있습니다.  이 설정은 보내기 페이지에 언어 선택기가 표시되는지와, 표시되는 경우 표시되어야 하는 기본 언어를 정의합니다.
    • 전송 옵션
      • 다운로드한 PDF 열기 암호 설정 - 다운로드한 PDF에 대한 암호를 발신자가 지정할 수 있도록 하려면 이 옵션을 활성화합니다.
        • 이 옵션을 설정하면 서명자 확인 방법도 [암호]로 설정되고 동일한 암호 값이 사용됩니다.
        • 필수 - 다운로드한 PDF에 대해 항상 암호를 요구하려면 이 옵션을 활성화합니다. 이 옵션을 설정하는 경우, 발신자는 보내기 페이지에서 이를 비활성화할 수 없고, 암호를 제공해야 합니다.
      • 완료 마감 시한 - 보내기 페이지에서 완료 마감 시한 지정을 허용하려면 이 옵션을 활성화합니다.
        • 계약 완료까지 일수 - 수신자가 서명 프로세스를 완료해야 하는 날까지 남은 기본 일수를 선택합니다. 지정된 일수는 항상 보내기 페이지에서 편집할 수 있습니다.
      • 보내기 전에 문서 제작 허용 - 발신자가 보내기 페이지에서 [미리 보기] 옵션을 사용하여 저작 환경에서 문서 양식 필드를 수정하는 것을 허용하려면 이 옵션을 활성화합니다.
        • 기본적으로 작성 사용 - 보내기 페이지의 미리 보기 옵션을 자동으로 사용할 수 있도록 하려면 이 옵션을 활성화합니다.

     

    다음은 계약 정보의 예입니다.

  1. 왼쪽 레일에서 수신자를 클릭하여 수신자 라우팅 섹션에 액세스합니다.

  2. 수신자 라우팅 섹션에서는 수신자와 요구 사항에 따른 라우팅 순서를 지정할 수 있습니다. 직렬, 병렬, 하이브리드 또는 중첩 하이브리드 라우팅이 있는 매우 복잡한 워크플로우를 만들 수 있습니다.  다음 지침에서는 수신자 라우팅에 사용할 수 있는 기능을 강조하고 있습니다.

    • 기존 수신자의 앞 또는 뒤에 다른 수신자를 추가하려면,
      • 추가 아이콘을 클릭합니다.
      • 삽입하려는 역할(계정에 대해 활성화된 모든 역할)을 선택합니다.

     

    • 병렬 분기를 지정하려면, 수신자 위의 추가 아이콘을 클릭하고 병렬 분기를 선택합니다. 

     

    • 수신자를 삭제하려면, 커서를 수신자 버블 위에 놓고, 삭제 아이콘을 클릭합니다.

     

    • 수신자를 사용자 지정하려면, 커서를 버블 위에 놓고, 편집 아이콘을 클릭합니다.
    수신자 구성

    수신자를 편집할 때 다음 항목을 구성할 수 있습니다.

    • 수신자 레이블 - 수신자에 대한 레이블을 사용자 지정합니다. 예를 들어 기본 수신자 레이블을 [구매자]로 변경합니다. 
      • 수신자에 대한 레이블은 워크플로우 내에서 고유해야 합니다.
    • 이메일 - 수신자의 이메일 주소를 입력합니다.
    • 이 수신자가 전송자입니다 - 선택하면 전송자가 수신자로 삽입됩니다.
    • 수신자 그룹으로 표시 - 선택하면 수신자 그룹이 표준 수신자 이메일 기록 대신 워크플로우에 추가됩니다. 수신자 그룹은 비워 두거나 이메일 필드에서 하나 이상의 이메일 주소로 채울 수 있습니다(쉼표로 구분).
    • 역할 - 수신자의 역할(서명자 또는 승인자)을 업데이트합니다.
    • 필수 - 수신자의 서명이 필요할 경우 이 옵션을 활성화합니다.
    • 편집 가능 - 발신자가 보내기 페이지에서 이 수신자의 이메일 주소를 업데이트할 수 있도록 허용하려면 이 옵션을 활성화합니다.
    • 신원 확인 - 서명자에 대해 필요한 신원 확인 유형을 선택합니다.
      • 가능한 옵션은 없음, Acrobat Sign, 전화, KBA, 암호 및 웹 신원입니다.
      • Acrobat Sign 계정에 대해 사용할 수 있도록 설정된 옵션만 표시됩니다.
    참고:

    암호를 신원 확인 방법으로 사용하면 [문서 보안]에 동일한 암호가 추가되어, 이 암호를 입력하기 전까지는 PDF를 볼 수 없습니다.

