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使用「自訂工作流程設計工具」建立自訂「撰寫」頁面

 

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使用「自訂工作流程設計工具」設計自訂「撰寫」頁面。

在企業帳戶中,所有使用者都可以使用「自訂工作流程設計工具」來建立自訂「撰寫」頁面 (如果已啟用)。

自訂「撰寫」頁面可包括簡單的個人化撰寫範本,包括簽名詳細資料、到期時間、個人訊息等,也可以是複雜的多重簽名混合式工作流程,這類流程會強制使用者嚴格遵循公司政策。

  • 帳戶管理員可以為整個帳戶或特定群組建立工作流程。
  • 群組管理員可以為其指派的群組建立工作流程。
  • 擁有正確權限的使用者可以建立個人工作流程並與其群組共用。

存取自訂工作流程設計工具:

  1. 前往頂端導覽列的「工作流程」標籤。
  2. 從左側選單選取「自訂工作流程」,以檢視可用的工作流程。
  3. 選取「建立工作流程」即可開始建立新的工作流程。
「自訂工作流程」清單中反白顯示「建立工作流程」按鈕。

當您開啟新的工作流程時「工作流程設計工具」標頭會顯示在標誌下方。

在頁面頂端,您會看到數個指示器和控制項:

  1. 狀態指示器 – 顯示工作流程的目前狀態:
    • 草稿/已停用 – 標記為「草稿」。
    • 進行中 – 標記為「進行中」。
  2. 工作流程名稱 – 顯示工作流程的名稱 (例如「新工作流程」)。
  3. 複製工作流程 – 以新名稱建立工作流程的副本。
  4. 刪除工作流程 – 這會從帳戶中移除工作流程。
  5. 關閉 – 結束工作流程。如果有未儲存的變更,畫面上會跳出提示。
  6. 儲存 – 儲存所有變更。
  7. 啟用/停用 – 切換工作流程狀態:
    • 已啟用 – 工作流程標記為「進行中」,並可供指派的使用者、群組或組織使用。
    • 已停用 – 工作流程會停留在「草稿」狀態,只能由所有者或管理員存取。
「工作流程設計工具」標題邊欄,其中的動作有編號

建立工作流程包括設定下列詳細資料:

  • 工作流程資訊 – 為工作流程命名、為傳送者新增自訂指示,以及指派權限。
  • 合約資訊 – 自訂要如何將合約詳細資料顯示在自訂「撰寫」頁面上。
  • 收件者 – 透過新增簽署者與其他收件者類型來定義簽署順序。
  • 電子郵件 – 為不同參與者在簽署程序的每個階段指定電子郵件通知。
  • 文件 – 選取工作流程中要包含的文件。
  • 傳送者輸入欄位 – 新增傳送者可在傳送合約前輸入資訊的欄位。此輸入會先合併至合約中,然後再傳送給簽署者和核准者。

在「工作流程設計工具」中所設定的一切都能協助將自訂「撰寫」頁面自動化,以減少傳送者的手動輸入作業。必填欄位會以星號 (*) 標示,而選填欄位則可供自訂或留白。

目標是盡可能預先填入多數資訊,讓傳送程序更快速、更簡單,也更不容易出錯。

註解:

在自訂工作流程中定義的設定和屬性會覆寫任何群組或帳戶層級設定。這適用於工作流程內的所有可設定元素。

例如,若群組層級設定指定五天為文件過期時間,但工作流程範本設定的完成截止日期為三天,則合約會在三天後過期。

完成工作流程設定後,選取「儲存」以儲存您的變更。

當您準備好部署工作流程時,請選取「啟用」將其設為可使用。

秘訣:

在測試期間,將「誰可以使用此工作流程」設定為「限本人」,以確保所有設定均可正常使用。

一旦您確定工作流程已正確設定,請將「誰可以使用此工作流程」更新為適當的生產設定並「儲存」您的變更。

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