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自訂傳送工作流程的概述和設定

 

Adobe Acrobat Sign 指南

新功能

  1. 發行前說明
  2. 發行說明
  3. 重要通知

開始使用

  1. 管理員快速入門指南
  2. 使用者快速入門指南
  3. 適用於開發人員
  4. 影片教學課程資料庫
  5. 常見問題集

管理

  1. Admin Console 概觀
  2. 使用者管理
    1. 新增使用者
    2. 大量新增使用者
    3. 從目錄新增使用者
    4. 從 MS Azure Active Directory 新增使用者
    5. 建立以功能為導向的使用者
      1. 技術帳戶 - API 導向
      2. 服務帳戶 - 手動導向
    6. 檢查有佈建錯誤的使用者
    7. 變更姓名/電子郵件地址
    8. 編輯使用者的群組成員資格
    9. 透過群組介面編輯使用者的群組成員資格
    10. 將使用者升級為管理員角色
    11. 使用者身分類型與 SSO
    12. 切換使用者身分
    13. 使用 MS Azure 驗證使用者
    14. 使用 Google Federation 驗證使用者
    15. 產品設定檔
    16. 登入體驗
  3. 帳戶/群組設定
    1. 設定概觀
    2. 全域設定
      1. 帳戶層級與 ID
      2. 自我簽署工作流程
      3. 大量傳送
      4. 網頁表單
      5. 自訂傳送工作流程
      6. Power Automate 工作流程
      7. 資料庫文件
      8. 透過合約收集表單資料
      9. 限制文件可見性
      10. 附加已簽署合約的 PDF 副本
      11. 在電子郵件中加入連結
      12. 在電子郵件中加入影像
      13. 附加至電子郵件的檔案將命名為
      14. 將稽核報告附加至文件
      15. 將多個文件合併為一個
      16. 上傳已簽署的文件
      17. 我的帳戶中的使用者委派
      18. 允許外部收件者委派
      19. 授權簽署
      20. 授權傳送
      21. 有權新增電子印章
      22. 設定預設時區
      23. 設定預設日期格式
      24. 使用者加入多個群組 (UMG)
        1. 升級以使用 UMG
      25. 群組管理員權限
      26. 更換收件者
      27. 稽核報告
        1. 概觀
        2. 在交易驗證頁面上允許未驗證的存取
        3. 包含提醒
        4. 包括檢視事件
        5. 包含合約頁面/附件計數
      28. 產品內傳送訊息和指示
      29. 無障礙 PDF
      30. 全新撰寫體驗
      31. 醫療保健客戶
    3. 帳戶設定
      1. 新增標誌
      2. 自訂公司主機名稱/URL
      3. 新增公司名稱
    4. 簽名偏好設定
      1. 格式固定的簽名
      2. 允許收件者簽署
      3. 簽署者可變更其姓名
      4. 允許收件者使用已儲存的簽名
      5. 自訂使用條款和消費者資訊披露
      6. 透過表單欄位導覽收件者
      7. 拒絕簽署
      8. 允許戳記工作流程
      9. 要求簽署者提供其職稱或公司
      10. 允許簽署者列印並置入書面簽名
      11. 在電子簽名時顯示訊息
      12. 需要簽署者使用行動裝置來建立自己的簽名
      13. 要求取得簽署者的 IP 位址
      14. 將公司名稱和職稱排除在參與戳記之外
    5. 數位簽名
      1. 概觀
      2. 使用 Acrobat 下載並簽署
      3. 以雲端簽名簽署
      4. 包括身分識別提供者的中繼資料
      5. 受限制的雲端簽名提供者
    6. 電子印章
    7. 數位身分
      1. 數位身分識別閘道
      2. 身分識別檢查原則
    8. 報告設定
      1. 全新報告體驗
      2. 傳統報告設定
    9. 安全性設定
      1. 單一登入設定
      2. 記住我設定