  3. 반드시 저장을 클릭하여 수행한 모든 수신자 구성을 저장하십시오.

     

    다음은 수신자 정보와, 서명자(구매자 및 영업 부장)와 승인자(영업 부사장) 모두에 대한 레이블을 사용자 지정한 라우팅의 예입니다. 

  1. 왼쪽 레일에서 이메일을 클릭하여 이메일 섹션으로 이동합니다.

    • 이메일 섹션에서는 다양한 이벤트를 기반으로 서명 및 승인 프로세스 동안 전송되는 이메일을 제어할 수 있습니다. 
    • 예를 들어, 계약이 취소된 경우 알림 이메일이 수신자와 참조인에게 전송되도록 지정할 수 있습니다. 

  2. 이메일 알림을 트리거할 이벤트의 확인란을 선택합니다.

  1. 왼쪽 레일에서 문서를 클릭하여 문서 섹션으로 이동합니다.

  2. 문서 섹션에서는 다음을 구성할 수 있습니다.

    • 문서 제목 - 문서 제목을 입력합니다. 이 제목은 워크플로우를 사용하여 전송할 때 보내기 페이지의 [문서] 영역에 표시됩니다.
    • 파일 - Acrobat Sign 라이브러리의 문서를 첨부하려면 [파일 추가] 아이콘을 클릭합니다. 이 문서는 이 워크플로우를 사용하여 전송할 때 자동으로 첨부됩니다.
      • 파일을 선택하지 않으면, 워크플로우에서 발신자가 계약을 보낼 때 파일을 제공할 수 있습니다.
      • 문서에 필수 플래그가 지정된 경우, 워크플로우가 시작되면 문서가 자동으로 계약서에 첨부됩니다.
      • 파일 삭제 - 잘못된 파일을 첨부한 경우, 파일 이름 옆에 있는 삭제 아이콘(X)을 클릭하여 제거할 수 있습니다.
    • 문서 이름 - 발신자를 위한 문서를 식별하는 의미 있는 이름을 입력하십시오. 업로드된 라이브러리 문서의 이름이 기본값으로 지정되어 있지만 덮어쓸 수 있습니다.
    • 필수 - 문서가 필수인지 여부를 지정합니다.
    • 문서 추가 - 추가 문서를 위한 행을 추가하려면 문서 추가 버튼을 클릭합니다.
      •  문서 제목은 고유해야 합니다.
    • 행 삭제 - 전체 행을 삭제하려면 행 삭제 아이콘(X)을 클릭합니다.
  3. 다음은 구성된 문서 섹션의 예입니다.

  1. 왼쪽 레일에서 발신자 입력 필드를 클릭하여 발신자 입력 필드 섹션에 액세스합니다.

    이 입력 필드는 첨부된 문서(워크플로우 디자인의 일부 또는 발신자가 업로드한 파일)에 정의된 양식 필드에 매핑됩니다.

    발신자는 이 필드를 사용하여 계약을 수신자에게 보내기 전에 콘텐츠를 미리 채울 수 있습니다.

  2. 발신자 입력 필드 패널에서 필드 추가를 클릭합니다.

    그런 다음 추가된 각 행에 대해 다음 항목을 구성할 수 있습니다.

    • 문서 제목 - 필드 제목을 입력합니다. 이 값은 발신자가 참조할 보내기 페이지에 표시됩니다.
    • 문서 필드 이름 - 첨부된 라이브러리 문서에 있는 필드에 대한 필드 이름을 입력합니다.
      • 여기 입력한 필드 이름은 문서에 있는 양식 필드 이름과 반드시 일치해야 합니다.
    • 기본값 - 기본값이 있을 경우 입력합니다.
    • 필수 - 계약을 보내려면 먼저 이 필드에 대한 값을 입력해야 할 경우 이 옵션을 활성화합니다.
    • 편집 가능 - 계약의 발신자가 기본값을 수정할 수 있도록 허용하려면 이 옵션을 활성화합니다.
    • 전체 행을 삭제하려면 행 삭제 아이콘(X)을 클릭합니다.

