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使用自訂傳送工作流程傳送新合約

 

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使用自訂工作流程進行傳送

選取「從資料庫開始}}」按鈕,然後選取您要使用的工作流程,就可以從「{2}首頁{3}」頁面開始使用工作流程傳送合約。

選取工作流程後,即會顯示修改的「傳送」頁面,顯示自訂的收件者順序、任何自訂指示,以及附加檔案等等。

  1. 若要開始使用工作流程:

    1. 在「首頁」頁面上選取「從資料庫開始」。
    2. 從左側邊界的選項中選取「工作流程」。
    3. 在其中一個可收合的資料夾中找到工作流程:
      • 我的工作流程 – 包含僅供您使用的工作流程。
      • {GroupName} 工作流程 – 含指派給特定群組的工作流程,其標記有群組名稱。
      • 帳戶工作流程 – 包含整個組織可用的工作流程。
    4. 選取您要使用的工作流程。
    5. 選取工作流程選擇器面板底部的「開始」。
    從首頁傳送工作流程

     

    此時會顯示自訂「撰寫」頁面:

    使用工作流程設定的合約

    自訂「撰寫」頁面的自訂範例

    上方的自訂「撰寫」頁面範例包含來自不同工作流程區段的預先設定元素:

    A.「工作流程資訊」區段

    • 工作流程名稱:「服務合約 Q12025」會顯示在頂端。
    • 給傳送者的指示:顯示為「此工作流程的運作方式」。

    B.「合約資訊」區段

    • 自訂合約名稱:「GLobalCorp 服務契約」會顯示為合約標題。
    • 訊息:顯示新增的訊息 (「請見隨附的服務契約...」)。
    • 完成截止日期:設定為「2025 年 2 月 5 日」。
    • 副本收件者:顯示預先定義、無法編輯的電子郵件地址。

    C.「收件者」區段

    • 自訂標籤:收件者會標記為「簽署者」與「聯署者」,而內部收件者則標記為「銷售代表」與「主管核准」。
    • 鎖定的電子郵件地址:傳送者為簽署者 (「收件者 3」),其電子郵件地址已鎖定,且無法編輯。
    • 收件者群組 (主管核准):由於這是可重複使用的收件者群組,因此無法編輯。其中會顯示成員數。

    D.「文件」區段

    • 預先識別的文件:「服務契約」會出現在「新增檔案」區域中。
    • 選用文件:傳送者可以上傳「選用的 NDA」(會有個連結提示他們視需要上傳)。

    E.「傳送者輸入欄位」區段

    • 定義的欄位:顯示於「新增欄位」區域。
    • 可編輯的預設值:預先設定的值會自動匯入,但傳送者仍可加以編輯。
  2. 完成工作流程要求必填的欄位。

    在上述範例中,這些欄位為:

    • 為合約附加正確的文件。
    • 新增第一位和第二位收件者。
    • 確認或更新必填欄位資訊 (「客戶層級」、「客戶折扣」和「運送條件」)。
  3. 您可以選擇性地核取「預覽和新增簽名欄位」方塊,以及修改表單欄位。

  4. 選取「立即傳送」。

  5. 如同其他合約一樣,可從「管理」頁面檢閱、更新或管理新合約。

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