      3. 登入密碼原則
      4. 登入密碼強度
      5. 網頁工作階段期間
      6. PDF 加密類型
      7. API
      8. 使用者和群組資訊存取
      9. 允許的 IP 範圍
      10. 帳戶共用
      11. 帳戶共用權限
      12. 合約共用控制項
      13. 簽署者身分驗證
      14. 合約簽署密碼
      15. 文件密碼強度
      16. 依地理位置封鎖簽署者
      17. 電話驗證
      18. 知識式驗證 (KBA)
      19. 允許頁面擷取
      20. 文件連結過期
      21. 上傳 Webhook/回呼的用戶端憑證
      22. 時間戳記
    10. 傳送設定
      1. 登入後顯示「傳送」頁面
      2. 傳送時需有收件者名稱
      3. 鎖定已知使用者的名稱值
      4. 允許的收件者角色
      5. 收件者群組
      6. 必填欄位
      7. 附加文件
      8. 欄位扁平化
      9. 修改合約
      10. 合約名稱
      11. 語言
      12. 私人訊息
      13. 允許的簽名類型
      14. 提醒
      15. 已簽署文件的密碼保護
      16. 簽署者身分識別選項
        1. 概觀
        2. 簽署密碼
        3. 透過電子郵件傳送的一次性密碼
        4. Acrobat Sign 驗證
        5. 電話驗證
        6. 雲端型數位簽名
        7. 知識式驗證
        8. 政府核發證件
        9. 簽署者身分報告
      17. 內容保護
      18. 啟用公證交易
      19. 文件過期
      20. 預覽、定位簽名及新增欄位
      21. 簽署順序
      22. Liquid mode
      23. 自訂工作流程控制項
      24. 電子簽名頁面的上傳選項
      25. 「簽署後」確認重新導向 URL
    11. 訊息範本
    12. 生技製藥設定
      1. 概觀
      2. 強制執行身分識別驗證
      3. 簽署原因
    13. 工作流程整合
    14. 公證設定
    15. 付款整合
    16. 簽署者傳訊
    17. SAML 設定
      1. SAML 設定
      2. 安裝 Microsoft Active Directory Federation Service
      3. 安裝 Okta
      4. 安裝 OneLogin
      5. 安裝 Oracle Identity Federation
    18. 資料控管
    19. 時間戳記設定
    20. 外部封存
    21. 帳戶語言
    22. 電子郵件設定
      1. 電子郵件標題/頁尾影像
      2. 允許個別使用者電子郵件頁尾
      3. 自訂「請求簽名」電子郵件
      4. 自訂「收件者」和「副本收件者」欄位
      5. 自訂電子郵件範本
      6. 啟用無連結通知
    23. 從 echosign.com 移轉至 adobesign.com
    24. 為收件者設定選項
  4. 法規要求指引
    1. 協助工具
      1. 協助工具合規性
      2. 使用 Acrobat 桌面應用程式建立可存取的表單
      3. 建立可存取的 AcroForms
    2. HIPAA
    3. GDPR
      1. GDPR 概觀
      2. 將使用者標記密文
      3. 將使用者的合約標記密文
    4. 21 CFR part 11 和 EudraLex Annex 11
      1. 21 CRF part 11 驗證套件
      2. 21 CFR 和 EudraLex Annex 11 手冊
      3. 共同責任分析
    5. 醫療保健客戶
    6. IVES 支援
    7. 動產文據的 eOriginal 保存
    8. 歐盟/英國考量事項
      1. 歐盟/英國跨境交易與 eIDAS
      2. 以電子方式簽署之契約的 HMLR 要求
      3. 英國脫歐對英國電子簽名法的影響
  5. 大量下載合約
  6. 宣告您的網域