     

    다음은 발신자 입력 필드의 예입니다.

사용자 지정 워크플로우를 사용하여 보내기

워크플로우가 포함된 계약 보내기는 페이지에서 라이브러리에서 시작 버튼을 선택한 다음 사용할 워크플로우를 선택하여 시작됩니다.

워크플로우를 선택하면 수정된 보내기 페이지가 표시되어 사용자 정의된 수신자 순서, 사용자 정의 지침, 첨부 파일 등을 보여줍니다.

1. 페이지에서 다음을 수행합니다.

  • 라이브러리에서 시작을 선택합니다.
  • 오른쪽에 있는 옵션에서 워크플로우를 선택합니다.
  • 사용할 워크플로우를 선택합니다.
  • 시작을 클릭합니다.
홈 페이지에서 워크플로우 보내기

 

보내기 페이지가 표시됩니다.

위에 표시된 예제 보내기 페이지에는 다음의 사용자 지정 항목이 표시됩니다.

A. [워크플로우 정보] 섹션

○ 맨 위 워크플로우 이름(GlobalCorp 서비스 계약 <50K)

○ 전송자용 지침(이 워크플로우는 50K 미만의 계약에 사용됩니다...)

B. [계약 정보] 섹션

○ 사용자 정의 계약 이름(2018 GlobalCorp 서비스 계약)

○ 메시지(첨부된 서비스 계약을 찾아보십시오...)

○ 서명된 문서를 암호로 보호(허가되지만, 정의되지 않음)

C. [수신자] 섹션

○ 수신자(서명자연대 서명자)와 인증 받은 수신자(법률 팀)용 사용자 정의 레이블이 표시됩니다.

○ 전송자가 서명자 중 한 명이면 이메일 주소가 표시되지 않고 대신 "나 자신"이 나열됩니다.

○ 수신자 그룹의 이메일 주소(법률 팀). 수신자 그룹은 발신자가 채울 수 있도록 비워 두거나 워크플로우 템플릿에서 미리 구성할 수 있습니다.

D. [문서] 섹션

○ 사전에 첨부된 계약의 이름(서비스 계약)이 [문서] 영역에 표시됩니다.

참조 문서와 같이 전송자가 업로드해야 하는 파일 이름도 표시됩니다.

E. [발신자 입력 필드] 섹션

○ 정의된 필드는 [필드] 영역에 표시됩니다.

○ 기본값을 가져오게 되지만, 편집할 수 없습니다.

 

2. 워크플로우의 필수 필드를 완료합니다.

위의 예에서 필수 필드는 다음과 같습니다.

  • 법률 팀 이메일 주소
  • 모든 참조 이메일 주소(선택 사항)
  • 참조 문서 파일 업로드
  • 필요한 필드 정보(제품총 비용)
  • 서명된 문서 암호 보호미리 보기, 직위 서명 또는 양식 필드 추가는 모두 이 워크플로우에 대해 선택 사항입니다.

3. 보내기를 클릭합니다.

4. 원할 경우, 저작 환경에서 필요에 따라 필드를 수정한 다음, 보내기를 클릭합니다.

참고:

사용자 정의 워크플로는 자필 서명 유형을 지원하지 않습니다.

signatureType=Written을 사용하여 REST API를 통해 계약을 생성할 경우 전자 서명을 위해 계약이 계속 생성되고 전송됩니다.

워크플로우 계약서 서명 및 승인

워크플로우 계약은 라우팅에서 지정된 순서로 전송됩니다. 서명자와 승인자는 "서명 요청/승인 요청" 이메일의 링크를 사용하거나 등록된 Acrobat Sign 사용자의 경우 [관리] 페이지를 사용하여 서명할 수 있습니다. 이는 표준 보내기 프로세스와 동일한 방식으로 작동됩니다.

