Panoramica
A livello di account o di gruppo è possibile consentire ai destinatari di rifiutare un accordo e, in tal caso, appositi strumenti permettono di chiudere il ciclo di feedback sul motivo per cui si rifiuta un accordo.
La possibilità di consentire il rifiuto e di raccogliere motivi personalizzati è disponibile per tutti i livelli di servizio.
La possibilità di definire un proprio elenco di motivi e di esporre il pulsante di rifiuto nel banner piè di pagina è invece riservata al livello di servizio Enterprise.
Come utilizzare questa funzione
Quando per un gruppo o un account vengono abilitate le funzioni relative al rifiuto degli accordi, l’opzione Rifiuta di firmare viene inserita nel menu Opzioni della pagina per la firma:
Se un destinatario sceglie di rifiutare la propria azione, viene visualizzato un elenco di motivi predefiniti e/o un’opzione per immettere un proprio motivo personalizzato per il rifiuto (a seconda della configurazione della funzione):
Una volta rifiutato l’accordo, questo viene annullato e chi lo aveva avviato riceve una notifica.
Voci in Attività e Report di audit
Il rifiuto di un accordo viene registrato come azione nel record della transazione in due punti:
- nel record Attività dell’accordo;
- nel Report di audit derivato dalla transazione.
Il commento immesso per motivare il rifiuto è esposto solo nell’elenco Attività, e non viene incluso nel Report di audit.
Recuperare i motivi di rifiuto
Il motivo del rifiuto di un accordo può essere esaminato sull’accordo stesso nella sezione Attività (come descritto in precedenza) oppure eseguendo un report in cui è incluso l’accordo rifiutato.
Le colonne Motivo rifiuto destinatario sono riportate dopo i dati dei singoli destinatari:
Opzioni di configurazione
I clienti Individual, Business e Small Business possono abilitare l’opzione di rifiuto e richiedere che venga fornito un motivo personalizzato.
- Poiché per questi livelli di servizio non è disponibile un elenco di motivi, viene acquisito il motivo personalizzato immesso dal destinatario.
Per il livello di servizio Enterprise, il set di funzioni Motivi del rifiuto include cinque opzioni configurabili.
- Consenti ai firmatari di rifiutare è l’opzione di attivazione principale. Quando viene abilitata è possibile accedere a quattro opzioni.
Consenti ai firmatari di rifiutare
Quando si abilita questa impostazione di primo livello, per la maggior parte dei ruoli dei destinatari viene inserita l’opzione di rifiutare l’accordo, che comporterà l’annullamento dello stesso.
- I destinatari a cui è stato assegnato il ruolo Destinatario certificato sono esplicitamente esclusi e l’opzione per consentire loro di rifiutare deve essere configurata in modo discreto dal team Success o Support.
Accettatori: abilita il pulsante Rifiuta
Quando questa opzione è attivata, i destinatari con il ruolo Accettatore visualizzano un pulsante Rifiuta/Accetta impostato nel piè di pagina della pagina per la firma elettronica.
- L’opzione Rifiuta di firmare è anche inclusa nel menu Opzioni.
Richiedi ai firmatari di fornire un motivo
Quando l’opzione Richiedi ai firmatari di fornire un motivo è attivata, ai firmatari viene presentato un elenco di motivi per il rifiuto:
I motivi per rifiutare sono configurati dall’amministratore dell’account o del gruppo. Deve essere definito almeno un motivo; in caso contrario viene generato un errore:
Per creare un nuovo motivo di rifiuto, fai clic sull’icona più (+) per visualizzare la finestra in sovrapposizione Crea:
Per definire un motivo di rifiuto sono necessari tre elementi:
- Nome del motivo di rifiuto di firmare: nome assegnato al record del motivo.
- Consente di ordinare i motivi, che possono essere disponibili per più lingue.
- Testo per motivo di rifiuto di firmare: questo è il testo effettivo inserito nel campo del record Attività e nel report.
- Il testo del motivo ha una lunghezza massima di 255 caratteri.
- Questo testo sarà visibile al destinatario nella finestra di selezione del motivo.
- Lingua: verranno presentati solo i motivi con una lingua che corrisponde alla lingua dell’ambiente del firmatario. Se invii degli accordi in lingua francese, verranno segnalati come disponibili solo i motivi per la lingua francese.
- Se il firmatario usa una lingua per la quale non esiste un motivo predefinito, verrà accettato un motivo personalizzato.
Una volta configurato il motivo, fai clic su Salva.
Il motivo diventa subito disponibile per tutti i firmatari.
Per modificare o eliminare un motivo dall’elenco, fai un solo clic sul motivo per selezionarlo.
In alto a sinistra nella stessa sezione vengono visualizzate le opzioni Modifica ed Elimina:
Consenti ai firmatari di fornire un motivo personalizzato
Quando si abilita la funzione di motivo personalizzato, il destinatario può immettere manualmente un proprio motivo:
Visualizza elenco combinato di motivi di rifiuto da account e gruppo
L’opzione per combinare insieme i motivi di rifiuto a livello di account e di gruppo è disponibile solo per la configurazione a livello di gruppo.
Questa opzione consente di creare un insieme di motivi di rifiuto globale a livello di account e quindi di aggiungervi motivi specifici a livello di gruppo, per le esigenze associate ai contenuti generati da quel dato gruppo.
Aspetti da considerare
Il ruolo Destinatario certificato viene esplicitamente omesso dal set di controlli Motivo del rifiuto. I clienti che devono consentire ai Destinatari certificati di rifiutare un accordo devono richiederne l’attivazione rivolgendosi al proprio contatto presso il team Success o Support.
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