Copiare e modificare un modello condiviso

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Adobe Sign Guida utente

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Prodotti interessati: Adobe Sign

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La libreria dei modelli di Adobe Sign contiene tre documenti fiscali degli Stati Uniti come esempi di come i moduli possono essere creati. Sono pienamente validi e funzionali all'utilizzo, ma non sono modificabili dagli utenti poiché sono condivisi da tutti gli account. Questo articolo descrive come salvare il modello Adobe Sign nella libreria personale: potrai quindi modificare i campi secondo le tue esigenze e distribuire il documento nel tuo account locale. Questa procedura si basa sui modelli per campi modulo, pertanto è applicabile solo ai piani di livello Team, Business ed Enterprise.


Panoramica

Creare una copia di un modello della libreria richiede circa 2-3 minuti e ti fornirà una versione del documento che è completamente sotto il tuo controllo.

Prima di avviare la procedura indicata di seguito, è consigliabile ottenere una versione PDF del modulo IRS da replicare dal sito Web IRS.gov.  Il governo modifica questi moduli periodicamente, verifica quindi di disporre della versione più recente.

Una volta ottenuto un PDF del modulo, la procedura consiste in due semplici passaggi:

  • Copiare il modello inviando un accordo
  • Aggiornare le proprietà del modello per rendere il documento disponibile ad altri (facoltativo)

Inoltre, in fondo a questo articolo, sono indicati i passaggi per caricare una nuova versione del modulo base e applicare la sovrapposizione del campo su di esso.

Attenzione:

Per gli account che utilizzano API è necessario ricordare che ogni modello contiene un valore documentID diverso, pertanto se replichi un modello in uso dalla libreria di Adobe Sign, dovrai aggiornare il valore documentID nelle chiamate API per poter utilizzare la nuova copia.


Copiare il modello

Per copiare il modello, è necessario inviare un accordo, utilizzando il modello di Adobe Sign esistente, tramite l'ambiente di creazione e salvandone una copia durante il processo.

  1. Vai alla pagina Invia di Adobe Sign e inizia un accordo

  2. Configura l'accordo per due destinatari.

    • Non è necessario che questi destinatari siano validi poiché l'accordo non deve essere firmato, soltanto copiato
    • L'accordo verrà inviato, pertanto è consigliabile l'utilizzo di un indirizzo e-mail noto come "buco nero" 
      • ad esempio: noreply@myDomain.dom

    Nota:

    Vengono definiti due destinatari perché il modello che si sta copiando identifica i campi per due destinatari. Se configuri l'accordo per un solo destinatario, importerai solo i campi del primo destinatario.

  3. Allega il modello di Adobe Sign che desideri copiare.

    • Gestisci un solo modello per volta
    • Nell'esempio seguente viene utilizzato il modello I -9, ma tutti i modelli funzionano allo stesso modo

  4. Seleziona la casella Anteprima e aggiungi campi firma, quindi fai clic su Avanti

    • L'ambiente di creazione si apre e il modulo viene visualizzato
    1send_page_configured

  5. Con l'ambiente di creazione aperto:

    • Seleziona la casella Salva in libreria documenti
    • Fai clic sul pulsante Invia
    2authoring_page

  6. Viene visualizzata una finestra in cui si chiede di assegnare un nome al nuovo modello che viene salvato nella libreria personale dei documenti.

    • È possibile mantenere lo stesso nome o rinominarlo secondo le esigenze
    • Dopo aver impostato il nome del modello, fai clic sul pulsante Salva e invia
    3Rename

  7. Una volta fatto clic sul pulsante Salva e invia, il documento viene salvato come documento della libreria personale.

    • L'accordo viene inoltre inviato per la firma, cosa che non dovrebbe creare alcun impatto se hai definito indirizzi e-mail "sicuri"
    4sent_agreement


Aggiornare le proprietà del modello

Una copia del modulo è ora presente nella libreria personale, ma se altri utenti devono utilizzarla, è necessario espandere l'ambito di accesso

  1. Fai clic sul collegamento Gestisci nella parte superiore della finestra per visualizzare la pagina Gestisci

    Nella pagina di gestione si troveranno due nuove voci:

    • L'accordo simulato inviato nella sezione Inviato per firma
    • Il modello di documento nella sezione Modelli libreria

    Nota:

    A questo punto si consiglia di annullare ed eliminare l'accordo simulato utilizzato per copiare il modello

  2. Fai clic sul collegamento Modifica modello per il documento.

    • Si apre l’ambiente di creazione.
    Modifica il modello nella pagina Gestisci.