워크플로우 계약에 대한 내역과 감사 보고서는 [관리] 페이지에서 액세스할 수 있습니다. 계약이 진행되는 동안 알림 메시지를 추가하고 다른 작업을 수행할 수 있습니다.

사용자 지정 워크플로우 편집

  1. 계정 관리자로 로그인하고 계정 > 워크플로우로 이동합니다.

  2. 워크플로우 목록에서 클릭하여 워크플로우를 선택합니다.

  3. 상황에 맞는 메뉴에서 열기를 클릭합니다. 워크플로우 디자이너가 표시됩니다.

    워크플로우 디자이너가 열리면 워크플로우를 완전히 편집할 수 있습니다. 모든 섹션은 필요에 따라 변경할 수 있으며 [업데이트] 버튼을 클릭하기 전까지는 변경 사항이 적용되지 않습니다.

     

    워크플로우 디자이너에서 다음의 변경 작업을 수행할 수 있습니다.

구성 옵션

사용자 정의 워크플로우에 관리 메뉴의 컨트롤에 의해 관리되는 중요한 개선 사항이 추가되었습니다.

워크플로우를 활성화하려는 고객은 아래의 처음 세 가지 옵션을 활성화하여 사용자 및 수신자에게 최상의 환경을 제공하는 것이 좋습니다.

워크플로우를 구성하는 옵션도 제공하려면 이 기능을 활성화해야 합니다.

계정 설정 > 전역 설정 > 사용자 정의 전송 워크플로우로 가서 관리자 액세스를 활성화합니다.

계정에 대해 노출할 워크플로우 구성

최신 워크플로우 경험을 활성화하면 수동 전송 프로세스의 기능에 더 가까운 워크플로우가 제공됩니다.

이 옵션으로 사용할 수 있는 기능:

  • 리플로우 가능 페이지 레이아웃
  • 한 명 이상의 수신자에 디지털 서명 사용
  • 전화 기반(SMS) 수신자 인증을 사용하는 수신자 구성
  • 보내기 프로세스 동안 수신자 그룹 구성
  • 보내기 프로세스 동안 사용 가능한 모든 소스에서 문서 첨부

최신 경험을 활성화하려면 계정 설정 > 전송 설정 > 사용자 정의 워크플로우 컨트롤로 이동합니다.

새 경험을 사용하도록 워크플로우 구성

수신자 전화 인증

워크플로우 디자이너에서 사용 가능한 모든 인증 방법은 수신자 개체에 표시됩니다.

인증 방법을 확인란으로 표시되도록 업데이트했으므로 워크플로우 디자인에서 전송자용 옵션을 허용할 수 있습니다. 

디자이너에서 여러 옵션을 선택한 경우에는 보내기 프로세스 동안 전송자가 동일한 옵션을 사용할 수 있습니다.

새로운 전송 경험은 전화(SMS)를 디자이너에서 옵션으로 추가합니다.

수신자 그룹

디자이너의 수신자 개체를 수신자 그룹으로 표시할 수 있습니다.  이렇게 하면 이메일 주소 배열을 하나의 해당 서명 단계에서 서명할 수 있는 이메일 필드(쉼표로 구분)에 입력할 수 있습니다.

예를 들어, 5명의 관리자 중 한 명이 연대 서명해야 할 경우 5개의 이메일을 모두 나열할 수는 있지만 서명은 하나의 이메일에서만 적용해야 합니다.

워크플로우 템플릿에서 수신자 그룹 구성

파일 첨부

보내기 프로세스 동안 사용 가능한 모든 Acrobat Sign 소스에서 문서를 첨부할 수 있습니다.

 

“새로운” 설정 아래의 사용자 경험이 보내기 페이지와 같이 리플로우 가능한 최신 디자인으로 업데이트되었습니다.

레거시 경험에서 수신자 목록의 오른쪽에 있는 지침이 축소 가능한 창에서 페이지의 맨 위로 이동되었습니다.

템플릿 정의 필드 할당

템플릿 정의 필드 할당은 워크플로우 디자이너에 정의된 수신자 목록을 작성된 양식의 적절한 필드 지정 사항과 연관시킵니다.

