Gli amministratori account possono creare flussi di lavoro per l’intero account oppure per gruppi specifici al suo interno.
Gli amministratori di gruppo possono creare flussi di lavoro per i gruppi sui quali hanno autorità amministrativa.
Se viene concesso l’accesso a livello di utente, tutti gli utenti possono creare i propri flussi di lavoro personali e, facoltativamente, condividerli con un gruppo di cui sono membri.

È possibile accedere ai flussi di lavoro selezionando la scheda Flussi di lavoro nella barra di navigazione superiore.

Viene presentato un elenco di tutti i flussi di lavoro esistenti a cui l’utente può accedere.
Seleziona Crea flusso di lavoro per iniziare a configurarne uno nuovo.

Una volta aperto il flusso di lavoro, viene visualizzata la barra dell’intestazione Progettazione flussi di lavoro con un punto colorato e il nome del flusso di lavoro sul lato sinistro (ad esempio, Nuovo flusso di lavoro). Il punto accanto al nome del flusso di lavoro indica se il flusso di lavoro è una bozza/non attivo (punto grigio) o attivo (punto verde).

Sul lato destro della barra sono presenti i controlli del flusso di lavoro:

Clona flusso di lavoro : consente di creare un clone del flusso di lavoro esistente con un nuovo nome.
Elimina flusso di lavoro : il flusso di lavoro viene eliminato dalla vista dell‘account.
Chiudi : chiude il flusso di lavoro. Ti verrà richiesto se sono presenti modifiche non salvate.
Salva: salva tutte le modifiche apportate al flusso di lavoro.
Attiva/disattiva: fai clic per attivare (o disattivare) il flusso di lavoro.
- Se Attivato, il flusso di lavoro viene visualizzato con uno stato Attivo nell’elenco dei flussi di lavoro ed è disponibile per l’utente/gruppo/organizzazione (a seconda della configurazione dell’ambito).
- Se Disattivato, il flusso di lavoro viene visualizzato in stato Bozza ed è accessibile per il proprietario o l’amministratore.

Barra di intestazione di Progettazione flussi di lavoro

La creazione di un flusso di lavoro consiste nel definire le informazioni seguenti:

Informazioni flusso di lavoro: definisci il flusso di lavoro stesso, assegnandogli un nome, fornendo le istruzioni personalizzate per i mittenti che lo utilizzano e assegnando le autorizzazioni per poterlo usare.
Informazioni accordo: definisci e personalizza le Progettazione flussi di lavoro che vengono visualizzate nella pagina Invio.
Destinatari: crea un indirizzamento aggiungendo i destinatari (firmatari e approvatori) nell'ordine di firma necessario.
E-mail: specifica le e-mail dei vari partecipanti a cui inviare i documenti nei vari passaggi della procedura della firma.
Documenti: specifica i documenti da includere nel flusso di lavoro
Campi di inserimento mittente: definisci i campi che i mittenti possono utilizzare per inserire le informazioni quando inviano l'accordo. Le informazioni sul mittente vengono inserite nell'accordo prima di inviarlo ai firmatari e agli approvatori.

I campi obbligatori sono contrassegnati da un asterisco rosso.

Nota:

Le impostazioni e le proprietà definite in un flusso di lavoro personalizzato hanno precedenza rispetto alle impostazioni a livello di gruppo o account. Questo vale per qualsiasi elemento configurabile del flusso di lavoro.

Ad esempio, se l’impostazione a livello di gruppo per la scadenza del documento è di cinque giorni e il modello del flusso di lavoro definisce una scadenza di completamento di tre giorni, l’accordo scadrà entro tre giorni.

Progettazione flussi di lavoro viene aperto e viene visualizzato il riquadro Informazioni flusso di lavoro:
Nella pagina Informazioni flusso di lavoro, inserisci le seguenti informazioni:
- Nome flusso di lavoro: immetti il nome per il flusso di lavoro. Questo nome è visualizzato nel banner Progettazione flussi di lavoro, nell’elenco a discesa Usa un flusso di lavoro nella pagina Home e nella parte superiore della pagina di invio quando il flusso di lavoro viene utilizzato per inviare un accordo.
- Istruzioni per il mittente: immetti le istruzioni per utilizzare il flusso di lavoro. Queste istruzioni vengono visualizzate nella parte superiore della pagina di invio quando il flusso di lavoro è utilizzato per inviare un accordo.
Nota:

È possibile aggiungere le istruzioni con i tag HTML. È possibile utilizzare i seguenti tag html e i loro attributi nella sezione delle istruzioni: , , , , , <ul>, <ol>, <li>, <img src=”fully qualified path”> e <a href=”fully qualified path”>.

