Gli account di servizio consentono agli utenti di un account di livello Enterprise di inviare accordi mediante un ID utente generato esplicitamente a tale scopo (anziché utilizzare il proprio ID utente personale).

Ad esempio, è possibile creare un account di servizio per inviare documenti legali. Il profilo utente può essere progettato per fornire un nome funzionale e un indirizzo e-mail che identifichi l’Ufficio legale e non un singolo mittente. Tutti gli utenti che devono inviare accordi di riservatezza (ad esempio) possono passare all’account del servizio legale e inviare i documenti sotto tale profilo, garantendo un aspetto più coerente e autorevole alla transazione. Inoltre, gli accordi di natura specifica possono essere limitati al gruppo dell’account di servizio, limitando tutti gli accordi di tipo funzionale a tale utente anziché essere distribuiti in tutta la base di utenti.

Gli account di servizio sono disponibili per i clienti Enterprise che hanno abilitato la condivisione avanzata e gestiscono i loro account tramite Adobe Admin Console.

Nota:

Il processo seguente descrive l’uso di account di servizio a cui gli utenti accedono manualmente dall’ambiente di Acrobat Sign. Le organizzazioni che desiderano abilitare l’API per inviare accordi per conto di una parte centralizzata possono consultare la Documentazione delle API per gli account tecnici.

Prerequisiti

Per abilitare un account di servizio, l’account Acrobat Sign deve:

disporre di un servizio di ETLA di livello Enterprise
gestire gli utenti mediante Adobe Admin Console;*
aver abilitato la condivisione account avanzata con le autorizzazioni di invio attivate.
- Utenti in più gruppi (vivamente consigliato).

* Nota su Adobe Admin Console

Adobe Admin Console fornisce un framework per la gestione degli utenti e l’assegnazione delle licenze. La maggior parte dei clienti ha una sola istanza di Admin Console.

Tuttavia, alcuni clienti con requisiti complessi di utenti/licenze possono avere più istanze di Admin Console, il che può creare confusione in un processo come la creazione di account di servizio, ad esempio se ne viene usata una per gestire gli utenti federati e un’altra per gestire le licenze di Acrobat Sign.

Se hai più account o in caso di dubbi, leggi quanto segue:

In presenza di più istanze di Admin Console devi assicurarti di usare la console corretta per le azioni che stai tentando di eseguire.

Per determinare se sono presenti più Admin Console:

1. Accedi ad Admin Console.

2. Nell’angolo in alto a destra della console, fai clic sul nome dell’organizzazione.

Se compare un menu a discesa con più organizzazioni, significa che disponi di più istanze di Admin Console.

Menu a discesa delle organizzazioni in Admin Console

Se disponi di una sola Admin Console, le operazioni di creazione e gestione delle licenze degli utenti si verificano nella stessa organizzazione e non devi preoccuparti di passare da una console all’altra.

Se disponi di più istanze di Admin Console, individua l’organizzazione con cui viene gestita la creazione di utenti federati e quella con cui viene gestito il provisioning delle licenze Acrobat Sign.

Le aziende con più Admin Console possono distribuire Acrobat Sign da più di una. Devi identificare l’istanza di Admin Console corretta in cui desideri stabilire l’account di servizio.

Per determinare quale deve contenere l’account di servizio, è necessario ispezionare ciascuna organizzazione.

Seleziona l’organizzazione.
Seleziona Prodotti nella barra delle opzioni in alto.
Cerca la scheda prodotto Adobe Sign - Enterprise

Ai fini di questa documentazione, la chiameremo Admin Console per licenze. Questa è l’organizzazione in cui viene creato e gestito l’account di servizio.

Le organizzazioni che utilizzano la gestione degli utenti federata devono desincronizzare la soluzione federata per creare l’account di servizio al di fuori dell’ambiente federato.

A tale scopo, è necessario ispezionare ogni organizzazione per individuare quale di esse gestisce i domini che abilitano la relazione di attendibilità federata. Più istanze di Admin Console possono Considerare attendibile a un dominio, ma solo una lo gestisce attivamente.

Seleziona l’organizzazione.
Seleziona Impostazioni nella barra delle opzioni in alto.
Seleziona Identità nella barra delle opzioni a sinistra.
Se sono presenti directory elencate con Tipo Federated ID e Stato Attendibile, fai clic sulla riga in cui si trova la directory per esporre l’organizzazione proprietaria.

L’Organizzazione proprietaria corrisponde all’istanza di Admin Console corretta per intervenire sui controlli di sincronizzazione Federated ID.

Se non disponi ancora dell’accesso, viene fornito l’e-mail dell’amministratore della console.