  3. Una volta che l'ambiente di creazione è aperto, espandi la sezione Proprietà modello in alto a destra nella finestra.

    Qui potrai:

    • Rinominare il modello
    • Modificare il TIPO MODELLO (si consiglia di selezionare Entrambi)
    • Modificare l'ambito di accesso per il tuo gruppo (CHI PUÒ USARLO) o per l'intera organizzazione, in base alle esigenze
    6template_properties

  4. Fai clic su Salva per salvare le proprietà del modello modificate.

    • Si apre una pagina con il messaggio "operazione completata correttamente" che indica che il modello è stato salvato correttamente.
    7Success

Congratulazioni!  Il modello di Adobe Sign è stato copiato correttamente nell'account personale.


Creare una versione di documento diversa utilizzando la sovrapposizione del campo esistente

Per i clienti che desiderano caricare una nuova versione di un modulo (dal momento che cambiano con regolarità), è possibile creare rapidamente un nuovo modello di documento e applicare la sovrapposizione archiviata del modello esistente.

Sono necessari due passaggi:

  • Caricare il nuovo modulo
  • Applicare la sovrapposizione del campo

Per eseguire questa operazione, è necessario disporre di una copia della versione del documento a cui desideri applicare la sovrapposizione del campo.  Nel caso di documenti IRS, è possibile ottenerli dal sito Web IRS.gov.

Inoltre, è necessario essere il proprietario del modello che desideri utilizzare come sovrapposizione del campo per il nuovo modulo.


Caricare il modulo

  1. Accedi alla pagina Home di Adobe Sign.

  2. Fai clic sul pulsante Crea un modello da riutilizzare.

    • Si apre la pagina Crea un modello Libreria.
    Creare un modello da riutilizzare

  3. Con la pagina Crea un modello Libreria aperta:

    • Inserisci un Nome modello per il nuovo modello
      • Idealmente qualcosa che identifichi in modo univoco il modello. Il nome può essere modificato in un secondo momento
    • Carica il nuovo file sui cui si basa il nuovo modello di documento
    • Fai clic sul pulsante Anteprima e aggiungi campi
      • Si apre l’ambiente di creazione.
    9create_new_template


Applica la sovrapposizione del campo

  1. Una volta che l'ambiente di creazione si è aperto:

    • Fai clic sull'elenco a discesa Modelli per campi nell'angolo in alto a sinistra della finestra
    • Seleziona il modello da applicare
    10select_field_template

  2. Con il modello selezionato, fai clic sul pulsante Applica

    11apply_tempalte

     

    Il documento verrà elaborato per un breve periodo mentre viene applicata la sovrapposizione del campo.

    Al termine, il modulo viene aggiornato e i campi applicati verranno visualizzati

    12applied_template

  3. Se la struttura della pagina è molto simile (come lo sono di solito i moduli IRS) il posizionamento del campo viene allineato molto accuratamente.  

    Tuttavia, è comunque opportuno dedicare un paio di minuti a controllare il modello per verificare che i campi siano allineati come si desidera.

    A questo punto è opportuno regolare i campi e le relative proprietà come si desidera per rispondere meglio alle proprie aspettative.

    Quando le impostazioni ti soddisfano, fai clic sul pulsante Salva nell'angolo inferiore destro per salvare il modello di documento.

    13Completed second form

     

    Dopo avere salvato il documento, il nuovo modello verrà visualizzato nella sezione Modelli della pagina Gestisci.

    Modelli nella pagina Gestisci

  4. Prova il documento internamente per controllare che tutto funzioni come previsto.

    Quando sei certo che il modulo è corretto:

    • Modifica il nuovo modello nella pagina Gestisci
    • Imposta il Nome modello finale da visualizzare
    • Modifica le Proprietà modello per consentire l'accesso al tuo gruppo/organizzazione

    Nota:

    Facoltativamente, cambia l'ambito di accesso di Proprietà modello del modulo precedente in Solo io, conservandolo al sicuro nel caso sia necessario ripristinare il modello originale