傳送、簽署與管理合約

  1. 收件者選項
    1. 取消電子郵件提醒
    2. 電子簽名頁面上的選項
      1. 電子簽名頁面概觀
      2. 開啟以閱讀無欄位的合約
      3. 拒絕簽署合約
      4. 委派簽署權限
      5. 重新啟動合約
      6. 下載合約的 PDF
      7. 檢視合約歷史記錄
      8. 檢視合約訊息
      9. 從電子簽名轉換為書面簽名
      10. 從書面簽名轉換為電子簽名
      11. 對表單欄位進行導覽
      12. 從表單欄位中清除資料
      13. 電子簽名頁面放大倍率和導覽
      14. 變更合約工具和資訊中使用的語言
      15. 檢閱法律注意事項
      16. 調整 Acrobat Sign Cookie 偏好設定
  2. 傳送合約  
    1. 傳送頁面概述
    2. 只傳送合約給您自己
    3. 傳送合約給他人
    4. 書面簽名
    5. 收件者簽署順序
    6. 大量傳送
      1. 「大量傳送」功能的概觀
      2. 大量傳送 - 手動收件者
      3. 大量傳送 - CSV 上傳
      4. 取消「大量傳送」交易
      5. 在大量傳送中新增提醒
      6. 報告可供大量傳送
  3. 在文件中撰寫欄位
    1. 應用程式內製作環境
      1. 自動欄位偵測
      2. 使用製作環境拖放欄位
      3. 將表單欄位指派給收件者
      4. 預填角色
      5. 以可重複使用的欄位範本來套用欄位
      6. 將欄位轉送至新的資料庫範本
      7. 已在傳送合約時更新製作環境
    2. 以文字標籤建立表單
    3. 使用 Acrobat (AcroForms) 建立表單
      1. 建立 AcroForm
      2. 建立可存取的 PDF
    4. 欄位
      1. 欄位類型
        1. 常見欄位類型
        2. 內嵌影像
        3. 戳記影像
      2. 欄位內容外觀
      3. 欄位驗證
      4. 已遮罩的欄位值
      5. 設定顯示/隱藏條件
      6. 計算欄位 
    5. 編寫常見問答集
  4. 簽署合約
    1. 簽署已傳送給您的合約
    2. 填寫和簽署
    3. 自我簽署
  5. 管理合約
    1. 管理頁面概述
    2. 委派合約
    3. 更換收件者
    4. 限制文件可見性
    5. 取消合約
    6. 建立新提醒
    7. 檢閱提醒
    8. 取消提醒
    9. 更多動作…
      1. 搜尋的運作方式
      2. 檢視合約
      3. 從合約建立範本
      4. 在檢視中隱藏/取消隱藏合約
      5. 上傳已簽署的合約
      6. 修改已傳送合約的檔案或欄位
      7. 編輯收件者的驗證方法
      8. 新增或修改到期日
      9. 將備註新增至合約
      10. 共用個別合約
      11. 取消共用合約
      12. 下載個別合約
      13. 下載合約的個別檔案
      14. 下載合約的「稽核報告」
      15. 下載合約的欄位內容
  6. 稽核報告
  7. 報告與資料匯出
    1. 概觀
    2. 授予使用者報告的存取權
    3. 報告圖表
      1. 建立新報告
      2. 合約報告
      3. 交易報告
      4. 設定活動報告
      5. 編輯報告
    4. 資料匯出 
      1. 建立新的資料匯出
      2. 編輯資料匯出
      3. 重新整理資料匯出內容
      4. 下載資料匯出
    5. 重新命名報告/匯出
    6. 複製報告/匯出
    7. 排程報告/匯出
    8. 刪除報告/匯出
    9. 檢查交易使用量