Se il Tipo è Federated ID e lo Stato è Attiva, fai clic sul Nome della directory per aprirne le impostazioni.

Nella pagina delle impostazioni, seleziona la scheda Sincronizzazione, che apre le informazioni di sincronizzazione IDP.

Ai fini di questa documentazione, la chiameremo Admin Console per sincronizzazione federata.

Impostazioni della directory - Scheda Sincronizzazione

Nota:

Se la scheda Sincronizzazione non viene visualizzata, l’account potrebbe avere un’istanza Global Admin Console a cui non hai accesso.

Per ottenere l’accesso, contatta gli amministratori interni per Adobe.

Le organizzazioni che

utilizzano lo strumento di sincronizzazione degli utenti (UST) per sincronizzare automaticamente gli utenti tra Adobe e Active Directory
non consentono di aggiungere o creare manualmente gli utenti in Acrobat Sign

devono creare un gruppo di “eccezione” per tutti gli ID utente dell’account di servizio. Tutti gli ID utente dell’account di servizio devono essere creati in questo gruppo esonerato in modo che non vengano disattivati e che la loro licenza non venga rimossa dalla sincronizzazione automatica degli utenti.

Il gruppo eccezione deve essere configurato come esonerato dalla sincronizzazione all’interno della configurazione UST.

Nei casi in cui Adobe ospita l’UST per conto dell’organizzazione del cliente, l’amministratore del cliente deve comunicare il Nome del gruppo al Success Manager, al Manager dell’account tecnico o al rappresentante dell’account, in modo da poter collaborare con il team Adobe Customer Solutions per garantire che questo gruppo sia esonerato dalla sincronizzazione.

Panoramica

La creazione di un account di servizio è un processo in più passaggi che richiede l’accesso a livello di amministratore ad Adobe Acrobat Console e l’autorizzazione di amministratore a livello di account in Acrobat Sign.

Per tale processo, l’amministratore deve effettuare le seguenti operazioni:

(Facoltativo) Creare un nuovo gruppo nel sistema Acrobat Sign.
- La creazione di un gruppo dedicato per l’account di servizio consente una configurazione molto ristretta delle proprietà dell’accordo che potrebbe essere troppo rigida o diversa da altre configurazioni di gruppo.
Creare un nuovo account di servizio in Adobe Admin Console.
- In questo modo viene creato un account di servizio a cui gli altri utenti possono passare (tramite la condivisione avanzata dell’account) e inviare accordi.
Condividere l’account dell’account di servizio con gli utenti e i gruppi che devono essere autorizzati a utilizzarlo.
- La condivisione dell’account di servizio con altri utenti e gruppi consente a tali utenti di passare all’account di servizio e creare nuovi accordi che verranno inviati sotto tale profilo di ID utente.

Valuta la generazione di un gruppo univoco in Acrobat Sign per l’applicazione

L’aggiunta di un account di servizio a un gruppo univoco consente alla funzione dell’account di servizio di definire i parametri di invio e firma del gruppo, nonché i flussi di lavoro, i modelli e le funzionalità di reporting disponibili.

Nell’esempio di un account di servizio progettato per le transazioni legali, il gruppo può definire il requisito di autenticazione predefinito, la data di scadenza, le parti in CC automatiche e le regole per gli allegati PDF, che probabilmente non sarebbero adatte per le transazioni di vendita.

Inoltre, la limitazione di specifici modelli libreria al gruppo dell’account del servizio garantisce che tutti gli accordi che utilizzano tale modello siano associati solo all’account di servizio e non distribuiti in tutta la base utenti.

Per creare un gruppo distinto:

Accedi ad Acrobat Sign come amministratore a livello di account.
Passa alla scheda Gruppi nel menu di amministrazione.
Fai clic sull’icona + (più) per creare un nuovo gruppo.
Immetti un nome intuitivo per il gruppo (ad esempio, il nome della funzione per la quale viene creato l’account di servizio).
Salva il gruppo.
(Facoltativo) Apri il nuovo gruppo e configura le impostazioni predefinite necessarie per il tipo di accordi da inviare.
1. Seleziona il nuovo gruppo dall’elenco dei gruppi per visualizzare la barra delle azioni nella parte superiore dell’elenco.
2. Seleziona l’azione Impostazioni gruppo per aprire la configurazione a livello di gruppo.

Nota:

Se la tua organizzazione

utilizza lo strumento User Sync Tool (UST) per sincronizzare automaticamente gli utenti tra Adobe e Active Directory
non consentendo di aggiungere o creare manualmente gli utenti in Acrobat Sign,

devi creare un gruppo di eccezioni come gruppo principale per tutti gli ID utente dell’account di servizio.

