Die Funktion „Kontofreigabe“ ist für die Small Business-, Business- und Enterprise-Abovarianten verfügbar.
Bei Adobe Acrobat Sign werden standardmäßig die Inhalte eines Benutzers vor dem Zugriff durch alle anderen Benutzer geschützt, die nicht explizit eingeladen wurden, diese Inhalt anzuzeigen oder damit zu interagieren.
Vereinbarungen schließen alle Empfänger implizit ein. Bibliothekselemente werden explizit in den Vorlageneigenschaften freigegeben.
In den meisten Organisationen gibt es jedoch Rollen, bei denen Transaktionen ohne direkte Beteiligung des Beobachters beaufsichtigt werden müssen, oder es gibt Gruppen von Mitarbeitern, die generell Kenntnis von allen Transaktionen in der Gruppe haben müssen.
Die Benutzerinhaltsfreigabe ermöglicht Benutzern oder Gruppen, ihre Inhalte für andere Benutzer oder Gruppen freizugeben.
Es sind zwei Arten der Benutzerinhaltsfreigabe verfügbar:
Die erweiterte Freigabe ist derzeit nur für Konten auf Enterprise-Ebene verfügbar. Administratoren, die die erweiterte Freigabe aktivieren möchten, müssen sich zwecks Konvertierung ihres Kontos an ihren Success Manager wenden.
Wenn ein Konto einmal für die erweiterte Freigabe konvertiert wurde, kann die einfache Freigabe nicht wiederhergestellt werden. Dieser Prozess funktioniert nur in einer Richtung.
Die einfache Freigabe ist für alle Small Business-, Business- und Enterprise-Pakete verfügbar.
Die erweiterte Freigabe ist nur für Enterprise-Kunden verfügbar.
Acrobat Pro für Teams und alle Einzelbenutzer-Abos unterstützen nicht die gemeinsame Nutzung des Benutzerkontos.
Benutzer mit dem einfachen Freigabemodell können ihre Freigaben unter „Persönliche Voreinstellungen“ erstellen, überprüfen und stornieren. Das Erlebnis ist für alle Benutzer (einschließlich Administratoren) gleich.
Es gibt zwei getrennte Seiten, eine für eingehende Freigaben (andere Konten anzeigen) und eine für ausgehende Freigaben (mein Konto freigeben):
Benutzer fordern Freigaben an, indem sie auf das Pluszeichen klicken und die E-Mail-Adresse des Benutzers eingeben, der ihnen die Freigabe einrichten soll.
Nachdem die Freigabe angefordert wurde, weist sie den Status „Ausstehend“ auf, bis der angefragte Benutzer die Anforderung annimmt oder ablehnt.
Wenn ein Konto für die erweiterte Freigabe konvertiert wird, werden nicht mehr zwei getrennten Seiten auf der Benutzeroberfläche angezeigt, sondern nur noch eine Seite mit Registerkarten und dem Titel Freigabestatus:
Die beiden Registerkarten stimmen mit den beiden Seiten überein, die für das einfache Freigabemodell verwendet werden:
Benutzer erstellen Freigaben, indem Sie auf das Pluszeichen klicken. Daraufhin wird ein Popup-Fenster angezeigt, in dem sie entweder eine E-Mail-Adresse eingeben oder Benutzer oder Gruppen aus einer Liste der aktuellen Kontobenutzer und Gruppenobjekte auswählen können.
Nach der Festlegung der Benutzer/Gruppen für die Freigabe, kann der Antragsteller dann die Berechtigungen festlegen, die für die Freigabe gelten sollen (Senden und/oder Ändern):
Kontoadministratoren sind berechtigt, ohne Zustimmung eine vollständige Freigabe zwischen ihrem Benutzer und einem beliebigen anderen Benutzer innerhalb des Acrobat Sign-Kontos zu erstellen.
Gruppenadministratoren sind berechtigt, ohne Zustimmung eine vollständige Freigabe zwischen ihrem Benutzer und einem beliebigen anderen Benutzer innerhalb der Gruppe zu erstellen.
Gruppenadministratoren, die versuchen, eine Freigabe mit einem Benutzer oder einer Gruppe außerhalb ihrer Gruppe einzurichten, erstellen eine Freigabe mit dem Status „Ausstehend“. Der andere Benutzer muss die Freigabeanforderung ausdrücklich genehmigen (annehmen), bevor die Freigabe erstellt werden kann.
Benutzer ohne Administratorrechte können eine Freigabe anfordern (basierend auf den konfigurierten Einstellungen), die solange im Status „Ausstehend“ verbleibt, bis die andere Partei die Freigabeanforderung annimmt oder ablehnt.