進階合約功能與工作流程

  1. 網頁表單 
    1. 建立網頁表單
    2. 編輯網頁表單
    3. 停用/啟用網頁表單
    4. 隱藏/取消隱藏網頁表單
    5. 尋找 URL 或指令碼
    6. 使用 URL 參數預填網頁表單欄位
    7. 儲存網頁表單以便稍後完成
    8. 調整網頁表單大小
  2. 可重複使用的範本 (資料庫範本)
    1. 在 Acrobat Sign 資料庫中的美國政府表單
    2. 建立資料庫範本
    3. 變更資料庫範本的名稱
    4. 變更資料庫範本的類型
    5. 變更資料庫範本的權限層級
    6. 複製、編輯和儲存共用範本
    7. 下載資料庫範本的彙總欄位資料
  3. 轉移網頁表單與資料庫範本的所有權
  4. Power Automate 工作流程 
    1. Power Automate 整合與包含授權的概觀
    2. 啟用 Power Automate 整合
    3. 追蹤 Power Automate 使用狀況
    4. 建立新的流程 (範例)
    5. 用於流程的觸發器
    6. 從 Acrobat Sign 之外匯入流程
    7. 管理流程
    8. 編輯流程
    9. 共用流程
    10. 停用或啟用流程
    11. 刪除流程
    12. 實用範本
      1. 僅限管理員
        1. 將所有完成的文件儲存至 SharePoint
        2. 將所有完成的文件儲存至商務用 OneDrive
        3. 將所有完成的文件儲存至 Google 雲端硬碟
        4. 將所有完成的文件儲存至 DropBox
        5. 將所有完成的文件儲存至 Box
      2. 合約封存
        1. 將完成的文件儲存至 SharePoint
        2. 將完成的文件儲存至商務用 OneDrive
        3. 將完成的文件儲存至 Google 雲端硬碟
        4. 將完成的文件儲存至 DropBox
        5. 將完成的文件儲存至 Box
      3. 網頁表單合約封存
        1. 將完成的網頁表單文件儲存至 SharePoint 資料庫
        2. 將完成的網頁表單文件儲存至商務用 OneDrive
        3. 將完成的文件儲存至 Google 雲端硬碟
        4. 將完成的網頁表單文件儲存至 Box
      4. 合約資料擷取
        1. 從您簽署的文件擷取表單欄位資料,並更新 Excel 表
      5. 合約通知
        1. 傳送包含合約內容和已簽署合約的自訂電子郵件通知
        2. 在 Teams 頻道中取得您的 Adobe Acrobat Sign 通知
        3. 在 Slack 中取得您的 Adobe Acrobat Sign 通知
        4. 在 Webex 中取得您的 Adobe Acrobat Sign 通知
      6. 合約產生
        1. 從 Power App 表單和 Word 範本產生文件,傳送以供簽署
        2. 從 OneDrive 的 Word 範本產生合約,並取得簽名
        3. 為所選的 Excel 列產生合約,傳送以供檢閱和簽名
  5. 自訂傳送工作流程
    1. 自訂傳送工作流程概觀
    2. 建立新的傳送工作流程
    3. 編輯傳送工作流程
    4. 啟動或停用傳送工作流程
    5. 以「傳送工作流程」傳送合約
  6. 共用使用者與合約
    1. 共用使用者
    2. 共用合約

與其他產品整合

  1.  Acrobat Sign 整合概觀
  2. 適用於 Salesforce 的 Acrobat Sign
  3. 適用於 Microsoft 的 Acrobat Sign
    1. 適用於 Microsoft 365 的 Acrobat Sign
    2. 適用於 Outlook 的 Acrobat Sign
    3. 適用於 Word/PowerPoint 的 Acrobat Sign
    4. 適用於 Teams 的 Acrobat Sign
    5. 適用於 Microsoft PowerApps 和 Power Automate 的 Acrobat Sign
    6. 適用於 Microsoft Search 的 Acrobat Sign 連接器
    7. 適用於 Microsoft Dynamics 的 Acrobat Sign
    8. 適用於 Microsoft SharePoint 的 Acrobat Sign
  4. 其他整合功能
    1. 適用於 ServiceNow 的 Acrobat Sign
    2. 適用於 HR ServiceNow 的 Acrobat Sign
    3. 適用於 SAP SuccessFactors 的 Acrobat Sign
    4. 適用於 Workday 的 Acrobat Sign
    5. 適用於 NetSuite 的 Acrobat Sign
    6. 適用於 VeevaVault 的 Acrobat Sign
    7. 適用於 Coupa BSM Suite 的 Acrobat Sign
  5. 合作夥伴管理的整合功能
  6. 如何取得整合金鑰