Se vuoi utilizzare i percorsi src o href, è necessario autorizzarli esplicitamente. Invia gli URL al team Assistenza clienti.
- Chi può utilizzare questo flusso di lavoro?: specifica chi può utilizzare il flusso di lavoro. Le opzioni disponibili sono:
 
 Solo io: il flusso di lavoro è disponibile solamente per l’autore.
 
 L‘opzione “Solo io” è disponibile solo quando l’accesso ai flussi di lavoro personalizzati è concesso a tutti gli utenti.
 
 Gli utenti che hanno accesso a più gruppi possono selezionare a quale gruppo rendere disponibile il flusso di lavoro.
 
 Gruppo selezionato: un campo a discesa che visualizza tutti i gruppi a cui l‘autore ha accesso.
 
 Quando l‘opzione Utenti in più gruppi è abilitata per l’account, gli utenti possono creare flussi di lavoro per qualsiasi gruppo a cui appartengono.
 
 I flussi di lavoro possono essere associati a un solo gruppo. Il selettore dei gruppi sulla pagina Invia è stato rimosso.
 
 Se più gruppi richiedono l’accesso al flusso di lavoro, completa la verifica del flusso di lavoro, quindi clona una copia del flusso di lavoro per ciascun gruppo che necessita l’accesso.
 
 Quando è selezionato un solo gruppo, qualsiasi utente che fa parte di tale gruppo ha accesso al flusso di lavoro.
 
 Se l’accesso al flusso di lavoro personalizzato è concesso a tutti gli utenti, gli altri utenti avranno la possibilità di clonare l’accordo e creare la propria versione del flusso di lavoro.
 
 Gli amministratori a livello di gruppo possono modificare qualsiasi flusso di lavoro condiviso con il gruppo su cui hanno autorità amministrativa. (Gli amministratori a livello di account possono inoltre modificare il flusso di lavoro condiviso con i gruppi, in quanto dispongono dell’autorità su tutti i gruppi.)
 
 Qualsiasi utente nella mia organizzazione: tutti gli utenti all‘interno dell‘account Acrobat Sign possono utilizzare il flusso di lavoro.
 
 I flussi di lavoro a livello di account possono essere inviati da qualsiasi gruppo di cui il mittente è membro.
 
 Gli amministratori a livello di account possono modificare qualsiasi flusso di lavoro condiviso a livello di organizzazione.
Di seguito è riportato un esempio delle Informazioni flusso di lavoro:

Fai clic su Informazioni accordo nella barra a sinistra.

Nota:

Nota che alcune etichette dei campi sono modificabili, come indicato dall’icona a forma di matita .

Selezionando l’icona a forma di matita potrai inserire un’etichetta personalizzata che viene visualizzata sulla pagina Invia quando il flusso di lavoro viene utilizzato per creare un accordo. Ciò consente di rinominare i campi per utilizzare la terminologia interna con cui gli utenti possono essere più a loro agio. Le etichette personalizzate hanno un limite di 100 caratteri.

Per ripristinare l’etichetta originale, seleziona l’icona Ripristina .

Ad esempio, Nome accordo può essere rinominato come Nome contratto:
Definisci le informazioni dell’accordo che devono essere popolate sulla pagina Invia:
- Nome accordo: inserisci il nome dell'accordo. Questo nome è visualizzato sulla pagina Invia quando viene utilizzato il flusso di lavoro per inviare un accordo e nell‘intestazione dell‘e-mail di richiesta “Firma/Approva”.
- Messaggio: inserisci un messaggio per i destinatari. Questo messaggio viene visualizzato sulla pagina Invia quando il flusso di lavoro viene utilizzato per inviare un accordo.
- Cc: se necessario, immetti l’indirizzo e-mail per le parti in Cc. Gli indirizzi e-mail devono essere separati da una virgola o da un punto e virgola
  
  Minima: specifica il numero minimo di indirizzi e-mail che possono essere importati in cc.
  
  Massima: specifica il numero massimo di indirizzi e-mail che possono essere importati in cc.
  
  Modificabile: seleziona questa opzione per consentire ai mittenti di modificare gli indirizzi cc del flusso di lavoro nella pagina di invio.
- Lingua del destinatario: il mittente può utilizzare questo campo per specificare la lingua per il destinatario. Questa impostazione definisce se il selettore della lingua nella pagina di invio viene visualizzato o meno e, in caso affermativo, quale lingua predefinita debba mostrare.
  