사용 사례 예:

  • (고객) 서명자가 첫 번째로 서명합니다.
    • 원할 경우 공동 서명자가 두 번째로 서명할 수 있습니다.
  • 내부 연대 서명이 영업 담당자에 의해 적용됩니다.

일반적으로 이렇게 하려면 다음과 같이 보내기 페이지에서 수신자가 색인화되는 방식으로 인해 두 개의 양식이 필요합니다.

  • 단일 서명자 시나리오용 하나 - 내부 연대 서명을 두 번째 서명자 색인으로 지정
  • 공동 서명자 시나리오용 하나 - 공동 서명자가 두 번째 서명자 색인이고 연대 서명이 세 번째인 경우

"템플릿 정의" 규칙 구조에서는 가능한 모든 정의된 수신자 필드로 완전히 사용할 수 있는 하나의 양식을 구성합니다.

수신자 서명자 색인(워크플로우 디자이너에 정의됨)은 강제 적용되며, 계약이 전송될 때 생략된(선택 사항) 수신자에게 지정된 필드는 무시됩니다.

따라서 위의 사용 사례에서 공동 서명자는 항상 서명자 색인 2이지만, 계약서가 전송되는 당시에 공동 서명자가 포함되지 않는 경우 해당 signer2 필드는 무시되고 연대 서명자(서명자 색인 3)는 여전히 signer3 필드에만 액세스할 수 있습니다.

계정 설정 > 전송 설정 > 사용자 정의 워크플로우 컨트롤 > 템플릿 정의 서명 배치 활성화로 이동하여 이 새 기능을 활성화합니다.

템플릿 정의 서명 배치를 사용하도록 워크플로우 구성

참고:

템플릿 정의 서명 배치 기능을 사용하면 전송 프로세스 중에 계약서를 작성하는 옵션을 사용할 수 없게 됩니다.

수신자와 필드 사이의 관계 이해

계약과 관련된 각 수신자는 서명자 색인 번호가 지정됩니다. 이 색인 번호는 수신자에게 내용을 추가할 권한이 있는 필드(예: 서명 필드)와 해당 수신자를 연결하는 데 필요합니다.

수신자는 보내기 페이지의 스택 순서에 따라 해당 색인 번호를 획득합니다. 스택의 맨 위에 있는 수신자는 1이고, 다음 수신자는 2가 되는 방식입니다. 이 색인 번호는 계약서가 "순서대로 완료"로 구성되면 표시되지만 워크플로우가 "순서와 관계없이 완료"인 경우에도 표시됩니다.

 

워크플로우 디자이너에서 수신자 흐름을 작성할 때에는 다음 규칙에 따라 서명자 색인이 지정됩니다.

  • 위에서 아래로
    • 왼쪽에서 오른쪽으로

아래 예에서는 서명자와 공동 서명자가 스택의 맨 위에 있습니다.

  • "서명자"는 맨 위에서 가장 왼쪽 수신자이므로 색인 1이 지정됩니다.
  • "공동 서명자"도 맨 위에 있지만 서명자의 오른쪽에 있으므로 색인 2가 지정됩니다.

이 경우 실제로 어느 쪽이 먼저 서명하느냐는 중요하지 않으므로 이들은 동시 서명 흐름에 삽입됩니다. 그러나, 서명 색인은 서명자가 자신의 내용을 올바른 "서명자" 필드에 적용하도록 하기 위해 엄격히 적용되며, 공동 서명자는 지정된 "공동 서명자" 필드에만 액세스할 수 있습니다.

"영업 담당자"는 서명자와 공동 서명자가 모두 완료된 후 세 번째로 서명합니다.

영업 담당자 연대 서명이 수행되면 "경영진 승인"이 네 번째로 요청됩니다.

참고:

"서명자", "공동 서명자", "영업 담당자" 등의 수신자 이름은 필드 할당과 관계가 없습니다. 이 이름들은 워크플로우 템플릿에서 사용자를 명확히 하기 위해 사용된 관리자 정의 레이블일 뿐입니다. 

 

위의 디자이너 수신자 흐름은 아래와 같은 보내기 페이지 템플릿을 생성하게 됩니다.

(보내기 페이지에서 색인 번호는 표시되지 않지만 스택 순서는 더 명확합니다.)

