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Salvare i documenti del modulo web completati nella libreria di SharePoint

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Creare un flusso Power Automate che salva automaticamente una copia di tutti i moduli web Completati in una cartella SharePoint designata.

Panoramica

Questo modello automatizza la procedura di salvataggio degli accordi firmati generati da moduli Web in un file SharePoint a tua scelta. Ogni volta che viene completato il ciclo di firma di un modulo Web, il flusso recupera il PDF del documento firmato, crea un nuovo file in SharePoint e salva il PDF nella posizione specificata in SharePoint.

Un modulo Web è considerato completato quando tutti i destinatari definiti dall’accordo completano le attività designate (firmare, approvare, compilare il modulo, ecc.). per il modulo Web.

Esempi di utilizzo

  • Produzione: consente di salvare i sondaggi completati dalla clientela in modo che il team del servizio clienti possa tenere traccia del feedback e utilizzarlo per migliorare i prodotti e i servizi dell’azienda.
  • Università: consente di salvare i sondaggi completati dagli studenti in modo che l’università possa lavorare sul miglioramento delle strutture, riorganizzare la facoltà, ecc.
  • Salute: consente di salvare il sondaggio completato dai pazienti in modo che le cliniche e i centri medici possano migliorare i loro servizi.

Prerequisiti

  • Richiede un account SharePoint online valido.
  • Prima di eseguire il flusso, è necessario che cartella di destinazione dei PDF firmati sia esistente in SharePoint.

Abilitare il flusso

  1. Passa a Flussi di lavoro > Power Automate > Crea flusso di lavoro.

    Passaggi dello spostamento alla pagina Crea flusso di lavoro di Power Automate.

  2. Sulla pagina Cosa desideri automatizzare?, digita SharePoint nella barra di ricerca.

  3. Seleziona Avvia sul flusso di lavoro che desideri abilitare.

    La pagina Crea flusso di lavoro che mostra i risultati della ricerca e il pulsante Avvia evidenziato

  4. Viene caricata la pagina Crea un flusso che mostra:

    • Il nome del flusso modificabile. Si tratta dello stesso nome del modello originale, che può essere modificato.
    • I Connettori necessari per il completamento del flusso.
      • Un Connettore è un wrapper per il codice API, che fornisce un’interfaccia intuitiva per raccogliere le informazioni necessarie per autenticare ogni servizio necessario e personalizzare il flusso per le esigenze di un utente specifico. È necessario stabilire prima la connessione autenticata. Nel passaggio successivo ti viene richiesto di fornire tutte le informazioni chieste dal connettore.
      • Per autenticare un Connettore, seleziona i tre punti accanto al Connettore. Si aprirà un pannello di autenticazione per il servizio (applicazione) in cui è possibile immettere le credenziali dell’utente.
        Una volta completata l’autenticazione, viene stabilita una connessione permanente tra il servizio e Power Automate.
        Un segno di spunta verde accanto ai tre punti indica la presenza di una connessione autenticata.

    Autentica ogni Connettore sotto la sezione Accedi.

  5. Seleziona Avanti quando tutti i Connettori sono stati autenticati.

    Power Automate tra Acrobat Sign e SharePoint con il pannello di autenticazione esposto

  6. La pagina viene aggiornata per mostrare i campi obbligatori dai Connettori.

    Questo flusso richiede:

    • Nome/ID modulo Web Acrobat Sign: elenco a discesa dei moduli Web disponibili per l’utente che ha eseguito l’autenticazione in Acrobat Sign. Seleziona il modulo Web dall’elenco a discesa
    • Indirizzo del sito SharePoint: l’URL del sito SharePoint. Esempio:https://example.com/sites/sitename
    • Percorso della cartella di SharePoint: percorso del file per la cartella di destinazione in cui salvare gli accordi

     

    La pagina Crea un flusso che mostra i campi necessari per configurare i Connettori.

    Selezionando Modifica in modalità avanzata, viene aperta la vista dettagliata dei connettori e di tutti i campi disponibili da utilizzare per ottimizzare il flusso.

    Solo gli utenti con una conoscenza approfondita di Power Automate possono tentare la modifica avanzata.

    Visualizzazione modifica avanzata che mostra tre connettori

  7. Quando sono stati forniti tutti i valori di campo obbligatori, seleziona Crea flusso.

    La creazione del flusso potrebbe richiedere alcuni secondi. Al termine, viene visualizzata la pagina di gestione del flusso. 

    Pagina di gestione del flusso.

    Nota:

    I flussi vengono creati con uno stato “abilitato”. Se non desideri che il flusso sia attivo, seleziona Disattiva nella barra superiore delle azioni.

Utilizzare il modello

Questo modello viene attivato da un evento (quando lo stato di un accordo per modulo Web viene aggiornato “Completato”).

Se configurato e abilitato correttamente, il flusso viene eseguito automaticamente ogni volta che si verifica l’evento trigger. Non è richiesta alcuna ulteriore interazione.

Il flusso continuerà a essere eseguito fino alla disattivazione, a condizione che l’account Power Automate della clientela disponga di transazioni disponibili (tramite i diritti inclusi dell’integrazione o il volume acquistato direttamente da Microsoft).

Verificare il modello

Dopo aver fornito i dettagli richiesti nel modello di flusso, assicurati di selezionare Crea flusso per poterlo utilizzare. Una volta abilitato il flusso, potrai eseguire il test.

  1. Controlla la cartella SharePoint per verificare che l’accordo firmato sia stato aggiunto.

Risoluzione degli errori comuni

  • Dopo che l’accordo del flusso di lavoro è stato completato, a volte il flusso non viene attivato..

    In questi casi, verifica se sono presenti errori di trigger (con messaggi) mostrati nella pagina dei dettagli e correggili.

  • Configurazione del connettore: a volte, in presenza di più account SharePoint, la sessione corrente può essere associata a un account diverso. 

    Di conseguenza, il file non sarà disponibile nell’account effettivo. In questi casi, assicurati di aver effettuato l’accesso all’account appropriato.

  • Se il percorso della cartella non è corretto, potrebbero verificarsi errori di flusso.

    Ad esempio, /Apps/TestFiles/ genera un errore se TestFiles o Apps non esiste.

    È sempre più sicuro scegliere o passare a un percorso tra quelli disponibili nel menu a discesa.

  • Autorizzazioni: assicurati che Adobe Acrobat Sign disponga delle autorizzazioni corrette per accedere alla cartella di SharePoint. In caso contrario, non sarà possibile salvare il documento nella posizione indicata.

    In genere, un segno di spunta verde sul lato destro di un connettore è uno degli indicatori validi per la corretta configurazione del connettore. Qualsiasi errore verrà visualizzato con un punto esclamativo. Fai clic su di esso per ulteriori informazioni.

  • Se il modulo Web che stai cercando non è elencato nel campo modulo Web 

    Per ristabilire la connessione Acrobat Sign, seleziona i tre punti accanto al connettore Acrobat Sign e scegli il ruolo utente corrente nella finestra a comparsa (Amministratore, Amministratore gruppo o Utente).

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