Il nome del gruppo viene aggiunto alla configurazione dello strumento UST per garantire che il processo di sincronizzazione non influisca sugli ID utente, disattivandoli o rimuovendone l’autorizzazione.

Creare il nuovo account di servizio

Nota:

Prima di creare il nuovo account di servizio, è necessario identificare un indirizzo e-mail che può essere utilizzato per le risposte e le domande in entrata dei destinatari. (ad esempio, legal_agreements@my_domain.dom)

Per creare il nuovo account di servizio:

Accedi come amministratore a Admin Console(sincronizzazione federata).
Passa a: Impostazioni → Identità

Seleziona una directory per creare il nuovo utente.
Seleziona la scheda Sincronizzazione.
Seleziona Vai alle Impostazioni
Seleziona Abilita modifica.

Quando la modifica è abilitata, Adobe Admin Console consente di modificare i dati degli utenti solo in Admin Console. Il tuo IdP non viene aggiornato con le modifiche.

Nota:

La modifica rimane abilitata solo per un’ora o finché non viene disattivata manualmente.
Accedi ad Admin Console per licenze (se lavori con più istanze di Admin Console).
Passa a: Utenti → Aggiungi utente.
Configura il nuovo account di servizio con:
- E-mail o nome utente: utilizza l’indirizzo e-mail con cui desideri acquisire le e-mail di risposta dai destinatari.
- Tipo di ID: Federated ID
- Nome/cognome: questo valore viene utilizzato nel sistema Acrobat Sign e viene riportato nel report di audit. Usa un valore che fornisca un contesto. Ad esempio: ufficio legale
- Nome utente SSO: usa lo stesso valore e-mail.
- Paese/Area geografica: seleziona il paese o l’area geografica appropriata per la tua azienda.
- Seleziona il profilo di prodotto Acrobat Sign.
- Imposta il ruolo degli utenti su Utente.
Al termine fai clic su Salva.
Accedi di nuovo ad Admin Console per sincronizzazione federata per abilitare la sincronizzazione dei dati IdP.
Torna a Impostazioni → Identità → {Directory} → Sincronizzazione → Vai alle Impostazioni.

Fai clic su Disabilita modifica per abilitare nuovamente la sincronizzazione dei dati con il tuo IdP.
Il nuovo account di servizio verrà generato automaticamente nel sistema Acrobat Sign.

Condividere l’account di servizio con i gruppi o gli utenti autorizzati a utilizzarlo

La creazione di una condivisione in un gruppo stabilisce una connessione di condivisione con tutti gli utenti del gruppo, consentendo in tal modo agli utenti del gruppo di passare all’interfaccia dell’account di servizio e creare accordi.

La condivisione diretta con un utente stabilisce una connessione solo con tale utente.

Accedi ad Acrobat Sign come amministratore dell’account.
Passa alla scheda Utenti nel menu di amministrazione.
Seleziona l’account di servizio dall’elenco degli utenti e quindi Modifica dettagli utente dalle azioni nella parte superiore dell’elenco.
Seleziona Stato condivisione nel menu della barra a sinistra.
- Assicurati che la scheda Account utente condiviso con sia selezionata.
- Seleziona l’icona + (più) per creare una nuova relazione di condivisione.
Seleziona il gruppo o l’utente con cui condividere l’account dell’account del servizio:
1. Fai clic sull’icona con le tre lineette a destra della casella di ricerca.
2. Fai clic sull’icona + (più) accanto al gruppo o all’utente per selezionarlo.
  
  I singoli utenti possono essere aggiunti espandendo un gruppo e quindi selezionando un singolo utente da tale gruppo.
3. Abilita Invio nelle opzioni Autorizzazione aggiuntiva oltre alla visualizzazione.
4. Fai clic su Salva.

Verifica il nuovo account di servizio

Per verificare che gli utenti possano accedere all’account di servizio:

Accedi a qualsiasi utente con cui l’account di servizio ha condiviso l‘account.
Seleziona il tuo nome nell’angolo in alto a destra per visualizzare il sottomenu Utenti.
Seleziona Cambia account dal menu.

Una sovrapposizione visualizza l’elenco degli account utente condivisi.Seleziona l’account di servizio e fai clic su OK.
La vista dell’utente viene aggiornata per mostrare l’interfaccia dell‘account di servizio.
- Questo può essere identificato dal banner blu.
Passa alla pagina Invia e invia un accordo a te stesso.
- I modelli assegnati direttamente al gruppo in cui si trova l’account di servizio sono disponibili per l’invio.
Il messaggio e-mail che riceverai verrà formattato correttamente per mostrare il nome e l’indirizzo e-mail dell’account di servizio.