Bei Adobe Acrobat Sign werden standardmäßig die Inhalte eines Benutzers vor dem Zugriff durch alle anderen Benutzer geschützt, die nicht explizit eingeladen wurden, diese Inhalt anzuzeigen oder damit zu interagieren.

Vereinbarungen schließen alle Empfänger implizit ein.  Bibliothekselemente werden explizit in den Vorlageneigenschaften freigegeben.

In den meisten Organisationen gibt es jedoch Rollen, bei denen Transaktionen ohne direkte Beteiligung des Beobachters beaufsichtigt werden müssen, oder es gibt Gruppen von Mitarbeitern, die generell Kenntnis von allen Transaktionen in der Gruppe haben müssen.

Die Benutzerinhaltsfreigabe ermöglicht Benutzern oder Gruppen, ihre Inhalte für andere Benutzer oder Gruppen freizugeben.

Es sind zwei Arten der Benutzerinhaltsfreigabe verfügbar:

• Einfach: Nur Benutzeranzeige
  • Benutzer A gibt seinen Inhalt für Benutzer X frei:
    • Benutzer X kann den gesamten Inhalt anzeigen (und nur anzeigen), der auf der Seite Verwalten von Benutzer A sichtbar ist.
• Erweitert: Gruppen- und Benutzeranzeige mit optionaler Möglichkeit zum Ändern und Senden
  • Benutzer A gibt seinen Inhalt für Benutzer X frei:
    • Benutzer X kann auf der Seite Verwalten von Benutzer A den gesamten Inhalt anzeigen.
    • Benutzer X kann eine Vereinbarung ändern, die gerade bearbeitet wird (sofern diese Option aktiviert ist).
    • Benutzer X kann eine Vereinbarung im Namen des Benutzers senden (sofern diese Option aktiviert ist).
      • Im Verlauf und im Audit-Protokoll wird vermerkt, dass Benutzer X eine Vereinbarung im Namen von Benutzer A gesendet hat.
      • Die Vereinbarung gehört Benutzer A und wird von diesem verwaltet.
  • Die Gruppenfreigabe ist aktiviert
    • Benutzer A gibt seinen Inhalt für Gruppe N frei:
      • Alle Mitglieder von Gruppe N können den gesamten Inhalt auf der Seite Verwalten von Benutzer A anzeigen.
      • Alle Mitglieder von Gruppe N verfügen über die durch die Freigabe festgelegten Berechtigungen in Bezug auf Benutzer A (Senden und/oder Ändern)
    • Gruppe N wird für Benutzer A freigegeben:
      • Benutzer A kann den gesamten Inhalt für alle Benutzer in Gruppe N anzeigen.
      • Benutzer A ist berechtigt, Vereinbarungen für alle Mitglieder von Gruppe N zu senden und/oder zu ändern (gemäß Konfiguration).

Die erweiterte Freigabe ist derzeit nur für Konten auf Enterprise-Ebene verfügbar. Administratoren, die die erweiterte Freigabe aktivieren möchten, müssen sich zwecks Konvertierung ihres Kontos an ihren Success Manager wenden.

Verfügbarkeit

Die einfache Freigabe ist für alle Small Business-, Business- und Enterprise-Pakete verfügbar.

• Die einfache Freigabe ist begrenzt auf 100 Konten, die der Benutzer freigeben kann, sowie 100 Konten, die für den Benutzer freigegeben werden können.

Die erweiterte Freigabe ist nur für Enterprise-Kunden verfügbar.

• Im Rahmen der erweiterten Freigabe werden standardmäßig 500 Konten unterstützt, die der Benutzer freigeben kann, und 500 Konten, die für den Benutzer freigegeben werden können.
  • Wenn Sie mehr als 500 Freigaben in eine der beiden Richtungen benötigen, wenden Sie sich an Ihren Success Manager.

Acrobat Pro für Teams und alle Einzelbenutzer-Abos unterstützen nicht die gemeinsame Nutzung des Benutzerkontos.

• Acrobat Pro für Teams und Einzelbenutzer-Konten können nur einzelne Objekte über die Verwaltungs-Seite freigeben.