  Se si sceglie Non mostrare il selettore della lingua, viene usata la lingua destinatario predefinita definita a livello di account o di gruppo.
- Opzioni di invio
  
  Imposta la password per aprire il PDF scaricato: seleziona questa opzione per consentire al mittente di specificare una password per un PDF scaricato.
  
  Obbligatorio: seleziona questa opzione per richiedere sempre una password per il PDF scaricato. Se questa opzione viene impostata, i mittenti non possono disattivarla nella pagina di invio e devono fornire una password.
  
  Scadenza per il completamento: seleziona questa opzione per consentire la specifica di una scadenza di completamento nella pagina di invio.
  
  giorni utili per completare l’accordo: seleziona il numero di giorni predefinito entro i quali i destinatari devono completare la procedura di firma. Il numero di giorni specificato è sempre modificabile sulla pagina Invia.
  
  Consenti authoring dei documenti prima dell'invio: abilita questa opzione per consentire ai mittenti di modificare i campi modulo del documento nell‘ambiente di authoring utilizzando l‘opzione Anteprima e aggiungi campi firma nella pagina Invia.
  
  Abilita authoring per impostazione predefinita: abilita questa opzione per attivare automaticamente l‘opzione Anteprima e aggiungi campi firma nella pagina Invia.
Di seguito è riportato un esempio delle Informazioni accordo:

Fai clic su Destinatari nella barra a sinistra per accedere alla sezione Indirizzamento destinatari
Nella sezione Indirizzamento destinatari puoi specificare i destinatari e l’ordine di indirizzamento in base alle tue esigenze. Puoi creare più flussi di lavoro complessi con indirizzamento seriale, parallelo, ibrido o ibrido nidificato. Le istruzioni seguenti evidenziano la funzionalità disponibile per gli indirizzamenti dei destinatari.
- Per aggiungere un altro destinatario prima o dopo un destinatario esistente:
  
  Fai clic sull’icona Aggiungi .
  
  Seleziona il ruolo che desideri utilizzare (saranno disponibili tutti i ruoli attivati per l’account).
- Per specificare un ramo parallelo, fai clic sull'icona Aggiungi sopra un destinatario e seleziona Rami paralleli.
- Per eliminare un destinatario, passa il cursore sulla relativa e seleziona l’icona Elimina .
- Per personalizzare un destinatario, passa il cursore sulla bolla e seleziona l’icona di modifica.
Quando modifichi un destinatario puoi configurare quanto segue:
- Etichetta ricevente: personalizza l'etichetta del destinatario. Ad esempio, modifica l’etichetta del destinatario predefinita in Acquirente.
  
  Le etichette per i destinatari devono essere univoche in un flusso di lavoro.
- Destinatario: immetti l’indirizzo e-mail predefinito del destinatario.
- Aggiungi gruppo di destinatari: seleziona questo pulsante per aggiungere un gruppo di destinatari riutilizzabile dall’elenco dei gruppi di destinatari disponibili.
- Contrassegna come gruppo di destinatari: se questa opzione è selezionata, viene creato un gruppo di destinatari dagli indirizzi e-mail elencati nel campo Destinatario anziché un record e-mail destinatario standard. Il gruppo di destinatari può essere lasciato vuoto o compilato con uno o più indirizzi e-mail provenienti dal campo E-mail (delimitato da virgole).
- Il destinatario è il mittente : se questa opzione è selezionata, il mittente viene inserito come destinatario.
- Obbligatorio: attiva questa opzione se è necessaria una firma del destinatario.
- Modificabile: attiva questa opzione per consentire al mittente di aggiornare l’indirizzo e-mail di questo destinatario sulla pagina Invia.
- Aggiungi messaggio privato: seleziona questa opzione per fornire un messaggio privato per il destinatario. I messaggi privati vengono inseriti nell’e-mail del destinatario (in aggiunta al messaggio globale) e nella pagina di firma elettronica.
- Ruolo: aggiorna il ruolo del destinatario (firmatario, approvatore, compilatore, ecc.).
- Verifica identità: seleziona il tipo di verifica dell’identità richiesta per il firmatario. Sono visibili solo le opzioni che sono state abilitate.
  
  Autenticazioni a fattore singolo: nessuna (e-mail), Acrobat Sign, e-mail OTP.
  
  Autenticazioni a due fattori: telefono, autenticazione basata su conoscenza (KBA), password e documento di identità.
Assicurati di fare clic su Salva per salvare tutte le configurazioni dei destinatari.

Di seguito è riportato un esempio delle informazioni dei Destinatari e di indirizzamento in cui le etichette per entrambi i firmatari (Acquirente e Direttore vendite) e per l'approvatore (Vendite VP) sono state personalizzate.