Acrobat Sign 開發人員

  1. REST API
    1. 方法說明文件
    2. SDK/開發人員指南
    3. API 常見問答集
  2. Webhook 
    1. Webhook 概觀
    2. 設定新的 Webhook
    3. 檢視或編輯 Webhook
    4. 停用或重新啟動 Webhook
    5. 刪除 Webhook
    6. 雙向 SSL 憑證
    7. API 中的 Webhook

支援與疑難排解

  1. 客戶支援資源
  2. 企業客戶成功資源

自訂工作流程概述

自訂工作流程設計工具可以針對您的特定業務需求,製作預先定義合約內容和簽署程序的工作流程範本。使用者可以使用直覺式介面設計工作流程範本,輕鬆指定參與者的特性,包括預先定義的名稱、角色和路由,要包含在合約中的文件,傳送者需預先填好的表單欄位,參與者的電子郵件傳送,合約到期或密碼選項,以及其他項目。

工作流程範本會透過自訂的指示和欄位引導使用的傳送者進行建立合約過程,讓傳送過程易於使用並降低出錯機率。

視帳戶/群組設定而定,所有使用者都能存取建立工作流程以供其個人使用,或與其群組共用。

  • 管理員可以在群組層級建立和共用範本。
    • 帳戶層級管理員可以在整個組織內共用工作流程。
  • 非管理員使用者可自行開發工作流程,並可選擇性地與所屬群組共用。

可從「管理」頁面存取用工作流程建立的合約之歷史記錄與稽核報告。

當合約進行中時,您可以新增提醒並執行其他合約相關工作。

 登入後,在首頁畫面的頂部選單中選取「工作流程」。

簽署/核准及管理工作流程產生的合約

工作流程程序產生的合約與透過相同群組傳送的任何其他合約完全相同。

簽署者和核准者可以使用「請簽署/請核准」電子郵件中的連結進行簽署,而如果他們是受信任帳戶中的 Acrobat Sign 註冊使用者,則也可以從其「管理」頁面中進行簽署。

傳送者可使用所有「管理」頁面中相同的選項來管理合約。

報告和資料匯出將這種合約視為與任何其他手動建立的合約相同。

設定

可用性:

自訂傳送工作流程環境」僅適用於企業授權計劃。

設定範圍:

影響「自訂傳送工作流程」的控制項可於帳戶和群組層級存取。

啟用最新的工作流程體驗,讓工作流程更接近手動傳送程序的功能。

使用此選項啟用的功能:

  • 可重排版面的頁面版面
  • 針對您的一或多位簽署者使用數位簽名
  • 設定收件者以使用進階身分驗證
  • 在傳送程序期間設定收件者群組
  • 在傳送程序期間,附加來自所有已啟用來源的文件

若要啟用最新體驗,請導覽至:「帳戶設定 > 傳送設定 > 自訂工作流程控制項

設定工作流程以使用新體驗

進階身分驗證

工作流程設計工具裡,所有啟用的驗證方式皆顯示於收件者物件中。

驗證方式顯示為核取方塊,讓工作流程設計可允許傳送者使用選項。 

若於設計工具中核取多個選項,傳送者可於傳送程序期間使用這些相同的選項。

「收件者」標籤,顯示簽署者屬性並反白顯示驗證選項

收件者群組

設計工具中的收件者物件可指派為「收件者群組」。  這可讓傳送者從通訊錄中使用可重複使用的收件者群組,或是使用臨時收件者群組,以識別出一系列允許在該簽名步驟中執行動作的電子郵件地址。

