I sigilli elettronici forniscono la stessa validità giuridica di un timbro aziendale su carta, in cui non viene trasmessa l’autenticità del singolo firmatario. La differenza principale tra un sigillo e una firma è che la firma è per singole persone fisiche, mentre il sigillo viene utilizzato da enti giuridici (aziende o organizzazioni). I sigilli elettronici possono essere applicati da più persone o sistemi sotto il controllo o la supervisione dell’ente giuridico.

La funzione di sigillo elettronico di Adobe Acrobat Sign consente alle organizzazioni di applicare sigilli elettronici utilizzando certificati digitali rilasciati all’entità giuridica allo scopo di indicare l’integrità e l’autenticità di fatture, estratti conto o altri documenti ufficiali. I sigilli possono essere posizionati utilizzando solo un elemento grafico, un blocco di testo contenente il soggetto, il motivo, la data e l’ora del sigillo o una combinazione sia del sigillo grafico che del testo.

Gli utenti a cui siano stati assegnati specifici privilegi possono applicare automaticamente un sigillo a un documento per conto della propria organizzazione, utilizzando un certificato digitale ottenuto da un fornitore di servizi fiduciari (Trust Service Provider, TSP) con l’integrazione API del Cloud Signature Consortium (CSC) mediante il flusso di autorizzazione Credenziali cliente OAuth 2.0. Al momento questa funzione è supportata dai fornitori seguenti:

Prerequisiti

Per accedere all’API e configurare il sigillo, è richiesto un account di livello Enterprise.
Ottieni i seguenti dati dal tuo fornitore di servizi fiduciari (vedi sopra per le opzioni TSP):
- client_id e client_secret OAuth 2.0: Adobe utilizza questi valori per generare un token di accesso che viene utilizzato per effettuare chiamate di firma remota al TSP. Il token di accesso viene generato con una chiamata all’endpoint oauth2/token con grant_type “client_credentials”. Per informazioni, vedi la sezione 8.3.3 di https://cloudsignatureconsortium.org/wp-content/uploads/2020/01/CSC_API_V1_1.0.4.0.pdf.
- ID credenziali: identificatore associato alle credenziali di un determinato utente per il fornitore TSP.Le credenziali sono un oggetto crittografico con dati correlati, utilizzato per supportare la firma digitale remota su Internet. Si tratta di una coppia di chiavi pubblica/privata (o “chiave di firma” in CEN EN 419 241-1 [i.5]) e di un certificato di chiave pubblica X.509 gestito da un fornitore di servizi di firma remota per conto di un utente. Le credenziali vengono utilizzate come entità a cui è associato il sigillo elettronico.
- PIN credenziali: il codice pin viene utilizzato per proteggere l’accesso a specifiche credenziali TSP.

Configurazione

Disponibilità:

I Sigilli elettronici sono disponibili per piani di licenza Enterprise.

Ambito di configurazione:

La funzione può essere attivata a livello di account e di gruppo.

I controlli per questa funzione possono essere determinati passando alla scheda Sigilli elettronici del menu di amministrazione

È necessario configurare tre impostazioni per esporre le opzioni per i sigilli elettronici nella pagina Invia dell’utente.

Consenti i sigilli elettronici come ruolo del destinatario.
Abilita l’account o il gruppo affinché i mittenti possano assegnare ai destinatari il ruolo “Appositore del sigillo elettronico”.
Autorizza gli utenti ad aggiungere i sigilli elettronici ai loro accordi, con le impostazioni a livello di account/gruppo oppure singolarmente tramite il profilo utente.

Per consentire ai mittenti di utilizzare il ruolo di appositore di sigillo elettronico, questo deve essere abilitato nel gruppo da cui verrà inviato l’accordo.

Abilita il ruolo a livello di account e consenti l’ereditarietà predefinita di questa impostazione per il gruppo.
Abilita esplicitamente il ruolo nelle impostazioni del singolo gruppo.

Per abilitare il ruolo destinatario per sigilli elettronici, passa a: Impostazioni account > Impostazioni di invio > Ruoli destinatario consentiti.

Passa ai controlli dei ruoli destinatari

Nota:

Se l’opzione per aggiungere appositori di sigilli elettronici non è abilitata per il gruppo in cui l’accordo è stato configurato, il collegamento Aggiungi sigillo elettronico non verrà visualizzato.

L’impostazione predefinita affinché gli utenti possano includere sigilli elettronici nei loro accordi può essere configurata a livello di account e di gruppo.