Benutzeroberfläche

Einfache Freigabe

Benutzer mit dem einfachen Freigabemodell können ihre Freigaben unter „Persönliche Voreinstellungen“ erstellen, überprüfen und stornieren. Das Erlebnis ist für alle Benutzer (einschließlich Administratoren) gleich.

Es gibt zwei getrennte Seiten, eine für eingehende Freigaben (andere Konten anzeigen) und eine für ausgehende Freigaben (mein Konto freigeben):

Benutzer fordern Freigaben an, indem sie auf das Pluszeichen klicken und die E-Mail-Adresse des Benutzers eingeben, der ihnen die Freigabe einrichten soll.

Nachdem die Freigabe angefordert wurde, weist sie den Status „Ausstehend“ auf, bis der angefragte Benutzer die Anforderung annimmt oder ablehnt.

Erweiterte Freigabe (nur auf Enterprise-Dienstebene verfügbar)

Wenn ein Konto für die erweiterte Freigabe konvertiert wird, werden nicht mehr zwei getrennten Seiten auf der Benutzeroberfläche angezeigt, sondern nur noch eine Seite mit Registerkarten und dem Titel Freigabestatus:

Die beiden Registerkarten stimmen mit den beiden Seiten überein, die für das einfache Freigabemodell verwendet werden:

• Mein Konto freigegeben für > Mein Konto freigeben
• Für mich freigegeben > Andere Konten anzeigen

Benutzer erstellen Freigaben, indem Sie auf das Pluszeichen klicken. Daraufhin wird ein Popup-Fenster angezeigt, in dem sie entweder eine E-Mail-Adresse eingeben oder Benutzer oder Gruppen aus einer Liste der aktuellen Kontobenutzer und Gruppenobjekte auswählen können.

• Mit dem Pfeil auf der rechten Seite des Gruppennamens wird die Gruppe erweitert und die Benutzer werden aufgeführt.
• Mit dem Pluszeichen wird der Benutzer/die Gruppe der Freigabeanforderung (im oberen Eingabefeld) hinzugefügt.

Kontoadministratoren sind berechtigt, ohne Zustimmung eine vollständige Freigabe zwischen ihrem Benutzer und einem beliebigen anderen Benutzer innerhalb des Acrobat Sign-Kontos zu erstellen.

Gruppenadministratoren sind berechtigt, ohne Zustimmung eine vollständige Freigabe zwischen ihrem Benutzer und einem beliebigen anderen Benutzer innerhalb der Gruppe zu erstellen.

Gruppenadministratoren, die versuchen, eine Freigabe mit einem Benutzer oder einer Gruppe außerhalb ihrer Gruppe einzurichten, erstellen eine Freigabe mit dem Status „Ausstehend“.  Der andere Benutzer muss die Freigabeanforderung ausdrücklich genehmigen (annehmen), bevor die Freigabe erstellt werden kann.

• Wenn eine Freigabe mit einer Gruppe angefordert wird, wird eine E-Mail an den Gruppenadministrator generiert, der ausstehende Freigaben annimmt oder ablehnt.

Benutzer ohne Administratorrechte können eine Freigabe anfordern (basierend auf den konfigurierten Einstellungen), die solange im Status „Ausstehend“ verbleibt, bis die andere Partei die Freigabeanforderung annimmt oder ablehnt.

Gruppenfreigabe

Administratoren können (nach der Regelung für die erweiterte Freigabe) die Gruppe freigeben, für die sie der Administrator sind, und die Freigaben verwalten, die mit der Gruppe (nicht mit deren Benutzern) verknüpft sind.

Gruppenfreigaben funktionieren im Ablauf genauso wie Benutzerfreigaben, nur dass die Gruppe ein größerer Container ist und der Benutzer bei einer Gruppenfreigabe Zugriff auf den gesamten Inhalt aller Benutzer in dieser Gruppe erhält.

Wenn ein Benutzer aus der Gruppe entfernt wird, wird der Inhalt des betreffenden Benutzers aus der Gruppe entfernt und ist damit nicht mehr sichtbar.

So greifen Sie als Gruppenadministrator auf die Freigabe auf Gruppenebene zu:

• Melden Sie sich als Gruppenadministrator-Benutzer an.
• Navigieren Sie zu Gruppe > Meine Benutzergruppe > Freigabestatus.