Administratoren können (nach der Regelung für die erweiterte Freigabe) die Gruppe freigeben, für die sie der Administrator sind, und die Freigaben verwalten, die mit der Gruppe (nicht mit deren Benutzern) verknüpft sind.
Gruppenfreigaben funktionieren im Ablauf genauso wie Benutzerfreigaben, nur dass die Gruppe ein größerer Container ist und der Benutzer bei einer Gruppenfreigabe Zugriff auf den gesamten Inhalt aller Benutzer in dieser Gruppe erhält.
Wenn ein Benutzer aus der Gruppe entfernt wird, wird der Inhalt des betreffenden Benutzers aus der Gruppe entfernt und ist damit nicht mehr sichtbar.
So greifen Sie als Gruppenadministrator auf die Freigabe auf Gruppenebene zu:
Eine Gruppe kann für sich selbst freigegeben werden, sodass alle Benutzer die Inhalte aller anderen Benutzer in der Gruppe voll einsehen können, ohne dass individuelle Freigaben definiert werden müssen.
Kontoadministratoren können die Freigaben für alle Gruppen im Konto verwalten und vollständige Freigaben zwischen Gruppen ohne Zustimmung durch einen anderen Benutzer einrichten.
So greifen Sie als Kontoadministrator auf die Gruppenfreigabe zu:
Wenn das Gruppenmenü geladen wird, klicken Sie auf Freigabestatus.
Ersteller einer Freigabe im Status „Ausstehend“ können die Freigabeanforderung erneut an den Zielbenutzer senden, indem sie die folgenden Schritte ausführen:
Wenn ein Benutzer eine Freigabe anfordert, erhält der Zielbenutzer (bzw. im Fall von Gruppen der Gruppenadministrator) eine E-Mail mit einem Link, über den er die Freigabe annehmen kann:
Alternativ dazu können Benutzer eine Anforderung in der Anwendung annehmen oder ablehnen, indem sie die folgenden Schritte ausführen:
Bei beiden Freigabemodellen kann jede Seite eine Freigabe jederzeit rückgängig machen. Hierfür sind folgende Schritte erforderlich:
Die Berechtigungen für eine zwischen Benutzern oder Gruppen erstellte Freigabe können wie folgt geändert werden:
Zwischen dem Ändern der Freigabeberechtigungen und dem Erkennen der Auswirkungen dieser Änderungen liegt eine Verzögerung von 30 Minuten.
Der für den Benutzer freigegebene Inhalt wird auf der Registerkarte Verwalten angezeigt.
In der oberen linken Ecke der Verwaltungsseite sehen Sie einen Dropdown-Pfeil neben Ihre Vereinbarungen.
Die Seite wird aktualisiert und zeigt nun die Seite Verwalten des ausgewählten Benutzers/der ausgewählten Gruppe an:
Mit den Filtern auf der linken Leiste (In Bearbeitung, Abgeschlossen, Webformulare) wird der Inhalt genauso für die Anzeige gefiltert wie Ihr eigener Inhalt.
Die erweiterte Freigabe ermöglicht einem Benutzer, Dokumente und Felder von Vereinbarungen eines freigegebenen Kontos zu ändern (solange die Berechtigung für die Vereinbarung besteht).
So ändern Sie eine Vereinbarung:
Die erweiterte Freigabe ermöglicht einem Benutzer, eine Vereinbarung im Namen eines freigegebenen Benutzers zu senden.
Diese Vereinbarung gehört dem freigegebenen Konto, als ob der Eigentümer des Kontos sie gesendet hätte.
Nur der Verlauf und das Audit-Protokoll weisen darauf hin, dass die Vereinbarung über das freigegebene Konto von einem anderen Benutzer gesendet wurde.
So senden Sie eine Vereinbarung von einem freigegebenen Konto:
Die Seite wird aktualisiert und zeigt nun eine eingeschränkte Oberfläche an.
Ein Banner am oberen Rand der Seite bedeutet, dass Sie sich in einem freigegebenen Konto befinden und gibt den Benutzer dieses Kontos an.
Auf der rechten Seite des Banners befindet sich ein Link, über den Sie wieder zu Ihrem Konto wechseln können.
Im Aktivitätsprotokoll der Vereinbarung wird eindeutig angegeben, dass die Vereinbarung im Namen des Benutzers gesendet wurde:
Die Optionen zur Verwaltung der Benutzerfreigabe finden Sie unter Kontoeinstellungen > Sicherheitseinstellungen > Kontofreigabe.
Mit den Optionen für die einfache Freigabe wird festgelegt, ob die Freigabe zulässig ist und mit welcher Methode die Freigabe gestartet wird:
Die erweiterte Freigabe ermöglicht zusätzliche Berechtigungen:
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