Non è raro che il mittente di un accordo sia il contatto principale per un processo di firma/documento di un cliente. Ciò significa che spesso è necessario accedere alle informazioni fornite dal cliente nel documento.

Il gruppo di controlli Raccogli i dati modulo con gli accordi fornisce all’agente mittente:

l’opzione per visualizzare in tempo reale i dati nel campo immessi dai destinatari mentre compilano il modulo. Questo può essere utile se il firmatario comunica con il destinatario per aiutarlo ad aggiungere le informazioni corrette in ogni campo.
Un report CSV del contenuto di tutti i campi una volta completato l’accordo. Utile se i mittenti sono tenuti a raccogliere e comunicare i dati derivati dagli accordi inviati.

Nota:

I controlli per la raccolta dei dati del modulo garantiscono l’accesso ai dati del campo solo al mittente di un accordo. Nessun altro partecipante all'accordo ha a disposizione queste opzioni.

Disponibilità:

I controlli per raccogliere i dati dei campi del modulo ed esporli al mittente sono disponibili per i Piani di licenza di Acrobat Sign Solutions.

Ambito di configurazione:

La funzione può essere attivata a livello di account e di gruppo.

Come utilizzare questa funzionalità

Sono disponibili due controlli:

Allega un CSV con i dati del modulo all’e-mail dell’accordo firmato del mittente: questa impostazione deve essere configurata solo a livello di gruppo per stabilire se il mittente riceve o meno il file allegato CSV. Il mittente non ha bisogno (né è consentito) di interagire direttamente con l’opzione per allegare il file CSV.
I mittenti possono visualizzare i dati dei campi del modulo mentre i destinatari li compilano: questa è una visualizzazione dinamica dei soli campi di un documento e del contenuto che il destinatario corrente ha aggiunto a essi. Il mittente può accedere a questa vista dalla pagina Gestisci e osservare il contenuto di ogni campo compilato.

Accedi ad Acrobat Sign come mittente.
Passa alla pagina Gestisci e seleziona l’accordo in questione.

Viene aperto il pannello Azioni sul lato destro dell’elenco dell’accordo.
Sotto l’elenco delle azioni si trova l’elenco dei destinatari.

Ogni destinatario che ha aggiunto un contenuto ai campi dell’accordo visualizza un’icona a destra del record destinatario.
- Se non è visibile alcuna icona, il destinatario non ha ancora inserito alcuna informazione nel campo.
- Se è presente solo l’icona a forma di matita, il destinatario sta inserendo le informazioni nei campi.
- Se accanto all’icona a forma di matita è presente l’icona di un segno di spunta, il destinatario ha completato l’interazione con l’accordo
Seleziona il destinatario che desideri rivedere.

Nota:

La visualizzazione dei dati del campo diventa disponibile dopo che il destinatario ha inserito il primo valore nel modulo. Fino ad allora il pulsante Visualizza avanzamento (e l’icona) è nascosto.
Ciò non significa che il destinatario non abbia letto l’accordo, ma solo che non ha aggiunto alcun contenuto al campo.

I campi firma e correlati alla firma (ad esempio, titolo, azienda, nome, e-mail e data della firma) non sono considerati campi modulo in questo contesto e, pertanto, non vengono visualizzati; se sono presenti solo i campi correlati alla firma, il pulsante e l’icona Visualizza avanzamento non verranno mostrati.
Seleziona il pulsante Visualizza avanzamento o Visualizza dati modulo.

Si apre una sovrapposizione che mostra un elenco scorrevole di campi con il nome del campo del modulo a sinistra e il valore del campo corrente a destra:

Nota:

Il destinatario non può interagire con il contenuto del campo né modificarlo. Questa è una visualizzazione di sola lettura dei valori dei campi.
Al termine, seleziona OK per chiudere la sovrapposizione.

Best practice

Prima di abilitare questi controlli, devi essere consapevole del tipo di informazioni che stai raccogliendo sugli accordi e capire se esporre queste informazioni ai mittenti dell’accordo sia una buona norma. Se stai raccogliendo informazioni private o sulla fatturazione, potrebbe non essere una buona norma divulgare tali informazioni ai mittenti.

Attenzione:

Il contenuto del campo esposto ai mittenti non è mascherato, anche se il campo è designato per mascherare il contenuto. Si tratta di un metodo per inviare il contenuto del campo non mascherato all’utente interno (mittente) che potrebbe aver bisogno di tali informazioni.

Configurazione

Per rivedere e modificare i controlli della funzione:

Accedi come amministratore, passa alla scheda Impostazioni dell’account e seleziona la scheda del sottomenu Impostazioni generali.

Menu di amministrazione “Impostazioni generali” con le impostazioni “Raccogli dati modulo per accordi” evidenziate.

Le opzioni configurabili sono:

Se abilitata, il file CSV viene allegato insieme alla copia PDF dell’accordo firmato e al report di audit (se l’account è configurato per includere questi documenti).

Esempio di e-mail finale con il file CSV allegato ed evidenziato.

Se l’impostazione non è abilitata, il CSV contenente i dati del campo non verrà allegato all’e-mail finale.

Se abilitata, il mittente può visualizzare tutti i dati immessi dai destinatari nei dettagli del destinatario nella pagina Gestisci.

Non sono incluse informazioni specifiche sulla firma, come la firma effettiva, la data della firma, ecc. Se, quindi, gli unici campi presenti nel documento sono i campi firma, il pulsante e l’icona Visualizza avanzamento non vengono mostrati.

Esempio di record del destinatario in cui sono evidenziati l’icona e il pulsante Visualizza avanzamento.

Se questa impostazione è disabilitata, il mittente non avrà accesso ai dati del campo dal record del destinatario.

Nota:

L’opzione per visualizzare i dati del campo del destinatario dalla pagina Gestisci è dinamica, ovvero se modifichi e salvi l’impostazione, il nuovo valore viene applicato a tutti gli accordi esistenti.
(Questo si applica solo agli accordi creati dopo il 17 settembre 2024)

Aspetti da considerare

Se questi controlli sono abilitati, i valori dei campi mascherati non lo saranno per il mittente.
L’opzione Visualizza dati modulo rimane disponibile dopo il completamento dell’accordo:

Elenco dei destinatari di un accordo completato con le icone Visualizza dati modulo evidenziate

Gli accordi annullati o scaduti non conservano i dati dei campi.
I campi firma e correlati alla firma non sono considerati “campi modulo” in questo contesto. Non saranno quindi presenti nell’elenco dei campi e, di conseguenza, il pulsante o l’icona Visualizza avanzamento non verranno visualizzati.
Se un destinatario viene sostituito nel flusso di firma, per il destinatario sostituito non verrà visualizzato alcun avanzamento, poiché i dati dei campi relativi andranno persi nel momento in cui vengono sostituiti. Se invece viene aggiunto un nuovo destinatario come firmatario alternativo, l’avanzamento del destinatario originale resterà comunque visibile.

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