Kontoadministratoren können die Freigaben für alle Gruppen im Konto verwalten und vollständige Freigaben zwischen Gruppen ohne Zustimmung durch einen anderen Benutzer einrichten.

So greifen Sie als Kontoadministrator auf die Gruppenfreigabe zu:

• Navigieren Sie zu Konto > Gruppen > {Gruppe auswählen, die Sie freigeben möchten}.

Wenn das Gruppenmenü geladen wird, klicken Sie auf Freigabestatus.

Weitere Optionen zur Verwaltung von Freigaben zwischen Konten

Anzeigen von freigegebenem Inhalt

Der für den Benutzer freigegebene Inhalt wird auf der Registerkarte Verwalten angezeigt.

In der oberen linken Ecke der Verwaltungsseite sehen Sie einen Dropdown-Pfeil neben Ihre Vereinbarungen.

• Klicken Sie auf den Pfeil, um die Liste der Benutzer/Gruppen bereitzustellen, die für Sie freigegeben wurden.
• Wählen Sie den Benutzer/die Gruppe aus, die Sie anzeigen möchten.
• Sie können auch Alle freigegebenen Vereinbarungen auswählen. Mit dieser Option wird der gesamte freigegebene Inhalt zurückgegeben.

Die Seite wird aktualisiert und zeigt nun die Seite Verwalten des ausgewählten Benutzers/der ausgewählten Gruppe an:

Optionen für die erweiterte Freigabe

Steuerelemente

Die Optionen zur Verwaltung der Benutzerfreigabe finden Sie unter Kontoeinstellungen > Sicherheitseinstellungen > Kontofreigabe.

• Die Freigabe kann auf Kontoebene konfiguriert werden. In diesem Fall werden die Einstellungen von allen Gruppen im Konto übernommen.
• Die Freigabe kann auch auf Gruppenebene konfiguriert werden. Dadurch werden die übernommenen Kontoebenenwerte außer Kraft gesetzt.

Mit den Optionen für die einfache Freigabe wird festgelegt, ob die Freigabe zulässig ist und mit welcher Methode die Freigabe gestartet wird:

• Kontofreigabe nicht zulassen: Die Oberfläche für die Kontofreigabe wird aus der Benutzeroberfläche für das konfigurierte Konto/die konfigurierte Gruppe entfernt.
• Anforderung auf Freigabe des Kontos zulassen: Benutzer des konfigurierten Kontos/der konfigurierten Gruppe können anfordern, dass sie den Inhalt eines anderen Benutzers anzeigen dürfen.
• Freigabe des eigenen Kontos zulassen: Benutzer des konfigurieren Kontos/der konfigurierten Gruppe können ihr eigenes Konto für einen anderen Benutzer freigeben.
• Beides: Benutzer können sowohl die Freigabe anfordern als auch ihr Konto freigeben.

Die erweiterte Freigabe ermöglicht zusätzliche Berechtigungen:

• Für externe Konten: Wenn diese Option aktiviert ist, können Benutzer eine Ansicht ihres Kontoinhalts für Benutzer in Acrobat Sign-Konten freigeben.
  • Die Freigabe für ein externes Konto stellt eine schreibgeschützte Beziehung her.
• Für interne Konten: Wenn diese Option aktiviert ist, können Benutzer ihren Inhalt für andere Benutzer in ihrem (also im selben) Acrobat Sign-Konto freigeben.
  • Die Aktivierung der Freigabe für interne Konten bietet zwei zusätzliche Optionen:
    • Senden: Ermöglicht der Partei, für die Inhalte freigegeben wurden, neue Vereinbarungen im Namen der freigebenden Partei zu senden..
      • Aus dem Verlauf und dem Audit-Protokoll geht eindeutig hervor, dass die Vereinbarung von der Partei, für die Inhalte freigegeben wurden, im Namen der freigebenden Partei gesendet wurden.
      • Die freigebende Partei ist verantwortlich für die Vereinbarung und verwaltet sie so, als hätte sie sie selbst gesendet.
    • Vorhandene Transaktionen ändern: Ermöglicht der Partei, für die Inhalte freigegeben wurden, die Änderung von Vereinbarungen, die gerade bearbeitet werden.