例如,如果您需要三位經理的其中一位進行副署,您可以新增包含全部三個電子郵件的收件者群組。當簽署週期來到收件者群組時,會通知全部三位經理,但只需要一位完成動作。 

在工作流程中使用可重複使用的收件者群組時,必須先建立收件者,而且必須讓工作流程可用範圍內的使用者能夠使用。也就是說,如果整個組織都可以使用工作流程,就必需讓整個組織能夠使用收件者群組。

若要新增可重複使用的收件者群組,選取「新增收件者群組」按鈕,以快速開啟群組選擇器。

  • 只有具有相容使用者權限的收件者群組可供使用:
    • 可供整個帳戶存取的自訂工作流程,只能使用帳戶管理的收件者群組
    • 可供整個群組存取的自訂工作流程,可以使用群組和帳戶管理的收件者群組
    • 可供個別使用者存取的自訂工作流程,可以使用使用者、群組,和帳戶管理的收件者群組
  • 使用範本傳送合約時,可重複使用的收件者群組的名稱會自動插入為群組名稱。
  • 如果將收件者設定為收件者群組,當使用範本傳送合約時,將無法再編輯收件者。
  • 無法編輯、刪除或新增可重複使用的收件者群組成員。
  • 設定收件者群組後,即使收件者未標示為必要,收件者仍不可從簽名流程中移除。
收件者設定面板,內含反白顯示的「新增收件者群組」按鈕。包括收件者群組選擇器視窗和產生的「傳送」頁面

臨時收件者群組是在自訂工作流程收件者定義中建立的,目前僅會用來描述一個工作流程中的一位收件者。任何其他程序中都沒有儲存或重複使用的選項。

如要設定臨時收件者群組:

  • 在「收件者」欄位中輸入收件者群組成員的電子郵件地址,並使用逗號分隔多個地址。
  • 核取「標記為收件者群組」核取方塊。
    • 傳送者使用工作流程開始合約時,系統會自動為群組插入名稱。群組名稱包含一個識別此名稱為自動產生的前置詞,接著是「收件者群組 X」字串,其中 X 是從 1 開始,並根據新增之收件者群組數目而增加的遞增數字。 
    • 如果傳送者的設定為「可編輯」,傳送者可以編輯群組名稱,刪除任何預先填入的成員,並視需要新增成員。
已選取「標示為收件者群組」的工作流程設計工具,以及產生之已列出收件者群組成員的「傳送」頁面

檔案附件

傳送程序期間,可從任何已啟用 Acrobat Sign 的來源附加文件。

新增檔案

註解:

將 Acrobat Sign 範本附加至「工作流程」時,使用者只會看到指派到相同群組,作為「工作流程」的範本,以及指派到「組織」的範本 (帳戶層級範本)。這是因為「工作流程」與「群組」之間為一對一的關係。(而且所有群組都繼承了帳戶層級的範本。)

這與在多個群組 (一對多) 中都有成員資格的使用者檢視其範本資料庫的體驗不同。由於使用者可存取多個群組,因此可以檢視與所有群組相關的所有範本。
這並不是僅限於一個群組的「工作流程」。

「新」設定下的使用者體驗已更新為可重排版面的新穎設計,就像「傳送」頁面一樣。

舊版體驗中位於收件者清單右方的指示已移至頁面最上方的可收合視窗中。

使用工作流程設定的合約

範本定義欄位指派

範本定義欄位指派能依據工作流程設計工具的定義,將收件者清單與編寫表單上的適當欄位指派緊密關聯。

範例使用案例:

  • 簽署者 (客戶) 率先簽署
    • 聯署者可能會接著簽署
  • 銷售代表套用內部副署者簽名

傳統上,受限於「傳送」頁面編制收件者索引的方式,這個流程需要兩份表單:

