Abilitare Firme digitali per applicare una firma digitale a un accordo. Le firme digitali basate su cloud possono anche essere utilizzate come metodo di autenticazione del destinatario.

Panoramica

Le firme digitali basate su cloud supportate da fornitori di identità affidabili (IdP) forniscono una verifica solida dell’identità del destinatario. I fornitori di identità eseguono un controllo accurato su un utente prima di emettere un certificato di firma digitale e gli utenti devono autenticarsi nell’IdP prima che il certificato possa essere applicato come firma.

Acrobat Sign supporta un’ampia gamma di fornitori di firme in diversi paesi. Gli amministratori possono configurare il proprio account e gruppi per accettare le firme digitali da uno o più fornitori.

Acrobat Sign funge solo da piattaforma per la firma digitale da richiedere e fornire, senza costi aggiuntivi. Un’eccezione a questo standard è Aadhaar che può fornire firme digitali a un costo aggiuntivo. Gli account Acrobat Sign con una licenza VIP possono acquistare transazioni di identità Aadhaar tramite Adobe e monitorarne il consumo nel menu amministratore.

Disponibilità:

Le Firme digitali sono disponibili per tutti i livelli di servizio.

Ambito di configurazione:

La funzione può essere attivata a livello di account e di gruppo.

Suggerimento:

In aggiunta ai metodi di autenticazione standard, è possibile utilizzare le firme digitali basate su cloud. Il campo firma viene creato nel documento e non è configurato dal mittente come metodo di autenticazione.

Il processo di firma per il destinatario

Per ottenere una firma digitale, l’accordo deve essere progettato con un campo Firma digitale.

Quando il firmatario seleziona il campo Firma digitale, viene aperta una sessione protetta all’IdP per autenticare l’utente prima che la firma possa essere applicata.

Se l’accordo viene inviato da un gruppo che ha definito soltanto un IdP approvato, la sessione si apre automaticamente a tale IdP.
Se l’accordo viene inviato da un gruppo con più IdP abilitati, al firmatario viene presentato un elenco di tali IdP. La sessione si apre dopo che ne è stato selezionato uno.

Ogni IdP dispone di una propria interfaccia univoca e di un processo di verifica del firmatario. Se il firmatario non dispone di un certificato di firma digitale, è possibile crearne uno.

Di seguito sono riportati quattro brevi video di esempio che descrivono diverse soluzioni per i fornitori:

Configurare un accordo per utilizzare le firme digitali basate su cloud aggiungendo un campo Firma digitale

L’opzione per abilitare le firme digitali basate su cloud è disponibile solo per l’amministratore che deve configurare il gruppo in modo da consentire l’opzione.

Una volta attivata, i mittenti devono solo assicurarsi che un campo Firma digitale venga creato nel documento per acquisire la firma. Un campo Firma standard acquisisce solo una firma elettronica. Con un campo di firma elettronica non viene tentata alcuna autenticazione al fornitore di firme digitali.

Sono consentiti 10 campi Firma digitale per destinatario. Se un destinatario richiede più di 10 firme, è possibile utilizzare campi di firma elettronica standard in aggiunta ai campi di firma digitale.

Creare un campo firma digitale sul documento.

Consumo di transazioni di autenticazione premium

Il consumo di transazioni di identità digitale avviene quando il firmatario autentica e applica correttamente la propria firma.

Nella maggior parte dei casi, la relazione del cliente con i propri IdP è esterna al sistema Acrobat Sign, quindi non viene monitorato né il tasso di consumo, né il numero di firme disponibili al cliente all’interno dell’interfaccia di Acrobat Sign. Per avere questo tipo di informazioni, i clienti devono contattare direttamente l’IdP.

I clienti VIP che hanno acquistato transazioni Aadhaar tramite Adobe possono controllare le transazioni totali disponibili sulla scheda Firme digitali del menu amministratore, selezionando il collegamento Traccia utilizzo:

Gli accordi annullati dopo l’applicazione di una firma non rimborsano la transazione all’account.

