Generare più accordi in modalità collettiva utilizzando un modulo CSV

Accedi come un utente che ha accesso alla funzione Invia in modalità collettiva abilitata nel gruppo principale, quindi passa alla pagina Home.

Seleziona la sezione Invia in modalità collettiva.

Se la sezione non è presente, significa che la funzione Invia in modalità collettiva non è abilitata nel gruppo principale dell’utente.

Se viene generato un errore di tipo accesso insufficiente, il gruppo principale dell’utente non è configurato per consentire l’accesso a Invia in modalità collettiva, ma l’utente è membro di un gruppo dotato di accesso.

Una volta che è stata caricata l’interfaccia Invia in modalità collettiva:

1. Seleziona il gruppo da cui inviare gli accordi. Se il selettore di gruppi non è interattivo, puoi accedere a un solo gruppo. Il gruppo definisce:
   • i modelli disponibili per la transazione;
   • le opzioni di firma e i requisiti;
   • la protezione applicata agli accordi.
2. Seleziona il file da utilizzare come documento di base per l’accordo. È possibile selezionare un file da:
   • Computer. La selezione di un file dal computer fa avanzare immediatamente il processo di configurazione. Se devi utilizzare più file, puoi selezionarne altri non appena la pagina sarà stata aggiornata.
   • Libreria di modelli. Dalla libreria di modelli è possibile selezionare più file mediante le relative apposite caselle nell’elenco. Una volta selezionati tutti i file, seleziona il pulsante Conferma per aggiungerli alla transazione. La libreria di modelli presenta due schede: 
     • Modelli. Questo è un elenco di tutti i modelli a disposizione dell’utente tramite la libreria di modelli del gruppo.
     • Modelli recenti. Qui sono elencati gli ultimi modelli utilizzati nella libreria di modelli del gruppo.

A. Invia da (selettore gruppo) - Quando l’utente è iscritto a più gruppi, l’elenco a discesa Invia da consente al mittente di selezionare il gruppo da cui verranno inviati gli accordi secondari. Se l’utente è iscritto solo a un gruppo, il campo è inattivo e visualizzato in grigio.

B. Nome accordo: il Nome accordo fornito viene applicato come valore predefinito a tutti gli accordi secondari. Se non viene fornito un Nome accordo in modo esplicito, viene immesso automaticamente il nome del primo file caricato.
È possibile fornire nomi univoci per accordo utilizzando il file CSV per assegnare un nome agli accordi. L’uso di un nome accordo significativo e univoco facilita la produzione di report ed esportazioni di dati per la transazione Invia in modalità collettiva.

C. Aggiungi file - Uno o più file caricati per fornire la base per l’accordo. Se si aggiungono più file, vengono tutti concatenati in un unico file PDF che potrà essere rivisto dal destinatario. L’ordine in cui i file sono elencati (dall’alto verso il basso) nell’interfaccia rappresenta fedelmente l’ordine in cui i file vengono concatenati nel PDF.

D. Impostazioni accordo: gruppo di impostazioni applicabili alle transazioni secondarie esterne all’accordo stesso. Questi valori vengono applicati come predefiniti a tutti gli accordi secondari.
Ognuna di queste impostazioni può essere definita in modo esplicito per ogni accordo secondario nel file CSV e, se definita, sostituirà i valori predefiniti.

• Scadenza di completamento - Data di scadenza automatica degli accordi secondari.
• Frequenza promemoria - I promemoria vengono inviati ciclicamente al destinatario attivo.
• Password - Definisce la password necessaria per visualizzare il PDF finale. Questa password è incorporata nel PDF e non è osservabile nel sistema Acrobat Sign.
• Lingua - Definisce la lingua utilizzata nell’e-mail e nell’ambiente del destinatario.

Step text

La pagina si aggiorna per mostrare i dettagli dell’accordo.

Sono disponibili tre sezioni da rivedere e modificare in base alle esigenze:

• File dell’accordo: i file o i modelli selezionati sono già allegati. Per allegare altri file, fai clic sul pulsante Scegli altri file e aggiungi i file dal computer locale o dalla libreria dei modelli.
  • I file possono essere aggiunti da entrambe le origini in base alle esigenze.
  • I file selezionati dal sistema locale possono essere aggiunti uno alla volta. È possibile selezionare più modelli.
    
• Nome accordo : il nome dell’accordo viene visualizzato nella riga dell’oggetto dell’e-mail del destinatario e in modo ben visibile nella pagina Gestisci. 
  • Il nome predefinito dell’accordo viene importato dal primo file allegato.
  • Il nome dell’accordo può essere modificato facendo clic nel campo e digitando il testo desiderato.
• Messaggio : il campo del messaggio contiene il messaggio predefinito che viene inserito nel corpo del messaggio e-mail per tutti i destinatari. Per modificare il campo del messaggio, fai clic nel campo e inizia a digitare il testo desiderato.

Verifica o configura la Scadenza completamento.

A seconda della natura degli accordi, è possibile stabilire una scadenza per l’accordo. 
Se utilizzata:

• La durata predefinita degli accordi è stabilita a livello di gruppo. Se devi modificare frequentemente questo valore, parla con il tuo amministratore per verificare se sia possibile cambiare l’impostazione predefinita. 
• Il mittente può modificare questa scadenza durante la composizione dell’accordo (se le impostazioni del gruppo lo consentono).
• Le scadenze possono essere modificate nella pagina Gestisci da parte del mittente originale (se le impostazioni del gruppo lo consentono).
  
• I firmatari interni possono essere esclusi dall’annullamento della scadenza (se le impostazioni del gruppo lo consentono).
  