  • 一份用於單一簽署者情形,將內部副署者簽名視為第二個簽署者索引予以指派
  • 一份用於聯署者情形,將聯署者視為第二個簽署者索引,將副署者簽名視為第三個

根據「範本定義」規則結構,您可以建構一份定義所有可能收件者欄位的完全啟用表單。

系統將強制執行收件者簽署者索引 (依照工作流程設計工具的定義),無視合約傳送時所有已指派給任何省略 (選用) 收件者的欄位。

所以在前述使用案例中,聯署者一律是簽署者索引 2,不過如果合約傳送時不包括聯署者,signer2 欄位將遭到忽略,而副署者 (簽署者索引 3) 依然只能存取 signer3 欄位。

若要啟用這項新功能,請導覽至:「帳戶設定 > 傳送設定 > 自訂工作流程控制項 > 啟用範本定義簽名位置

設定工作流程以使用範本定義簽名位置

註解:

一旦啟用範本定義簽名位置功能,就會停用在傳送流程中編寫合約的選項。

了解收件者與欄位之間的關係

與合約相關的每位收件者都會獲得一個簽署者索引編號指派。若要將收件者與他們有權限新增內容的欄位 (如簽名欄位) 建立關聯,必須要有索引編號。

收件者能根據「傳送」頁面的堆疊順序取得索引編號。堆疊最上方的收件者是 1,第二位收件者是 2,依此類推。將合約設定為「按照順序完成」時,您可以看到前述索引編號,不過當工作流程「依任意順序完成」時,索引編號仍會存在。

收件者堆疊

 

在工作流程設計工具中建立收件者流程時,簽署者索引會獲得以下規則指派:

  • 由上到下
    • 由左到右

在以下範例中,簽署者與聯署者位於堆疊的最上方。

  • 「簽署者」是最左上方的收件者,所以指派為「索引 1」
  • 「聯署者」也是在最上方,不過位於「簽署者」的右側,所以指派為「索引 2」

在這個使用案例中,實際上誰先簽署都沒關係,所以將他們置於平行簽名流程。然而,簽名索引會嚴格執行,確保簽署者將他們的內容套用到正確的「簽署者」欄位,而聯署者只能存取指派給他們的「聯署者」欄位。

「銷售代表」是緊接在簽署者與聯署者之後第三個簽署的人。

「主管核准」是第四個要求的簽名,緊接在「銷售代表」之後。

註解:

「簽署者」、「聯署者」、「銷售代表」等收件者名稱與欄位指派沒有關聯。這些只是管理員定義的標籤,用來在工作流程範本中釐清使用者。 

 

前述設計工具收件者流程會產生與下圖相似的「傳送」頁面範本。

(「傳送」頁面中的堆疊順序較為明顯,不過索引編號不會顯示在畫面中。)

 

在編寫欄位表單時,每個欄位都會明確指派給一個簽署索引 (請暫時忽略「任何人」欄位)。

在 Acrobat Sign 製作環境中,選取「參與者」並置放該參與者的欄位,即可完成此一程序。

每位參與者都會以顏色標示,以便在視覺上區分哪些欄位指派給哪些參與者。

 

