Invio di accordi con Invia in modalità collettiva


Invia in modalità collettiva utilizzando un file CSV per importare i destinatari e i relativi dati

Puoi usare un file CSV per importare gli indirizzi e-mail dei destinatari e unire i dati personali nei campi del documento per ciascun destinatario. Puoi inoltre personalizzare il messaggio e-mail che viene inviato a ciascun firmatario con la richiesta di firmare il documento.

L'estensione .CSV significa “Valore delimitato da virgole”; i file Excel possono essere salvati in questo formato.

Nota:

Questo video mostra come installare e utilizzare un file .CSV in una transazione Invia in modalità collettiva. Mostra inoltre come tenere traccia dello stato di tutti i documenti inviati nella transazione Invia in modalità collettiva


Impostazione del file .CSV

Prima di installare il file .CSV, è necessario conoscere i nomi dei campi presenti nel documento. Esiste un altro modo per eseguire tale operazione a seconda di come sono stati aggiunti i campi al documento:

  • Se il documento è stato creato con tag (testo o PDF), utilizza il nome del campo definito nel tag. Ad esempio, in {{Address1_es_:signer1}} il nome del campo è Address1.
  • Se hai utilizzato l'ambiente di trascinamento, modifica il documento e fai doppio clic sul campo. Il nome del campo viene visualizzato nella parte superiore della finestra Proprietà.

Una volta individuati i nomi dei campi presenti nel documento, apri il file di esempio presente nella pagina di Invia in modalità collettiva o crea un file Excel.

Nota:
  • Il file .CSV deve includere almeno due indirizzi e-mail univoci.
  • L’indirizzo e-mail del mittente non può essere incluso nel file .CSV.
  • Il numero di transazioni che possono essere generate utilizzando il metodo Invia in modalità collettiva è limitato in base al livello di servizio:
    • I clienti di livello Enterprise e Business possono generare fino a 300 transazioni
    • I clienti Acrobat Pro con firma elettronica avanzata per team e Adobe Acrobat Sign Professional possono generare fino a 50 transazioni
    • Acrobat Pro con firma elettronica avanzata può generare fino a 50 transazioni
    • Le versioni di prova per team possono generare fino a cinque transazioni
    • Le versioni di prova aziendali possono generare fino a tre transazioni
  1. La prima riga contiene i nomi dei campi e i tag di informazioni. Inserisci i nomi dei campi personalizzati aggiunti nell'intestazione della colonna.

    I tag di informazioni sono:

    _es_signer_email (obbligatorio): indirizzo e-mail del firmatario

    _es_signer_name (opzionale): nome del firmatario usato nella firma

    _es_signer_fullname (opzionale): nome del firmatario visualizzato nel documento

    _es_signer_company (opzionale): azienda del firmatario

    _es_signer_title (opzionale): titolo del firmatario

    _es_agreement_message (opzionale): messaggio incluso nell'e-mail inviata al firmatario.

    Gli altri nomi utilizzati (Telefono e CAP) indicano i campi personalizzati aggiunti al documento.

    Tag di informazioni in CSV

  2. La riga successiva viene compilata con informazioni specifiche per i firmatari. Nell'esempio seguente sono stati impostati i campi relativi a indirizzo e-mail, nome completo, nome dell'azienda, titolo, messaggio personalizzato e ad altre informazioni per i campi personalizzati.

    Informazioni firmatario compilate

  3. Infine, salva il file in formato CSV (delimitato da virgole) (*.csv) sul tuo sistema locale.

    • I clienti che utilizzano caratteri a doppio byte devono salvare il file CSV nel formato CSV UTF-8 (delimitato da virgole) (*.csv).
    Salvataggio di file CSV sul sistema locale


Invio mediante file .CSV

  1. Una volta creato il file .CSV, fai clic su Invia in modalità collettiva nella pagina Home.

    Invia Mega Sign dalla pagina Home

  2. Nella pagina di invio per Invia in modalità collettiva, fai clic sul collegamento Importa destinatari e unisci campi dal file per utilizzare il file .CSV per l’invio.

    Importa destinatari e unisci campi dal file

  3. Fai clic su Carica.

    Carica

  4. Individua e allega il file CSV che desideri utilizzare.

  5. Configura le altre opzioni in base alle tue esigenze:

    • Verifica identità: imposta questa opzione per applicare un metodo di autenticazione a due fattori.
    • Devo firmare per: seleziona questa casella se, in qualità di mittente, devi controfirmare i documenti.
    • Nome accordo: il nome dell’accordo visualizzato nella pagina Gestisci.
    • Messaggio: messaggio globale incluso nell’e-mail “Invito a firmare” (se con il file .csv non viene importato esplicitamente alcun altro messaggio).
    • Lingua: lingua da usare nell’e-mail e nelle istruzioni visualizzate sullo schermo.
    • Impostare una data di scadenza per questo documento (facoltativo): definisce un numero di giorni in cui l’accordo rimane valido prima della scadenza automatica.
    • Imposta la password per aprire il PDF firmato (facoltativo): specifica se il documento firmato deve essere protetto con una password.
    • Visualizza in anteprima, posiziona firma o aggiungi campi: consente al mittente di inserire i campi sul modello.

    Al termine, fai clic su Avanti.

    Seleziona le opzioni e invia

    Nota:

    Un accordo per invio in modalità collettiva lasciato in stato Precompilato o Bozza scadrà automaticamente 24 ore dopo la creazione.

Aggiunta della scadenza automatica dei documenti

La scadenza automatica dei documenti consente la configurazione a livello di account e gruppo. La scadenza può essere definita per un limite di tempo predefinito, con un’impostazione opzionale che consente al mittente di modificare il valore predefinito.

La scadenza del documento viene misurata in giorni interi (incrementi di 24 ore) a partire dalla creazione dell’accordo. Ad esempio, se configuri un accordo per la scadenza entro 3 giorni, l’accordo scade esattamente 72 ore dopo l’invio dell’accordo (se non viene completato).

Ogni destinatario deve completare il processo di firma prima della scadenza. Qualsiasi singolo accordo non completato prima della scadenza scadrà in automatico.

Impostare una data di scadenza

Nota:

L’amministratore dell’account o del gruppo può configurare la scadenza del documento in modo che venga ignorata se i destinatari rimanenti sono interni (controfirmatari).

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