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Impostare l'archivio esterno
Gli amministratori possono configurare l’Archivio esterno di Adobe Acrobat Sign per distribuire automaticamente una copia dell’e-mail Firmata e archiviata per ogni accordo completato correttamente a un indirizzo e-mail aggiuntivo. Questa copia automatica contiene sempre il PDF dell’accordo firmato, il PDF del report di audit e i dati dei campi CSV (se presenti), indipendentemente dalle impostazioni account/gruppo che regolano se allegare questi documenti.
L’archivio esterno può essere configurato a livello di account e di gruppo, con le impostazioni a livello di gruppo che prevalgono sulle impostazioni dell’account. Gli account che sfruttano Utenti in più gruppi possono utilizzare in modo efficace la configurazione a livello di gruppo quando i gruppi vengono utilizzati per definire specifici flussi di lavoro basati su documenti. (Ad esempio, un gruppo legale può includere il proprio ufficio legale in tutti gli accordi completati e rimuovere qualsiasi indirizzo di archivio generale che potrebbe essere configurato a livello di account.)
La configurazione dell’archivio richiede solo un indirizzo e-mail valido da immettere nel campo di input Invia una copia aggiuntiva di ogni accordo firmato nella scheda Impostazioni generali del menu dell’amministratore. È possibile utilizzare qualsiasi indirizzo e-mail valido, comprese le applicazioni di terze parti che accettano un messaggio e-mail in entrata.
La scheda Archivio esterno include istruzioni su come trovare l’indirizzo e-mail in entrata per le applicazioni Box e Evernote che possono essere utilizzate per inviare gli accordi in tali applicazioni.
Nota:
Gli utenti con account di livello individuale non hanno accesso alla scheda menu Impostazioni generali. Per il livello di servizio individuale, il campo di input Invia una copia aggiuntiva di ogni accordo si trova sulla pagina dell’Archivio esterno.
Aggiungere un messaggio e-mail all’interfaccia dell’archivio esterno
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Seleziona il pulsante Aggiungi indirizzo e-mail.
Gli utenti con account individuale devono passare alla scheda Archivio esterno:
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Si apre una sovrapposizione per accettare l’indirizzo e-mail dell’archivio.
Immetti due volte l’indirizzo e-mail (per assicurarti che il valore sia corretto).
Salva l’indirizzo e-mail.
Nota:Se il dominio dell’e-mail di archivio è nuovo per l’account, viene richiesto di verificare che l’indirizzo e-mail dell’archivio sia corretto.
Accertati che l’e-mail di archivio sia corretta. È meglio evitare di inviare automaticamente una copia di ogni accordo alla persona sbagliata.
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L’indirizzo e-mail viene memorizzato come oggetto discreto nel campo e-mail.
- È possibile salvare più indirizzi fino a un massimo di 15.
- Se si seleziona la X a destra di un indirizzo e-mail, l’indirizzo e-mail viene eliminato dal campo.
Aggiungi tutti gli indirizzi e-mail da cui desideri ricevere automaticamente la documentazione dell’accordo firmato.
- È possibile salvare più indirizzi fino a un massimo di 15.
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