Fai clic su E-mail nella barra a sinistra per passare alla sezione E-mail.
- Nella sezione E-mail è possibile controllare quali messaggi e-mail sono inviati durante la procedura di firma/approvazione in base a vari eventi.
- Ad esempio, puoi specificare che i messaggi e-mail di notifica vengano inviati ai destinatari e ai Cc quando un accordo viene annullato.
Seleziona le caselle di controllo degli eventi per cui desideri ricevere una notifica e-mail e Salva la configurazione.

Fai clic su Documenti nella barra a sinistra per passare alla sezione Documenti.
Nella sezione Documenti puoi configurare quanto segue:
- Titolo del documento: immetti un titolo per il documento. Questo titolo viene visualizzato nell’area Documenti della pagina Invia.
- File: fai clic sull’icona Aggiungi file per allegare un documento dalla libreria dei modelli di Acrobat Sign. Questo documento viene allegato automaticamente quando si effettua l'invio mediante questo flusso di lavoro
  
  Se non viene selezionato alcun file, il flusso di lavoro consente al mittente di fornire un file durante l'invio dell'accordo
  
  Se un documento è contrassegnato come Obbligatorio, verrà allegato automaticamente all’accordo quando si avvia il flusso di lavoro
  
  Elimina file: se alleghi il file errato, puoi fare clic sull'icona del cestino (X) accanto al nome del file per eliminarlo
- Nome del documento: immetti un nome significativo che identifica il documento per il mittente. Il nome del documento caricato della libreria viene reso predefinito, ma può essere sovrascritto
- Obbligatorio: specifica se il documento è obbligatorio
- Aggiungi documento: fai clic sul pulsante Aggiungi documento per aggiungere righe per altri documenti
  
  I titoli dei documenti devono essere univoci
- Elimina riga: fai clic sull’icona di eliminazione della riga (X) per eliminare l’intera riga
Nota:

Quando si allega un Modello Acrobat Sign a un Flusso di lavoro, gli utenti visualizzeranno solo i Modelli assegnati allo stesso gruppo del Flusso di lavoro e i Modelli assegnati all’Organizzazione (modelli a livello di account). Ciò è dovuto alla relazione (uno a uno) tra il flusso di lavoro e i gruppi. (E al fatto che i modelli a livello di account vengono ereditati da tutti i gruppi.)

Si tratta di un’esperienza diversa rispetto a quella in cui un utente con un’iscrizione a più gruppi (uno a molti) visualizza la propria libreria di modelli . Poiché l’utente ha accesso a vari gruppi, può visualizzare tutti i modelli relativi a tutti i gruppi.
Questo non è il caso di un Flusso di lavoro che è limitato nell’ambito di un solo gruppo.
Di seguito è riportato un esempio di una sezione Documenti configurata:

Fai clic su Campi di inserimento mittente nella barra a sinistra per accedere alla sezione Campi di inserimento mittente.

Questi campi sono mappati sui campi modulo definiti nei documenti allegati (sia come parte della progettazione del flusso di lavoro sia come file caricato dal mittente).

Il mittente può utilizzare questi campi per caricare il contenuto prima di inviare un accordo al destinatario.
Nel pannello Campi di inserimento mittente, fai clic su Aggiungi campo
Quindi, per ogni riga aggiunta, puoi configurare quanto segue:
- Titolo campo: immetti un titolo per il campo. Questo valore viene visualizzato sulla pagina Invia come riferimento per il mittente
- Nome campo del documento: immetti il nome del campo per un campo nel documento della libreria allegato
  
  Il nome del campo immesso qui deve corrispondere al nome campo modulo nel documento
- Valore di default: immetti un valore predefinito, se presente.
- Obbligatorio: attiva questa opzione si deve immettere un valore per questo campo prima che l'accordo venga inviato
- Modificabile: abilita questa opzione per consentire al mittente dell'accordo di modificare il valore predefinito
- Fai clic sull'icona di eliminazione della riga (X) per eliminare l'intera riga
Di seguito è riportato un esempio dei Campi di inserimento mittente:

Dopo aver configurato completamente il flusso di lavoro, seleziona Salva.

Quando è tutto pronto per distribuire il flusso di lavoro, seleziona il pulsante Attiva.

Suggerimento:

Durante la verifica del flusso di lavoro, si consiglia di impostare l’opzione Chi può utilizzare questo flusso di lavoro su Solo io.

Quando hai la certezza che tutto sia configurato correttamente, modifica l’opzione Chi può utilizzare questo flusso di lavoro al valore di produzione e Aggiorna il flusso di lavoro.

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