Per la maggior parte degli account, è consigliabile disattivare l’accesso a livello di account e attivarlo esplicitamente per i gruppi appropriati. Per gli account nei quali è stata attivata l’opzione Utenti in più gruppi, può essere utile definire specifici gruppi per gli accordi che richiedono sigilli elettronici, in modo da limitare l’accesso ai sigilli elettronici a livello di gruppo.

Le opzioni disponibili sono:

Per impostazione predefinita, chiunque nel gruppo può utilizzare i sigilli elettronici.
Per impostazione predefinita, nessuno nel gruppo può utilizzare i sigilli elettronici.

In entrambi i casi, singoli utenti possono essere configurati in modo esplicito in modo da ignorare le impostazioni a livello di gruppo. Consulta Autorizzare singoli utenti ad aggiungere sigilli elettronici, di seguito.

Passa alle impostazioni del profilo utente predefinito

Nota:

Se l’opzione per aggiungere sigilli elettronici non è abilitata per l’utente che crea l’accordo, il collegamento Aggiungi sigillo elettronico non verrà visualizzato.

Gli amministratori a livello di account possono modificare il profilo di singoli utenti in modo da autorizzarli o meno esplicitamente a includere sigilli elettronici nei loro accordi.

Tale autorizzazione viene applicata direttamente all’utente, e prevale sulle impostazioni a livello di gruppo per tutti i gruppi di cui è membro l’utente.

Si consiglia di abilitare l’autorizzazione a livello di utente solo se i sigilli elettronici saranno disabilitati per l’intero account, e se solo specifici ID utente potranno avviare accordi che richiedono i sigilli elettronici (ad esempio, flussi di lavoro basati su API o account tecnici).

Per attivare o disattivare in modo esplicito l’accesso ai sigilli elettronici:

Passa a Utenti > [singolo utente] > Modifica dettagli utente.
Seleziona o deseleziona la casella di controllo L’utente può apporre il sigillo elettronico ai documenti.
Salva il profilo utente.

Creare un nuovo sigillo elettronico

Almeno un sigillo elettronico deve essere configurato, attivo e disponibile per il gruppo da cui viene inviato l’accordo. In caso contrario, l’opzione per aggiungere il sigillo elettronico non viene visualizzata nella pagina.

Per creare un sigillo elettronico è necessario innanzitutto ottenere un certificato digitale da un TSP con un’integrazione API CSC. Consulta la sezione Prerequisiti.

Una volta ottenuto il certificato, puoi configurare il sigillo elettronico:

Passa a Impostazioni account > Sigilli elettronici.
Fai clic sull’icona del cerchio con segno più .
Viene visualizzata l’interfaccia che consente di configurare il nuovo sigillo elettronico.

Immetti i parametri del sigillo elettronico utilizzando le informazioni fornite dal tuo TSP:
- Nome: immetti un nome intuitivo per il sigillo elettronico. Questo nome viene presentato ai mittenti nella pagina Invia.
- Provider di firma cloud: seleziona il provider che ha emesso il certificato.
  
  ID client OAuth: immetti l’ID client fornito dal tuo TSP.
  
  Segreto client OAuth: immetti il segreto client fornito dal tuo TSP.
  
  ID credenziali: immetti l’ID delle credenziali fornito dal tuo TSP.
  
  PIN credenziali: immetti il PIN delle credenziali fornito dal tuo TSP.
- Motivo: fornisci un testo che identifica il motivo dell’applicazione del sigillo elettronico. Questa stringa di testo verrà visualizzata nel sigillo elettronico sul documento e nel report di audit.
- Gruppo: seleziona il gruppo per il quale sarà disponibile il sigillo elettronico.
- Aspetto grafico: affinché il sigillo sia salvato e utilizzato correttamente, è necessario attivare una o entrambe le opzioni esposte di seguito:
  
  Visualizza oggetto, motivo, data, ora e logo Acrobat: quando questa opzione è attivata, i componenti del testo del sigillo vengono applicati alla firma. Se non è abilitata, viene utilizzata solo la grafica del sigillo.
  
  Per personalizzare l’aspetto del sigillo, carica un file con la grafica desiderata: quando un’immagine viene caricata, viene applicata alla firma. Se non viene caricata alcuna immagine, viene utilizzato solo il testo.
- Visualizza e-mail: specifica l’indirizzo e-mail da associare al sigillo elettronico. Questo indirizzo e-mail verrà visualizzato nel modello e-mail come indirizzo del destinatario che deve apporre il sigillo elettronico.
Al termine, seleziona Salva.

Il sigillo elettronico configurato viene creato nello stato Attivo e visualizzato nell’elenco dei sigilli sulla pagina Sigilli elettronici.

Il sigillo elettronico è pronto per essere applicato agli accordi.