 

필드가 있는 양식을 작성할 때 각 필드는 명시적으로 서명 색인에 지정됩니다(지금은 "모든 사용자" 필드 무시).

Acrobat Sign 저작 환경에서 이 작업은 참가자를 선택하고 해당 참가자에 대한 필드를 배치함으로써 수행됩니다.

각 참가자는 각 참가자에게 지정되는 필드 간의 시각적 차이를 유지하기 위해 색상으로 구별됩니다.

 

텍스트 태그를 사용하는 경우 태그 자체는 서명자 색인에 필드를 지정하는 인수(예: :signer1)를 제공합니다.

모든 문서에 대해 특정 워크플로우를 강력하게 적용하고 사용자가 최소한의 입력으로 보내는 프로세스를 간소화하려는 계정은 모든 문서 워크플로우를 완전히 정의하고 사용자의 애드 혹 전송을 완전히 제한할 수 있습니다.

다중 그룹의 사용자를 활용하는 계정은 그룹 수준 설정에서 구성 가능한 옵션을 확장할 수 있으므로 정확한 서명 옵션과 알림 프로세스가 엄격하게 적용됩니다.

사용자가 승인된 워크플로우만 보내도록 제한하려면 계정 설정 > 전역 설정 > 워크플로우로 이동하고 워크플로우만 사용하여 계약 보내기 활성화를 선택합니다.   

워크플로우가 계약을 보내는 유일한 방법이 되도록 구성


일반적인 문제에 대한 오류 보고

레거시 워크플로우 경험의 일부 요소는 최신 경험에서 향상된 제어와 보안의 결과로 새 인터페이스에서 오류를 생성합니다. 이러한 오디오가 발생할 경우 오류를 더 잘 표시하고 설명하기 위해 추가적인 오류 트랩핑이 배치되었습니다.

계정이 최신 전송 환경을 사용하도록 구성되어 있는데 문제가 있는 워크플로우가 실행되면 사용자에게 오류를 표시하는 빨간색 배너가 표시됩니다.

계정이 여전히 기본적으로 클래식 환경을 사용하도록 구성되어 있는 경우 워크플로우가 계속 해당 규칙에 따라 작동할 수 있습니다. 

최신 경험에서 오류가 감지된 것으로 표시됩니다. 

두 개 이상의 문제가 발견되는 경우에는 발견된 모든 오류가 나열됩니다.

새 인터페이스 규칙 세트하에서 워크플로우가 유효하도록 하려면 관리자가 워크플로우를 편집하고 발견된 문제를 수정해야 합니다.

클래식 규칙 세트에서, 이메일 문자열의 형식이 잘못되거나 구분 기호(예를 들어, 공백과 쉼표를 사용하여)가 잘못 표시될 수 있습니다.

이 오류가 생성되면 관리자는 다음 항목을 확인해야 합니다.

  • 참조 이메일 주소들이 올바르게 구분되었는지 여부

  • 정의된 모든 수신자 이메일 문자열 - 제대로 구성되었는지 확인
    • (예: name@domain.tld)
  •  
    • 최신 환경이 쉼표 또는 세미콜론을 허용함

최신 환경에서는 워크플로우 디자이너의 문서 페이지에 있는 모든 문서 제목에 대해 고유한 값을 사용해야 합니다.

이 오류에 대한 자세한 내용은 여기에서 찾을 수 있습니다.

워크플로우를 설계할 때 관리자는 액세스 범위가 제한된 문서 템플릿을 첨부할 수 있습니다.

이 범위를 벗어나는 사용자가 워크플로우를 로드하려고 시도하면 문서를 첨부할 수 없으며 보안 위반이 트리거됩니다.

예를 들어, 관리자는 액세스 범위를 소유자만으로 제한하는 속성이 있는 새 문서 템플릿을 작성할 수 있습니다.  관리자가 소유자이므로 관리자는 해당 문서를 워크플로우에 첨부할 수 있습니다. 

시스템의 다른 사용자는 소유자가 아니므로 문서 범위 밖에 있습니다.

이 오류가 표시되면 관리자는 첨부된 문서 템플릿의 속성을 조정해야 합니다.

템플릿 속성을 검토 및 조정하는 절차는 여기에 있습니다.

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