• L’accordo scade automaticamente una volta superata la scadenza e non può più essere firmato o completato. È necessario creare un nuovo accordo.

Per modificare la Scadenza completamento seleziona l’icona di modifica Impostazioni accordo e scegli una nuova scadenza dal calendario.

Verifica o modifica la Frequenza promemoria.

La frequenza dei promemoria definisce il ciclo in cui i promemoria vengono inviati tramite e-mail agli attuali destinatari attivi dell’accordo. 

• L’iterazione predefinita dei promemoria è definita nelle impostazioni del gruppo.
• È possibile configurare un messaggio di promemoria predefinito nelle impostazioni del gruppo.
• Il promemoria predefinito può essere modificato durante la composizione dell’accordo (se consentito dalle impostazioni del gruppo).
• I promemoria che vengono attivati ogni giorno hanno un ciclo di vita di 10 giorni. Tutti gli altri promemoria hanno un ciclo di vita di 60 giorni. La durata dei promemoria non può essere modificata.
• Le e-mail di promemoria vengono inviate alla stessa ora del giorno in cui viene inizialmente inviato l’accordo. 
• Dopo l’invio dell’accordo, i promemoria possono essere modificati nella pagina Gestisci.
• I destinatari ricevono una notifica solo quando sono i partecipanti attivi nell’accordo. Non ricevono una notifica né prima né dopo (ad eccezione della notifica finale contenente il PDF dell’accordo completato).

Puoi modificare la Frequenza promemoria selezionando l’icona di modifica delle Impostazioni accordo e scegliendo una nuova frequenza dal menu a discesa.

Aggiungi una password per visualizzare il PDF finale.

La password immessa in questo campo serve esclusivamente per visualizzare il PDF.

• La password per visualizzare il PDF finale dell’accordo può essere configurata come campo obbligatorio, facoltativo o negato nelle impostazioni del gruppo.
  
• La sicurezza della password (numero di caratteri e complessità) è definita nelle impostazioni del gruppo.
• Non è possibile stabilire un valore predefinito per la password. Il valore deve essere fornito dal mittente durante la composizione dell’accordo.
• Quando viene aggiunta, questa password è incorporata nel PDF come parametro di sicurezza e non può essere rimossa senza la password.
• La password non viene memorizzata in alcun punto del sistema Acrobat Sign e non può essere recuperata dal supporto tecnico.

Per impostare la protezione tramite password durante la visualizzazione del PDF dell’accordo, seleziona l’icona di modifica delle Impostazioni accordo e digita una password nel campo.

Configura Protezione del contenuto (se disponibile).

La protezione del contenuto installa la protezione per visualizzare l’accordo dopo che è stato completato. Per la sua visualizzazione, l’accordo deve utilizzare lo stesso metodo di autenticazione configurato per la firma iniziale.

Verifica o seleziona una nuova lingua di localizzazione per l’e-mail del destinatario.

Il valore Lingua indica la localizzazione di tutti gli elementi del modello Acrobat Sign, come etichette e istruzioni, nell’e-mail del destinatario e nella pagina di firma elettronica.

• La localizzazione predefinita è stabilita nelle impostazioni del gruppo. 
• Il valore predefinito può essere modificato (se le impostazioni del gruppo lo consentono).
• La lingua di localizzazione è un’impostazione distinta dalle impostazioni dell’interfaccia utente. È possibile che la lingua dell’interfaccia utente del gruppo sia impostata su inglese (US) e che la lingua predefinita del gruppo per la firma sia impostata su giapponese.

Puoi modificare la Lingua del destinatario selezionando l’icona di modifica delle Impostazioni accordo e scegliendo una nuova lingua dal menu a discesa.

Una volta configurati tutti i dettagli e le impostazioni dell’accordo, seleziona il pulsante Aggiungi destinatari nella parte inferiore della pagina.

Configura la sezione Aggiungi destinatari.

A. Collegamento Elenco destinatari in modalità collettiva - Collegamento con cui definire se l’opzione di input del destinatario è impostata su Manuale o Importa CSV.

• Quando il collegamento riporta la dicitura Importa CSV, significa che l’utente sta configurando l’esperienza di input Manuale.
• Quando il collegamento riporta la dicitura Immetti manualmente i destinatari, significa che l’utente sta configurando l’esperienza Importa CSV.

Poiché questo documento descrive come utilizzare il processo CSV, seleziona il collegamento in modo che venga visualizzato Immetti i destinatari manualmente.

B. File CSV: seleziona il pulsante Scegli file per accedere al file CSV configurato per questa transazione.

C. Scarica modello CSV: scarica un esempio di come è possibile configurare il file CSV.

D. Aggiungi Cc: aggiungi gli indirizzi e-mail di tutte le parti in Cc. La parte in Cc riceverà e-mail relative a tutti gli accordi secondari.

Correggi tutti gli errori segnalati.

Il file CSV richiede che i valori forniti siano conformi al modulo previsto quando si definiscono i valori di sistema (come localizzazione e ruoli). In caso di errori nelle righe del file CSV, viene visualizzato un collegamento rosso che indica il numero di errori.

1. Seleziona il collegamento per ottenere un rapporto completo delle righe in cui si sono verificati problemi e la relativa risoluzione.
2. Modifica il file CSV per correggere gli errori.
3. Ricarica il file CSV riparato.

Una volta configurato il modello Invia in modalità collettiva e aggiunti tutti i destinatari, seleziona Invia ora.

Acrobat Sign avvia immediatamente un processo batch per generare gli accordi secondari e avvisare i destinatari.

Se si seleziona il modello principale sulla pagina Gestisci, è possibile che venga visualizzato uno stato di elaborazione nel riepilogo Accordi durante la generazione degli accordi.