如果您使用文字標籤,標籤本身即提供將欄位指派給簽署者索引的引數 (如 :signer1)。

若要使用設定工作流程的選項,則必須啟用此功能。

導覽至「帳戶設定 > 全域設定 > 自訂傳送工作流程」,並啟用「為管理員啟用工作流程設計工具」。

啟用後,所有帳戶和群組層級的管理員將可存取其管理員選單中的工作流程設計工具。

  • 群組層級管理員可以為自己控制管理的群組建立工作流程。
  • 帳戶層級管理員可為任何群組以及整個組織建立工作流程。
設定針對帳戶顯示的工作流程

  • 啟用此設定後,在選取「工作流程」標籤後,便可使用「自訂工作流程」的選項。
  • 停用此設定後,便無法使用「自訂工作流程」選項。
啟用存取與停用

若要啟用以「限本人」使用範圍來建立工作流程的選項,必須為所有使用者啟用工作流程設計工具。若未啟用所有使用者,則工作流程只能與群組或整個組織相關聯。

導覽至「帳戶設定 > 全域設定 > 自訂傳送工作流程」,並啟用「為所有使用者啟用工作流程設計工具存取權」。

啟用所有使用者

  • 啟用此設定後,在選取「工作流程」標籤後,便可使用「自訂工作流程」的選項。
  • 停用此設定後,便無法使用「自訂工作流程」選項。

 14.0 概述和設定

啟用存取與停用

依預設,非管理員使用者只能為自己建立工作流程,他們沒有權限與群組共用工作流程。

不過,可在帳戶或群組層級啟用讓使用者將工作流程分享至其群組的權限。

導覽至「帳戶設定 > 全域設定 > 自訂傳送工作流程」,並啟用「允許將使用者建立的工作流程共用至其任一群組」。

允許使用者將工作流程分享至其群組

  • 啟用此設定後,使用者會看到群組選擇器下拉式方塊,並選擇誰可以使用此工作流程。
  • 停用此設定後,群組選擇器下拉式選項不會顯示在介面中。
允許共用

針對想對其所有文件強制執行特定工作流程,並將傳送程序的使用者輸入量簡化至最低的帳戶,您可以完整定義其所有文件的工作流程,並完全限制使用者臨時傳送。

善用「使用者加入多個群組」的帳戶可以在群組層級設定中擴充可設定選項,因此能確保嚴格執行正確的簽名選項和通知程序。

若要限制使用者僅使用經核准的工作流程傳送,請導覽至「帳戶設定 > 全域設定 > 自訂傳送工作流程」,然後核取「啟用僅使用工作流程傳送合約」。

將工作流程設定為傳送合約的唯一方法

常見問題的錯誤報告

因為在最新體驗中改善了控制與安全性,舊版工作流程體驗的某些元素會在新介面下產生錯誤。因此我們額外實施了錯誤攔捕功能,以期在發生錯誤時有效揭露及提供解說。

將帳戶設定為使用新版傳送體驗的情況下,當使用者啟動有問題的工作流程時,會看到指出錯誤的紅色橫幅:

如果依照預設將帳戶設定為沿用傳統體驗,工作流程仍然可以依照這些規則正常運作。 

新版體驗會顯示偵測到的錯誤。 

在發現多個問題的情況下,所有偵測到的錯誤都會列示在畫面中。

若要讓工作流程依照新版介面規則集正常運作,管理員必須編輯工作流程及更正偵測到的問題:

依據傳統規則集,電子郵件字串的格式可能有誤,或是以不當的方式分隔 (如空格或逗號)。

當錯誤產生時,管理員應檢查:

  • 副本電子郵件的分隔是否妥當

  • 所有定義的收件者電子郵件字串,確保它們的結構正確
    • (如 name@domain.tld)
  •  
    • 新版體驗接收逗號或分號

根據新版體驗的規定,工作流程設計工具「文件」頁面中的所有文件標題必須是不重複的值。

如需該錯誤的詳細資料,請參閱這個頁面

在設計工作流程時,管理員可能會附加存取範圍受限的文件範本。

當範圍之外的使用者嘗試載入工作流程時,不僅無法附加文件,還會觸發安全違規。

例如,管理員建立的新文件範本,可能會有僅限所有者存取的屬性。  管理員可以將這份文件附加到工作流程,因為他們自己就是所有者。 

系統內的其他所有使用者不是擁有者,所以他們在文件的範圍之外。

當這個錯誤出現時,管理員必須調整附加文件範本的屬性。

如需審閱及調整範本屬性的步驟,請參閱這個頁面

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