Poiché le transazioni vengono utilizzate quando viene applicata la firma, è possibile inviare più richieste di firma di quante l’account ne abbia disponibili. Se un firmatario tenta di applicare una firma quando non vi sono transazioni disponibili per l’account, viene generato un errore che indica che il servizio non è disponibile:

Cronologia e report di audit

Le firme digitali vengono identificate espressamente sia nella cronologia dell’accordo che nel report di audit. Il report di audit acquisisce informazioni aggiuntive sull’IdP specifico interessato:

Best practice e considerazioni

A meno che tu non abbia un requisito di conformità per acquisire sempre le firme digitali, è consigliabile configurare i documenti in modo che i firmatari interni non applichino le firme digitali. In questo modo, i firmatari interni risparmiano tempo nel processo di firma e nelle risorse aziendali in termini di transazioni di identità premium dall’IdP.

Configurazione

Le Firme digitali consentono di utilizzare la configurazione indipendente dei gruppi se sono richieste firme digitali e di determinare da quali fornitori devono essere accettate.

Se viene stabilito che i firmatari esterni devono avere requisiti di firma diversi, per tali firmatari esistono controlli separati.

Per attivarli, passa a Impostazioni account > Firme digitali

Consenti ai firmatari di importare la loro firma digitale da una o più origini:

Scarica e firma con Acrobat: permette al firmatario di utilizzare una firma autocertificata.
Firme cloud: il firmatario potrà utilizzare una firma digitale basata su cloud, abilitando anche la firma digitale da dispositivo mobile.
- Se le firme digitali sono importanti per il processo di firma, si consiglia vivamente di abilitare l’opzione basata su cloud.

Seleziona i provider di firme digitali consentiti. I firmatari avranno accesso solo alle opzioni che avrai selezionato.

Puoi definire un provider preferito, che verrà impostato come provider predefinito.

Se è consentito un solo provider, durante il processo di firma verrà saltato il passaggio di selezione del provider.

Nota:

Firme Aadhaar

Le firme Aadhaar sono disponibili per gli account Enterprise a un costo aggiuntivo per firma, che deve essere configurato prima dell’utilizzo.

I clienti che devono ottenere le firme Aadhaar possono contattare il proprio Success Manager o il rappresentante commerciale per discutere del volume e avviare il processo di configurazione.

Per “firmatari esterni” si intendono gli indirizzi e-mail che non rientrano nel tuo account Acrobat Sign.

Per “firmatari interni” si intendono tutti gli utenti definiti nel tuo account Acrobat Sign.

Se desideri creare un’esperienza di firma diversa per i firmatari esterni (rispetto a quella dei firmatari interni), puoi abilitare un secondo set contenente le opzioni applicabili solo ai firmatari esterni.

Ad esempio, puoi voler includere più provider di firma per i firmatari esterni, o fornire ai firmatari interni istruzioni diverse su come ottenere una firma.

Firme cloud da Aadhaar tramite Acrobat Sign

I clienti che gestiscono i propri utenti in Adobe Admin Console con licenza VIP possono acquistare transazioni di identità con firma cloud tramite Adobe. Queste transazioni vengono utilizzate esclusivamente dal prodotto Acrobat Sign, quindi il tracciamento del consumo è disponibile per gli amministratori in qualsiasi momento nel menu amministratore.

I clienti interessati ad acquistare le transazioni Aadhaar devono contattare il proprio responsabile vendite, il Success Manager o il Manager dell’account tecnico per avviare il processo.

Una volta acquistate le transazioni, l’account è configurato per visualizzare l’opzione Aadhaar sulla scheda Firme digitali del menu amministratore. Gli amministratori possono abilitare l’opzione Aadhaar a livello di account e di gruppo.

Le e-mail di notifica vengono inviate agli amministratori in Admin Console quando il consumo raggiunge il 75%, 85%, 90%, 95% e 100% della quantità totale di acquisto.