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Salvare tutti i documenti completati in Google Drive

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Creare un flusso Power Automate che salva automaticamente una copia di tutti gli accordi Completati relativi a un utente in una cartella Google Drive designata.

Panoramica

Questo modello automatizza la procedura di salvataggio degli accordi firmati dal servizio Adobe Acrobat Sign in un file Google Drive a tua scelta. Ogni volta che viene completato un ciclo di firma dell’accordo in Acrobat Sign, il flusso recupera il PDF del documento firmato, crea un nuovo file in Google Drive e lo salva nella posizione specificata in Google Drive.

Un accordo è considerato completato quando tutti i destinatari definiti dall’accordo completano le attività designate (firmare, approvare, compilare il modulo, ecc.) per l’accordo.

Esempi di utilizzo

  • Genera moduli di consenso del paziente in merito alle informazioni sul vaccino, le procedure chirurgiche, le informazioni sulle allergie, le autorizzazioni assicurative, il salvataggio delle fatture mediche, ecc.
  • Genera moduli di iscrizione degli studenti, moduli di iscrizione ai corsi ed estensioni dei contratti per moduli di iscrizione a lavori all’interno del campus, club o partecipanti alla ricerca.
  • Genera una conferma per la consegna e la ricezione della spedizione, tiene traccia dei livelli di inventario e conferma il controllo qualità.

Prerequisiti

  • Richiede un account Google Drive online valido.
  • Prima di eseguire il flusso, è necessario che la cartella di destinazione per i PDF firmati sia esistente in Google Drive.

Abilitare il flusso

  1. Passa a Flussi di lavoro > Power Automate > Crea flusso di lavoro.

    Passaggi dello spostamento alla pagina Crea flusso di lavoro di Power Automate.

  2. Sulla pagina Cosa desideri automatizzare?, digita Google nella barra di ricerca.

  3. Seleziona il flusso di lavoro che desideri abilitare.

    La pagina Crea flusso di lavoro che mostra i risultati della ricerca e il pulsante Avvia evidenziato

  4. Viene caricata la pagina Crea un flusso che mostra:

    • Il nome del flusso modificabile Si tratta dello stesso nome del modello originale, che può essere modificato.
    • I Connettori necessari per il completamento del flusso.
      • Un Connettore è un wrapper per il codice API, che fornisce un’interfaccia intuitiva per raccogliere le informazioni necessarie per autenticare ogni servizio necessario e personalizzare il flusso per le esigenze di un utente specifico. È necessario stabilire prima la connessione autenticata. Nel passaggio successivo ti viene richiesto di fornire tutte le informazioni chieste dal connettore.
      • Per autenticare un Connettore, seleziona i tre punti accanto al simbolo Connettore. Si aprirà un pannello di autenticazione per il servizio (applicazione) in cui è possibile immettere le credenziali dell’utente.
        Una volta completata l’autenticazione, viene stabilita una connessione permanente tra il servizio e Power Automate.
        Un segno di spunta verde accanto ai tre punti indica l’esistenza di una connessione autenticata.

    Autentica ogni Connettore nella sezione Accedi.

  5. Quando tutti i Connettori sono autenticati, seleziona Avanti.

    Power Automate tra Acrobat Sign e Google Drive con il pannello di autenticazione esposto

  6. La pagina viene aggiornata per mostrare i campi obbligatori dai Connettori.

    Questo flusso richiede:

    • Percorso cartella Google Drive: la cartella di destinazione dei PDF firmati. Esempio: /Events/Attachments
    • Nome file Google Drive: gli elementi dell’accordo possono essere aggiunti al campo Nome file per creare il nome del file quando viene salvato in Google Drive. Ad esempio, i valori Nome accordo e Data evento (la data di creazione del PDF) possono essere aggiunti per generare un nome di file univoco contenente tali valori. In questo esempio, se il Nome accordo è “Test” e la Data evento è 12-06-2023 (nel formato GG-MM-AAAA), il file verrà salvato come “Test_12-06-2023.pdf” su Google Drive.
    La pagina Crea un flusso che mostra i campi necessari per configurare i Connettori.

    Selezionando Modifica in modalità avanzata, viene aperta la vista dettagliata dei connettori e di tutti i campi disponibili che possono essere utilizzati per ottimizzare il flusso.

    Solo gli utenti con una conoscenza approfondita di Power Automate possono tentare la modifica avanzata.

    Visualizzazione modifica avanzata che mostra tutti i connettori

  7. Quando sono stati forniti tutti i valori dei campi obbligatori, seleziona Crea flusso.

    La creazione del flusso potrebbe richiedere alcuni secondi.  Al termine, viene visualizzata la pagina di gestione del flusso. 

    Pagina di gestione del flusso.

    Nota:

    I flussi vengono creati con uno stato “abilitato”. Se non desideri che il flusso sia attivo, seleziona Disattiva nella barra superiore delle azioni.

Utilizzare il modello

Questo modello viene attivato da un evento (quando lo stato di un accordo viene aggiornato a “completato”).

Se configurato e abilitato correttamente, il flusso viene eseguito automaticamente ogni volta che si verifica l’evento trigger. Non è richiesta alcuna ulteriore interazione.

Il flusso continuerà a essere eseguito fino alla disattivazione, a condizione che l’account Power Automate della clientela disponga di transazioni disponibili (tramite i diritti inclusi dell’integrazione o il volume acquistato direttamente da Microsoft).

Verificare il modello

Dopo aver fornito i dettagli richiesti nel modello di flusso, assicurati di selezionare Crea flusso per poterlo utilizzare. Una volta abilitato il flusso, potrai eseguire il test.

  1. Controlla la cartella di Google Drive per verificare che l’accordo firmato sia stato aggiunto.

Risoluzione degli errori comuni

  • Dopo che l’accordo sul flusso di lavoro è stato completato, a volte il flusso non viene attivato..

    In questi casi, verifica se sono presenti errori di trigger (con messaggi) mostrati nella pagina dei dettagli e correggili.

  • Configurazione del connettore: a volte, quando è presente più di un account Google Drive, la sessione corrente può essere connessa con un account diverso. 

    Di conseguenza, il file non sarà disponibile nell’account effettivo.

    In questi casi, assicurati di aver effettuato l’accesso all’account appropriato.

  • Se il percorso della cartella non è corretto, potrebbero verificarsi errori di flusso.

    Ad esempio, /Apps/TestFiles/ genera un errore se TestFiles o Apps non esiste.

    È sempre più sicuro scegliere/passare al percorso disponibile del menu a discesa.

  • Autorizzazioni: assicurati che Adobe Acrobat Sign disponga delle autorizzazioni corrette per accedere alla cartella di Google Drive.

    In caso contrario, non sarà possibile salvare il documento nella posizione indicata.

    In genere, un segno di spunta verde sul lato destro di un connettore è uno degli indicatori validi per la corretta configurazione del connettore. Qualsiasi errore verrà visualizzato con un punto esclamativo. Fai clic su di esso per ulteriori informazioni.

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